Документирование системы менеджмента качества в отечественных высших учебных заведениях

Приоритетным направлением развития конкурентоспособности высших учебных заведений современной России является введение и функционирование системы менеджмента качества (СМК). Безусловно, что эффективность системы менеджмента качества во многом зависит от того, насколько такая система оптимально документирована. Документирование системы менеджмента качества, выполненное в систематической и последовательной системе придает официальный статус всей процедуре введения и действенности СМК. Документирование СМК учитывает перечень четких требований к работникам вуза; согласованность действий в области качества и обеспечение единого понимания требований внутри администрации вуза и все его подразделений; свободное распространение документов для справочных целей (каждый работник дожнем иметь доступ к такой документации через внутренние сети, либо интернет-портал вуза); способствование эффективным изменениям руководства (изменения в документы СМК должны вноситься без затруднений). Более того, документирование СМК вуза четко и быстро реагирует на изменения в деятельности вуза, общероссийской образовательной среде. В современных условиях документирование СМК вуза постепенно рационально нацеливается на преемственность и постоянство в случае изменений в кадровом составе.

В России многие вузы уже перешли на СМК. Анализ функционирования СМК в ряде российских вузов [1-11] показал, что действие процедуры документирования распространяется на все подразделения вуза, участвующие в разработке и управлении документацией университета.

Для внедрения и поддержания в рабочем состоянии документирования СМК любого вуза, вводятся новые понятия, среди которых: руководство по качеству (документ, определяющий систему менеджмента качества университета); актуализация документа (приведение документа в соответствие с изменившимися внешними или внутренними условиями); документ (информа-ция/значимые данные и соответствующий носитель); запись (документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности); подлинник документа (документ, оформленный подлинными подписями и выполненный на любом носителе, допускающем многократное воспроизведение с него копий); учтенная копия (копия подлинника документа, регистрируемая в листе рассылки контрольного экземпляра, с записью ее порядкового номера и должностного лица, которому она передается).

В ходе выполнения порядка документирования СМК в вузах используются следующие системы документации: документация базового уровня; управленческая документация; учебноорганизационная и учебная документация; документация системы менеджмента качества.

Система документации базового уровня является определяющей в деятельности вузов. В систему документации базового уровня входит нормативно-правовая и нормативная документация. Нормативно-правовая документация включает в себя нормативно-правовую документа цию нескольких уровней - федеральную, региональную, ведомственную и локальную (Закон РФ «Об образовании» № 3266-1 от 10.07.92 г.; ГОСТ Р ИСО 9001-2008. Системы менеджмента качества. Требования; ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов; СМК-НИ Рабочая инструкция «Нулевая инструкция»; уставы вузов).

Система управленческой документации позволяет организовать эффективное планирование, обеспечить осуществление, управление и улучшение процессов и деятельности университета. Система управленческой документации СМК вуза включает следующие подсистемы: организационно-правовая документация; распорядительная документация; информационносправочная документация; коммерческая документация; плановая документация; документация по обеспечению кадрами; документация по обеспечению финансами; документация по материально-техническому обеспечению; документация по документационному обеспечению деятельности университета.

К учебно-организационной документации относятся: карточки учебных поручений; индивидуальные планы работы сотрудников вуза; расписания занятий. Разработка и утверждение учебно-организационной документации осуществляется в соответствии с ГОС ВПО, ФГОС ВПО и рабочими учебными планами, рекомендациями учебно-методического объединения (УМО) по специальностям (направлениям).

Учебную документацию составляют учебные издания (в том числе на электронном носителе), учебно-методические комплексы и т.д.

В качестве документов, относящихся непосредственно к системе менеджмента качества , то есть тех, которые поддерживают выполнение требований системы качества вуза, определены следующие виды документов: миссия; видение и стратегические направления развития вуза; политика в области качества; руководство по качеству; книга процессов, документированная процедура; рабочая инструкция; положение о подразделении и другие положения; должностная инструкция; запись. Прочие документы организационно-правового, распорядительного и справочно-информационного характера, как правило, перечислены в Номенклатуре дел вуза (либо в разрезе структурных подразделений (по месту хранения) с указанием сроков их хранения).

