Бизнес-процессы в секторе малого полиграфического бизнеса

Введение. Управление бизнес-процессами (далее – УБП) – структурированный метод понимания, документирования, моделирования, анализа, регламентации, выполнения и непрерывного изменения сквозных бизнес-процессов и всех соответствующих ресурсов, связанных со способностью организации увеличивать свою ценность для бизнеса. В настоящее время этот термин применяется для обозначения процессно-ориентированного подхода для достижения операционной эффективности предприятия [1]. УБП охватывает весь жизненный цикл деятельности и объединяет такие методы, как реинжиниринг, инновации процессов, модели управления кайдзен, методика бережливого производства Lean Management, общее управление качеством и теория ограничения систем Э. Голдратта. УБП основано на современных технологиях в целях предоставления компаниям возможности отображать и (или) повторно моделировать собственные биз-нес-процессы, развертывать их в виде приложений, интегрированных с существующими программными системами. При этом менеджеры должны обладать функциями мониторинга, анализа, контроля и улучшения исполнения этих процессов в режиме реального времени. Для полиграфической промышленности указанные проблемы особенно актуальны.

Материалы и методы . Мнение о том, что роль малых и средних предприятий (далее - МСП) в национальной экономике нельзя недооценивать, находит отражение в исследованиях многих специалистов (Б.А. Кирхгоф [2], У.Дж. Баумоль [3], П. Друкер [4], А.А. Голдина, Е.А. Фатеева [5], Н.Б. Завьялова [6], Н.П. Петрова [7]). Практические результаты показывают, что таким организациям в последние годы уделяется все больше внимания, особенно в странах третьего мира, отчасти из-за возрастающего разочарования от стратегий, ориентированных на крупномасштабные капиталоемкие и зависимые от импорта промышленные компании. Можно согласиться с мнением С.В. Теребо-вой, что влияние МСП ощущается в следующих направлениях: более широкое использование местных ресурсов, создание рабочих мест, стимулирование развития сельских районов, совершенствование предпринимательства, мобилизация местных сбережений, связь с более крупными отраслями, обеспечение регионального баланса путем равномерного распределения инвестиций, предоставление возможности для самостоятельной занятости и обучения менеджеров и рабочих [8].

В то же время М.Э. Сейфуллаева, Т.В. Муртузалиева, М.Д. Твердохлебова и другие считают, что малые предприятия в полиграфической промышленности нуждаются в совершенствовании инструментов и моделей управления, которые могут позволить им функционировать более эффективно [9]. В связи с этим интерес представляет мнение И. Далласа и М. Винна о том, что, поскольку управление бизнес-процессами в последние десятилетия приобретает все большую популярность в качестве средства повышения эффективности работы компании, это только вопрос времени, когда он наберет обороты в секторе малого бизнеса [10]. Все изложенное детерминирует значимость исследования того, могут ли инструменты, методы и технологии УБП применяться в условиях малого бизнеса. В статье мы приводим доказательства того, что мероприятия, реализованные в рамках инициативы УБП, могут стать широко распространенными среди МСП в области полиграфии.

По мнению отдельных исследователей, в частности Е.Ю. Андиевой [11], А.О. Блинова, Г.А. Яшевой [12], с точки зрения менеджмента УБП выступает способом, позволяющим понять и организовать работу, выполняемую в компании. Это динамический подход, при котором деятельность учреждения описывается процессами. Процесс - повторяемая последовательность действий, связанных с бизнес-целями фирмы, а внедрение этих процессов способствует достижению целей.

Согласно другой точке зрения (Л.В. Ермолина [13], А.А. Златкина, Е.Т. Гегечкори [14]), УБП можно рассматривать с чисто технической точки зрения как парадигму проектирования корпоративных информационных систем и описания их поведения. В этом контексте УБП отражает архитектурную модель, в которой механизм выполнения процесса координирует действия компонентов и внешних служб для достижения желаемого поведения системы. Программные платформы, применяемые для построения последних, называются системами управления бизнес-процессами, их можно использовать как для проектирования, так и для последующего выполнения задач. Эта техническая перспектива часто имеет существенное значение в ситуациях, когда основными целями являются разработка информационной системы, базирующейся на процессах, и обеспечение автоматизации части рабочего процесса.

Тем не менее УБП также может использоваться в ситуациях, когда процессы в основном ориентированы на человека. В таких случаях УБП, рассматриваемое с точки зрения менеджмента, может предложить широкий спектр других механизмов, начиная от четкого разделения обязанностей через измеримость процесса и заканчивая оптимизацией рабочих процессов. Современное управление объединяет эти две перспективы в более целостную модель, охватывающую стратегию, людей, бизнес-процессы и технологии.

