Формы инклюзивной структуры ивент-мероприятия

Сегодня событийные мероприятия – это не только детальное планирование и отличная организация всего процесса события от начала до завершающего этапа с выводами и оценкой пережитого, но и работа с деталями проекта, доведение его до состояния, приближенного к идеальному с помощью всевозможных мелочей, которые, не меняют событийное мероприятие кардинально, но делают его лучше, интереснее и удобнее для аудитории.

Подобных важных мелочей, деталей или нюансов в каждой ивентовой составляющей насчитывается огромное множество, все они имеют разный вес, решают разные задачи и подходят далеко не каждому проекту [1]. Очень часто такие небольшие элементы можно встретить в области сервиса для специальных мероприятий, причем, чем дальше, тем больше этих «фишек» становятся обыденным делом, инклюзивной структурой в индустрии событийных мероприятий, едва ли не стандартом.

Действительно, определенные мелочи и нюансы, часто совсем не дорогие, способны придать атмосферу и настроение любому мероприятию.

Приведем некоторые из деталей-нюансов, которые украсят любой ивент.

В целях упорядочения следует разделить использование деталей ивента во времени - по этапам проведения - до начала мероприятия, во время его проведения и в последействии [2].

Подготовка мероприятия - интересные приглашения.

К примеру, приглашения: очевидно, что аудитория уже давно устала от стандартных печатных приглашений, которые ливнем сыплются в почтовые ящики компаний. Очень модно сегодня делать цифровые приглашения: в них всегда найдется место для креативного решения, которое поможет привлечь на мероприятие большее число посетителей [3].

Для особых гостей, как правило, предусматриваются индивидуальные приглашения и персональная доставка. Из самой доставки такого приглашения можно сделать целый спектакль с профессиональными актерами.

Доставка гостей на мероприятие.

Если делать выездное мероприятие для небольшого количества гостей, например, топ-менеджеров, то они будут благодарны не стандартному автобусу на всех, а индивидуальным такси у своего подъезда. Если же это выезд на природу большого коллектива - целесообразно подумать о большом автобусе для одномоментной доставки участников. Если это еще и праздничное мероприятие (день рожденья фирмы, календарный праздник в организации и др.), то начинать отмечать его можно уже в автобусе с привлечением аниматоров [4].

Применение наибольшего количества интересных мелочей возникает в процессе самого ивента. Здесь тоже использование нюансов ивента можно подразделить на несколько направлений.

В случае аут-дор-мероприятий.

Погодные условия. Каждый организатор аут-дор-мероприятий знает как важно иметь подробный и точный прогноз погоды на время проведения мероприятия, а также на определенный срок до и после события (монтаж и демонтаж конструкций).

Если мероприятие проходит в нестандартных климатических условиях, гости также оценят зонтик или теплый плед, в случае дождливой/прохладной погоды, а также веер и дополнительные емкости со льдом в жару [5]. Затраты могут быть небольшими, если продумать все заранее, а эффект приятно удивит как гостей, так и, в последствии, принимающую сторону.

Если это открытое пространство, парк или загородная зона, то следует позаботиться, в зависимости от прогноза погоды, о наличии тепловых пушек и возможности погреться в специально отведенном для этого помещении, или же охлаждающих помещений, вентиляторов, увлажнителей и пр .

Ин-дор-мероприятие.

Когда в основном зале нельзя курить, и курящим приходится выходить в фойе - стоит установить в фойе экраны и сделать прямую трансляцию картинки со сцены, и тогда никто не пропустит интересного шоу [6].

Если мероприятие проходит летом в помещении, то нужно предусмотреть кондиционер или возможность открыть окна. Картонные веера с логотипами принимающей стороны и/или программой мероприятия также в данном случае будут весьма приветствоваться участниками мероприятия, особенно со стороны дам.

В процессе организации бизнес-мероприятия для VIP-персон, организатор, как правило, расставляет столы и стулья, разрабатывает план посадки с учетом определенных специфичных моментов (не сажать директоров конкурирующих компаний за один стол, определенных клиентов посадить с их менеджерами и так далее). Но если каждое приглашение для каждого посетителя сделать уникальным, снабдив его планом посадки, то в условиях большого числа гостей в любом случае возникнет путаница, каким бы понятным и удобным не был бы план [7]. Единственный верный выход -не скупиться на дополнительные расходы и добавить в персонал мероприятия несколько человек, которые будут провожать посетителей прямо до их места.

При подготовке каждого мероприятия организатор должен учитывать не только все нюансы работы, но и продумывать весь ход событий максимально точно. Именно от этого зависит степень комфорта всего происходящего для аудитории [8]. Интересными же мелочами могут быть различные необычные вещи - шоколадные или поющие фонтаны, живые скульптуры или необычные животные.

В данном случае фантазия организатора безгранична, ведь именно она во многом определяет успех самого мероприятия, делая его незабываемым и неординарным.

Если говорить о мелочах, которые делают мероприятие более комфортным, то стоит уделять постоянное внимание также к уровню громкости звука в разных его частях, на что не все ивент-менеджеры обращают внимание. Если же требуется сделать мероприятие более интересным для аудитории, то помимо ярких сценарных решений следует помнить и о том, что видят и слышат первые четыре ряда столов - не совсем то, что доходит до последних рядов - по накалу эмоций, качеству звука [9]. Поэтому нужно тщательно продумать удобство обозрения и слышимость для всех гостей, как бы далеко они не сидели.

Мероприятие приближается к завершению.

Еще одна важная вещь, связанная с обслуживанием специальных мероприятий, - это отъезд гостей, причем вне зависимости от масштабов проекта - завершающий этап важен всегда. Допустим, проводится небольшое событийное мероприятие для VIP-персон. Мероприятие заканчивается поздно, на нем подаются алкогольные напитки, и в конце практически всегда остро встает вопрос о том, как гостям разъезжаться. Кто-то из организаторов может понадеяться на личных водителей своих посетителей, кто-то начнет в суматохе заказывать такси, но лучше всего заказать машины заранее и дополнительно объявить об этом [10]. В противном случае посетители могут занервничать и начнут собираться по домам еще до того, как мероприятие закончится, то есть до достижения своей цели.

Последействие ивента. В многочисленных источниках, раскрывающих планирование и проведение событийных мероприятий, красной нитью проходит тезис о необходимости правильно завершать ивент. Сегодня этого недостаточно. Любое крупное событийное мероприятие должно иметь не просто последействие, а целый шлейф разнообразных дел и поступков, связанных с детальной оценкой мероприятия и, конечно, пиаром прошедшего ивента [11]. Здесь тоже следует покреативить, чтобы и оценка ивента была положительной со всех сторон, и память о мероприятии осталась яркой и незабываемой.

Отметим, что необходимо присутствие не только креативных деталей в области решений. Вообще, сегодня очень много внимания в ивент-индустрии и уделяется как раз технологиям, и здесь организаторы также придумывают огромное число любопытных мелочей. Использование современных способов самовыражения для уважающей себя компании стало «фишкой» само по себе. Крупные компании соревнуются в использовании самых последних новинок в ивент-индустрии.

При всей успешности любого ивент-бюро, у него возникают определённые сложности, связанные с привлечением внимания новых клиентов. Поэтому отслеживание новинок стало непременным атрибутом деятельности каждого успешного ивент-агентства [12].

Саморазвитие, пополнение собственного багажа профессиональных знаний, открытость для новых идей и возможностей - главная черта, присущая перспективным коллективам ивент-агентств, которые всегда остаются в центре внимания самых взыскательных потребителей данного вида сервиса.