Анализ работ в строительной отрасли

Основной вопрос, разрешаемый многими предприятиями строительной отрасли в последнее время – поиск путей совершенствования организационной структуры предприятия и существующей системы функциональных связей, которые обеспечили бы повышение эффективности их работы. Потребность в разрешении этого вопроса обусловлена целым рядом факторов, влиянию которых подвержена строительная отрасль России в настоящее время. Рассмотрим основные. Первый из них - вступление России в ВТО, что привело к появлению на российском строительном рынке крупных зарубежных строительных холдингов. Конкурировать или сотрудничать с ними российские строительные предприятия, не имеющие среднеевропейских показателей рентабельности, производительности труда, качества выполнения работ неспособны. Второй по своей значимости фактор - дефицит трудовых ресурсов используемых в строительной отрасли. Особенно сильно этот фактор влияет на предприятия, работающие в экономически развитых регионах России. Для компенсации этого фактора предприятиям приходится нести дополнительные затраты, связанные с перемещением необходимых для работы трудовых ресурсов из других регионов. Возместить эти затраты предприятия могут только за счет более высокой производительности труда. Следующий по значимости фактор – появление на строительном рынке большого числа новых строительных материалов и технологий. С одной стороны, этот фактор упрощает проведение строительных работ и обеспечивает рост производительности труда и качества. А с другой стороны, применение новых строительных технологий требуют от предприятий более организованной и хорошо спланированной работы, подготовки инженеров и рабочих к работе с новыми материалами и механизмами. Еще один фактор – появление возможности тотального оперативного контроля над ходом строительных работ, работой практически каждого работника. Такой контроль обеспечивают современные информационные технологии. Причем важно, что стоимость организации такого контроля, необходимого для этого оборудования и программного обеспечения невысока. Это дает возможность осуществлять контроль даже для небольших строительных организаций. Но получить реальный экономический результат от внедрения этих технологий и оборудования на строительном предприятии с неприспособленной для этого организационной структурой и системой функциональных взаимосвязей невозможно. Есть и другие факторы, но именно выше перечисленные подталкивают предприятия строительной отрасли искать варианты изменения организационной структуры и системы функциональных связей, которые позволили бы сделать их работу значительно более эффективной.

Цель данной работы – обсуждение возможности использования технологии называемой анализом работ как средства поиска вариантов изменения организационной структуры, рабочих мест и системы функциональных взаимосвязей внутри предприятия, которые позволят увеличить производительность труда, повысить качество выполняемых работ.

Анализ работ – современная технология менеджмента предприятия, применение которой дает возможность проведения оценки предприятия с точки зрения возможности эффективного выполнения своей работы каждым работником предприятия, включая и руководителей. Одновременно проводится оценка адекватности существующих на предприятии организационной структуры, системы функциональных взаимосвязей требуемым параметрам предприятия (производительности труда и качества выполняемых работ). В результате проведения анализа работ предприятие оценивается с точки зрения его способности обеспечения работникам возможности максимально реализовывать свой производственный потенциал, обеспечивая максимальную производительность труда и качество. Главный решаемый вопрос - оценка возможностей предприятия обеспечить своим работникам условий для максимально эффективного труда с высоким качеством. На основе полученных результатов, возможно, определить набор мероприятий по реорганизации структуры предприятия, системы внутренних взаимосвязей, рабочих мест предприятия, что в итоге обеспечит рост производительности труда, его качества.

Сразу возникает вопрос об универсальности технологии анализа работ к типам предприятий, их отраслевым признакам, размерам. А так же вопрос о возможности использовать результаты анализа работ полученных для конкретного предприятия на другом подобном предприятии. На эти вопросы однозначного ответа нет. С одной стороны анализ работ представляет собой набор формализованных действий. Но выполняются эти действия с целью оценки структуры конкретного предприятия, системы внутренних взаимосвязей, рабочих мест для обеспечения высокопроизводительного труда работников именно на объекте исследования, который обладает своими особенностями, отличными от особенностей других предприятий.

Но с другой стороны, существует некие идеальные теоретические организационная структура и система внутренних взаимосвязей, которые рекомендует менеджмент и, которые обеспечат максимальную производительность труда и качество выполняемой работы. Но учесть специфические особенности конкретного предприятия, работающего в определенной отрасли экономики, под влиянием территориальных факторов, можно только путем проведения анализа работ на этом предприятии.

