Цифроизация технологического процесса и документооборота предприятия авиатопливообеспечения

В современном мире QR-код встречается повсеместно, его продвигают различные компании, в том числе банки, ведь можно закодировать абсолютно любую информацию: ссылки на сайты, текстовую информацию и даже в документы можно интегрировать QR-код, содержащий важную информации о биометрических данных человека, также может являться элементом системы электронного документооборота предприятия. Учитывая все доводы, можно сделать вывод о увеличении популярности данного штрих-кода в дальнейшем.

Название QR код происходит от английского Quick Response Code, что означает «быстрый отклик». В отличие от одномерного, давно всем известного штрихкода, QR-код может хранить в себе гораздо больше информации, за счет того, что хранит он ее не только на вертикальных осях, но и на горизонтальных тоже. Стандартный QR-код может нести в себе до 4000 символов.

QR-код может считать любой пользователь, который имеет смартфон с камерой. Однако для считывания информации необходимо еще одно дополнительное условие – специальная программа, предустановленная на телефон. В своем проекте мы разработали многофункциональное персонализированное приложение, одной из функций которого является возможность считывать QR-код и отображать информацию, закодированную в нём непосредственно в окне приложения.

Выбор цифровой платформы для разработки приложения пал на открытый код – язык java. Основными критериями выбора были: оперативность, информативность, безопасность, возможность персонального доступа сотрудников, многофункциональность. Таким образом, выбор именно этой платформы позволяет вносить изменения в текущую версию программы.

В качестве базовой основы для установки разработанного приложения необходимо мобильное устройство, обладающее следующими характеристиками: имеет сенсорный экран, обладает большой емкостью батареи, камера с высоким расширением, ОС – Android 4.4 и выше.

В настоящий момент ведущие организации внедряют в системы документооборота элементы системы электронного документооборота (СЭД), а именно это организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов, а также обеспечивающая контроль над потоками документов.

Основным сектором использующим и внедряющим данную технологию является госсектор. По данным исследования на их долю приходится примерно 30% проектов по внедрению. Отметим, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка систем электронного документооборота.

На основании выше изложенного, было предложено переводить элемент документооборота предприятия в цифровой элемент при помощи технологии QR и используя, разработанное нами приложение.

Один из вариантов такого перевода может осуществляться по следующей схеме. Для хранения документации, а также различной информации о материальных средствах предприятия необходим сервер. Сервер – это мощный компьютер, предназначенный для хранения информации и обеспечения доступа к ней с удалённых клиентских устройств. Так же можно взять его в аренду в сети интернет. После помещения документа на сервер, каждому документу присваивается его индивидуальный адрес расположения, который преобразовывается в штрих-код типа QR. Данное преобразование происходит при использовании одной из множества бесплатных утилит. Другим вариантом перевода бумажного носителя документооборота является возможность непосредственного помещения его фотографии на сервер, с возможностью постоянного доступа к нему через окно приложения. Этим же поддерживается выбранная концепция HCI. Все это становится возможным, так как для хранилища электронных документов был выбран Google Cloud Storage – Сервис сочетает в себе производительность и масштабируемость облака Google, с расширенными возможностями безопасности и совместного использования. Это инфраструктура как услуга (IaaS), что сравнимо с Amazon S3 сервис онлайн хранения. В отличие от Google Drive и в соответствии с различными спецификациями сервиса, Google Cloud Storage, кажется, больше подходит для предприятий. Надо отметить, что в качестве подобного хранилища может выступать любой подобный сервис и за счет того, что приложение написано при помощи открытого кода может быть совмещен с любым, однако нами был выбран данное хранилище в силу его преимуществ. Google Cloud Storage позволяет получать доступ и просматривать документации, выгруженную сотрудниками предприятия из приложения используя компьютер с доступом в интернет. В данном случае будет доступно не только содержание файла, но и информация об его метаданных. Отметим также, что для бесплатного использования доступно 100 ГБ, что в эквиваленте на фотографии в достаточно хорошем качестве для прочтения составляет около 20 тысяч фотографий. После помещения документа на сервер, каждому документу присваивается его индивидуальный адрес расположения, который преобразовывается в штрих-код типа QR. Данное преобразование происходит при использовании одной из множества бесплатных утилит.

Доступ к преобразованной документации является строго персонализированным. Происходит это через аккаунты, которые должны зарегистрировать сотрудники предприятия в разработанном приложении. Администратор имеет постоянный доступ к информации аккаунта, с возможностью определения точных метаданных по сотруднику.

На данный момент для развития приложения в ключе элемента системы электронного документооборота, необходимо в соответствии с требованиями стандартов внести дополнительные поправки, такую как электронная подпись.

Экономическая целесообразность внедрения цифрового решения по управлению документами заключается в том, что это сокращает затраты на организации, связанные с документооборотом на 40%, а создание собственного приложения, обеспечивает не только независимость от вен-дера (производителя приложения), но и сокращение затрат на его внедрение.