Для обозначения документов СМК используется система идентификации, приведенная в СМК-НИ «Нулевая инструкция». Настоящая Процедура распространяется на все виды документации СМК, кроме записей. Записи - отдельный вид документов и управляется отдельно (СМК-ДП-СП02 «Управление записями»). Алгоритм разработки и обеспечения адекватности документа включает следующие этапы: формулирование цели разработки; постановка задачи исполнителю (группе исполнителей); сбор и анализ информации по вопросу; разработка проекта документа; согласование текста документа с заинтересованными лицами; оформление документа в соответствии с установленными требованиями; утверждение документа лицом, имеющим соответствующие полномочия; создание при необходимости копий документа в печатной форме; доведение документа до исполнителей; применение документа; периодический контроль документа Советом по качеству и руководителями подразделений.

Разработка новых документов и пересмотр действующих осуществляется по мере необходимости разработки / пересмотра документов. Основанием для разработки / пересмотра документов являются выводы должностных лиц при изменении политики и целей, анализе записей СМК, предложения по улучшению документации и выявленные несоответствия. Кроме того, принимаются во внимание решения о новых направлениях деятельности, требования потребителей и заинтересованных сторон. Разработка документов СМК осуществляется сотрудниками вуза. Все проекты документов разработчик (или группа разработчиков) предоставляет на рассмотрение в Совет по качеству. При наличии замечаний Совет по качеству вносит предложения по их устранению, разработчик перерабатывает проект документа и выносит его на повторное рассмотрение. Возможные разногласия рассматриваются на заседании Ученого совета, решения которого являются окончательными. При отсутствии замечаний к проекту документа он оформляется в соответствии с рабочей инструкцией СМК-НИ. На оформленный документ ставится виза согласования представителя администрации по качеству, затем проект документа передается на утверждение ректору. В случае если у руководителя имеются замечания к проекту, документ перерабатывается, переоформляется и согласовывается заново. Документ вступает в силу с момента его утверждения.

Подлинник документа СМК хранится у менеджера по качеству. Подлинники других документов хранятся по месту их создания и непосредственного применения. В структурных подразделениях вузов документы хранятся в соответствии с утвержденной номенклатурой дел подразделений. При необходимости, для доведения документа до исполнителя делаются его электронные или бумажные копии. Решение о варианте распространения документов вы- носится по согласованию с ректором. В случае если принят вариант распространения бумажных копий на титульном листе копии документа делается надпись (или ставится штамп) «Копия. Учтенный экземпляр №», дата и подпись менеджера по качеству (согласно листу рассылки). Состав сотрудников подразделений, до которых необходимо довести документ, определяется представителем администрации по качеству. Сотрудник подразделения, ознакомившись с документом, расписывается в листе ознакомления, содержащемся в документе. Контроль наличия в подразделениях документов СМК и ознакомления с их содержанием сотрудников осуществляется в ходе проведения внутренних аудитов.

Поддержание документов в рабочем состоянии осуществляется путем их актуализации. Внесение изменений в действующие документы СМК осуществляется на основе данных о несоответствии их содержания целям разработки документа. При замене документа полностью или аннулировании на подлиннике делается надпись (или штамп) «Аннулирован», указывается дата и ставится подпись менеджера по качеству. Подлинники документов, выведенных из обращения, хранятся отдельно от действующих у менеджера по качеству или в соответствующем структурном подразделении. Необходимость хранения отмененных документов определяется представителем администрации по качеству или руководителем соответствующего структурного подразделения. Учтенные копии изымаются и уничтожаются. В случае замены документа полностью разработка, согласование, утверждение, использование и актуализация новой версии документа производится в соответствии с порядком, изложенным в настоящей процедуре. На титульном листе новой версии документа указывается ее порядковый номер.