Понятно, что отраслевой признак предприятия при проведении анализа работы так же не может игнорироваться. В данной работе рассматривается анализ работ на предприятиях строительной отрасли. Следует отметить, что среди производственных отраслей экономики строительная отрасль выделяется рядом специфических особенностей:

• -    постоянно изменяющиеся рабочие места (возведение объекта приводит к изменению видов работ и условиями их выполнения);

• -    пространственным разделением управляющего центра организации и местом выполнения работ (расстояние между офисом и центром управления строительным комплексом может составлять многие сотни, а иногда и тысячи километров);

• -    выполнение работ на одном объекте одновременно с большим числом других (иногда совпадающих по специализации) организаций;

• -    зависимость выполнения графика выполнения работ не только от субъективных факторов, но и от большого числа объективных факторов, не поддающихся предварительному учету и предупреждению;

• -    значительные изменения рынка трудовых ресурсов, занятых в строительной отрасли (сокращение численности работников имеющих строительные специальности, снижение среднего квалификационного уровня, готовность работников к постоянной смене мест работы).

Видно, что перечисленные особенности предприятий строительной отрасли налагают особые требования на организационную структуру, систему внутренних взаимосвязей, рабочие места, работников. Поэтому анализ работ предприятий строительной отрасли имеет большее значение, чем для предприятий, не имеющих вышеперечисленных особенностей.

Прежде всего, рассмотрим условия готовности организации к проведению анализа работ.

Основное условие – четкое представление руководителей и собственников строительного предприятия о том, какая информация о предприятии потребуется в ходе проведения анализа работ, как сильно процесс исследования изменит привычную жизнь предприятия. А так же какая информация будет получена после завершения этого исследования.

Второе не менее важное условие – наличие у руководства предприятия плана проведения исследований и необходимых для этого ресурсов. Под ресурсами следует понимать все, что будет использовано при проведении анализа работ. Это и трудозатраты (время отвлечения от основной работы)

основных работников предприятия, стоимость использования привлекаемых специалистов, потери рабочего времени работников предприятия при исследовании их рабочего места и работы, а так же материальные затраты на подготовку и само исследование. Это условие в случае проведения анализа работ малых и средних предприятий строительной отрасли рассмотрим более подробно. Ситуация в строительной отрасли такова, что непосредственно строительно-монтажные работы по договорам субподряда выполняют малые и средние предприятия, а крупные предприятия строительной отрасли как правило выполняют функции генподрядчика, совмещая их часто и с функцией инвестора. Поэтому говоря о ресурсах малого или среднего предприятия, которые могут быть использованы при проведении анализа работ необходимо учесть их ограниченность. Так же возникнут значительные возмущения обычного функционирования предприятия непосредственно в момент проведения исследования. Поэтому из этого ресурсного условия вытекает пожелание разбить анализ работ на элементные области. Это позволит снизить не только финансовую нагрузку на бюджет предприятия, но и уменьшить возмущение его обычного функционирования.

Возможность поэлементного проведения анализа работ существует, но кроме экономии средств, производственного времени предприятия у такого исследования есть недостатки. Прежде всего, для получения объективной информации важно сокращение времени исследования, чтобы получить дифференциальную информацию. Именно дифференциальная информация дает причинно-следственные связи, вскрывает проблемы функционирования как отдельно работника, так и производственной цепочки, оценивает последствия несвоевременных или ошибочных управленческих решений. В случае, когда исследование затянуто во времени, или разорвано перерывами, то интегральный характер получаемой информации может скрыть или видоизменить результаты исследования в сравнении с исследованиями, проводимыми за короткий временной интервал. А в случае, когда перерывы в исследованиях много больше интервала исследования, то можно получить и взаимоисключающие друг друга результаты. Поэтому в условиях ограниченных ресурсов предприятий для проведения анализа работ выбор элементов трудовой деятельности надо вводить таким образом, чтобы в результате каждого исследования получать законченный результат. Такой результат позволяет оценить состояние элемента и цепочки взаимосвязей, работников на каком-то участке работ. Например, провести анализ работ одной из структур предприятия: строительно-монтажной бригады, производственно-технический отдел (ПТО), отдел материальнотехнического снабжения (ОМТС) и так далее. Или производственной цепочки с существующими взаимосвязями, например главный инженер – ПТО – начальник участка – прораб - бригада. Набор объектов исследования, порядок проведения анализа зависят от задач, которые, прежде всего, требуют своего разрешения на основе результатов получаемых с помощью анализа работ.

Но наиболее объективные полные результаты анализа работ можно получить только в результате полномасштабного исследования.

