Цифровизация деятельности хозяйствующих субъектов на основе анализа бизнес-процессов

В условиях цифровой экономики активно развиваются системы автоматизации бизнес-процессов. Автоматизации подвергается столько процессов сколько это возможно, учитывается все, что может замедлить работоспособность организации [1]. Такими процессами являются: учет сотрудников, расчет заработной платы, формирование списков, документов. Необходимо чтобы все необходимые данные были централизованы и находились в одной системе. Также важно, чтобы информационная система была гибкой, для ее дальнейшего обновления, добавлять новые функциональные элементы или менять их, для того, чтобы у пользователя не возникало проблем с освоением функциональности системы.

Автоматизация бизнес-процессов (BPA) - это использование технологий для автоматизации повторяющихся повседневных задач. Это ускоряет выполнение работы, перенаправляя информацию нужному человеку в нужное время с помощью определяемых пользователем правил и действий. BPA помогает организациям оптимизировать процессы, такие как адаптация сотрудников, расчеты с кредиторами, управление контрактами и многое дру- гое [1]. Бизнес-процесс может быть любым набором действий, которые помогают бизнесу достичь определенной цели. В контексте автоматизации это обычно повторяемая транзакция, включающая ряд шагов, затрагивающих несколько ИТ-систем.

Бизнес-процессы включают в себя выполнение и выставление счетов по заказу клиента, утверждение заявки на получение кредита, завершение ввода данных, адаптацию нового сотрудника и дополнительные финансовые услуги, задачи управления персоналом и бизнес-операции. Реструктуризация бизнес-процессов проводиться на основе анализа их моделей [2].

Для исследования вопросов автоматизации бизнес-процессов проведем структурный анализ процессов реального хозяйствующего субъекта в нотации IDEF0 [3].

Концептуальная модель содержит вход: клиенты, оборудование, данные сотрудников, денежные средства. Выход: договора, оказание услуг, финансовая отчетность, кадровые документы. Управление: законодательство РФ, устав организации. Механизм: руководители, бухгалтер, ИТ-отдел, отдел кадров, кладовщик, монтажники. Декомпозиция контекстной диаграммы представлена на рисунке 1.

Рис. 1. Декомпозиция системы

Сначала идет принятие заказа от клиента, затем заказ принимает специалист или монтажник и выполняет его, далее глубже рассматривается установка оборудования с нуля и обслуживание уже установленного оборудования или его плановое техническое обслуживание. Затем ведется бухгалтерская деятельности и работа с кадрами. Дальнейший анализ бизнес-процессов показал необходимость автоматизации процессов «выполнение заказа». Необходимо автоматизировать процесс связи выполня- ющего заказ сотрудника и руководителя в офисе, система будет сохранять данные о заказах и клиентах.

В блоке «Подготовка к выполнению заказа» происходит регистрация в системе. Заказ будет регистрировать руководитель, ему будет необходимо внести подробную информацию о заказе, потом заказ увидит специалист и будет принимать его, после кладовщик готовит нужное оборудования для выполнения заказа. Модель блока «как должно быть» представлена на рисунке 2.

Рис. 2. Декомпозиция «Подготовка к выполнению заказа»

Переработан блок «Установка оборудования». Как видно, сначала сотрудник направляется к месту заказа, по прибытию начинает разгрузку оборудования, а после начинает проводить установку камер, сигнализации или систему умного дома. Далее сотруднику необходимо настроить оборудование для его дальнейшей работы, далее ему необходимо провести тщательную проверку работоспособности оборудования для того, чтобы не было никаких ошибок в работе устройств, и сотруднику необходимо подтвердить завершение заказа. Переработан блок «Обслуживание». На заказ выезжает сотрудник, он проводит либо гарантированное техническое обслуживание, либо ремонт оборудования, в случае если оборудование не подлежит ремонту, то его надо заменить, и сотруднику необходимо подтвердить завершение заказа (на рисунке 3 модель в нотации DFD).

В блоке «Завершение заказа» при выполнении заказа специалист (монтажник) заходит в систему с телефона, находит заказ и отмечает в системе статус заказа «выполнено», потом руководитель получается уведомление о изменении статуса заказа, и руководитель подтверждает завершение заказа.

Таким образом на конкретном примере рассмотрен процесс анализа бизнес-процессов субъекта. Выполнен поиск недостатков в цифровизации бизнес-процессов на основе их моделирования [2].

Рис. 3. Измененная декомпозиция «Обслуживание»

Разработаны предложения по автоматизации отдельных процессов. Разработаны модель работы субъекта после внедрения предложений «как должно быть».

На основе анализа модели сделаны выводы об эффективности предложенных решений, на ее основе разработано техническое задание, спроектирована база данных, и выбрана среда разработки и разра- ботан интерфейс подсистемы автоматизации заказов. Предметом дальнейших исследований является анализ результатов внедрения системы и влияние их на уровень цифровизации объекта. Предложенный подход рекомендуется использовать при цифровизации деятельность хозяйствующих субъектов.