Анализ и моделирование бизнес-процессов в торговой организации

Введение . Моделирование бизнес-процессов позволяет систематизировать и визуализировать ключевые процессы, выявить области для их улучшения и разработать эффективные решения. Под бизнес-моделированием мы понимаем процесс анализа и воспроизведения характеристик такого сложного объекта, как бизнес-система, который осуществляется через логическое описание с помощью графиков, схем, уравнений, алгоритмов, программных решений.

Методологической основой для анализа и моделирования бизнес-технологий является процессный подход, который основывается на нескольких ключевых принципах, формирующих новый взгляд на организацию как на систему взаимосвязанных процессов. Они включают четкую

регламентацию и формальное описание последних, определение клиентов и владельцев процессов, а также установление ключевых показателей для оценки эффективности каждого из них, влияния их на результат деятельности компании1 (Короткова, 2019; Евдокимова, 2018). Среди современных авторов, занимающихся исследованием процессного подхода, сравнением его с функциональным и системным, выявлением взаимосвязей между ними, определенный вклад в науку внесли К.П. Мартьянов (Мартьянов и др., 2023), Ш.И. Алибеков (Алибеков, Кумышева, 2022), И.А. Наугольнова (Наугольнова, 2023). Практические вопросы разработки бизнес-моделей в различных нотациях и внедрения их в организацию отражены в работах В.В. Репина (Репин, 2014), И.Г. Рзун (Рзун, Королева, 2024) и др. Применение технологии бизнес-моделирования к действующим субъектам бизнеса, а именно к торговым организациям, описано в исследованиях К.А. Бармуты (Бармута, 2024), М.С. Оборина (Оборин, Старикова, 2017).

Целью нашей работы является углубление теоретических основ моделирования бизнес-процессов в торговых организациях с использованием современного инструментария для повышения их операционной эффективности.

Ключевые этапы моделирования бизнес-процессов в торговле включают создание базовой модели, отражающей их взаимосвязи; детальное изучение существующих процессов; разработку оптимизированной модели, учитывающей возможности повышения эффективности (Бармута, 2024).

Из этого следует, что моделирование бизнес-процессов является важным элементом повышения конкурентоспособности торговых организаций в современных условиях.

Материалы и методы исследования . Для достижения цели изучены существующие теории и концепции моделирования бизнес-процессов; обобщен практический опыт по анализу, моделированию, оценке бизнес-процессов конкретных торговых организаций. Применялись методы анализа, сравнения, обобщения, моделирования. Среди популярных программ для бизнес-моде-лирования использовались Business Studio, ARIS, «Бизнес-инженер», Microsoft Visio и др. В исследовании был использован достаточно новый программный продукт (ПП) АСПРА Старт, который дает возможность моделировать процессы и на верхнем уровне, и на уровне рабочих мест.

Результаты и обсуждение . При процессном подходе деятельность компании представляется как сеть бизнес-процессов, каждый из которых должен иметь регламент, то есть быть формально описан; владельца – должностное лицо, ответственное за выполнение и результат процесса; внутреннего или внешнего клиента или потребителя его результатов² (Репин, 2014).

При классификации бизнес-процессов большинство ученых выделяют основные, обеспечивающие и процессы управления. Некоторые исследователи включают в классификацию сопутствующие, вспомогательные и бизнес-процессы развития3. Основные процессы направлены на создание основного товара или услуги, которые формируют базовый доход компании. Сопутствующие бизнес-процессы поддерживают основное производство и также приносят прибыль. Вспомогательные – предназначены для обеспечения жизненно важных функций основных и сопутствующих процессов. Обеспечивающие – необходимы для поддержки инфраструктуры компании: финансовой, кадровой, инженерно-технической и других. Отдельной группой являются бизнес-процессы управления: стратегическое, оперативное, а также управление на уровне отдельных процессов и всей организации в целом. К бизнес-процессам развития относится научно-исследовательская деятельность, анализ трендов на рынке, то есть все, что позволит компании в дальнейшем расширяться, заходить на новые сегменты рынка, предлагать инновационную продукцию (Репин, 2014; Дорофеева, 2018). На первоначальной стадии планирования в рамках каждой группы выделяются процессы верхнего уровня. Деятельность организации делится на несколько частей, в рамках каждой из которых предполагается выполнение последовательности результативных операций.

