Автоматизация бизнес-процесса формирования налоговой отчетности структурного подразделения предприятия космической отрасли

Космонавтика является передовой областью научно-технического и социального прогресса, «локомотивом» масштабного решения жизненно важных задач экономики, науки, обороны и международного сотрудничества [8]. Состояние ракетно-космической промышленности (РКП) сегодня во многом определяет уровень развития и влияния России в современном мире, ее статус высокоразвитого в научном и технологиче- ском отношениях государства. Несмотря на то, что РКП в структуре оборонно-промышленного комплекса составляет наименьшую долю, она является базовым элементом отечественного оборонного потенциала, отличается наукоемкостью производственных процессов и высокотехнологичными изделиями.

Предприятия космической отрасли имеют особенности, вызванные специфическим характером назначения продукции.

• 1.    Уникальность производимой продукции. Уникальность продукции РКП заключается в использовании при ее производстве определенного высокоточного оборудования, в применении уникальных и сложных технологий, использовании высококвалифицированных трудовых ресурсов [4].

• 2.    Ограниченные возможности по передаче информации и технологий. Информационные условия функционирования предприятий – это особые требования, обусловленные секретностью, ограничивающей кооперацию и передачу технологий. Основные направления и объемы разработок оборонных технологий определяются военной доктриной государства. Сегодняшняя правовая основа ведения и охраны разработок оборонного комплекса определяется Конституцией РФ.

• 3.    Высокая зависимость от госзаказа при существовании реальной перспективы его прекращения. Существует постоянный риск прекращения, задержки или сокращения финансирования государственного заказа, в результате чего дальнейшее производство продукции полностью осуществляется за счет собственных средств предприятия [1].

• 4.    Высокий уровень требований к качеству производимой продукции и выполнению бизнес-процессов (качество, сроки, затраты). Продукция должна выпускаться строго в указанные сроки и не превышать заложенные затраты.

Выделяют следующие четыре сферы деятельности предприятия РКП, образующие в совокупности единое информационное пространство (ЕИП) [5; 9-10]:

• –    проектно-конструкторская;

• –    производственно-технологическая;

• – эксплуатационно-техническая;

  – организационно-управленческая.

Говоря о создании ЕИП, традиционно рассматривают первые три сферы деятельности (речь идет, прежде всего, о внедрении CAD/CAE/CAM/ PDM/PLM систем) и как бы занижают значимость вспомогательной сферы, к которой следует отнести решение организационно-управленческих вопросов. В статье предлагается решение частной организационно-управленческой задачи, ориентированной на создание и внедрение системы управления движением организационнораспорядительной документации в электронном виде.

Постановка задачи

Интегрированная информационная среда предприятия рассматривается как комплекс про- блемно-ориентированных, взаимоувязанных и взаимодействующих информационных подсистем. Стремление к объединению всех информационных ресурсов и программных продуктов с возможностью обеспечения удаленной многопользовательской работы с данными в рамках одного предприятия образует ЕИП. Важным свойством ЕИП является свойство гетерогенности, что позволяет обеспечить как преемственность наследуемого программного и информационного обеспечения, так и модернизацию фрагментов этого пространства при появлении новых технологий.

Практическая реализация ЕИП основана на интеграции между собой информационных систем с целью синхронизации данных, устранения расхождений и дублирования информационных потоков, поскольку в настоящее время на любом предприятии существует набор информационных и программных ресурсов, объединение которых в единую среду при сохранении однозначности представления данных является достаточно сложной нетривиальной задачей [6-7].

Кроме того, специфика деятельности предприятий РКП накладывает необходимость учитывать следующие аспекты:

– ограничение в использовании информационных ресурсов;

– территориальная разбросанность подразделений предприятия: производственные цеха отделены от отделов, назначение которых не связано с выпуском продукции;

– невозможность применения стандартных программных продуктов, предназначенных для корпоративных информационных систем.

Известно, что ЕИП включает в себя сам информационный ресурс; организационную структуру, обеспечивающую работоспособность и эволюцию ЕИП; а также средства информационного взаимодействия сотрудников предприятия на базе программно-технических средств и организационно-нормативных документов.

Основная цель при создании ЕИП на предприятии РКП – организация единой платформы, на которой смогут работать все пользователи. Одной из задач для достижения этой цели является снижение объемов рутинной работы при составлении налоговой отчетности. Реализация данной задачи должна проводиться в рамках законодательства РФ.

