Актуальные проблемы хранения документов в электронной форме

Электронный документооборот в России становится все более распространенным. В связи с этим проблемы, связанные с ним, становятся все более актуальными. Ускоряется внедрение информационных технологий, электронные документы начинают постепенно вытеснять документы на традиционных носителях. Существенно изменяется нормативно-правовая база делопроизводства. В государственном секторе реализуется программа создания «электронного правительства», которая также приводит к усилению роли электронных документов [2].

В ближайшее время архивам придется принять тысячи, миллионы, и, возможно, миллиарды электронных документов. Хранить их нужно будет на протяжении многих лет, не нарушая при этом целостности, аутентичности, сохраняя информацию, которая может понадобиться в любое время.

Под «электронным документооборотом» понимают систему ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационнокоммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование и бумажных документов, но все же преобладает электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.

Электронный документооборот, как и любая другая система, имеет свои плюсы и минусы.

• С . С. Малофеев, Н. Храмцовская, выделяют плюсы электронного документооборота:

• -    ускорение процессов документооборота;

• -    способность передавать документ по цифровым каналам связи;

• -    электронные документы легко создавать, редактировать, размножать, распространять и пересылать;

• -    легче искать необходимую информацию по поисковой (контекстный поиск) системе компьютера;

• -    в деловой деятельности и в государственном управлении электронные документы, при грамотном их использовании, позволяют ускорить принятие решений и повысить их качество [3].

С.Л. Кузнецов, Н. Храмцовская, выделяют минусы электронного документооборота:

• -    быстрое моральное устаревание технологий, что заставляет организации постоянно совершенствовать используемые методы работы, регулярно перемещать документы и информацию из одних систем в другие, проводить их миграцию с устаревших носителей и форматов на новые;

• -    короткий срок службы носителей информации и их многообразие, что приводит к достаточно частому их обновлению, что требует от организации постоянного контроля за сохранностью информации;

• -    сложность не только обеспечения сохранности, но и уничтожения

электронных документов по сравнению с бумажными документами;

• -    необходимость использования высококвалифицированного персонала, чья зарплата автоматически увеличивает затраты на управление документами и информацией [2].

Их выше сказанного можно выделить основные проблемы хранения электронных документов:

• 1)    Основной проблемой является непонимание разницы между документами временного и долговременного, постоянного сроков хранения. Все документы должны обрабатываться по одной схеме, что влечет за собой попытки перевести все документы в электронную форму. Однако все современные технологии направлены в первую очередь на организацию работы с текущими документами, что обеспечивает оперативность передачи документов, их согласование, т. е. существенно повышает эффективность работы. Но, тем не менее, эти технологии не направлены на долговременное хранение документов [1].

• 2)    Другая проблема, как обеспечить сохранность электронных документов. Носители, даже с однократной записью, недолговечны. Стандарт ISO/TR «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» содержит общие рекомендации по продлению срока жизни носителей и электронных документов. Но если речь идет о документах постоянного срока хранения, риск неприемлем. Любая система, программа и др. может выйти из строя из-за технического сбоя, поломки или ошибки персонала. И если произойдет сбой в компьютерной системе, то это повлечет за собой утерю всего массива информации, что совершенно недопустимо [1].

• 3)    Также существует проблема обеспечения аутентичности (подлинности) электронных документов. Необходимость переформатирования электронных документов при долговременном хранении приводит к тому, что, по существу, появляется другой документ с измененными реквизитами и контрольными характеристиками. Получается, что подлинник электронного документа будет невозможно прочитать и использовать, а его аутентичная копия не будет иметь юридической силы.

Из всего выше сказанного можно сделать вывод о том, что проблем при переходе к электронным документам пока еще очень много. Это требует от специалистов тщательной проработки всех указанных вопросов. От этого зависит, что станется с накопленным информационным богатством страны.