Факторы выбора основных методов тайм-менеджмента работниками современных предприятий

Практически любой род предметной деятельности требует планирования времени. Правильная организация времени и планирование позволяет достигать более высоких результатов в любой сфере. В условиях современной экономики эффективное использование времени является одним из ключевых факторов ведения конкурентоспособной результативной деятельности. Связано это, в основном, с тем, что в конкурентной борьбе все большее значение приобретает конечный результат, которому напрямую коррелирует эффективно распределенное рабочее время.

Саенко Виталий Николаевич - ассистент кафедры социологии и управления персоналом Санкт-Петербургского государственного экономического университета

Малышкина Анастасия Григорьевна – студент Санкт-Петербургского государственного экономического университета

• V. Saenko – Assistant at the Department of Sociology and Personnel Management of Saint-Petersburg State Economic University

• A. Malyshkina - Student of Saint- Petersburg State Economic University

  © Саенко В.Н., Малышкина А.Г., 2024

Тайм-менеджмент - одна из более эффективных практик, которая направлена на оптимизацию управления временем работников внутри организации, чтобы определить приоритетные направления деятельности.

В современных реалиях российского рынка, тайм-менеджмент еще недостаточно распространенная практика повышения эффективности бизнес-процессов. Многие предприниматели, в особенности мелкого и среднего уровня, не реализуют в полной мере данный способ, однако в данной области прослеживается положительная динамика. Например, на данный момент, в этой области уже долгие годы практикуется повсеместная цифровизация и автоматизация рабочих процессов и планирования. Так, существует множество компьютерных программ и приложений, а разработчики продолжают активно выводить на рынок новые продукты, а также улучшать существующие. Чтобы уменьшить потерю времени, пакет программного обеспечения Ms Office позволяет оптимизировать время и задачи с помощью Microsoft Outlook, где есть календарь планирования встреч, можно уведомить коллег через статус о своей занятости в определённый период, кроме того, удобно, что базы данных синхронизируются и доступны как с ПК, так и мобильного телефона. Также можно упомянуть существует ещё одно приложение для оптимизации времени от Microsoft это OneNote, предлагающее довольно эффективный набор инструментов для упрощения сортировки текстовых заметок. Оно позволяет организовать свои задачи, упорядочив информацию в записных книжках, присутствует режим для совместной работы.

Подобный способ модернизации своих бизнес-процессов имеет свои конкурентные преимущества, которые выделяют его на фоне потенциальных альтернатив.

Их можно разделить на два подраздела, такие как:

• -   польза тайм-менеджмента для руководителей;

• -   польза тайм-менеджмента для персонала;

Для руководителей основные сильные стороны тайм-менеджмента следующие:

• 1)    Тайм - менеджмент позволяет руководителю выполнять поставленные задачи в срок. То есть каждый руководитель должен устанавливать четкие временные лимиты для своих работников. Сотрудники будут понимать, что у них есть конкретные временные рамки, в которые они должны уложиться, они будут стремиться уложиться в установленное время с качественным результатом. Это является основным достоинством тайм – менеджмента. Например, сотрудникам IT-компаний, которым устанавливают определённые временные рамки для проверки кода, это помогает избегать накопления ошибок, а также повышает общую продуктивность команды.

• 2)    Повышения качества работы. Хорошему руководителю необходимо помогать своим работникам с выбором приоритетных целей в работе. Он должен выстроить их деловой процесс так, чтобы у каждого члена команды было понимание рамок его деятельности, тогда они сосредоточат свое внимание на высоком качестве выполняемой ими работы. Для обоснования данного показателя опишем кейс, когда в компании уровень стресса превышает оптимальные значения, а количество рабочего времени сокращается за счет регулярных и длительных совещаний. Решение, которое позволит совершенствовать данную ситуацию будет заключаться, например, в том, что руководство обяжет сотрудников, являющихся на совещания приходить туда с уже существующими наработками решений по заданным вопросам.

• 3)    Работа без стрессов и задержек. Сделанная вовремя работа, без задержек и спешки позволяет избежать лишних и ненужных стрессов для сотрудников. А также помогает выработать устойчивую поведенческую привычку делать все вовремя. Например, своевременная подготовка отчётов позволяет сотрудникам избегать стресса, связанного с необходимостью выполнять большой объём работы в сжатые сроки.

