Автоматизация документооборота в системе инструментов бережливого производства

В современных условиях предприятия активно применяют широкий набор инструментов в целях повышения эффективности производства, прежде всего за счет устранения всех видов потерь. В этом плане бережливое производство как универсальная концепция управления предоставляет возможность применения широкого набора инструментов. Бережливое производство предполагает вовлечение в процесс оптимизации каждого сотрудника и максимальную ориентацию на потребителя [1]. Это способствует анализу проблем и подбору решения по бизнес-процессам, в том числе наиболее важной сферы – документооборота, применения инструментов концепции «бережливого производства».

Проблемы, возникающие в процессе документооборота на предприятиях, были проанализированы с помощью такого инструмента, как причинно-следственная диаграмма Исикавы (Cause-and-Effect-Diagram, «рыбья кость», «рыбий скелет»), как продуктивного графического метода анализа и формирования причинно-следственных связей [2], позволяющего применить системный подход к определению проблем, оценки соответствия процесса (в том числе документооборота предприятия) требованиям по срокам качеству, трудоемкости (рис. 1).

Анализ существующей системы документооборота крупных предприятий (в частности Групп ТМК и Синара) [3–10] с применением диаграммы Исикавы позволили сделать вывод о наличии ограничений, не соответствующих современным требованиям: проблемы качества, высокой трудоемкости и увеличенных сроков документооборота учета.

Решение проблем видится в разрезе следующих направлений автоматизации работы предприятий:

• 1)    цифровизация документооборота;

• 2)    расширение функций электронного архива;

• 3)    оптимизация состава комиссий по должностям и специальностям;

• 4)    использование электронной цифровой подписи;

• 5)    автоматизация заполнения документов, обучение бизнеса работе в ERP-системе;

• 6)    исключение фронт-офиса из процесса внутреннего документооборота.

Помимо диаграммы Исикавы для рационализации процесса документооборота целесообразно применение другого инструмента управления с позиции «бережливого производства» – карта потока создания ценности (КПСЦ).

Карта потока создания ценности является методом для визуализации, понимания и улучшения потоков создания ценности, минимизирующим запасы и отходы, обеспечивающего непрерывность и гибкость, общую эффективность производства. Результатом применения данного инструмента является карта текущего состояния и карта целевого состояния (рис. 2, 3).

На рис. 2 представлены этапы процесса с применением хронометража, а также разделением на этапы, создающие ценность (обозначены зеленым цветом), вынужденные потери (желтый цвет) и критические потери (красный цвет), что соответствует оценкам с позиции бережливого производства (SWIMTOO). К особо важным потерям добавляется значок с обозначением вида потерь.

По результатам картирования можно выявить эффективность процесса в текущем и целевом состоянии. Для этого применяют следующий показа- тель:

PCE= ^CVA *100,

Рис. 1. Диаграмма причинно-следственной связи Исикавы применительно к системе документооборота

Рис. 2. Карта потока создания ценности (текущее состояние)

Рис. 3. Карта потока создания ценности (целевое состояние)

где PLT – время производственного цикла – общее время без добавленной ценности из верхней части временной шкалы; CVA – время с добавленной ценностью – общее время с добавленной ценностью из нижней части временной шкалы; PCE – эффективность технологического цикла – процент времени с добавленной ценностью от общего времени производственного цикла.

Гипотетически, если время производственного цикла для текущего состояния составляет 130 минут, время с добавленной ценностью – 19 минут; время производственного цикла для целевого состояния составляет 40 минут, а время с добавленной ценностью – 8 минут. В такой ситуации эффективность технологического цикла составила 14,6 % для текущего состояния и 20 % – для целевого состояния. Общая продолжительность цикла сокращается на 90 минут, что составляет порядка 69 % от продолжительности цикла в текущем состоянии.

Такая эффективность может быть достигнута за счет существенного изменения бизнес-процесса [11]. В частности, должен быть полностью исключен этап «передача и сканирование документа», время прохождения этапа «подписание документа» должно существенно сократиться, а время остальных этапов также сократится в некоторой степени.