Согласно приказу ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@, при предоставлении декларации в налоговый орган в электронном виде документы, являющиеся приложением к декларации, должны также предоставляться в электронном

Рисунок 1. Функциональная модель бизнес-процесса «Как есть»

виде в виде электронных образов документов (документов на бумажном носителе, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов). На текущий момент времени процесс формирования электронного пакета документов выглядит следующим образом (см. рисунок 1). На первом этапе создается основной документ – налоговая декларация. Затем к декларации вручную формируется электронный пакет приложений, состоящий из документов, которые поступают из канцелярии или производственных участков в отдел автоматизации, где они преобразуются из бумажного вида в электронный (создаются так называемые скан-копии документов). Из-за большого числа отчетных документов возникает необходимость автоматизировать процесс прикрепления скан-копий.

Предлагаемое решение

Развитие предприятия непосредственно связано с внедрением ЕИП во все сферы его деятельности. Одна из важнейших сфер – электронный документооборот, к которому относится бизнес-процесс «Прикрепление скан-копий документов». Рассмотренный бизнес-процесс нуждается в усовершенствовании. С точки зрения внедре- ния ЕИП, это предполагает изменение существующей функциональной модели предприятия с учетом требований автоматизации проектирования, прогноза будущих информационных потребностей и требований нормативной документации, что приводит, в свою очередь, к построению функциональной модели «Как будет» (см. рисунок 2).

Для решения задачи составления электронного пакета документов предлагается программа «Прикрепление скан-копий документов». Режим «Формирование» позволяет прикреплять несколько документов. Для этого пользователю необходимо выбрать папку с документами и параметры прикрепления (имя таблицы на сервере и вид документа). Далее осуществляется поиск документов и получение их реквизитов, которые включаются в имя файла. Все найденные документы преобразуются в байты. Режим «Корректировка» позволяет просматривать, удалять и заменять документы (см. рисунок 3).

Организация индексирования массивов документов

Традиционной единицей для хранения и поиска информации является документ. Первона-

Режим просмотра и корректировки

Создать декларацию

Проверить, все ли приложения добавлены

Получить отчет по результатам; прикрепления

Сформировать пакет приложений к Декларации в системе Прикрепление скан-копий документов"

Рисунок 2. Функциональная модель бизнес-процесса «Как будет»

Преобразовать файл в байты

Поместить в хранилище

Счет-фактура в эл виде

Отсканировать документ

результатам прикрепления

Декларация сформирована

фактуры

С чет-фактур а в бумажном

чально к электронным документам относились только текстовые документы, имеющие относительно простую структуру управления (заголовок, автор, дата создания и пр.), в текстовой области структура практически отсутствовала [3]. Основной сложностью является вопрос организации индексирования массивов документов. При ручном поиске нужного приложения (скан-копии) приходится осуществлять поиск в большом объеме документации, которая может храниться как в общем хранилище, так и на отдельных рабочих станциях. Проблема также усугубляется однотипностью искомых документов, что дополнительно усложняет работу сотрудника-экономиста.

Индексирование документов заключается в их описании специальными информационно-поисковыми терминами, в итоге каждому докумен- ту присваивается определенный набор ключевых слов (индексов), отражающих его смысловое наполнение. Программные продукты, предназначенные для решения данной проблемы, не всегда в полной мере покрывают потребности пользователей, поэтому возникает задача разработки собственного механизма навигации и поиска, учитывающие особенности массива документов.

Работа поисковых систем зачастую основана на использовании ключевых слов, что подразумевает необходимость выделения из каждого документа некоторого текстового содержания. Наиболее распространенными методами поиска текстовых документов являются булев поиск, вероятностная и векторная модели поиска [2].

В основе булева поиска лежит использование инвертированного индекса ключевых слов, выполненных в виде таблицы, где для каждого

Рисунок 3. Детализация подпроцесса «Сформировать пакет приложений»

ключевого слова перечисляются все документы, где оно встречается. Основным достоинством этого алгоритма является возможность связывания слов запроса логическими операциями; недостатком является невозможность определения релевантности полученной выборки документов заданному запросу и, как следствие, невозможность ее сортировки.

Вероятностная модель поиска основана на использовании формулы Байеса, то есть на вычислении условной вероятности события о том, что документ D соответствует данному запросу p(d-.qY Основываясь на условной вероятности и учитывая, что вероятность запроса p(Q) = const на протяжении всего поиска, получаем меру релевантности документа D : P(Dyp(Q".DY

В качестве факторов, влияющих на безусловную релевантность документа, могут выступать такие его характеристики как дата создания, источник, размер и т.п. Вероятность запроса Q при условии релевантности документа D зависит главным образом от веса ключевых слов запроса в документе D .