Что касается рядовых работников, то, в свою очередь, для них основными достоинствами выступают:

• 1)    Повышение продуктивности сотрудников. Подход, когда каждый работник умеет четко распределять свои обязанности и приоритеты в своей работе, стремиться выполнять сначала самые важные задачи, позволяет сформировать в работнике профессиональное отношение к своей работе, и повысить эффективность деятельности всей компании. Как пример, можно рассмотреть ситуацию, где в компании внедрена система управления проектами, составление планов и списков дел, которая позволила работникам сосредоточиться на выполнении самых важных задач, возможно даже изучению чего-то нового для выполнения поставленных задач, что так или иначе приводит к продуктивности сотрудников и улучшению результатов компании в целом.

• 2)    Карьерный рост сотрудников. Качественно и вовремя выполненные задачи привлекают внимание начальства к работнику, о нем создается впечатление, как об эффективном сотруднике, на которого можно положиться в более серьёзных задачах. После нескольких лет работы в подобных рамках эффективности, работник зарабатывает авторитет перед начальством, который может поспособствовать его дальнейшему повышению.

• 3)    Также эффективный работник, который придерживается методов тайм – менеджмента, способен достичь баланса между работой и жизнью в нетрудовой деятельности. Вовремя или даже раньше выполненная работа, дает больше личного времени работнику, тем самым делая его жизнь проще, избавляя его от лишних стрессов и нагрузок.

Тайм-менеджмент включает в себя не только умение распределить время, а совокупность методов и практик, которые обладают своими особенностями и исключительными характеристиками.

Наиболее известным, проверенным временем и базовым является обыкновенное расписание. Создание списка дел с временными рамками позволяет наиболее эффективно распределить нагрузку на работников. Расписание дает понимание сотрудникам, что у него есть сроки, за которые необходимо выполнить задние, а если это подкрепить отдельной мотивацией виде денежного поощрения, или раннего ухода с работы, то эффективность сотрудника вырастит в двойне. Но, к сожалению, не всегда сотрудники способны успеть сдать работу к указному сроку. Поэтому данный метод требует от работодателя хорошего понимания способностей своих сотрудников при распределении задач.

Следующим методом тайм-менеджмента является формирование списка дел. Также как и расписание давно распространённым метод регулирования бизнес-процессов. Если раньше список дел составляли на бумаге, то в современных компаниях процесс автоматизирован с помощью Outlook, с возможностью оставления меток о завершенности или не завершенности, указанной в списке, задачи. Подобный подход помогает выстроить последовательность выполнения дел, уделяя первые места наиболее более приоритетным.

Среди наиболее известных методов повышения эффективности использования и распределения времени можно назвать метод SMART. Его суть заключается в визуализации целей, что в свою очередь упрощает их восприятие и постановку. При этом сам метод подразумевает постановку задач по следующим критериям:

• 1)    Specific или еще называю определенностью. При выборе цели определяется конечный результат, который необходимо достичь при выборе данной цели;

• 2)    Measurable или измеримость. Происходит оценка цели посредством конкретных измерений и расчетов, к примеру количество необходимый прибыли за будущий год, сколько необходимо заказать материала и. т. д;

• 3)    Attainable или достижимость. В данном случае идет анализ всех необходимых для достижения цели ресурсов, начиная от трудовых и заканчивая финансовыми;

• 4)    Relevant или актуальность. Важна ли цель чтобы рассматривать вопрос о ее достижении, подготовке необходимых ресурсов их трате;

• 5)    Time-bound или временные рамки. Необходимо установить дедлайн в течении которого необходимо выполнить задачу и достичь поставленной цели.

Подобный подход тайм – менеджмента помогает максимально эффективно визуализировать свои цели выстраивать задачи и действовать. Представим, что нужно открыть филиал компании в другом городе и сформировать штат сотрудников. Цель, поставленная по методике SMART: сформировать в новый филиал в городе N (S) штат из 5 специалистов топ-менеджмента, 10 специалистов по продажам и 1 офис-менеджера (M), чтобы запустить в работу новый филиал (R) по аналогии с другими (A) до 1.09.2023 года включительно (T).

Еще одним часто практикуемым методом тайм – менеджмента считается метод помидора. Этот метод отличается тем, что направлен конкретно на явления абсентеизма сотрудников и их постоянное отвлечение на нерабочие вопросы в течение рабочего дня.

