Формирование профессиональных компетенций при работе с электронными архивами у студентов направления "Документоведение и архивоведение"

В последнее время информационные технологии активно входят во все сферы деятельности современного общества. Информационные ресурсы становятся доступными уже на ступени школьного образования, а информационная культура и информатизация становятся важными составляющими образовательного процесса в вузе, так как обеспечивают становление новой модели подготовки будущих специалистов, в основе которой находится активное пользование своими знаниями, гибкость мышления, способность к осуществлению устной и письменной коммуникации. Следует признать, что информационные технологии не являются педагогическими в полном смысле этого слова, так как они входят в содержательное ядро информатики как одно из ее направлений, но они должны использоваться в педагогике, поскольку состояние профессионального образования «определяется уровнем развития современных, социальных, информационных технологий и конгруэнтно будущей профессиональной деятельности» [1].

Сказанное особенно актуально для профессионального обучения студентов направления «Документоведение и архивоведение» БФУ им. И. Канта, в учебный план которых включена базовая дисцип- лина «Информационные технологии в документационном обеспечении управления и архивном деле» (модуль «Информатизация профессиональной деятельности документоведа»).

Поскольку «требование к реализации практико-ориентированной подготовки достаточно жестко регламентировано образовательными и профессиональными стандартами» [3], в структуру подготовки бакалавров включен набор определенных стандартом компетенций, важнейшими среди которых являются способность к использованию основных методов, способов и средств получения, хранения, переработки информации (ОК-10), а также владением базовыми знаниями в области информационных технологий (ОПК-2) и навыками использования компьютерной техники и информационных технологий в поиске источников и литературы, применении правовых баз данных, составлении библиографических и архивных обзоров (ОПК-4).

Особенно актуальным в этой связи, на наш взгляд, становится создание учебных материалов, в частности по формированию навыков работы с электронным архивом у студентов, будущая профессия которых связана с документоведением и архивоведением.

Электронный архив как универсальная система управления документами, как архивными, так и рабочими направлена на организацию «надежного хранения и удобного использования электронных документов в соответствии с внутренними требованиями компаний и требованиями законодательства по архивному хранению» [4]. Вследствие этого в последнее время формирование электронной системы документооборота становится все более важной задачей современных организаций.

Целью представленных учебных материалов является становление необходимых компетенций студентов в профессиональной деятельности: совершенствовать работу с документооборотом организации на основе использования современных информационных технологий, использования компьютерной техники, технических средств и информационных технологий в документационном обеспечении управления и архивном деле направления «Доку-ментоведение и архивоведение» в рамках освоения указанной выше дисциплины.

Наиболее перспективными являются возможности работы с поисковыми системами с большим объемом данных, поэтому работа с электронным архивом, назначение ролей и формирование уровней доступа для сотрудников может быть проиллюстрирована следующим учебным заданием.

Для вновь созданного структурного подразделения (служба по работе со студентами) разработать «Положение» о службе, а также сформулировать должностные обязанности сотрудников.

Положение о структурном подразделении и должностные обязанности разрабатываются в соответствии с законодательством РФ, а также локальными нормативными актами университета. В соответствии с заданием, следует сначала определить перечень нормативных актов и оформить их в виде списка, сформированного в ПП MCWord с соответствующими гиперссылками на тексты, размещенные в сети Интернет. Кроме того должностные обязанности формируются на основе утвержденных профессиональных стандартов .

На первом этапе студенты должны определить тип документов по природе их носителя, затем создать документы в оболочке ПП MCWord (попутно совершенствуются навыки работы с текстовым редактором в MCWord, что предполагает оформление списков (нумерованных, маркированных), создание гиперссылок). На заключительном этапе необходимо разместить документы в электронном архиве, распределив при этом роли и уровни доступа для ответственных сотрудников, для совместной работы юридической и кадровой служб.

Примером задания на отработку умения формировать запросы для получения релевантных результатов и проводить работу с подтверждением информации на электронном носителе с помощью электронной подписи может служить такое учебное задание.

В адрес университета поступило заявление от гражданки Н о получении ею справок:

• –    подтверждающей ее статус работника университета;

• –    по форме 2 НДФЛ.