Для малых торговых компаний ключевыми из них являются: закупка, хранение и реализация товаров, а также маркетинговые мероприятия по изучению рынка и повышению привлекательности продукции. Процесс начинается с тщательного планирования закупок на основе анализа поставщиков, заключения договоров и финансовых расчетов. Далее товары доставляются в магазин, где проходят приемку, подготовку к продаже и выкладку. Одновременно ведется активная торговля. Важной является разработка новых стратегий дистрибуции, включающая исследование производителей и спроса. Управленческие процессы охватывают финансы, хозяйcт- венную деятельность, персонал и документооборот. После выявления и анализа бизнес-процес-сов следует их декомпозиция и реинжиниринг для повышения эффективности компании.

Динамичное развитие торговых организаций предполагает постоянное улучшение действующих бизнес-процессов и внедрение новых. Последнее предполагает проектирование бизнес-процессов на основе новых методов и подходов.

На диаграмме, выполненной в системе АСПРА Старт, представлены процессы верхнего уровня малой торговой организации (рис. 1).

В качестве примера мы рассматриваем небольшую торговую организацию, в штате у которой до 10 человек. Карта процессов верхнего уровня и последующая декомпозиция выполнены в нотации цепочки добавленной стоимости (ЦДС). Последняя служит инструментом для визуализации бизнес-процессов, которые формируют ценность в виде товаров или услуг для клиентов.

Для детального отображения последовательности действий в бизнес-процессе система АСПРА Старт предлагает нотацию событийно-управляемого процесса (СУБ).

Бизнес -процессы управления

Основные процессы

Управление финансовой и хозяйственной деятельностью

Управление качеством

Обепечивающ ие процессы

Бизнес-процессы развития

Закупка товаров у производителей и поставщиков

Управление персоналом

Административнохозяйственное обеспечение

Продажа товаров

Бухгалтерский и налоговый учет и отчетность

Рисунок 1 – Карта процессов верхнего уровня малой торговой организации ¹

Figure 1 – A Map of the Top-Level Processes of a Small Trade Organization

К бизнес-процессам управления в первую очередь мы отнесли управление финансовой и хозяйственной деятельностью, а именно такие подпроцессы, как составление бюджета, выявление финансовых рисков, взаимодействие с внешними партнерами – банками, инвесторами, управление дебиторской и кредиторской задолженностью.

Каждый из этих подпроцессов можно представить в виде схемы в выбранной нотации, которая показывает последовательность действий и взаимодействие между различными элементами.

В свою очередь бизнес-процессы «Управление персоналом» и «Управление качеством» также разбиваются на подпроцессы.

К основным из них мы относим следующие: «Закупка товаров у производителей и поставщиков», «Прием товара», «Продажа товаров». Процесс «Закупка товаров у производителей и поставщиков» включает планирование закупок, поиск новых поставщиков, работу с поставщиками, закупку на оптовых базах (рис. 2). Таким образом, за его реализацию отвечает непосредственно директор, он же владелец магазина.

За планирование закупок и непосредственное ведение ассортиментной политики отвечает администратор магазина или товаровед. Он должен владеть информацией об остатках товара, об объеме продаж, о спросе и т. д.

За прием товара в магазин отвечает администратор магазина. Исполнителем таких подпроцессов, как разгрузка товара, его проверка и размещение в торговом зале, проверка документов, выступает персонал магазина (рис. 3).

^

Рисунок 2 – Описание процесса «Закупка» в нотации ЦДС ¹

Figure 2 – Description of the “Purchase” Process in the CDC Notation

администратор магазина

Рисунок 3 – Описание процесса «Прием товара» в нотации ЦДС

Figure 3 – Description of the “Acceptance of Goods” Process in the CDC Notation

персонал/ администратор

Проверка количества и качества товара

Оприходование товаров и размещение в торговом зале

Ответственным за продажу товара является администратор. Исполнителями подпроцессов выступают продавцы (рис. 4). Часто в организациях малого бизнеса основные функции по организации деятельности магазина лежат на директоре – владельце бизнеса, а также частично на администраторе или товароведе.