Так, согласно этому методу, предполагается разделить рабочий процесс на периоды работы и отдыха по следующему принципу: 60 минут работы после 10 минут отдыха и так четыре раза, после чего отдых увеличивают до 30 минут. Подобный подход дает понимание работнику что он сейчас поработает час и у него будет 10 минут личного времени, которые позволят ему снять напряжение от работы.

Через неделю работы по этой технике становится возможным определить количество «помидоров», которые осиливает сотрудник за день. Например, 8-часовой рабочий день равен 14 помидорам. Эти данные помогают при составлении списков задач на день, потому что дает знание, какие задачи потребуют больше времени, а какие могут быть отложены на другой день. На русскоязычном веб-сайте в формате системы тематических коллективных блогов с элементами новостного сайта, habr.com, пользовательница провела эксперимент. Она использовала метод помидора с помощью расширения для Chrome, которое встраивается в браузер. В расширении можно настроить таймеры под себя, и оно всегда на виду — можно посматривать и отслеживать. Результат не заставил себя ждать, если ранее в день выполнялось максимум 1/3 задач, сейчас выполняется всё или практически всё. К концу дня девушка больше не чувствует себя уставшей, более того, может работать с утра до вечера, переключаясь между различными видами деятельности. [9]

Следующим современным распространенным индивидуальным методом тайм-менеджмента является метод «съешь лягушку». Его суть заключается в распределении задач на день по уровню сложности самые сложные ставят на утро, а к концу рабочего дня ставятся самые простые, это позволят правильно распределить нагрузку, что в свою очередь не дает проседать эффективности работника на протяжении всего рабочего дня. Например, работник, отвечающий за заказ, должен уладить конфликтную ситуацию с клиентом. Благодаря данному методу, эту задачу ставят на начало дня, что позволяет не отвлекаться на неприятные мысли о ней при дальнейшей работе и значительно снизить уровень стресса работников. [4, с. 16-18]

Еще одним популярным методом в последнее время стал метод по матрице Эйзенхауэра. По данному методу производится подразделение задач по уровню важности и неважности. Само деление происходит по следующим критериям:

• -    важные и срочные;

• -    важные и не срочные;

• -    не важные, но при этом срочные;

• -    не важные и не срочные.

Данный метод помогает правильно распределить нагрузку на работников, чтобы соблюсти все сроки при сохранении качества выполненной работы. [5, с. 12-13] Например, такой метод может быть использован для управления задачами производственного отдела. Допустим, что в отдел одновременно поступили три задачи: от склада, от отдела продаж и от отдела маркетинга. Склад просит пересмотреть планы производства из-за высокого спроса на некоторые позиции. Отдел продаж попросил добавить новое наименование в список продукции. Отдел маркетинга решил провести презентацию нового образца продукции, который необходимо доработать.

В данной ситуации, матрица Эйзенхауэра позволит расставить все по своим местам. Если пренебречь информацией со склада, есть риск потерять клиентов, которые уйдут искать нужный товар у конкурентов. Поэтому эту задачу можно отнести к важным и срочным — она имеет первый приоритет (П1). Задачи отделов маркетинга и продаж также важны, но не столь срочные, а значит, получают второй приоритет (П2), но задача маркетинга все равно стоит выше, так как касается привлечения как новых клиентов, так и инвесторов.

Метод «Слона» основан на разделении, но в данном случае на одну массивную цель, которую разделяют на мелкие этапы, которые необходимо выполнить в конкретное время. Данный метод также призван снять лишнюю нагрузку и позволяет работнику выполнять работу постепенно и качественно. [6, с. 2] В качестве примера, подтверждающего данный метод, можно рассмотреть студента, который готовится к сессии, используя метод «Слона», он разделяет подготовку к экзамену на более мелкие детали. Например, первые несколько дней он пишет билеты, после этого читает сначала одну часть билетов, потом оставшиеся, в последствии начинает учить их по частям, чтобы не перенапрягаться. Данный метод позволяет более качественно подготовиться к экзамену и при этом не работать, расходуя чрезмерно свои силы.

Данные методы помогают работодателям повысить скорость и эффективность работы сотрудников, повысить их качество работы, и в целом позволит повысить свою конкурентоспособность на рынке, как надежного предпринимателя или организации.

