Анализ особенностей стиля официально-деловых документов. Языковые нормы делового стиля

Соблюдение правил грамматики в документе является важным требованием результативного влияния на получателя. В первую очередь на общий культурный уровень текста оказывают воздействие ошибки в орфографии, опечатки, неправильно использованная стилистика документа. Для составления документов используется официально-деловой стиль, который применяется в сфере официально-деловых отношений и управления.

Отличительная сторона официально-делового стиля заключается в имеющихся в нём многочисленных речевых шаблонов. В отличии от других стилей, где клише являются скорее стилистическим недостатком, в официально-деловом стиле чаще всего они выступают как весьма естественная его принадлежность. Большинство видов деловых бумаг составляются по общепринятым формам изложения, а также размещения материала. Пришедшие к одному мнению специалисты считают, что наименее исследованным является официально-деловой стиль речи. Язык служебных документов лингвисты всегда относили в особую разновидность стилей речи, рассматривали его специфику, констатировали его автономность, тем не менее основательные исследования этого стиля стали проводиться только в самое последнее время. Несговорова Г.П. в своем пособии1 по написанию разного рода деловых текстов много пишет как и о стилистике деловых текстов, так и о языковых и стилистических нормах русского языка. Внимание уделяется языку, как средству коммуникации. Реализация языка в определенных коммуникативных условиях содействует созданию текста, в определенной степени отражающего условия коммуникации. Возможности языка и влияние экстралингвистических факторов выражаются в потенциальной изменяемости, вариантности зафиксированной речи, соответствующей ситуации.

Ковтунова И.И., 2 указывает на двойную системность языка, которая определяет своеобразие и специфику функционального стиля. Грамматические, синтаксические и лексические нормы являются составляющими языковыми нормами официально-делового стиля.

При использовании меняющихся частей содержания делового документа радиус поиска и выбор языковых средств значительно увеличивается. Тогда перед автором документа, который должен передать конкретные обстоятельства в своем тексте, возникают две проблемы такого характера, как:

• -    подбора лексики и лексических формул для соответствующей передачи содержания дела;

• -    подбора грамматических средств, то есть синтаксических систем, образующих синтаксический состав документа³.

Трудности поиска облегчаются, если автор имеет опыт и владеет лексическими и синтаксическими знаниями.

В наше время проблема использования устаревших выражений и слов все еще встречается. Но в целом в деловой речи возникло направление: если можно заменить устаревшее слово, не искажая при этом содержание текста, то отдавать предпочтение замене. Например, слова «каковой» и «таковой» должны быть заменены на «который» и «такой». Хотя до сих пор в некоторых руководствах специалисты по деловой речи все еще не пришли к единому мнению и продолжают споры о необходимости замены слов.

Наряду с этим надо сказать, что в официально- деловой речи имеется ряд стандартных словосочетаний, благодаря которым в деловых письмах отражается определенная смысловая информация. Например:

• а)    предупреждение: по истечении срока…, в противном случае…;

• б)    побуждение действия: в порядке обмена опытом…, в порядке исключения…;

• в)    причинно-следственные отношения: в соответствии с протоколом…, согласно Вашей просьбе…⁴ .

Такой ряд устойчивых выражений специфичен как для научной речи, так и для деловой речи. Например, это могут быть такие выражения: «вместе с тем». «в свою очередь», «на том основании», «что и многие другие»5.

Вместе с тем следует сказать, что наряду со стандартизованной лексикой стандартизация происходит и для средств грамматики в сфере официально-деловой документации. Это связанно с наличием сформированного набора синтаксических конструкций, которые отображают отработанные конструктивные средства, предназначенные для выражения стандартных частей смысла. Иначе говоря, блоки и схемы с конкретным смысловым содержанием также повергаются стандартизации.