Так же не менее важное условие готовности предприятия к проведению анализа работ, особенно в случае малых и средних предприятий строительной отрасли - позитивное отношение работников к этой процедуре. Работники должны быть проинформированы о целях и задачах этой процедуры. Специфика работающих продолжительное время малых и средних предприятий строительной отрасли связана со сравнительно небольшим и стабильным составом инженеров, техников, прорабов, мастеров, каждый из которых имеет свое положение, кадровые перспективы, оценку собственной значимости для организации. Перспектива «каких-то исследований» должна быть понята и осознана ими как некоторый этап, который обеспечит развитие организации, рост их материального вознаграждения, установление более функциональных и работоспособных взаимосвязей. В противном случае затраты на анализ работ будут потерянными ресурсами. Можно утверждать – чем меньше организация, тем более широким и подробным должно быть разъяснение ее работникам, особенно инженерно-техническим работникам, о целях и задачах предстоящего исследования. Если условие информированности персонала будет выполнено не в полной мере, анализ работ проводить нецелесообразно.

Если вышеперечисленные условия проведения анализа работ выполнены, то руководитель предприятия должен определить какими силами эти исследования будут проводиться. Оптимальным для малых и средних предприятий будет проведение исследования сотрудником организации специально принятым в штат с целью подготовки и проведения анализа работ. Такой сотрудник обеспечит выполнение всех необходимых условий для эффективной реализации этой процедуры. Проводя подготовку плана проведения анализа работ, он, находясь внутри предприятия, сможет обеспечить максимальную объективность исследования и получаемых результатов. А в последующем и максимально эффективно их использовать, совершенствуя структуру предприятия и систему взаимосвязей. Кроме того, этот сотрудник в период подготовки проведения анализа работ может выполнять и другие производственные обязанности, например, занимаясь кадровыми вопросами предприятия.

Возможно проведение анализа работ силами сторонней организации, но таких организаций на рынке не так много, их услуги достаточно дороги. Кроме того, вторжение в малое или среднее предприятие даже небольшого числа посторонних может дестабилизировать его работу и сильно исказить получаемые при исследовании результаты. Заметим, крупные предприятия, для целей анализа работ предпочитают создавать собственные подразделения.

Проведенный анализ работ предприятия сразу не увеличит производительность труда и рентабельность, не улучшит качество работ. Он оценит текущее состояние предприятия, отклонения его организационной структуры, функциональных взаимосвязей, состояния рабочих мест, компетентности и квалификации работников от параметров, требуемых для высокоэффективной качественной работы. Результаты проведенных исследований обеспечат возможность сформировать план мероприятий по совершенствованию организационной структуры, системы взаимосвязей, рабочих мест, замене работников или их переподготовке и адаптации. А после реализации мероприятий по совершенствованию предприятия целесообразно вновь провести анализ работ и оценить результаты проделанной работы.

В качестве промежуточного вывода-рекомендации можно предложить руководителям и владельцам предприятий строительной отрасли следующее утверждение:   современное предприятие для поддержания своей конкурентоспособности в современных экономических условиях должно осуществлять постоянный мониторинг своего состояния используя для этого анализ работ.

Рассмотрим основные этапы анализа работ и их содержание применительно к малым и средним предприятиям строительной отрасли.

В качестве эпиграфа к данной части работы можно использовать высказывание: «Ни одно из проводимых исследований по анализу работы не похоже на другое, и каждое должно исходить из потребностей организации» [1].

Поэтому в данной работе перечислим только общие положения этапов анализа работ, а частности могут быть определены только при подготовке анализа работ для конкретного предприятия. Рассматривая общие положения этапов анализа работ, будем исходить из практики проведения анализа работ в строительной отрасли.

Первый, и, наверное, самый важный этап - организационный. На этом этапе:

• -    проводится назначение ответственного за организацию и проведение анализа работ;

• -    определяются исполнители;

• -    формулируется цель;

• -    определяются объекты исследования;

• -    определяются эталонные параметры и характеристики для исследуемого предприятия.

Ответственным за подготовку и проведение анализа работ, целесообразно, назначить одного из руководителей предприятия, например заместителя директора. Исполнителями могут быть линейные руководители и их заместители, а также сотрудники ПТО.

Глобальная цель анализа работ – повышение производительности труда и качества работ. Для конкретного исследования целесообразно определить цели-задачи, например:

• -    анализ работ подрядной бригады, выполняющей определенный вид или группу строительно-монтажных работ;

• -    анализ работ производственной цепочки ПТО – прораб - бригада;

• -    анализ работ производственной цепочки ОМТС - бригада.

