Автоматизация учета заявок на монтаж и техническое обслуживание сигнализаций для ООО «ЧОП Император»

Одной из важнейших задач функционирования современных предприятий, предоставляющих сервисное обслуживание, является предоставление качественных услуг, максимально удовлетворяющих потребности клиента. Успешное решение данной задачи является залогом высокой конкурентоспособности и финансовой стабильности бизнеса.

С целью обеспечения роста конкурентной доли компании необходимо использование направлений совершенствования механизма функционирования основных и вспомогательных бизнес-процессов, которые обеспечивают повышение качества клиентского обслуживания при предоставлении услуг.

На сегодняшний день процесс управления качеством обслуживания клиентов и сервиса в условиях усиливающегося влияния динамической и непредсказуемой внешней среды и повышенной конкуренции в 2022 году приобретает все более рискованный характер, что означает необходимость сосредоточения внимания на поиске новых возможностей в целях адаптации и быстрого реагирования на происходящие изменения.

Соответственно все бизнес-процессы, связанные с решением основных задач управления: определения целей организации и создания необходимых экономических, организационных, технико-технологических, социальных, психологических и других условий для их реализации, – становятся более динамичными, требующими гибких инструментов разработки и обоснования, что воздействует на характеристику системы управления повышением качества сервиса [4].

В современных условиях защита собственного имущества и жизни является сложной задачей, которая требует использования возможностей специализированных компаний. Одной из таких фирм является ЧОП ООО «Император».

Ее услуги пользуются существенной популярностью, что обусловлено, прежде всего, высоким уровнем профессионализма, доступной стоимостью и своевременной реакцией на все без исключения вызовы.

ЧОП ООО «Император» используется современные системы видеонаблюдения, которые проектируются в соответствии с потребностями и возможностями каждого клиента.

Подключением устройств занимаются профессиональные сотрудники компании, которые имеют соответствующий опыт и навыки [3].

В отделе бухгалтерии данной организации график документооборота не ведется. Административная, банковская система, бухгалтерский учет полностью автоматизированы. Все документы, находящиеся в распоряжении Общества отражены в программе 1С: «Бухгалтерия». Автоматически формируются:

• •    первичные документы;

• •    журналы ордера;

• •    Главная книга.

По окончании месяца делается закрытие всех счетов. После этого составляется отчетность.

Развитие многих организаций часто сопровождается увеличением количества информации, которую обраба-

тывают специалисты разных отделов. В результате задача организации оперативного учета заказов становиться для таких компаний очень актуальной. Для ее решения требуется качественный программный продукт, обладающий иерархической структурой, понятным интерфейсом.

Клиент - центральная фигура организации ООО «ЧОП «Император»», ориентированная на получение конкретной услуги от компании и приносящая доход. Чем больше клиентов и лучше качество обслуживания, тем больше прибыль.

Грамотная организация работы с клиентами - необходимость для выживания бизнеса. Вопрос подхода к организации этой деятельности подразумевает эффективное сочетание профессионального обслуживания клиента и качества предлагаемых услуг, а также использование всех доступных современному сотруднику автоматизированных средств и программ, созданных специально для учета взаимодействий с заказчиками.

В современных условиях бумажного блокнота или даже сводной таблицы в Excel недостаточно для упорядочивания контактов своих клиентов и организации взаимодействия с каждым из них.

Качественное создание информационной системы и ее эффективное функционирование зависят от того, насколько удачно, были определены, спрогнозированы цели организации. Цели любой производственной системы определяются исходя из тщательного, системного анализа среды, внешней по отношению к рассматриваемой системе [5].

Весь процесс учета работы с клиентами в организаций происходит следующим образом. Вначале клиент оформляет договор на предоставление тех или иных услуг. Бухгал- терия формирует счет для оплаты услуги. После ее оплаты договор исполняется. Вся эта работа ведется вручную, это довольно длительный процесс, требующий больших затрат времени и сил. Весь процесс учета работы с клиентами представлен на рисунке 1.

