Анализ документационного обеспечения управленческой деятельности в организации

В настоящее время для любой организации очень важно обладание актуальной управленческой информацией. Управленческая информация – это совокупность информации (сообщений и данных) о процессах, которые протекают внутри предприятия или в его внешнем окружении. Как правило, в управленческой деятельности используется задокументированная информация в виде приказов, писем, отчетов, бухгалтерских документов и т.д. Совершенствование документирования управленческой деятельности организации является одним из актуальных аспектов обеспечения конкурентоспособности организации, повышения эффективности её деятельности.

Документирование управленческой деятельности предприятия заключается в фиксации необходимой при подготовке, принятии и исполнении управленческих решений информации в соответствии с установленными на предприятии порядком и правилами [1]. Документы, которые создаются и используются в управленче- ской деятельности, относятся к организационно-распорядительным документам. Данные документы имеют схожие функции, выполняемые на различных предприятиях, поэтому они оформляются одинаковым способом на предприятиях различных форм собственности вне зависимости от сферы их деятельности [2].

Документы, которые создаются или поступают на предприятие, перемещаются, образуя документопотоки. Документопо-токи можно классифицировать по месту создания и использования документов (входящие, исходящие, внутренние), а также по направлению движения (вертикальные, горизонтальные) и т.д. [3].

Управление документопотоком на предприятии основано на документообороте. Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения или отправки. Движение документов в организации проходит несколько этапов, образующих жизненный цикл (рис. 1).

Рис. 1. Алгоритм движения документов в организации

Как правило, работу с документами в организации осуществляет кадровая служба или служба делопроизводства. В должностной инструкции специалиста по делопроизводству должна содержатся информация о целях, задачах, зоне ответственности, а также порядке его взаимодействия с исполнителями.

Управление документами происходит согласно следующим этапам:

• -    движение документов предприятия в соответствии с графиком документооборота;

• -    контроль за исполнением документов;

• - оперативное хранение и подготовка документов к передаче в архив, хранение документов в архиве [4].

Рассмотрим данные этапы более подробно.

Начальным этапом работы с документами является создание или получение документов. В организациях должно быть установлено правило обязательной регистрации создаваемых или поступаемых в организацию документов. При поступлении документов в бумажном виде, делопроизводитель совершает первичную обработку и регистрирует их в контрольнорегистрационной форме. После этого документ отправляется исполнителю. Обязательным условием является проверка правильности, целостности упаковки документов. Если эти условия не выполняются, документы отправляются обратно отправителю [5].

Обработка поступивших документов производится следующим образом: снача- ла документы проверяются на целостность упаковки, комплектность и верность заполнения данных. После этого документы ранжируются по срочности их исполнения либо доставки.

Конверты с пометкой «лично» или с отметкой о конфиденциальности информации не вскрываются и обрабатываются в соответствии с положением о конфиденциальности информации.

Созданные или поступившие документы регистрируются путем проставления на них специального регистрационного штампа в правой верхней части лицевой стороны первой страницы документа. На регистрационном штампе указывается наименование организации, а также регистрационный номер документа. Созданные в организации и поступившие извне документы учитываются отдельно.

После того, как документы были зарегистрированы, они направляются для исполнения в соответствующие структурные подразделения. Документы должны быть доведены до исполнителя в день поступления документа, ответственность за контроль и качество исполнения документа возлагается на руководителя структурного подразделения.

Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование руководителями подразделения (при наличии необходимости), а также представление на подписание (утверждение) руководством.

Соисполнители документа обязаны предоставить исполнителю в установленный срок всю информацию и документы, необходимые для обобщения и подготовки проекта документа. Ответственность за качественную и своевременную подготовку документов ложится на исполнителя и на соисполнителей в равной мере.

Проекты документов для управленческой деятельности передаются на подпись директору или заместителю директора. Все проекты документов согласовываются путем проставления виз на копии документа, прилагаемой к первому экземпляру.

Перечень и сроки хранения документов в архивах определяются Федеральным законом №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. Если организация является Индивидуальным предпринимателем, то для нее действуют следующие предписания:

– не менее 4 лет хранятся бухгалтерские документы, данные налогового учета, документация по доходам и расходам компании, необходимой для исчисления налогов, а также документы, подтверждающие налоговые выплаты;

– не менее 5 лет хранится бухгалтерская отчетность и первичные бухгалтерские документы;

– не менее 4 лет хранятся все первичные документы учета и регистрации ИП, книга учета доходов и расходов;

– не менее 6 лет хранятся документы, подтверждающие выплаты страховых взносов в Пенсионный фонд России, Фонд социального страхования и Фонд обязательного медицинского страхования;

– 75 лет хранятся личные дела и карточки работников, в том числе временно нанятых, трудовые договоры с сотрудниками и документы об увольнении и принятии на работу.

Результативное управление документами достигается посредством строгого соблюдения графика документооборота всеми его исполнителями. График документооборота является регламентом, закрепляющим оптимальный режим (сроки и очередность) обработки всей документации, поступающей в организацию. Как правило, используется табличный вариант графика документооборота.

В небольших по размеру организациях недостатком документационного обеспечения управленческой деятельности может выступать отсутствие номенклатуры дел, позволяющей упорядочить документы, формируемые в дела, обеспечить их сохранность, быстрый поиск для решения различных управленческих проблем [6].

Основные недостатки документационного обеспечения в организации представлены на рисунке 2.

Рис. 2. Основные недостатки документационного обеспечения в организации

Данные недостатки организации документационного обеспечения управленческой деятельности могут привести к следующим проблемам:

• -    неверное размещение информации;

• -    отсутствие структуры в документационном обеспечении или ее несоблюдение;

• -    усложненный поиск документов;

• -    нарушение порядка удаления устаревшей документации;

• -    дублирующие документы;

• -    излишнее количество категорий и слишком сложная классификация.

Наиболее рациональным способом совершенствования     документационного обеспечения является создание электронного архива.

Электронный архив – это система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск [7]. Он представляет собой информационную систему, специальное программное обеспечение, призванное автоматизировать процедуры управления архивным фондом документов организации в соответствии с требования- лирования и спецификой внутренних процессов компании. Электронный вид документов обеспечит сохранение огромной части источников отечественной истории нашего времени, которые изначально со- здаются в машиночитаемом виде и не имеют равноценных аналогов на традиционных носителях.

Электронный архив имеет преимущество: быстрый и легкий доступ к документам; длительное хранение без потери качества документов; обязательное соблюдение процедур внесения изменений; работа с документами, учитывающими все последние обновления и исправления; выпуск документации высокого качества, независимо от срока хранения. Практика управления свидетельствует о том, что автоматизация делопроизводства позволяет сократить на 75% время для обработки одного документа, повысив при этом производительность труда на 25-50% [8].

Таким образом, совершенствование документационного обеспечения управленческой деятельности позволит повысить эффективность управленческих процессов, снизив при этом время на обработку документов и нагрузку на специалистов службы документационного обеспечения.

ми государственного нормативного регу-