Можно приводить и другие примеры. Нам важно отметить, что задача определяется исходя из состояния предприятия, а также тех вопросов или сложностей которые имеются в его работе. Очевидно, что задача порождает дополнительные частные вопросы, которые будут исследоваться в ходе анализа работ. Если, например, цель-задача – анализ работ подрядной бригады, то из заявленной цели вытекают такие вопросы:

• -    оценка состояния и оснащения рабочих мест бригады;

• -    оценка системы нормирования работы и расценок, поощрения;

• -    оценка системы контроля качества;

• -    оценка системы планирования выполняемых работ и снабжения необходимыми материалами, оборудованием и инструментами;

• -    оценка состава и контроль квалификации и компетентности рабочих бригады;

• -    оценка системы управления бригадой (отчетность, обратная связь).

Перечислены наиболее важные вопросы. Список можно расширять исходя из ситуации конкретного предприятия.

Анализу работ можно подвергнуть все производственные бригады предприятия, а можно выбрать только одну, а полученные результаты исследования распространить на остальные. Если глубина проводимого анализа работ затрагивает исследование личных характеристик каждого члена бригады, то в этом случае необходимо проводить исследование всех бригад. Если же исследуется процесс взаимодействия бригады с подразделениями предприятия и линейными руководителями, то можно ограничиться исследованием одной бригады, сделав обобщение на остальные. Аналогично проводится выбор объектов исследования для других целей-задач.

Эталонные параметры и характеристики для исследуемого предприятия – это набор значений, при котором эталонное предприятие, работающее в тех же внешних условиях, что и исследуемое, имеет производительность труда и качество на требуемом уровне. Определение этого массива эталонных значений – достаточно сложная задача. Требуется построить модель исследуемого предприятия, с которой и будет проводиться последующее сравнение. Модель исследуемого предприятия - это организационная структура, система функциональных взаимосвязей, рабочих мест, которые рекомендуются теоретическими исследованиями с поправкой на те внешние условия, в которых находится исследуемое предприятие. В качестве работников это предприятие использует квалифицированных, работоспособных работников, компетентных руководителей, не принимающих эмоциональные, не взвешенные решения. Заметим, что моделей может быть несколько, так как есть несколько общепризнанных современным менеджментом способов организации и построения предприятий строительной отрасли [2]. За эталонный целесообразно выбрать тот вариант, который наиболее близок к исследуемому предприятию. Оцифровка характеристик и параметров эталонного предприятия производится исходя их тех значений производительности труда, качества, к которым должно прийти предприятие после проведения анализа работ и последующей реорганизации. Задаются, например, такие параметры:

• -    время выполнения рабочим какой-либо операции;

• -    количество используемых для производства единицы работ ресурсов;

• -    стоимость выполненной работы, доля в ней заработной платы;

• -    время, за которое будет произведено изменение производственного задания строительной бригаде (временной интервал между моментом принятия решения об изменении и моментом начала работы по новому заданию);

• -    время, за которое руководитель организации будет проинформирован о какой-либо сложной ситуации на строительной площадке, которая потребовала бы его вмешательства.

А также характеристики персонала организации, например такие:

• -    численность;

• -    образовательный уровень работников предприятия;

• -    квалификация, опыт, креативность руководителей разных уровней управления предприятием и его структурами.

От выбора модели предприятия в конечном итоге будет зависеть достоверность результатов полученных в результате анализа работ, а значит и последующее достижение поставленной цели исследования.

Второй этап – включает в себя:

• -    выбор методов и технологий исследования объектов;

• -    составление графика проведения исследований;

• -    выбор и утверждение формы представления получаемой полевой информации;

• -    выбор и утверждение формы представления обработанной информации для последующего анализа.

Второй этап определит как качество выполнения анализа работ в целом, так и достоверность результатов, которые будут получены. Для успешной реализации этого этапа от ответственного потребуется хорошее знание методов и технологий анализа работ, их отличий и особенностей. В

• [3] достаточно подробно рассмотрены методы и технологии сбора информации о предприятии, элементах его организационной структуры, системе функциональных взаимосвязей, работниках. В качестве примера можно привести следующие методы и технологии, наиболее часто используемые при проведении анализа работ: интервью, опрос, тестирование, наблюдение, хронометрирование.

Правильно выбранная форма представления собранной первичной информации, а так же форма представления обработанной информации для последующего анализа позволит избежать ошибок, потерь, а так же обеспечит достоверность результатов проведенных исследований. В качестве примера формы представления информации можно предложить таблицы или табличные матрицы. Такая форма представления информации легко может в последующем быть представлена в виде массивов и обрабатываться в электронном виде.