Объектом анализа статьи являются Группы ТМК и Синара, цель которых – переход на полный электронный документооборот. Это позволяет организовать работу территориально обособленных подразделений и повышает скорость обработки первичной документации, поскольку при загрузке скана бумажной версии в систему документом сразу же могут воспользоваться все специалисты, имеющие к нему доступ. Фактический перечень используемых систем электронного документооборота показан в табл. 1.

WSS Docs – продукт автоматизации делопроизводства, ведения электронного документооборота на базе MS SharePoint. Несмотря на широкие возможности, представленные в данном продукте, политика управляющей компании направлена на ограниченное использование функционала программы, практически реализованы только модули:

приказы, распоряжения, протоколы совещаний, корпоративные письма заводов, служебные записки, входящие документы, исходящие документы, поручения и прочие документы.

Продукция OpenText предназначена для управления корпоративной информацией. Продукты OpenText могут быть интегрированы с программным обеспечением и оборудованием от других вендоров и производителей. Так, на предприятиях Групп ТМК и Синара реализована бесшовная интеграция системы OpenText с SAP ERP и частичная интеграция с продуктами 1С.

Все организации, ранее входившие в группу ЧТПЗ, используют систему электронного документооборота «Directum». На данный момент продукты вендора ООО «Директум» являются лидерами российского рынка электронного документооборота (табл. 2). Уровень интеграции продукта с ERP-системами КИС ЧТПЗ и 1С достаточно высок, настроены шины обмена данными в обе стороны, запущены в промышленную эксплуатацию проекты ЭДО. Стратегически СЭД «Directum» является достаточно значимым и перспективным продуктом, поскольку оперативно обеспечивается обновлениями и поддержкой разработчиков, а также имеет низкий уровень конъюнктурного риска, поскольку вендором является отечественная компания.

Таким образом, Группа ТМК стремится к автоматизации бизнес-процессов и внедрению современных IT-решений. Территориальное расположение компаний группы и сложная ситуация на рынках заставляет менеджмент следить за инновациями в сфере экономики и управления и активно применять их в своей деятельности.

Важную роль в подходе к обслуживанию биз-нес-процессов организации играет ERP-система (Enterprise Resource Planning (ERP), в переводе с английского – «планирование ресурсов предприятия»)) – программное обеспечение, используемое организациями для объединения операций в различных бизнес-процессах в единую систему и управления данной системой [12]. В систему ERP могут входить: бухгалтерский учет, закупки, управление проектами, управление рисками и обеспечение нормативно-правового соответствия и

Таблица 1

Системы электронного документооборота Групп ТМК и Синара (составлено авторами)

Система электронного документооборота	Используемые виды документов	Контур предприятий
СЭД «Directum»	Финансовые документы	Предприятия, ранее входившие в Группу ЧТПЗ
OpenText	Финансовые документы	Предприятия Группы Синара и предприятия Группы ТМК за исключением предприятий ex-Группы ЧТПЗ
WSS Docs	Распорядительные документы; договорные документы	Все организации Групп ТМК и Синара

Таблица 2

Системы электронного документооборота в России по количеству проектов внедрений [14]

№ Название продукта Вендор Количество проектов внедрения 1 Directum (СЭД/ECM-система) Directum (Директум) 857 2 Directum RX Directum (Директум) 673 3 ELMA ECM+ Elma (Элма, Интеллект Лаб, Практика БПМ) 670 4 Docsvision (СЭД/ECM-система) Docsvision (ДоксВижн) 615 5 Дело (ЭОС) Электронные офисные системы (ЭОС) 504 6 ТЕЗИС Система управления документами и задачами Haulmont (Хоулмонт) 493 7 1С:Документооборот 8 КОРП 1С Акционерное общество 278 8 Comindware Business Application Platform Comindware (Колловэар) 256 9 LanDocs ЛАНИТ 173 10 Syntellect Tessa Синтеллект (Syntellect) 145 многое другое. Пакет ERP также включает решение по управлению эффективностью предприятия, которое помогает планировать операции, составлять бюджет и прогнозы и создавать отчеты о финансовых результатах компании [13].