Самое важное, что характеризует УБП, представляет собой «процессное представление» управления, которое избегает функциональных границ различных отделов организации в пользу «целостного» подхода. Это подразумевает значимость роли межфункциональной управленческой команды, наблюдающей за созданием добавленной стоимости от отдела к отделу и в конечном счете к месту продажи. Таким образом, недостатки в обслуживании клиентов могут быть прослежены до места возникновения проблемы в цепочке создания стоимости и соответствующим образом устранены [15].

Результаты и обсуждение. Хотя основная часть исследований по внедрению процессно ориентированных парадигм управления посвящена главным образом крупным организациям, можно предположить, что, несмотря на некоторые незначительные расхождения в плане приоритетности, ключевые характеристики применимы к сектору малых и средних предприятий. Это подтверждают и авторы, считающие, что УБП или методы оптимизации процесса могут быть одинаково эффективны как для малых компаний, так и для крупных по следующим причинам [16].

• –    Во-первых, у малого бизнеса небольшой буфер финансовых ресурсов (иногда он вовсе отсутствует), поэтому экономическая эффективность является важным фактором для них. УБП может обеспечить такие же преимущества с точки зрения целесообразности затрат для малых предприятий, как и для крупных организаций.

• –    Во-вторых, если МСП хотят проводить осознанную стратегию роста, то им необходимо понимать механизм действия процессов и способов расширения.

• –    В-третьих, УБП дает возможность МСП оценить процессы не только внутри компании, но и в рамках бизнес-среды.

В то же время большинство исследований в области управления бизнес-процессами на малых и средних предприятиях было сосредоточено либо на том, как технология влияет на бизнес-функции (т. е. маркетинг, продажи, коммуникацию, безопасность данных и т. д.), либо на том, как могут использоваться технологические инновации в бизнесе [17]. Например, Й. Велькия и П. Козиол считают, что динамичное развитие информационных технологий (далее – ИТ) позволяет внедрять инструменты, которые улучшают бизнес-процессы в компаниях с нерегулируемым потоком [18]. Поэтому относительный дефицит работ, посвященных внедрению УБП в секторе малого бизнеса, привел к широкому распространению ложного впечатления о том, что процессно-ориентированные структуры оптимизации применимы только к корпорациям.

Отсутствие теоретической основы внедрения управления бизнес-процессами в малый бизнес сопровождается практическими примерами неудачной реализации данной процедуры, что связано со следующими главными причинами [19].

• 1.    Небольшие компании остаются привязанными к функциональным методам мышления и управления, в то время как более крупные организации реализуют ориентированные на процессы структуры, такие как УБП.

• 2.    Малые предприятия подвергаются большему давлению с точки зрения ограничений денежных потоков, оборотного капитала и отсутствия потенциала распределения ресурсов, что может влиять на успешность внедрения УБП.

• 3.    Небольшие фирмы имеют меньшее количество сотрудников в качестве ресурсов, поэтому с меньшей вероятностью могут заключить договор на внедрение УБП, а самостоятельная реализация такого управления без соответствующих навыков снижает его качество.

• 4.    Малые предприятия испытывают дефицит человеческих ресурсов, а их сотрудники выполняют множество функций, значит, все работники должны быть постоянно сосредоточены на своей повседневной деятельности. В результате человеческие ресурсы не всегда доступны для инициирования практики УБП, которую следует начинать как проекты. После внедрения может не хватать кадров для планомерного отслеживания и управления инициативами, а для решения дополнительных задач у персонала недостаточно времени. Если УБП будет реализовано, оно должно быть интегрировано с несколькими задачами, выполняемыми сотрудниками МСП.

• 5.    Дефицит информационных технологий и опыта выражается в том, что малые предприятия часто не имеют технологических навыков и инструментальных ноу-хау, необходимых для внедрения инфраструктуры УБП. Информационные технологии, как правило, слабо развиты, а персонал недостаточно квалифицирован для безошибочных использования, обновления и управления ими. При этом ИТ рассматриваются как накладные расходы, которые должны быть сведены к минимуму. Некоторые фирмы также вынуждены применять «готовые программные продукты», в которых не учитываются конкретные характеристики компании. Помимо технологических навыков, работникам малого бизнеса часто не хватает других умений, связанных с УБП.

• 6.    Сопротивление переменам из-за страха перед новыми технологиями, отсутствие четко определенных обязанностей и подотчетности, а также духа командной работы являются примерами недостаточно развитых навыков, что тоже мешает внедрению УБП в малом бизнесе.