График проведения анализа работ обеспечит минимальное время проведения исследований, а значит и минимальное нарушение нормальной производственной работы организации. Кроме того график позволит распределить ресурсы используемые в анализе работ, контролировать ход проводимых исследований, корректировать их.

Таким образом, второй этап завершает подготовку проведения анализа работ.

Третий этап включает в себя два процесса:

• -    сбор первичной информации;

• -    обработка первичной информации и представление ее в виде форм для последующего анализа.

Сбор первичной информации самая трудоемкая и продолжительная по времени часть проводимых исследований. Собранная первичная информация - основа достоверных результатов проводимого анализа работ. Важно, чтобы собираемая информация была объективна, чтобы на нее не накладывались личные оценки, суждения и мнения как интервьюеров, так и респондентов. Объективность собираемой информации, прежде всего, обеспечивается адаптацией выбранных для данного предприятия методов и технологий анализа работ перед началом процесса исследования. Жесткая регламентация действий всех исследователей при сборе первичной информации ускоряет сам процесс исследования, а так же устранит субъективность при работе нескольких исследователей, обеспечивая большую достоверность полученных результатов.

Проводимые интервью, анкеты, описания, хронометражи операций, технологические карты, калькуляции всех видов затрат, расценки, моточасы используемой техники представляют собой первичную информацию.

Обработка и представление первичной информации в виде форм для последующего анализа важный и сложный технологический процесс. В ходе этого процесса возможны следующие сложности:

• -    ошибки в расшифровке записей, фонограмм;

• -    при представлении технической информации в формах допускающих качественное и количественное сравнение;

• -    при определении норм для нормирования количественных данных;

• -    при описании сложных операций и действий работников;

• -    при описании принятие управленческих решений.

В ходе этого процесса собранная информация унифицируется для того, чтобы использовать оценочные процедуры анализа работ. Надо понимать, что оценочная процедура даст информацию о том, насколько какой-либо элемент или участник производственного процесса отличается от идеального варианта, причем применительно именно к данному предприятию.

Наиболее сложно собирать первичную информацию, характеризующую личные и квалификационные качества работников, информацию о принимаемых работником решений в некотором наборе ситуаций. Часто для большей объективности получаемой первичной информации используют повторный ее сбор, но другим исследователем, в другой отрезок времени. Отметим, что ответственный за проведение анализа работ должен постоянно вести мониторинг процесса сбора информации, определяя условия и исполнителей для повторного сбора, если объективность и достоверность собранной информации вызывает сомнения.

Итог третьего этапа – собрана информация, подготовлен набор значений первичных формализованных параметров характеризующих как само предприятие, так и его работников, а так же руководителей предприятия и его структурные подразделения. Полученный набор параметров будет объектом для четвертого этапа.

Четвертый этап - анализ текущего состояния предприятия в целом и его составных частей, существующей системы функциональных связей, работников, руководителей.

Главный вопрос, на который должен быть получен ответ в течение четвертого этапа – состояние предприятия по отношению к эталонному состоянию, а так же определение составных частей и элементов предприятия имеющих наибольшие отличия от эталонных.

Проведение анализа полученных параметров производится стандартными процедурами. Набор процедур может меняться. Целесообразно сравнивать результаты анализа, получаемые разными процедурами.

По результатам анализа составляется отчет, который содержит два основных раздела.

Первый раздел описательный, который констатирует текущее состояние исследуемого предприятия, указывая отклонения параметров и характеристик от эталонных.

Второй раздел аналитический, в котором рассматривается возможность реорганизации предприятия. Иногда во втором разделе составляется план этой реорганизации, который позволит так изменить параметры и характеристики предприятия, что будет достигнут требуемый уровень производительности труда и качества при заданном уровне затрат.

Еще раз уточним, что цель анализа работ заключается в определении соответствия предприятия оптимальной производственной системе, которая обеспечит заданную эффективность при минимальных затратах на вознаграждение работника и минимальных затратах на поддержание необходимых параметров рабочего места.

Понятно, что полученные в ходе анализа работ личностные и профессиональные характеристики работников и руководителей важны для оптимизации кадрового состава предприятия, что также позволит повысить эффективность и качество работы предприятия, уже имеющего оптимальную производственную систему. Но это следующий этап совершенствования работы предприятия, его «тонкая настройка», в ходе которой оптимизируется кадровый состав.