В табл. 3 представлены наиболее крупные игроки на рынке ERP в России [14], лидирующую позицию на рынке занимает отечественный вендор 1С, второе и третье место – зарубежные представители с суммарной долей 24 %, это показывает, что около четверти российского рынка представляют зарубежные поставщики. На 4–6 местах находятся три российских вендора, а на все оставшиеся приходится всего лишь 7 %. При этом в указанные 7 % входит популярнейшая в мире ERP систем – Oracle.

Основную долю выручки организациям на рынке ERP-систем приносят предприятия малого и среднего бизнеса, которые приобретают программные продукты «из коробки», имеющие усредненный функционал со стандартными инструментами. Крупные кампании имеют сложную организацию бизнес-процессов, зависимую от специфики деятельности. Поэтому для таких компаний использование стандартизированного программного обеспечения связано с дополнительными затратами на разработку дополнительных модулей и конфигураций. Это является одной из причин использования специализированных ERP-систем, разрабатываемых под конкретную организацию и постоянно обновляемую в связи с изменениями в бизнес-процессах.

Перечень программных продуктов, представленных в Группах ТМК и Синара, состоит из множества баз данных и версий ПО, но укрупненно их можно разделить на три блока: SAP ERP, КИС ЧТПЗ и 1С.

Таблица 3

Крупнейшие вендоры ERP-систем в России по состоянию на 2022 год [15]

№	Вендор	Количество продуктов	Количество внедренных проектов
1	1С Акционерное общество	36	4298
2	Microsoft	41	1083
3	SAP SE	42	889
4	Корпорация Галактика	12	803
5	Компас	7	360
6	Парус	11	300
7	Infor	10	178
8	Oracle	17	171
9	Epicor Software Corporation	9	158
10	Ансофт (Ansoft)	3	123

К предприятиям, работающим в 1С, как правило, относятся металлургические предприятия и сервисные организации, в том числе вся Группа Синара. Трубные предприятия, входившие в Группу ТМК до 2021 года, используют систему SAP ERP, а крупнейшие предприятия, ранее входившие в группу ЧТПЗ, а именно – ЧТПЗ, ПНТЗ и ТД ТМК – используют ERP-систему «КИС ЧТПЗ» (табл. 4).

Таблица 4

ERP-системы в Группах ТМК и Синара (составлено авторами)

ERP-система	Внедрена в организациях	Модули/Программные продукты
SAP	АО «СинТЗ», АО «СТЗ», АО «Тагмет», АО «ВТЗ», ПАО «ТМК», ООО «ТМК ТР», ООО «ТМК-ИНОКС» и АО «ТМК-КПВ»	Финансы (FI); Контроллинг (CO); Управление основными средствами (AM); Управление проектами (PS); Производственное планирование (PP); Управление материальными потоками (MM); Сбыт (SD); Управление качеством (QM); Техобслуживание и ремонт оборудования (PM); Управление персоналом (HR); Управление информационными потоками (WF); Отраслевые решения (IS); Базисная система (BC)
КИС ЧТПЗ	АО «ЧТПЗ», АО «ПНТЗ» и АО ТД «ТМК»	Управление продажами; Управление финансами; Управление материально-техническим снабжением; Управление основным производством; Управление вспомогательным производством; Управление бюджетом предприятия; Бухгалтерский учет хозяйственной деятельности; Планово-экономический анализ; Управление персоналом; Управление ремонтами; Управление юридической работой; Администрирование; Ведение учета по МСФО; Налоговый учет; Управление взаимоотношениями с поставщиками; Администратор хозяйственной деятельности; Управление отношениями с клиентами
1С	50+ организаций: АО «СОТ», ООО «ТМК Этерно», ООО «ТМК Трубный сервис», ГК Мета и др.	1С: ERP; 1C: Предприятие 8.3; 1С: Управление производственным предприятием

Отдельного внимания заслуживает ERP-система КИС ЧТПЗ. Исключительное право на данный программный продукт, в отличие от других систем, принадлежит АО «ЧТПЗ», поскольку разрабатывался ООО «Малахит» по договору с переходом прав заказчику. В последующем сотрудники ООО «Малахит» перешли в структуру АО «ДиАйПи», на данный момент являющейся компанией в структуре активов ПАО «ТМК».