Регулирование языка документов задевает особенности синтаксиса словосочетаний. В ГОСТах, специально разрабатываемых и официально распространяемых сборниках инструкций и правил составления документов, трактуется совмещенность ряда типовых слов, таких как: «приказ – издается, должностные оклады – устанавливаются, контроль – возлагается или осуществляется, выговор – объявляется и прочее»6. Не меньшее внимание в

ГОСТе Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» обращено на порядок слов. Например, в деловой речи преобладает прямой порядок следования подлежащего и сказуемого. Вынесение обстоятельства или дополнения на первое место служит их подчеркиванию; место согласованного определения – перед определяемым словом, а несогласованного – после определяемого слова; место обстоятельства степени – перед прилагательным, а дополнения после него; место дополнения после глагола, в порядке «прямое – косвенное» (передать + что + кому); место обстоятельства образа действия ( наречий на –о, - е), меры и степени, причины и цели – перед глаголом-сказуемым (если на них не падает логическое ударение), а обстоятельств образа действия, выраженных иначе, -позади глагола7.

С порядком слов объединены и отдельные текстовые формулы, например, последовательность расположения «желание автора + формулировка поручения + срок», а не наоборот8.

В канцелярской практике все еще существует управление с родительным падежом, даже несмотря на ее устарелость и определенное несоответствие литературных норм.

Трудности, с которыми автор документа сталкивается, в больше степени касаются того, что Л.В. Щербаков называл «культурой сложных предложений по способу подчинения».9 Так, значительная эффективность употребления в деловой речи схем сложноподчиненного предложения определена некоторыми факторами, а именно:

• а)    во-первых, письменный характер, который требует полноты изложения сути в тексте документа, характеризуется как условие высокой частности сложных предложений. Надо отметить, что тот же фактор связан с частым употреблением в документе «цепочек» многочисленных именных словосочетаний, преимущественно с родительным падежом, например: 1) подготовка + 2) задач + 3) дальнейшего развития + 4) очистки + 5) промышленных стоков.

• б)    Во-вторых, здесь отражается условие логичности содержания: в этом плане необходимыми становятся схемы сложноподчиненного предложения с союзной связью, с придаточными причины, следствия, условия.

• в)    В-третьих, поскольку условие краткости содержания в документе подразумевает не только количество слов в тексте, а именно «стремление вместить в пределы одной фразы максимум необходимой информации»¹⁰, это является важным фактором при составлении текста документа. Это связано с проблемой «показать все положения дела во всех их логических взаимоотношениях вместе с выводом из них в едином аспекте». Данный момент упирается на «культуру сложных предложений по способу подчинения в канцелярском стиле»¹¹.

В частности, «культура сложных предложений по способу подчинения» в сплетении с эффективностью в деловой речи обособлений, причастных и деепричастных оборотов как вариантов детализации сути текста служит основой усложненного характера текста документа, причиной многих сложностей для его автора. Именно здесь достигает высшей точки сопротивление языкового материала, осуществляющейся в тех «условиях, используются на написание какой-нибудь деловой записки, счета или объявления», в потребности «не упустить момент, где легко запутаться в построении сложного предложения»12.

Следует отметить две особенности языка деловых текстов, которые носят этикетный характер.

Первой особенностью является орфография, так как именно она связана с написанием с прописной буквы местоимений Вы и Ваша в качестве вежливого обращения к одному лицу, что характерно для письменной речи13.

Вторая особенность этикета связана с вопросом: от какого лица должно строиться изложение текста в документе – от первого или третьего? Говоря о варианте изложения о третьего лица, то оно является безличным, например, от имени организации, ее структурного подразделения («Министерство считает возможным…»). А вот в приказах («Приказываю») или заявлениях («Прошу…») должно употребляться первое лицо единственного числа. Однако, автор делового письма может составить изложение и от первого лица множественного числа («Напоминаем, что…»). Так он может выступать как представитель организации14.

Таким образом, главные различия между текстовыми и языковыми нормами можно выделить следующее: для текстовых норм первоначальны требования к построению определенных типов и частей делового текста. Для языковых же норм будет соответствующим ограничение допустимости использования языковых единиц в контексте документа. Независимость этих двух типов норм устанавливается возможностью нормативности одних при несоблюдении норм других. Возможность языковых ошибок в правильно построенном документе и, наоборот, ошибочно построенный документ при общей языковой правильности.