продажа товаров

Рисунок 4 – Описание процесса «Продажа товара» в нотации ЦДС ¹

предпродажная подготовка

консультирован ие клиента

персонал/ администратор

Figure 4 – Description of the “Sale of Goods” Process in the CDC Notation

Из изложенного выше видно, что с помощью нотации ЦДС в новом программном продукте АСПРА Старт строится структурная модель, визуализирующая возможный вариант определения и группировки процессов малой торговой организации. В дальнейшем с опорой на нее можно создавать модели процессов и планировать бизнес-процессы на уровне рабочих мест.

Отметим, что модель верхнего уровня – это, скорее, абстракция, общая схема, которая может иметь различные варианты. Тем не менее она позволяет оптимизировать деятельность малой торговой организации, так как, во-первых, помогает наглядно представить основные и обеспечивающие процессы, а во-вторых, – выявить дублирующие функции, определить необходимые ресурсы для каждого процесса.

Мощным инструментом для моделирования и анализа бизнес-процессов выступает ПП Ramus с нотацией IDEF0 (язык проектирования функциональных моделей). Это метод, с помощью которого описываются системы и процессы фирмы как набор сопряженных функций (Оборин, 2017; Репин, 2014).

В стандарте IDEF0 объекты изображены входами – потоками информации и веществ, которые видоизменяются в бизнес-процессах. Спецификой IDEF0 представляется акцент на зависимости объектов. IDEF0 предусматривает логическую связь между заданиями, а не их хронологический порядок (рабочий процесс). На рис. 5 мы видим модель в данной нотации.

Контекстная диаграмма IDEF0 представляет собой самое общее описание основного биз-нес-процесса. Мы показали функциональную ее декомпозицию. Это один из возможных вариантов контекстной диаграммы, а бизнес-аналитик уже строит модель в зависимости от конкретной организации.

Каждый элемент на диаграмме декомпозирован на блоки, и в совокупности они представляют собой модель AS-IS (как есть). Она позволяет выявить узкие места в торговой организации. На основании сделанных выводов строится модель TO-BE (как должно быть). Цель данной модели – оптимизировать деятельность организации. Направления этого процесса должны следовать из проведенной диагностики и разрабатываться индивидуально для каждой организации. Это может быть совершенствование процесса закупок и формирования товарного ассортимента, например, с помощью расширения или замены поставщиков. Изменения ассортимента должны происходить на основании спроса потребителей, оценки широты, устойчивости.

ИСПОЛЬЗУЕТСЯ fl:

АВТОР:                         ДАТ* 2О.Св ЮМ проест: торговок «наниздиих РЕВИЗИЯ: 12.01.XQ5

РАЗРАБАТЫВАЕТСЯ

ЧЕРНОВИК

ЧИТАТЕЛЬ

РЕКОЧЕНДОеАНО

BMWmW; 12^S§?821O дойные по

Л0С1МЦММ фактура юным гуре рында закупка и формирование товарного

администратор или гаварссед приемка товара

Рисунок 5 – Диаграмма декомпозиции основного процесса ¹

сспроош и 1 ел ьн ыв да ку мен »ы

денем ншо сродства

товару потребителей

отчеты / данные о продинах

Figure 5 – Decomposition Diagram of the Main Process

Для того что бы оптимизировать закупку и формирование ассортимента, необходимо представлять модель AS-IS этого процесса. На рис. 6 приведен возможный вариант процесса для малой торговой организации.

наследная денежные средспзд закупка и формирование товарного деньги поставщияем товару потребителей

*оныо» vjpa

РвНКД товарная накладная, счет-фактуре с оттроводи т ел ыт ые документы

Рисунок 6 – Декомпозиция процесса «Закупка и формирование товарного ассортимента»

денежные средства

приемка товара

предпродаж мая

администратор или ганарсвед

отчеты / данные о продажах

Figure 6 – Decomposition of the “Purchasing and Product Assortment Formation” Process

Процесс закупок относится к основным процессам. На входе в него директор и/или управляющий анализирует первичную информацию: данные по запасам, конъюнктуру рынка, нормы закупки, планируемый объем продаж и другие аналитические данные. После чего необходимо подобрать поставщиков, заключить договоры по объемам, качеству, цене товара, организовать доставку и оплату. Кроме того, в небольших организациях закупка может происходить на оптовых базах. Последний этап – получение и проверка товара с последующим размещением его на витринах магазина.