Русская Школа Управления (РШУ) опросила сотрудников компаний из разных отраслей бизнеса и узнала, какие методы позволяют им поддерживать высокую продуктивность и как они относятся к различным популярным инструментам тайм-менеджмента. В исследовании приняли участие 680 человек. [9]

В результате исследования выяснилось, что самым эффективным инструментом тайм-менеджмента опрошенные россияне считают составление списков дел. Результаты опроса по самым востребованным методам тайм менеджмента представлены на рисунке 1.

Фиксированное время на работу и отдых , 20.00

Деление больших задач на мелкие ;

55,00

Составление списков дел; 80,00

Расстановку приоритетов; 70,00

Делегирование ; 70,00

Рисунок 1. Результат опроса по предпочтению методов тайм менеджмента.

Из опроса видно, что больше всего предпочтение отдают самым проверенным методам, таким как составление списка дел - 80% опрошенных, расстановка приоритетов - 70% и делегирование - 70 %.

Также в рамках опроса был поставлен вопрос «Какой метод тайм-менеджмента наиболее часто используют в своей трудовой деятельности?» рисунок 2.

Расстановка

приоритетов

Другие инструменты 1%

Фиксированое время на работ

Деление больших задач на мелкие 20%

Составление списков дел

32%

Рисунок 2. Часто используемые методы тайм менеджмента среди опрошенных

Делегирование

24%

Главным методом также остался «ведение списков дел», на втором месте делегирование.

Рассмотрим также пример из опыта работы ЗАО «Сибирская кожгалантерея». В организации перед началом нового года проводится деловая игра, в которой подготавливается документ «Основные направления развития предприятия на предстоящий год». С ним знакомят руководителей и специалистов основных служб компании. При этом каждому руководителю предлагается подготовить «карту мозга» своей службы и защитить ее на деловой игре. В ходе деловой игры каждый руководитель объясняет, почему именно такие задачи он ставит на следующий год, как он видит развитие своей службы, как представляет результат работы подразделения к концу запланированного года. Результатом является составление и обзор планов на год и на текущий месяц, что позволяет потом осуществлять планирование предстоящей недели, предстоящего дня.

Когда эта система начинает работать, у людей возникает потребность иметь у себя постоянно на столе инструмент, который они называют «Тайм-менеджер», или «Бизнес-блокнот». Каждый руководитель и специалист начинает свой рабочий день с того, что он составляет план на следующий день и работает далее по заранее составленному плану. Благодаря этому инструменту сотрудники могут сразу планировать свою работу, а руководитель всегда может, взяв блокнот подчиненного, проконтролировать, как человек работает, решает те или иные вопросы. Этот метод позволяет увидеть правильно ли спланировано время.

Данный кейс и результаты опроса показывают различные варианты использования методов тайм-менеджмента. Но, к сожалению, они не учитывают такие аспекты, как влияние социальных факторов, вроде индивидуальных особенностей человека, культурных особенностей, образования, возраста или семейного положения, от которых зависит выбор метода тайм-менеджмента каждого отдельного сотрудника.

В связи с этим нами было проведено собственное пилотное исследование. В рамках которого были опрошены сотрудники ООО «Алиса-М». «Алиса-М» — это сеть стоматологических клиник, персонал которых разнообразен по своим социальнодемографическим признакам, что позволяет утверждать, что выбранная выборка в целом отражает генеральную совокупность исследуемого объекта. В исследовании приняли участие 80 человек, разные по своим социальным показателям. Например, в таблице 1 рассмотрим, как зависит выбор метода от такого фактора как возраст сотрудника.

Итак, мы видим, что среди молодёжи самым популярным методом является «составление списка дел», в основном, это связано с цифровизацией и тем, как данная категория сотрудников, в целом быстрее и эффективнее к ней адаптируется. Молодёжь, как правило, более открыта к инновациям и легче адаптируется к новым технологиям. Также можно сказать, что молодое поколение активно использует социальные сети и мессенджеры для общения и координации действий с коллегами. Из-за этого составление списка дел становится ещё более актуальным, так как позволяет быстро обмениваться информацией о задачах и сроках их выполнения, а также контролировать процесс работы.

