Автоматизация и стандартизация учета и хранения

Архитектура - «Набор решений по организации программной системы: выбору элементов структуры этой системы; их интерфейсов и поведения, задаваемого кооперациями между элементами, объединению элементов в прогрессивно растущие подсистемы, а также выбору архитектурного стиля, задающего организацию программной системы, - элементы, их интерфейсы, кооперацию и объединение. Архитектура программ имеет отношение не только к структуре и поведению, но также и к способам использования, функциональности, производительности, гибкости, возможности повторного использования,    постижимости, экономическим и технологическим ограничениям и компромиссам в вопросах эстетики», [1].

Основные проблемы, стоящие перед архитекторами систем хранения данных о вычислительной и орг.техники и ПВМ (СХОП), кратко можно охарактеризовать следующим образом:

• •    необходимость вводить и анализировать все больший объем информации, относительно имеющегося оборудования;

• •    необходимость и актуальность поддержки единого информационного, пространства (полные данные по каждой единице);

• •    постоянно расширяющаяся понятийная и концептуальная база предметной, области;

• •    недостаточная формализация (концептуализация и стандартизация) предметной области;

Во всех развитых странах интенсивно ведутся работы по стандартизации учета и хранения. По-видимому, принятие единого общеевропейского или общемирового стандарта представления информации хранения организационной техники - это вопрос времени. Архитекторы современных российских систем должны учитывать неизбежность появления в будущем общегосударственного стандарта.

Отмеченные выше обстоятельства предопределили актуальность данной статьи.

Анализ публикаций по теме исследования .

Проблема учета ИТ-оборудования хорошо изложена в статье Полуэктова Константина Игоревича, Богдановой Ольги Борисовны «Автоматизация инвентаризации компонентов информационных технологий коммерческого банка» [2] . Выводом данной статьи является то, что переход организации на автоматическую инвентаризацию ИТ-оборудования принесет много пользы, если организация огромного масштаба, все данные будут надежно защищены.

Создание информационной системы учета ИТ-оборудования в организации рассмотрено в международном научном журнале «Молодой Ученый», в статье Трунова Л.В., Артюхова В.В. «Организация автоматизированной системы управления IT-инфраструктурой корпоративной сети» [3] . В заключение данной статьи была достигнута исследовательская цель, организация получила систему автоматизированного управления IT-инфраструктурой.

Вопросы актуальности автоматизации процессов учета IT-оборудования рассмотрены в статье Наймушеной О.Э. «Организация учета компьютерной техники и программного обеспечения» [4] и в статье А.И. Захаренко, А.В, Вашетина «Автоматизация процесса инвентаризации персональных компьютеров» [5] . В данных работах представлен результат создания универсальной концепции информационной системы, механизм построения системы учета.

Стадии и этапы создания информационной системы изложены в ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы» «Стадии создания» [6] .

В книге Джонса Дж. К. «Методы проектирования» [7] хорошо изложены процессы развития проектирования, традиционные методы, необходимость новых методов, обзор новых методов, выбор стратегий и методов, методы оценки.

Возможности, основные понятия и терминологии математического моделирования изложены в книге В.С. Зарубина «Математическое моделирование в технике» [8] . В ней так же основное внимание уделено расчетной схеме и построению на ее основе математической модели.

В общем понимании автоматизация учета - это комплекс мероприятий технического, организационного и экономического характера, направленный на минимизацию непосредственного участия человека или полное устранение в процессе обработки и передачи информации на основе массового применения новейших информационных систем (технологий). Ее проведение требует внедрения на предприятии соответствующей информационной системы ведения учета - совокупности технических средств обработки данных, программного обеспечения надлежащего качества и компетентного персонала.

На сегодня, полной автоматизации подлежат только оперативный управленческий учет, финансовый учет, нормирование, контроль и управление за процессом товародвижения, контроль принятия управленческих решений [9] . Тогда как учет оргтехники и компьютерной техники, планирование ремонта и обслуживания, принятие тактических и стратегических управленческих решений не подлежат полной автоматизации.