SAP R/3 – платформа для построения ERP-систем компании SAP. Состоит из набора прикладных модулей, которые поддерживают различные бизнес-процессы компании и интегрированы между собой в масштабе реального времени. Производственные предприятия Группы ТМК систематически переходили на данный программный продукт в середине 2000-х годов.

В оценках о целесообразности продукта 1С консенсус отсутствует. Большинство организаций, использующих данный продукт, при внедрении выбирало систему «1С: Управление производственным предприятием». Каждая компания совершенствовала программный продукт, что привело к уникальности программного кода в каждой базе со степенью уникальности, доходящей до 80 %. Эта тенденция приводит к трудностям системных доработок, связанных с изменениями законодательства и адаптации и так редких обновлений системы от издателя.

Обслуживание всех ERP-систем ведется АО

«ДиАйПи». Для внесения изменений в программные продукты пользователем системы посредством службы поддержки пользователей создается заявка на изменение, которая согласуется с рядом руководителей и IT-специалистами и, в случае одобрения заявки, специалисты по программному обеспечению вносят изменения в систему.

Благодаря такой системе открывается масса возможностей для отражения в бухгалтерском учете практически любых бизнес-операций. При этом достигается независимость служб при ведении отдельного участка, что позволяет разделять полномочия сотрудников вплоть до конкретного балансового счета или хозяйственной операции. К примеру, финансовую базу организации ведет одно структурное подразделение, учет прихода активов от контрагента проводит другая группа сотрудников, а расчеты с данным контрагентом – уже третья.

Поскольку в Группах ТМК и Синара уже имеются разработки в области интеграции ERP-систем и систем электронного документооборота (СЭДО), рациональным решением будет основываться на них, как минимум, в части работы с программными шинами.

Также необходимо учитывать особенности программных продуктов в отдельно взятых организациях. Таким образом, будет происходить интеграция нескольких программных продуктов. Схематически данный подход изображен на рис. 4.

Рис. 4. Схема интеграции программных продуктов в Группах ТМК и Синара

Все эти мероприятия могут быть реализованы силами разработчиков программного обеспечения как собственных, так и сторонних, а также с активным участием Центра бизнес-услуг ТМК-Синара.

В табл. 5 представлен подробный план организационных мероприятий.

Как можно увидеть из данных план-графиков, срок реализации проекта составляет 18 календарных месяцев. Спустя это время проект может быть полностью внедрен в промышленную эксплуатацию. Таким образом, проект автоматизации документооборота по основным средствам возможен к реализации в среднесрочном планировании с ис- пользованием существующих программных решений и может рассматриваться как оптимизация бизнес-процессов организаций.

В первую очередь необходимо отметить качественный эффект от реализации данного проекта, который является основополагающим в принятии управленческого решения.

Возвращаясь к анализу причинно-следственной связи с помощью диаграммы Исикавы, авторы привели аргументы возможности устранения большинства выявленных проблем.

Данные плюсы можно обозначить укрупненно (рис. 5).

Для расчета экономического эффекта необходимо конкретизировать объем документооборота по основным средствам в месяц: совокупно по всем предприятиям Групп ТМК и Синара он составляет около 6500 документов.

Экономия в денежном эквиваленте в расчёте на данный объем может быть представлена в двух аспектах:

• 1)    экономия рабочего времени;

• 2)    экономия печатных ресурсов.

Для расчета экономии достаточно умножить данный показатель на количество документов, перевести в часы, разделить на среднее количество рабочих часов в месяц (168 часов) и умножить на среднюю медианную заработную плату по России по данным Росстата за 2022 год (35 000 рублей).

Таблица 5

Рис. 5. Качественный эффект от внедрения проекта

План организационных мероприятий

№	Наименование этапа	Ответственное подразделение	Срок реализации
1	Формирование техзадания	ЦБУ	1-й месяц
2	Разработка программного обеспечения	ДиАйПи, сторонний разработчик	со 2-го по 7-й месяц
3	Тестирование изменений	ЦБУ, ДиАйПи	с 8-го по 10-й месяц
4	Тиражирование программного обеспечения	ДиАйПи, сторонний разработчик	с 11-го по 16-й месяц
5	Обучение пользователей, создание инструкций, передача в эксплуатацию, на обслуживание	ЦБУ, ДиАйПи	17-й месяц