Анализ системы документооборота в отделе социальной защиты населения района

Введение и новизна . Данное исследование представляет практический интерес. Это обусловлено тем, что совершенствование системы документооборота (далее – СДОУ) для конкретной организации содействует применению эффективных методов ее построения, устранению появления «шумовых эффектов» в прохождении информации по уровням управления, выявлению недостатков, возникающих в процессе прохождения документов от источника к его потребителю.

Как показывает практика, российское делопроизводство накопило достаточный опыт совершенствования работы с документами. Однако он не всегда востребован, так как правила ведения делопроизводства соблюдаются не полностью и организации редко прибегают к созданию более эффективной и оптимальной СДОУ.

На данный момент не существует какой-либо универсальной методики, по которой можно сказать, что данная система оптимально организована. Следует отметить, что унификация системы документооборота любой организации может быть создана, когда в данный процесс подключена цифровая платформа. В настоящее время начинают интенсивно применяться цифровые технологии, что значимо для сферы социальных услуг, поскольку обусловлено специфическим кругом пользователей и видами оказываемых услуг.

В трудах Л.Н. Качалиной, Т.В. Кузнецовой И.А. Подольской, Л.Н. Солянкиной, Л.Р. Фионовой и др. были раскрыты вопросы, связанные с процессами совершенствования СДОУ, рассмотрены процессы организации и проектирования системы, методы предпроектного обследования СДОУ. В свою очередь, специфика деятельности учреждений социальной защиты исследована во многих трудах отечественных и зарубежных авторов.

Однако, несмотря на множество исследований по тем или иным аспектам системы документооборота в учреждениях социальной защиты муниципального уровня, практическим вопросам ее совершенствования уделяется недостаточное внимание. Следует отметить, что еще меньший интерес представляет использование современных цифровых технологий на этом уровне, обусловленное субъективными и объективными причинами. Хотя необходимо отметить, что в силу создавшейся ситуации в мире происходит их ускоренное применение.

Данные о методах/методике исследования . Методология исследования системы документооборота основывается на процессном подходе, где рассматривается прохождение документов сверху и внутри учреждения. Считается, что наилучшим представлением документопотока являются графические методы, которые позволяют создать маршруты движения документов в учреждениях. Использование графического представления документопотока может позволить осуществить его оптимизацию, так как позволяет вскрыть основные пробелы в системе.

Следует отметить, что анализ эффективности СДОУ не может оцениваться каким-либо одним универсальным методом. В работе использованы традиционные методы исследования: обработка количественной и качественной информации. Количественный анализ наличия и состава документов традиционно связан с оценкой структуры и динамики всех групп документов.

Результаты исследования . Прежде чем обратиться к исследованию проблемы формирования СДОУ, необходимо отметить, что социальная защита обусловлена решением задачи повышения качества жизни населения страны. Поэтому работа учреждений социальной защиты независимо от их уровня управления связана не только с оказанием услуг, но и с предоставлением необходимой информации пользователям. Предоставление качественной информации населению зависит от налаженной системы документопотока в учреждениях социальной защиты. Традиционно все документы можно разделить на три группы: входящие, исходящие и внутреннего пользования.

В 2014 г. введен ГОСТ Р 7.0.8-2013  №  1185-ст «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», который установилт термины и определения основных понятий, используемых в области делопроизводства и архивного дела. Основными характеристиками делопроизводства являются количество документов, документопоток и 43

его плотность, т. е. совокупность документов различного вида и назначения, их обработка и единый маршрут. Поскольку в документообороте выделяется несколько этапов, то главной задачей организации документного производства учреждения является обеспечение оперативного прохождения документа по наиболее прямому и короткому маршруту.

Для учреждений муниципального образования входящие документы содержат законодательные акты, плановые задания, различного рода запросов и др. Исходящий документопоток представлен совокупностью документов, созданных в учреждении в ответ на запросы, письма, справки о предоставлении социальных услуг, отчеты учреждения, договоры и др.

С точки зрения формирования оптимальной СДОУ, наибольший интерес представляет внутренний документопоток, который включает совокупность документов, созданных в учреждении. Их состав включает организационно-распорядительные, информационные, кадровые и медицинские документы, отчетную документацию. Иными словами, документопоток учреждения очень разнообразен.

Используя данные по журналам регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, провели анализ документопотока по учреждению социальной защиты на примере учреждения Тункинского района.