Таблица 1. Результаты опроса разных возрастных категорий по предпочтению методов тайм менеджмента

Методы/Возрастная категория	Молодёжь (от 18 до 30 лет)	Среднего возраста (от 31 до 50 лет)	Старшее поколение (от 51 до 66 лет)
Составление списка дел	50%	15%	35%
Расстановка приоритетов	17%	17%	66%
Делегирование	35%	38%	27%
Деление больших задач на мелкие	28%	29%	43%
Фиксированное время на работу и отдых	32%	36%	32%

Работники средней возрастной категории практически в равной мере предпочитают делегировать задачи и чётко фиксировать время на работу и отдых, эти люди не будут брать на себя лишнюю чужую работу и не будут задерживаться на обеденный перерыв.

Работники старшего поколения предпочитают в качестве главного метода тайм-менеджмента «расстановку приоритетов», в целом, можно сказать, что они пользуются SMART системой, не называя это так.

Далее мы проанализировали результаты опроса работников с разным семейным положением и выявили тенденцию, что работники с детьми предпочитают в качестве методов тайм-менеджмента распределять задачи по приоритетности, делить их на более мелкие и составлять список дел с учётом временных промежутков, включая в свой список дел нерабочие задачи, касающиеся семьи и детей.

Работники с детьми стремятся эффективно управлять своим временем, чтобы успешно совмещать рабочие обязанности и заботу о семье. В свою очередь работники без детей ставят фокус на себе, на своём личном времени, предпочитая в качестве методов тайм-менеджмента: составление списков дел, деление больших задач и фиксированное время на работу и отдых. Потому что данные методы позволяют достичь баланса между должностными и личными обязанностями.

Таблица 2. Результаты опроса работников с разным составом семьи по предпочтению методов тайм менеджмента

Методы/Семейное положение	Есть дети	Нет детей
Составление списка дел	15%	30%
Расстановка приоритетов	30%	12%
Делегирование	12%	13%
Деление  больших задач  на мелкие	30%	25%
Фиксированное время на работу и отдых	13%	20%

Женатые работники предпочитают выполнять работу чётко в фиксированные сроки, вероятно стремятся раньше завершить работу, чтобы полностью освободить себя вне рабочее время. Это показывают и результаты опроса, в равной степени выбранные методы: составление списка дел, расстановка приоритетов, фиксированное время на работу и отдых, позволяют более эффективно распределить рабочие обязанности, при этом избегая лишних стрессов и профессионального выгорания.

Таблица 3. Результаты опроса работников с разным семейным положением по предпочтению методов тайм менеджмента

Методы/Семейное положение            Замужем/женат Не замужем/не женат

Российский научный журнал «Телескоп: журнал социологических и маркетинговых исследований»

2024 №4(16)

Составление списка дел	24%	30%
Расстановка приоритетов	24%	16%
Делегирование	15%	18%
Деление больших задач на мелкие	13%	16%
Фиксированное время на работу и отдых	24%	20%

Не женатые работники предпочитают самый базовый метод тайм-менеджмента – составление списка дел (30%), при этом таким работникам не помешало бы попробовать метод по матрице Эйзенхауэра и метод «Слона», это помогло бы им оптимизировать свою работу, а также улучшить показатели в организации.

Так, мы смогли провести исследование отдельных базовых социальных факторов, которые влияют на выбор конкретного метода тайм-менеджмента и успешность его усвоения и применения у работников.

В связи с этим, мы выделили несколько рекомендаций по внедрению конкретных методов тайм-менеджмента для отдельных категорий сотрудников:

• 1)    Старшее поколение предпочитают более старые методы тайм-менеджмента, в основном на бумажном носителе, поэтому главной рекомендацией для работодателя в данном случае будет назначение курсов для повышения квалификации в области информационных технологий.

• 2)    Молодёжь же наоборот предпочитает более современные методы управления временем, их не интересуют такие методы как SMART метод и матрица Эйзенхауэра, поэтому нужно провести мероприятия по ознакомления с данными методами, показать, что дают данные методы, почему они полезны и удобны в использовании. Провести некоторый ребрендинг данных методов, возможно подстроить их под организацию, можно даже применить элементы геймификации, с целью заинтересовать молодое поколение.

• 3)    Работники среднего поколения, а также замужние работники, предпочитают не задерживаться на работе, а значит для большей эффективности их деятельности им подойдут методы «помидора» и «съешь лягушку», чтобы оптимизировать своё рабочее время, уменьшить прокрастинацию и не отвлекаться на что-то другое в рабочее время.