Необходимо маркировать запрос, как входящий документ, присвоив ему соответствующие реквизиты; определить структурные подразделения университета, которые должны (имеют право) выдать соответствующие справки; разместить электронную копию запроса в электронном архиве.

Для этого необходимо документ отсканировать, сохранить как изображение, применить к нему автоматическое сжатие. С помощью ПП Outlook создать рассылку документа ответственным должностным лицам и календарь напоминаний о сроках его исполнения. Помимо этого в процессе выполнения формируются навыки по регистрации входящей корреспонденции, а также по совершенствованию умений работать с офисной оргтехникой через сканирование документа, форматирование, задание разрешения отсканированного документа, в соответствии с задачами и биз-нес-процессами организации такие документы обычно размещаются в оболочке электронного архива. Кроме того, оно на- правлено на отработку приемов работы с прикладной программой Outlook (назначение задач, работа с календарем, рассылка сообщений).

Овладению основами информационноаналитической деятельности и способностью применять их в профессиональной сфере, а также навыками использования компьютерной техники и информационных технологий в поиске источников и литературы, использовании правовых баз данных, составлении библиографических и архивных обзоров способствует расположенное ниже задание. Кроме того, это задание направлено на закрепление знаний об электронной подписи как инструменте электронного документооборота.

От лица сотрудников подразделений, обозначенных в предыдущем задании, подготовить два типа ответа: на бумажном носителе и в электронном виде с использованием электронной подписи (попутно студентам нужно ответить на вопросы, кто из сотрудников имеет право использовать электронную подпись и какого она типа).

Электронный архив способствует всеобъемлющей автоматизации делопроизводства, поэтому чрезвычайно важно понимать структуру производственных процессов, обеспечивающих весь жизненный цикл электронного документа. В процессе выполнения следующего задания студенты овладевают навыками использования компьютерной техники и информационных технологий в документационном обеспечении управления и архивном деле, таких, как поиск в системе электронного архива документов по заданным параметрам: временной промежуток, содержание текстовых элементов. Работа с ПП MC Excel позволяет научить их формировать таблицы, проводить автосуммирование, определять частотность появления определенного числового элемента в таблице, анализ числовых данных в таблице и текстового наполнения, находить наибольшее и наименьшее число.

В оболочке электронного архива найти приказы о предоставлении студентам университета академического отпуска за последние 5 лет. С помощью ПП MC Excel провести статистическую обработку причин предоставления академических отпусков, определить три наиболее часто встречающиеся. Оформить таблицу с результатами.

Немаловажной компетенцией студента-документоведа является овладение правилами эксплуатации технических средств и способностью использовать технические средства в документационном обеспечении управления и архивном деле, а также навыки работы с офисной оргтехникой (например, принтером). Приведем пример задания, направленного на формирование указанной компетенции.

В оболочке электронного архива найти все приказы, изданные в университете за время обучения трех одногруппников. Приказы разместить в папки на рабочем столе; подготовить их к печати со следующими параметрами: стандартная односторонняя печать, двусторонняя печать с переворачиванием страниц относительно длинного края; двусторонняя печать двух страниц на листе с переворачиванием страниц относительно короткого края.

Подведем итоги. В настоящее время электронный архив признан в качестве универсальной системы управления документами, основным назначением которой является централизованное хранение документов и их версий, обеспечение доступа сотрудников к документам для просмотра или редактирования, и быстрый поиск информации. При этом архивное хранение подразумевает использование соответствующего набора технологий, поскольку создается при помощи специального программного обеспечения.

В связи с этим студентам, обучающимся по направлению «Документоведение», необходимо овладеть навыками, актуальными для профессиональной деятельности в делопроизводственных службах, например, составление и утверждение номенклатуры дел, формирование и оформление самих дел, контроль сроков хранения документов.

Предложенные нами учебные материалы как раз и предоставляют ряд ранее не изученных образовательных возможностей и направлены на формирование соответствующих профессиональных компетенций, что позволит наиболее эффективно обу- чать студентов с учетом сферы их будущей профессиональной деятельности, связанной с документоведением.