Введение вновь документа осуществляется при изменении требований и рекомендаций стандартов ИСО, имеющих отношение к данному документу. Решение о введении вновь документа принимает представитель администрации по качеству или руководитель соответствующего структурного подразделения. Введение документа вновь производится в порядке, предусмотренном для разработки документа настоящей процедурой.

На определенных сотрудников вуза возлагается ответственность: за выполнение требований процедуры документирования, за разработку документов СМК; за организацию, проведение и контроль разработки конкретного документа СМК в соответствии с утвержденным планом; за обоснование, содержание, изложение и оформление документа СМК; за проведение экспертизы разработанных документов, своевременное утверждение документов и изменений к ним, введение вновь и отмену документов; за управление документацией, относящейся к деятельности конкретного подразделения

Документирование СМК вуза - сложный проект для любого образовательного учреждения системы высшего профессионального образования, для успешной реализации которого необходимо знание всех особенностей управления документацией. Проведенный нами анализ различных этапов и сторон внедрения СМК в отечественных вузах показал, что сложность документирования СМК определяется следующими трудностями: непринятие отдельными работниками и руководителями подразделений вуза стратегического решения о создании СМК; сложные организационные структуры, многофункциональное управление; внутренние информационные и психологические барьеры между структурными подразделениями, отсутствие понимания общих целей, отсутствие доверия между разными уровнями администрации (ректорат – управления и отделы, деканаты - кафедры); дисбаланс ответственности и полномочий в управленческих должностях; применение термина «качество» только к образовательному, учебно-воспитательному, научноисследовательскому процессу, а не к качеству процессов, управленческих решений.

Документирование СМК в вузе уже сегодня позволило выявить следующие положительные результаты: наличие несоответствий при управлении документацией СМК выявляется без задержек; наличие отсутствий документов СМК в подразделениях, где они необходимы, возмещается; определяется наличие на рабочих местах незарегистрированной или неактуальной документации СМК. Все это позволяет улучшить результативность в управлении вузом. Документирование СМК дает вузам дополнительные выгоды, становится инструментом повышения эффективности деятельности, ступенью на принципиально новый уровень управления образовательным учреждением.

Ссылки:

• 1.    Амурский гуманитарно-педагогический государственный университет. URL: http://www.amgpgu.ru/info/quality/ (дата обращения: 18.06.2012).

• 2.    Адыгейский государственный университет. URL: http://www.adygnet.ru/node/1537 (дата обращения: 18.06.2012).

• 3.    Арктический государственный институт искусств и культуры. URL: http://agiki.ru/agiki.aspx?id_articles=207 (дата обращения: 20.06.2012).

• 4.    Башкирский государственный аграрный университет. URL: http://www.bsau.ru/university/managment/ (дата обращения: 22.06.2012).

• 5.    Владивостокский государственный медицинский университет Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации.  URL:   http://vgmu.ru/university/ofitsialnye-dokumenty-vgmu/programmno-tselevye-

  dokumenty/ (дата обращения: 21.06.2012).

• 6.    Владимирский государственный университет имени Александра Григорьевича и Николая Григорьевича Столетовых. URL: http://smk.vlsu.ru/ . (дата обращения: 22.06.2012).

• 7.    Дальневосточный государственный аграрный университет. URL: http://www.dalgau.ru/viewpage.php?page_id=105 (дата обращения: 23.06.2012).

• 8.    Забайкальский государственный гуманитарно-педагогический университет им. Н.Г. Чернышевского.  URL:

• 9.    Ивановский государственный химико-технологический университет. URL: http://main.isuct.ru/ru/kachestvo (дата обращения: 25.06.2012).

• 10.    Казанский государственный аграрный университет. URL: http://www.kazgau.ru/menedjment/ (дата обращения:

26.06.2012).

• 11.    Липецкий государственный педагогический университет. URL: http://lspu.lipetsk.ru/modules.php?name=SMK (дата обращения: 26.06.2012).

(дата обращения: 25.06.2012).