В статье Калязина Д. М., Федорова А. Е. [9] приведен анализ стандарта MRP II и его реализация в отдельных системах. Рассмотрены вопросы создания корпоративных информационных систем (КИС) и проблемы внедрения стандарта MRP II и его влияние на менеджмент предприятия.

В книге Калянова Г.Г и других [10] подробно рассмотрены такие вопросы, как инвестиции в информационные технологии, разработка ИТ+стратегии, управление ИТ-проектами, формирование организационной структуры ИТ-подразделения и функции персонала. Методы оценки эффективности использования ИТ позволят выявить достоинства существующей и внедряемой информационной системы, найти пути повышения производительности. В книге также представлен обзор систем, применяемых для управления предприятием, таких как системы управления ресурсами    предприятий    (MRP/ERP),    системы    управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), системы управления цепочками поставок      (SCM),      информационно-аналитические      системы, автоматизированные системы управления персоналом и документооборотом.

Результаты исследования

Информатизация и автоматизация значительно улучшают основополагающие процессы сбора, обработки и обслуживания потока учетной информации, качественно повышают удобство ведения и хранения в автоматизированном режиме всех первичных документов, формирование регистров, сведений и отчетов в три этапа организации учета - первичным, текущим и итоговым [4] .

К тому же правильный выбор средств автоматизации и информационных систем ведения учета на предприятии позволяет

• -    обрабатывать и хранить большое количество единиц учетной информации;

• -    осуществлять быстрый доступ к необходимой информации для принятия управленческих решений;

• -    осуществлять выборку информации из большого количества данных и формирования необходимой отчетности;

• -    исключить необходимость хранения бумажных документов, а при необходимости получать бумажную копию любого из них;

• -    выполнять сложные математические расчеты для планирования, анализа и прогнозирования деятельности;

• -    разрабатывать комплекс соответствующих рекомендаций;

• -    осуществлять постоянное наблюдение за текущим состоянием объекта управления и его характеристиками;

• -    обеспечивать адаптацию к принятой практики бизнеса и модификацию, если такая практика меняется [7, с. 17] ;

• -    осуществлять поддержку профессиональной деятельности управленческих работников и взаимодействие с руководством [7, с. 17] ;

• -    обеспечивать эффективное хранение данных и возможность доступа к ним конечного пользователя со своего рабочего места [7, с. 17] .

Для отечественных предприятий актуальным на сегодня является поиск и дальнейшее использование такой автоматизированной информационной системы, которая бы дала возможность обеспечить автоматизацию комплекса формальных процедур, а в отдельных случаях и решения логических задач (неформальных операций), связанных с принятием управленческих решений.

Выводы

Таким образом, мы действительно можем определить ряд преимуществ от активного использования автоматизированных информационных систем ведения учета отечественными предприятиями, но наряду с тем, считаем целесообразным определить и негативные факторы, которые делают использование таких систем нерациональным. Основными предпосылками внедрения автоматизированных информационных систем ведения учета на отечественных предприятиях являются потребности как самих предприятий, так и пользователей, а также наличие соответствующих финансовых ресурсов и технических средств для их формирования. Важным при этом также сотрудничество предприятий-заказчиков программного обеспечения с его фирмами-поставщиками, которые предоставляют ценные рекомендации относительно параметров выбора компьютерной программы учета и хранения данных, которая будет наиболее приспособлена к ведению учета на конкретном предприятии, исходя из условий, особенностей и области его деятельности и тому подобное.

Успешное использование автоматизированных информационных систем ведения учета зависит от логического выбора и правильного внедрения этих систем на предприятиях, которое невозможно осуществить мгновенно, оно обязательно предполагает серьезную предварительную работу по реорганизации, оптимизации бизнес-процессов, отказ от устаревших стереотипов.

Также, руководству предприятия важно оценить экономичность, целесообразность, гибкость, совместимость, универсальность, системный подход, уровень защиты и безопасности данных предлагаемых автоматизированных информационных систем (программного обеспечения) и способность непосредственных пользователей обеспечивать и контролировать процесс их использования.

Именно для эффективной автоматизации учета на отечественных предприятиях необходимо проводить поэтапное внедрение компьютерной информационной системы учета и хранения данных.