Документационное обеспечение управления - обязательная компонента в подготовке управленческих кадров

Современный этап развития российской экономики характеризуется резкими изменениями деловой среды, нарастанием конкуренции, транснационализацией рынков, постоянно растущей сложностью задач, стоящих перед компаниями. Все это ведет к возрастанию требований к квалификации менеджеров.

С развитием новых форм экономических отношений руководители все чаще стали осознавать, что доверить информационно-документационное и организационное обслуживание своей деятельности или деятельности фирмы в целом можно только профессионально обученному специалисту. Такое понимание роли специалистов по документационному обеспечению управления (ДОУ) пришло в условиях рынка, когда неправильные действия работников этих служб могут привести к значительным экономическим потерям. Фактически ДОУ – это технология управления, это «центральный мотор в машине управления».

Организация ДОУ на уровне современных требований предусматривает создание единой комплексной системы, единого порядка работы с документами, начиная с их создания/получения и до сдачи в архив (уничтожения). Строгий подход к проработке документационного обеспечения управления позволяет существенно упорядочить как процесс принятия важных решений, так и контроль за их своевременным и качественным выполнением. Не происходит срыва сроков выполнения работ, повышается качество товаров или услуг, наращиваются темпы развития компании, а значит, повышается и ее конкурентоспоспособность.

Кроме того, без тщательной проработки принципов ДОУ очень сложно и часто невозможно внедрить в организации электронный документооборот, который бы позволил существенно повысить эффективность управления.

Чтобы правильно подобрать персонал для службы в документационном обеспечении управления, руководитель должен сам владеть азами документоведения и документационного обеспечения. Кроме того, руководитель, в соответствии с федеральным законодательством лично отвечает за работу с персональными данными сотрудников, содержащимися в кадровой документации, и за сохранность важнейших документов организации.

Таким образом, современная экономика предъявляет все возрастающие требования к подготовке управленческих кадров, в том числе по вопросам ДОУ.

Ответом на эти требования времени стало возникновение сравнительно новой для России междисциплинарной сферы образовательной деятельности – бизнес-образования, представляющей собой синтез экономики, управленческой социологии, психологии и права. Цель такой деятельности – дать специальные знания и навыки управления предпринимателям и менеджерам всех уровней.

При разработке учебных программ российские образовательные учреждения бизнес-обра-зования в значительной мере опираются на опыт зарубежных стран с учетом особенностей современной отечественной экономики, национальных традиций и менталитета населения [1].

Основу бизнес-образования составляют циклы дисциплин экономического и управленческого характера, а также курсы юридического профиля. Кроме того, обязательной его компонентой должна быть подготовка по основам ДОУ.

Менеджер, владеющий основами документационного обеспечения управления, сумеет сам подготовить управленческие документы, а самое главное, сможет грамотно оценить работу специалистов по документационному обеспечению управления.

Масштабность задач и множество вариантов трансформации содержания и структуры образования в сфере ДОУ, необходимость постоянного мониторинга потребности именно регионального рынка труда в специалистах по ДОУ, оптимизация структуры и объемов их подготовки требуют кардинального изменения региональной политики образовательных структур. Поскольку успех реформирования системы образования будет определяться все большим включением потенциала регионов страны в решение образовательных проблем, децентрализацией управления этой сложной народно-хозяйственной деятельностью [2].

Таким образом, назрела необходимость построения региональной системы непрерывного бизнес-образования с компонентой по ДОУ.

Однако даже крупнейшие корпорации не всегда разрабатывают политику и формулируют концепцию обучения или повышения квалификации персонала, наталкиваясь на существенные проблемы.

До последнего времени связь запросов компании с тем, что получит специалист, направленный учиться в вуз, а также влияние потребителя на состав предлагаемых программ обучения весьма условные.

Ситуация осложняется тем, что ключевые вопросы работы с персоналом в условиях внедрения корпоративных систем и технологий электронного документооборота прежде всего связаны с признанием инновационных изменений в управлении документацией. Последние влияют, в свою очередь, на состав работников, участвующих в организации ДОУ, на формирование новых квалификационных требований к работникам, на организацию повышения квалификации руководителей и специалистов по вопросам применения корпоративных технологий электронного документооборота [3].

Можно сформулировать существенные характеристики непрерывного бизнес-образования с включением вопросов по документационному обеспечению управления:

• 1.    Содержание программ непрерывного бизнес-образования и изучаемых вопросов ДОУ определяется в первую очередь методами управления, используемыми в организации, а также задачами текущей деятельности.

• 2.    Изменение применяемых методов управления влечет изменения в системе ДОУ и приводит к необходимости многократного обучения специалиста.

• 3.    Изменения в нормативной базе, регламентирующей ДОУ на федеральном и ведомственном уровнях, требуют отражения в локальных актах конкретных организаций. Это также приводит к необходимости многократного обучения специалистов.

• 4.    Непрерывное образование документационному обеспечению управления должно быть ориентировано на используемые корпоративные технологии управления и ДОУ, особенности корпоративного документооборота и ближайшую перспективу организации, поэтому обучение имеет сугубо практическую направленность – выполнение конкретных операций по ДОУ с применением действующей нормативной законодательной базы и наиболее подходящих информационных технологий.

• 5.    Разнообразие программ непрерывного образования по ДОУ соответствует разнообразию деятельности специалистов на рабочих местах. Свои программы должны быть разработаны при подготовке и переподготовке руководителей подразделений, руководителей и сотрудников

• 6.    Содержание программ и результат непрерывного образования по ДОУ сохраняют актуальность меньший период времени по сравнению со временем активной профессиональной деятельности специалиста и временем существования организации или предприятия (кроме прочих причин этого явления можно назвать регулярное обновление или изменение нормативных актов по ДОУ).

• 7.    Программы непрерывного образования в сфере ДОУ чаще всего ориентированы на изучение новых нормативных актов, освоение новых инструментальных средств и, как следствие, имеют небольшую продолжительность.

служб документационного обеспечения управления, специалистов других подразделений, выполняющих функции ДОУ в подразделениях на предприятиях с различными формами собственности, сферами деятельности, и организационными структурами.

Цели, имеющиеся у предприятия или организации, заинтересованных в обучении менеджеров, и цели, реализуемые программами обучения, могут быть согласованы на основе компе-тентностного подхода [4].

Приведенные выше отдельные квалификационные особенности при системном подходе к обучению бизнес-менеджеров по ДОУ должны быть сведены в так называемую «модель (профиль) специалиста», которая во многом определяет цели образования, а, следовательно, его содержание, методы и средства [5].

В любой компании должна существовать четко выраженная политика совершенствования и обучения, направленная на то, чтобы менеджеры знали, какого рода обучение поощряется и в связи с чем, как это связано с целями и стратегией фирмы.

При создании системы бизнес-образования с компонентой по ДОУ для каждой категории (группы) обучаемых должна быть построена своя модель специалиста и сформулированы конкретные результаты обучения.

Важная ступень в организации корпоративного обучения – поддержание освоенных компетенций. Поэтому необходимо предоставить возможность «переобученным» специалистам сформулировать рекомендации по устранению проблемных мест в системе управления предприятия с включением вопросов по ДОУ.

Общий климат в организации, существующие в ней ценности и установки, могут не только способствовать, но и препятствовать практическому применению результатов обучения, демотивации сотрудников.

Изменение управленческой культуры и ориентация на обучение процесс длительный и противоречивый, но без долговременной целеустремленной деятельности в этом направлении переподготовка управленческих кадров по ДОУ будет давать совсем не те результаты, которые хотелось бы получить.

В заключении необходимо заметить, что культура делопроизводства и ДОУ не только способствует повышению качества управленческих воздействий, но и влияет на имидж специалистов, особенно менеджеров, и организации в целом. Делопроизводство и ДОУ должны быть важнейшей компонентой современного бизнес-образования.

Ссылки:

• 1.    Овчинникова Н.Н. Европейская и российская модели социального партнерства в сфере профессионального образования и обучения кадров: сравнительный анализ // Подготовка специалистов в сфере ДОУ и историко-архивоведе-ния: актуальные вопросы: сб. науч. тр. Саратов, 2008. С. 86–91.

• 2.    Федеральный закон «Об образовании в РФ» от 29 декабря 2012 г. № 273–ФЗ. Ст. 8.

• 3.    Фионова Л.Р. Построение модели специалиста, работающего в системе электронного правительства на основе ком-петентностного подхода // Международный научно-исследовательский журнал. М., 2012. Ч. 1. № 6 (6). С. 75–79.

• 4.    Фионова Л.Р. Разработка компонентов информационной системы для управления учебным процессом на основе компетентностного подхода // Информатизация образования и науки: науч.-метод. журн. 2011. № 4 (12). С. 14–28.

• 5.    Фионова Л. Р. Построение модели специалиста в сфере ДОУ на основе компетентностного подхода // Вестник АГТУ. Сер.: Управление, ВТ и информатика. 2013. № 1. С. 163–173.