Таким образом, нотация IDEF0 позволяет наглядно представлять структуру бизнес-процес-сов. С помощью данного инструмента можно легко идентифицировать излишние шаги в процессах либо найти уязвимые места. Например, анализируя процесс «Закупка и формирование товарного ассортимента», мы считаем необходимым внести подпроцесс «Сегментация рынка клиентов». Она необходима по нескольким причинам: позволяет выделить группы клиентов, адаптировать продукты и услуги под их потребности, что повышает вероятность их покупки. Это особенно актуально, если товар имеет ограниченный срок годности или быстро теряет популярность. Кроме того, четкое представление целевой аудитории помогает сосредотачивать ресурсы на наиболее прибыльных сегментах, быстро реагировать на изменения в предпочтениях клиентов, что дает организации конкурентные преимущества.

Предлагаем следующую модель процесса «Сегментация рынка клиентов» (рис. 7).

Рисунок 7 – Декомпозиция процесса «Сегментация рынка клиентов» ¹

Figure 7 – Decomposition of the “Customer Market Segmentation” Process

На первом этапе необходимо выбрать критерии сегментирования. Второй – предполагает сбор информации о покупках, предпочтениях, например, с помощью анкетирования или анализа транзакций. Далее данные изучаются, группируются в соответствии с критериями сегментации. Следующий этап – это определение целевых сегментов, их потенциала, размера, доходности. После этого следует скорректировать предложения для каждого выбранного сегмента.

Таким образом, представленные функциональные модели могут служить основой для проектирования необходимых бизнес-процессов для конкретных торговых организаций.

В ходе исследования нами определены основные направления развития бизнес-процессов в малой торговой организации, а именно:

• –    автоматизация процесса продаж, которая необходима при создании каталога товара с весом, датой поступления; при быстрой печати этикеток, составлении отчетов с выручкой и средним чеком; при приемке товара и т. д. (это может быть в виде удобной кассы с подключенными весами);

• –    маркетинг и продвижение, для развития которых необходимо разработать стратегию, используя широкие возможности онлайн-технологий, облачных сервисов, мобильных приложений, например, создание мини-сайта или мобильное приложение для покупок;

• –    маркетинговый анализ, а именно изучение предпочтений клиентов, анализ продаж и прогнозирование;

• –    улучшение цепочек поставок, то есть постоянное взаимодействие с поставщиками, улучшение логистики и пр.;

• –    повышение качества клиентского сервиса. Это могут быть карты лояльности, обратная связь, повышение качества обслуживания.

Заключение . Представленные инструменты эффективны для разработки моделей бизнес-процессов, выявления проблем в функционировании бизнес-процессов и обучения сотрудников. Нотации IDEF0 и ПП Ramus позволяют создавать схемы, которые помогают понять взаимодействие различных процессов друг с другом, предлагают стандартизированный наглядный подход к описанию процессов, что способствует их анализу и оптимизации.

ПП АСПРА Старт предоставляет возможность создания процессной карты, которая иллюстрирует взаимосвязь между бизнес-процессами и их взаимодействие. Кроме того, система позволяет формировать диаграммы групп процессов, на которых представлены состав и подпроцессы, входящие в эту группу, включая все возможные сценарии их выполнения. Для каждой группы процессов можно указать кураторов, руководителей и владельцев, а также прикрепить соответствующую регламентирующую документацию. Система дает возможность моделировать диаграммы с подробным описанием каждого процесса, демонстрируя последовательность его выполнения, исполнителей на каждом этапе и движение документов.

Предложенные в исследовании модели дают возможность структурировать имеющиеся представления о функционировании малой торговой организации, они могут служить основой для дальнейшего совершенствования и управления бизнес-процессами.