В векторной модели поиска каждому документу ставится в соответствие вектор

Pj ⁼ {Al v^in };             (1)

где A_jn – вес j -го ключевого слова в i -ом документе, обычно вычисляемый по формуле

An = aylog-^,            (2)

d.i где ^u – частота появления j-го ключевого слова в i-ом документе; d j – число документов, в которых встречается j-ое ключевое слово; N – общее число рассматриваемых документов. Для запроса Q вводится одноименный вектор

Q = Vq\v..,qn\.                (3)

где q j ^— i ’ если j -ое ключевое слово присутствует в запросе Q , и qj = о, если не присутствует.

Мера схожести документа ^j и запроса Q в этом случае вычисляется как косинус угла между соответствующими векторами:

WVWQW

где (Dj , 5) – скал ярное произведение векторов Di И Q; H| и ||e|| – их нормы.

В разработанной программе используется комбинация данных методов. При этом булев поиск предназначен для выделения из хранилища документов необходимых счет-фактур, которые относятся либо к интересующему периоду, либо содержат заданные слова запроса. Алгоритмы вероятностного и векторного поиска применяются для определения релевантности документов и их сортировки.

Для эффективной организации поиска требуемых документов были внесены изменения в структуру баз данных, а именно были добавлены:

– таблица Records, где содержится информация о документах из хранилища данных (идентификационный номер документа, тип документа, создатели, путь и т.д.);

– таблица Keywords, в которой хранятся индекс ключевого слова и сами ключевые слова;

– таблица Inverted инвертированных индексов, используемых для поиска. Здесь хранится идентификатор ключевого слова и соответствующий ему перечень документов, в которых встречается это слово.

Кроме того, учитывая, что в документы в хранилище могут быть внесены изменения, отдельно рассматривался вопрос о проверке их актуальности на момент формировании декларации. Для решения данной задачи используется контрольная сумма, то есть некоторое значение, рассчитанное по набору данных путем применения определенного алгоритма и используемое для проверки целостности данных при их передаче или хранении.

Ожидаемые результаты и перспективы предлагаемого решения

Внедрение программы позволит автоматизировать бизнес-процесс прикрепления скан-копий. Это сократит время поиска файлов и ускорит их обработку. Кроме того, благодаря использованию технологии FileStream появится возможность уменьшить размер данных в хранилище.

Автоматизация бизнес-процесса подразумевает и повышение его экономической эффективности. В данном случае экономическая эффективность заключается в повышении качества анализа производственно-хозяйственной и фи- нансовой деятельности компании. Качество анализа повышается, так как достоверная первичная информация своевременно поступает в единую базу данных, интегрированную с другими подсистемами; упрощается процесс формирования отчетности; повышается качество планирования. Другой источник эффективности – расширение возможностей контроля плановых и фактических показателей.

Основной эффект от создания ЕИП может быть получен за счет следующих показателей:

– уменьшение трудоемкости процессов обработки и использования данных;

– освобождение персонала от рутинных задач обработки данных;

– сокращение длительности бизнес-процес-са;

– оптимизация хранения данных за счет сжатия файлов;

– уменьшение числа ошибок за счет усиления контроля при формировании документации.

Программа по прикреплению скан-копий может использоваться как самостоятельное программное решение, так и в качестве интеграции в информационную систему. Это значит, что в дальнейшем программа может быть дополнена новыми функциями. Например, создание электронного письма, к которому приложены файлы, сформированные в предлагаемой программе или возможность работы с XML-документами.

Заключение

Предлагаемая программа, таким образом, позволяет:

– упростить процедуру обработки и хранения документов (точнее, их электронных образов);

• –    упростить процедуру контроля исполнительской дисциплины;

• –    поддерживать документацию в актуальном состоянии;

• –    минимизировать вероятность потери документов;

• –    поддерживать разграничение доступа документов.

Изменение бизнес-процесса формирования налоговой отчетности за счет разработки программного модуля автоматического поиска и прикрепления скан-копий и встраивание его в ЕИП будет способствовать качественному улучшению бизнес-процесса, повышению прозрачности выполнения задач и производительности сотрудников и, как следствие, повышению эффективности управления документо-оборотом.