• 7.    Отсутствие поддержки со стороны руководства компании выступает ключевым элементом использования УБП, так как подобные инициативы должны поддерживаться управляющим составом в целях повышения доверия к сотрудникам и обеспечения их адаптации.

• 8.    Отсутствие процессно-ориентированных подходов на МСП часто объясняется слабым воздействием на работу с проектами из-за дефицита вспомогательных инструментов и методов визуализации и документирования бизнес-процессов.

По нашему мнению, дефицит финансовых ресурсов и времени является самым важным фактором, препятствующим внедрению УБП. Небольшой масштаб деятельности не позволяет иметь сложную структуру капитала, достаточно гибкую, чтобы покрыть существенные затраты на инструменты управления, основанные на ИТ. Это также не дает возможность иметь постоянных сотрудников для выполнения специфических задач. Реализация УБП без необходимого человеческого ресурса приводит к нарушению ключевых, приносящих доход операций. Кроме того, инициирование проекта УБП без требуемых финансовых вложений и обеспечения денежных потоков ставит под угрозу платежеспособность фирмы, особенно в малом бизнесе. При этом отсутствие знаний в сфере процессно-ориентированных подходов определено в качестве главного сдерживающего фактора для успешного внедрения УБП.

Ключевая причина ограниченного использования УБП в малом бизнесе заключается в том, что подавляющее большинство МСП не знают, каких преимуществ можно достичь с его помощью. Малые предприятия по-прежнему привязаны к старым (функциональным) способам мышления и управления, в значительной степени в ущерб долгосрочному выживанию их бизнеса. В связи с тем что на сектор малого бизнеса приходится основная часть деловой активности в развитых странах, эта ситуация вызывает серьезную озабоченность. Несмотря на возрастающее значение малого бизнеса для России, в экономике в последнее время возникли следующие проблемы:

• –    тенденция к консолидации, которая угрожает конкурентоспособности небольших предприятий (большинство из которых имеют меньше ресурсов и возможностей);

• –    ограниченные финансовые ресурсы;

• –    высокий уровень конкуренции;

• –    быстрое изменение потребительских предпочтений, что ведет к необходимости пересмотра ассортимента продукции/услуг;

• –    низкий объем продаж по сравнению с таковым других конкурирующих стран-производителей;

• –    недостаток конкурентных преимуществ.

Заключение . В статье исследована теоретическая и практическая значимость малого бизнеса в разных направлениях экономики. Вместе с этим показана необходимость поиска инструментов и методов повышения эффективность ведения предпринимательской деятельности. На основе изучения отечественной и зарубежной литературы определена важность управления бизнес-процессами в данной сфере, что может повысить результативность малых и средних предприятий полиграфической промышленности.

Полагаем, что отраслевые стратегии могут помочь небольшим полиграфическим компаниям справиться с разнообразными изменениями и обеспечить конкурентоспособность. Именно здесь потенциал такой оптимизирующей структуры, как УБП, становится очевидным. Для того чтобы малые фирмы успешно сосуществовали на одном рынке с более крупными компаниями (которые обходят традиционные каналы распределения и снижают маржу мелких игроков), необходимо проводить переоценку эффективности и производительности текущих бизнес-процессов. Только при разработке инновационных механизмов управления процессами, наряду с упорядоченной производственной и логистической цепочкой, малые предприятия могут рассчитывать на то, что им удастся выжить в современном экономическом климате консолидации и высокой конкуренции.

Кроме того, для успеха УБП необходимо хорошее знание структур оптимизации, ориентированных на процессы. Что касается элемента управления, малым предприятиям полиграфической промышленности целесообразно рационально распределять полномочия сотрудников, устанавливать четкие цели в области эффективности и вырабатывать соответствующее видение будущего. При этом основными методами являются документирование бизнес-процессов, установка целевых показателей и разработка стандартных методологий. Персонал можно подготовить, инвестируя в сотрудников, расширяя их возможности в рамках моделирования процессов и улучшая межфункциональные коммуникацию и сотрудничество. Такой элемент, как культура, может быть самым трудным для рассмотрения, поскольку внедрение новых инструментов, систем или заданий – это то, что можно контролировать, а трансформации мышления работников сложно добиться в кратко- и среднесрочной перспективе.

Таким образом, решение указанных проблем внедрения УБП связано со сменой базовых принципов организации предприятий и переходом к ориентации не на функции, а на процессы. Это относится к организационным характеристикам и предварительным условиям, которые считаются необходимыми для принятия УБП.

Ссылки: