Документальное оформление и общий порядок учета расчетов с контрагентами

В процессе осуществления своей деятельности предприятия вступают в хозяйственные связи с различными юридическими и физическими лицами: поставщиками и покупателями товарно-материальных ценностей (работ, услуг), финансовыми и налоговыми органами, работниками и т.д. В настоящее время расчетные взаимоотношения с различными контрагентами в значительной степени связаны с высоким экономическим риском. Таким образом, налицо    необходимость в тщательном документальном оформлении расчетных отношений с контрагентами.

К основным документам, влияющим на процесс бухгалтерского учета расчетов, относят:

• -    документы, которые подтверждают возникновение и прекращение обязательств (договор, постановление судебного органа);

• -    документы, которые являются основанием для признания и прекращения обязательств (счет-фактура, приходный и расходный кассовый ордер, кассовый чек, выписка банка о совершении платежа; акт списания взаимной задолженности);

• -    документы, которые сопровождают собственно процесс расчетов (счет-фактура, платежное поручение, акт выполненных работ и прочие).

Ведущую роль в организации расчетов с контрагентами играет договор.

К главным моментам при проведении договорной политики относят:

• -    Общие требования к договору, которые определяются: предметом договора, формой договора, составом и формой первичной документации.

• -    Статус участников договора.

• -    Вид договора.

• -    Условия договора.

Общие требований к договору заключаются в следующем:

• -    В договоре должен быть четко сформулирован его предмет. В противном случае, согласно п. 1 ст. 432 ГК РФ в дальнейшем договор может быть признан незаключенным.

• -    Договор может быть заключен в простой письменной, либо в нотариальной форме. Кроме того может существовать, например, необходимость госрегистрации сделки или иных дополнительных процедур, которые предусматриваются законодательством;

• -    Нужно оговорить в договоре состав и формы необходимых документов.

Важную группу условий договора, оказывающих влияние на порядок учета расчетов с контрагентами представляют собой способ и формы расчетов.

• -    Основы регулирования безналичных денежных расчетов сформулированы в гл. 46 ГК РФ. В том числе Гражданским кодексом установлены:

• -    обязанность юридических лиц (и предпринимателей) вести основные расчеты по коммерческой деятельности в безналичном порядке (п. 2 ст. 861 ГК);

• -    порядок проведения безналичных расчетов (п. 3 ст. 861 ГК);

• -    основные формы безналичных расчетов в РФ: платежное поручение, чек, аккредитив, инкассо, а также свобода выбора формы расчетов (ст. 862 ГК).

Организация бухгалтерского учета безналичных расчетов должна вестись исходя из принципов, закрепленных в ГК РФ.

Формы и порядок оформления первичных документов, являющихся основанием для банковских расчетов и подтверждением их совершения, утверждены Положением № 383-П. Основные виды первичных документов при безналичных расчетах — это:

• 1.    Платежное поручение (ф. 0401060).

• 2.    Платежное требование (ф. 0401061).

• 3.    Инкассовое поручение (ф. 0401071).

• 4.    Аккредитив (ф. 0401063) — для расчетов в рублях.

• 5.    Выписка банка (единая форма не установлена, поэтому может немного отличаться в разных банках) — показывает движение средств на лицевом счете клиента в банке. Для целей бухгалтерского учета безналичных расчетов следует иметь в виду, что традиционно выписка формируется именно так, как операции клиента отражаются на счете банка, т. е. зеркально.

Обтзначим общий порядок бухгалтерского учета безналичных расчетов с контрагентами.

Условно бухгалтерский учет безналичных расчетов можно разделить на три части:

• 1.    Формирование исходящей первичной документации (например, платежных поручений на оплату) и учет расходных операций.

• 2.    Получение информации от банка (выписок и копий входящих документов) и учет приходных операций.

• 3.    Контроль за соответствием денежных транзакций действующему законодательству, в т. ч.:

• -    расчеты между юрлицами свыше 100 000 руб. осуществляются только в безналичной форме (в соответствии с Указанием № 3073-У);

• -    НДС отдельно указан в назначении платежа (п. 4 ст. 168 НК РФ);

• -    назначение платежа сформулировано и заполнено корректно (п. 24 приложения 1 к Положению № 383-П).

Как известно, счет-фактура является основным документом при формировании показателя налога на добавленную стоимость по приобретенным ценностям.

Ст. 169 НК РФ рассказывает об этом документе. Новшества, дополняющие и упрощающие ее применение, вносятся в статью постоянно, но количество вопросов при этом не снижается.

Счет-фактуру нужно составлять:

• -    Плательщикам налога по операциям, расцененным как налогооблагаемые (ст. 146 НК РФ).

• -    Лицам, имеющим освобождение по ст. 145 и 145.1 НК РФ (п. 5 ст. 168 НК РФ).

• -    Налоговым агентам по покупкам у зарубежных поставщиков (пп. 1 и 2 ст. 161 НК РФ) или при пользовании госимуществом (п. 3 ст. 161 НК РФ).

• -    Плательщикам НДС по поступившим авансам и при изменении цены или объема уже произведенной отгрузки (п. 3 ст. 168 НК РФ).

• -    Неплательщикам НДС при продаже от своего имени или при перевыставлении счетов-фактур (пп. 1 и 3.1 ст. 169 НК РФ).

Установленные формы бланка документа и порядок их заполнения содержит постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Обязательны к заполнению в счете-фактуре:

• -    Реквизиты (номер и дата).

• -    Сведения о продавце и покупателе: название, ИНН, адрес. Последний указывается согласно учредительным документам (письмо Минфина России от 28.01.2015 № 03-07-09/2992), и приводятся все его элементы (письмо УФНС России по г. Москве от 17.02.2015 № 1615/013654). Название может быть как полным, так и кратким, или даже указываются оба (письмо ФНС России от 26.01.2012 № ЕД-4-3/1193).

• -    Валюта, в которой отражены цифры документа.

• -    Однозначное наименование объекта продажи.

• -    Общая стоимость продажи без налогов и с налогами, величина налогов, ставка НДС, если налог есть.

• -    Подписи лиц, на которых возложено такое право.

• -    Могут отсутствовать:

• -    КПП продавца и покупателя (постановления ФАС Московского округа от 27.02.2010 № КА-А40/1164-10, Центрального округа от 27.01.2010 № А35-3983/07-С21).

• -    Информация о грузоотправителе и грузополучателе при реализации услуг и поступлении авансов. В документе, составленном одновременно на продажу товара и услуг, эти данные обязательны (письмо Минфина России от 30.10.2009 № 03-07-09/51). Название грузоотправителя и грузополучателя может быть как полным, так и кратким (письмо ФНС России от 26.01.2012 № ЕД-4-3/1193).

• -    Данные платежного документа при оформлении продажи, если ей не предшествовало получение авансового платежа. Для счета-фактуры, оформляемого на аванс, этот реквизит обязателен (подп. 3 п. 5.1 ст. 169 НК РФ). Допустимо указание номера, содержащего только последние 3 цифры (письмо Минфина России от 19.09.2014 № 03-07-09/46986).

• -    Данные, связанные с единицей измерения (количество и цена), если единица измерения не определена (п. 5 ст. 169 НК РФ).

• -    Величина налогов и ставка НДС, если налоги отсутствуют. Лица, освобождаемые от НДС, но не от обязанности оформления счета-фактуры, в местах, отведенных для информации об НДС, пишут: «Без НДС» (п. 2 раздела 2 приложения № 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

• -    Данные об иностранном происхождении товара, если он произведен в РФ. Если сведения о ввозе есть, то они должны отвечать данным ГТД (письмо Минфина России от 25.07.2012 № 03-07-13/01-43). При поступлении из нескольких стран приводятся данные по всем ним (письмо Минфина России от 23.04.2015 № 03-07-08/23285), а если определить страну ввоза оказывается невозможным, эти сведения могут отсутствовать (письмо Минфина России от 05.02.2015 № 03-07-09/4572).

Непригоден для вычета (п. 2 ст. 169 НК РФ) документ, в котором:

• -    сведения о лицах, указанных в нем, отсутствуют или принципиально неверны;

• -    невозможно однозначно определить объект продажи;

• -    отсутствуют или приведены с ошибками стоимость продажи, ставка и величина налога (письма Минфина России от 18.09.2014 № 03-07-09/46708, от 30.05.2013 № 03-07-09/19826);

• -    отсутствует или неправильно указана валюта (письмо Минфина России от 11.03.2012 № 03-07-08/68).

• -    Допускаются дефекты, не мешающие достоверному определению основных данных, внесенных в документ (п. 2 ст. 169 НК РФ):

• -    Явные опечатки в сведениях о лицах, отраженных в нем, наименовании и стоимости объекта продажи, ставке и сумме НДС.

• -    Отсутствие номера документа, его указание с нарушением порядка или при наличии символов, не установленных правилами заполнения.

• -    Отсутствие или указание с ошибками кодов показателей.

• -    Ошибки в сведениях о ГТД.

• -    Пустые графы вместо прочерков в них или проставление прочерков вместо записи об отсутствии налогов.

• -    Неточные (с пропуском промежуточных документов) ссылки на исправляемый или корректируемый документ.

• -    Подписание разных экземпляров одного документа разными лицами.

• -    Внесение в документ дополнительных реквизитов или проставление печати.

Прочерк в соответствующем месте счета-фактуры используется, если нет данных для проставления показателя. Например, наличие прочерков оправдано при составлении документов:

• -    По авансам, услугам, продаже прав, для которых не указываются грузоотправитель и грузополучатель и могут отсутствовать сведения о единице измерения и связанных с ней количестве и цене.

• -    По объектам продажи, созданным (переработанным) в РФ, или тем, для которых невозможно указать страну их происхождения.

• -    По товарам из Таможенного союза, при ввозе из которого ГТД не оформляют и в связи с этим не нужны сведения о месте происхождения.

• -    По товарам из Европейского союза, для которого не существует особого кода, и тогда при наличии наименования союза в качестве страны прочерк будет присутствовать по графе ее кода.

Счет-фактуру, созданный на бумаге, подписывают:

• -    От фирмы — руководитель и главбух или иные лица (или одно лицо), имеющие доверенность. Для главбуха доверенность не нужна (письмо Минфина России от 21.10.2014 № 03-07-09/53005). При использовании доверенности реквизиты этого документа отмечаются рядом с расшифровкой подписи. Расшифровкой служат фамилия и инициалы (письмо Минфина России от 10.04.2013 № 03-07-09/11863). Можно привести также должность доверенного лица.

• -    За ИП — сам ИП или его представитель по доверенности.

Допускается подписание разных экземпляров одного и того же документа разными лицами, если это обусловлено особенностями документооборота продавца (письмо Минфина России от 03.07.2013 № 0307-15/25437).

Использование факсимильных подписей неприемлемо (письмо Минфина России от 27.08.2015 № 03-07-09/49478).

Для подписи электронного документа применяется усиленная квалифицированная электронная подпись одного из следующих лиц:

• -    руководителя фирмы;

• -    ИП;

• -    уполномоченного лица.

Счет-фактуру составляют (выставляют) не позже 5-го календарного дня (п. 3 ст. 168 НК РФ в согласовании с п. 2 ст. 6.1 НК РФ), следующего за событием, с которым он связан:

• -    за отгрузкой;

• -    получением аванса;

• -    согласованием факта изменения цены или количества уже реализованного товара.

• 17.02.2011 № 03-07-08/44).

Если последний день этого срока выпадает на выходной день, его окончание переносится на следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Оформление счета-фактуры датой, превышающей 5-дневный срок, или до даты отгрузки с большой вероятностью вызовет проблемы с вычетом у покупателя (письма Минфина России от 09.11.2011 № 03-07-09/39, от

У счета-фактуры есть две формы (п. 1 ст. 169 НК РФ):

• -    Бумажная, которую, как правило, составляют в 2 экземплярах и хранят соответственно у продавца и покупателя.

• -    Электронная, для применения которой нужны необходимые технические средства и согласие контрагента. Хранится она в электронном виде (письмо ФНС России от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984@). При этом не запрещается оформление бумажных документов (письмо Минфина России от 12.09.2013 № 03-07-09/37682), но тогда их электронный вариант

  покупателю не направляется (письмо ФНС России от 17.06.2013 № ЕД-4-3/10769).