По результатам анализа деятельности ООО «ЧОП «Император» можно сделать выводы, что организацией заказов занимается бухгалтерия. В организации не ведется автоматизированный учет заявок клиентов на монтаж и техническое обслуживание сигнализаций, нет автоматизированной формы для договоров с клиентами, нет базы данных клиентов [1].

В совокупности все эти недостатки можно было бы решить путем установления нового программного обеспечения, но так как данный участок автоматизации небольшой, и покупка готового программного решения будет дорогостоящей, то было принято решение о разработке автоматизированной системы учета заявок на монтаж и техническое обслуживание сигнализаций для данного предприятия [2].

Разработка информационной системы производилась по четырем этапам:

• -    Бизнес-анализ и определение требований к системе,

• -    Разработка технического проекта,

• -    Разработка продукта,

• -    Тестирование и оценка качества системы.

В работе представлено описание системы с помощью функциональной модели IDEF0 в Ramus, предназначенной для моделирования существующих бизнес-процессов.

Проектируемая информационная система основана на использовании базы данных. Для этих целей используется специализированное программное средство ER Win 4.0.

Устав организации

Предоставляемые нормативная документация

Отчего выручке за период

Заключение договоров на оказание уели-

Оплата договоров

Формирование клиентской базы

А2

Отчет по заказам клиентов

Выборка дайны*      i по различным критериям ------1

Рисунок 1. Диаграмма AS-IS

прайс-лист

Рисунок 2. Диаграмма декомпозиции TO-BE

фирмы Computer Associates (рис. 3). А для работы с самой базой данных применяется СУБД Microsoft Access, которая является на сегодняшний день одним из самых распространенных настольных приложений для работы с БД.

Перед созданием базы данных определили, какая информация должна содержаться таблицах базы данных. Это решается на этапе проектирования, в результате чего должна быть определена логическая модель базы данных, то есть состав реляционных таблиц и межтабличные связи [4].

В разработанной информационной системе отражается информация о клиентах, договорах, услугах, сотрудниках организации. На основании всех данных формируется отчет о работе с заказчиками, отражающий сведения о за- казанных услугах, суммах заказом определенного клиента. Также в системе формируется отчет о выручки ООО «ЧОП Император» за определенный период времени.

В заключении работы проведено тестировании системы. Тестирование показало, что система получилась приемлемого качества без выявленных критических ошибок и оказалась работоспособной.

Проанализировав полученные экономические показатели можно уверенно говорить об эффективности проектного варианта решения задачи, происходит условное высвобождение численности, снижаются трудовые и стоимостные затраты по обработки документов, что является выгодным для деятельности организации.

Клиенты

Код клиента: Integer

Наименование: Text(18)

Номер документа: Text(20)

Теле фон: Text(20)

Вид доку мента: Text(20)

Адрес: Text(100)

Кф/физ лицо: Text(20)

Дэгвора

Номер договора: Integer Код клиента: Integer (FK) Код у слу ги: Integer (FK) Код сотру ника: Integer (FK)

Наименование договора: Text(50) №та заключения: Date/Time Количество услуг: Integer Скидка: Integer

Услуги

Код у слу ги: Integer

Наименование услуги: Text(100) Единица измерения: Text(10) Цена за единицу: Integer

Сотрудники

Код сотру ника: Integer

ФИО сотрудника: Тext(50)

Адрес: Text( 100)

Рисунок 3. Физическая модель данных

Рисунок 4. Главное окно программы

Внедрение разработанного программного продукта будет способствовать повышению производительности труда сотрудников, освобождая персонал от выполнения рутинных, монотонных задач, тем самым позволяя пред- приятию сосредоточиться на основных бизнес-процес-сах, работать более продуктивно, своевременно реагировать на изменения и эффективнее планировать стратегию развития.