Анализ структуры документов по их группам показал, что наибольшую долю занимают внутренние документы, их доля составляет от 76,4 (2018) до 81,3% (2017). Относительно стабильная структура по анализируемым годам наблюдается по входящим и исходящим документам (табл. 1).

Таблица 1 – Структура документопотоков за 2017–2019 гг.

Группы документов	Годы
	2017	2018	2019
Входящие документы	0,09	0,12	0,12
Исходящие документы	0,10	0,11	0,11
Внутренние документы	0,81	0,76	0,77
Итого	1,0	1,0	1,0

Что касается анализа динамики документопотока, то за тот же период группа входящих документов в среднем за год увеличилась в 1,4 раза (по входящим документам наибольший прирост наблюдался в 2018 г.). Сюда вошли документы вышестоящих организаций, несоподчиненных организаций с целью согласования и получения информации. По исходящим документам в среднем увеличение составило 1,3 раза. К тому же наблюдается относительно нестабильная ситуация – так, в 2019 г. произошло снижение темпов по сравнению с 2018 г. и составило 1,2 раза, т. е. ниже среднего значения.

С точки зрения совершенствования и оптимизации СДОУ, наибольший интерес для исследования представляет внутренний документопоток. Если в 2018 г. по сравнению с предыдущим годом произошло увеличение на 14 пунктов, то в 2019 г. – в 1,3 раза. Таким образом, одной из особенностей документооборота в учреждении является постоянное увеличение количества документов по всем группам. Причинами этого в учреждении района является расширение спектра и круга лиц пользователей оказываемых социальных услуг, увеличение объема предоставленной информации потребителям, проведение мероприятий социальной направленности.

В процессе анализа системы документооборота учреждения в Тункинском районе были выявлены основные недостатки в СДОУ. Среди них: недостаточная унификация ряда документов, качество выполняемых функциональных обязанностей некоторыми сотрудниками отдела и, как следствие, увеличение сроков исполнения и своевременной обработки полученных документов.

При оценке и формировании действенной СДОУ проблемой является достоверный подсчет документопотока в учреждении. С большой долей вероятности можно сказать, что сведения об объеме документооборота в учреждении неточны, так как методика их подсчета несовершенна. Такое положение дел не позволяет определить своевременность и срочность принимаемых направлений оптимизации процедур по делопроизводству, определить критический путь прохождения документов от исполнителя к получателю.

Что касается схемы движения документов внутри учреждения, то его можно разделить на 7 этапов, а в процессе прохождения документа – на 3 должностные позиции. Если использовать графическое представление движения документов, то можно визуально оценить их карту, но для этого специалист должен обладать определенными знаниями и навыками, что, к сожалению, встречается редко. Кроме того, основным недостатком является то, что их движение ничем не регламентировано, что влечет за собой включение лишних инстанций, необусловленных необходимостью документопотока. В результате можно наблюдать увеличение возврата документов, что повышает внутренний документопоток, увеличение повторных операций и временных затрат на обработку документов.

Следует заметить, что в учреждении используется журнальная форма регистрации документов, а делопроизводство организовано как смешанная форма, где в каждом структурном подразделении выполняются операции по приему и  оформлению документов. При этом не вся документация проходит через процесс их регистрации. 45

Регистрируются только такие документы, как приказы по основной деятельности, исходящие документы, что затрудняет создание оптимальной СДОУ.

Анализ основных форм документов в учреждении вскрыл ряд ошибок в их оформлении. Наиболее частыми ошибками в оформлении документов являются неправильно оформленные реквизиты, отсутствие определенной унификации при оформлении разного рода документов. Однако известно, что применение Стандарта по делопроизводству позволяет исключить недостатки при взаимодействии с другими организациями и потребителями социальных услуг.

Таким образом, для создания эффективного управления системой документооборота в учреждении социальной защиты необходимо оптимизировать в первую очередь внутренний документооборот, в частности организацию процесса прохождения документов от исполнителя к потребителю наиболее кратчайшим путем, исключая повторные и излишние функции у специалистов учреждения.

Выводы и рекомендации. Решение выявленных недостатков создания оптимальной структуры СДОУ предполагает формирование основных требований, использование новых информационных технологий и цифровых платформ, которые должны активно применяться в учреждении социальной защиты. Для этого следует организовать режим оперативной обработки входящей информации и внутреннего движения документов, обеспечить быстрый доступ к информации, отсутствие дублирования, возможность проведения оптимальной реорганизации существующих бизнес-процессов согласования документов, отчетности, достоверность данных в системе.