Государственные стандарты в сфере электронного документооборота Украины

Эффективное развитие системы государственного управления и переход к информационному обществу постепенно охватывает страны с разными политико-правовыми традициями. Внедрение административной реформы в Украине требует современных подходов к организации деятельности органов государственной власти, призванных реализовывать государственную политику в различных сферах хозяйственного комплекса. Это обусловливает актуальность детального изучения проблематики развития государственных стандартов в сфере электронного документооборота. Однако, несмотря на то, что отдельные вопросы, связанные с внедрением электронного документооборота и электронной подписи, нашли свое отображение в работах А.Б. Агапова, И.Л. Бачило, А.Б. Венгерова, О.А. Гаврилова и других авторов, влияние стандартизации на сферу электронного документооборота изучено еще недостаточно. Это предопределяет новизну данной статьи, целью написания которой является анализ развития государственных стандартов в сфере электронного документооборота и электронной цифровой подписи.

Число различных систем электронного документооборота для организации дея- тельности и управления органами государственной власти растет год от года. В развитых странах мира достаточно высокий уровень автоматизации процессов делопроизводства и документооборота, что вызвано стремлением к переходу к «безбумажным технологиям».

Применение систем электронного документооборота в государственном управлении, как правило, во всех странах мира регулируется стандартами и специальными нормативными актами, которые, как утверждает И.А. Иванников, являются «формой внедрения норм права в жизнь».

С их помощью повышают эффективность государственного управления в государственных учреждениях, на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.

Системы электронного документооборота применяются в аппаратах государственного управления органов власти страны более тридцати лет. Электронный документооборот формировался по правилам советского делопроизводства и имел в своей основе советские нормативные акты. В то время можно было говорить об унифициро- ванных, жестко построенных технологических решениях, имеющих государственный стандарт качества. Развитие и внедрение новых информационных технологий принципиально изменили современное делопроизводство, появились новые требования к его качеству. Так, российский ученый М.В. Ларин настаивает на необходимости отхода «от принятого в делопроизводстве, классического деления документации «по системам» и о необходимости перехода к созданию высокоэффективных систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях, в особенности в государственном аппарате управления». Действительно, внедрение сегодня электронного документооборота является не только экономически целесообразным, но и, более того, необходимым шагом. Основаниями для перехода на подобные технологии являются экологические и технологические факторы. Электронный документооборот позволяет более эффективно использовать накопленные знания, увеличить управляемость, и, соответственно, качество и рентабельность происходящих в экономике процессов.

В последнее время в мире растет количество проектов, целью которых является организация обмена информацией между ведомствами и взаимодействия с населением при помощи систем электронного документооборота. Сегодня в таких странах, как США, Великобритания, Швеция, Франция, Канада, Германия, Австралия, Россия и Украина, перешли или переходят на безбумажную технологию обмена документами. Также были созданы законодательные предпосылки в разных странах для введения систем электронного документооборота приняты законы и разработаны стандарты: Закон об электронной цифровой подписи, Закон об электронном документообороте и ГОСТы (ISO) .

Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование информационных техно- логий. На современном уровне их развития работа с информацией (сбор, анализ, хранение, распространение и т.д.) осуществляется быстрее, эффективнее. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в системе управления (автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается профессионализм специалистов, занятых в управленческой деятельности .

Поэтому в ряде развитых стран действует Конвенция о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных от 28 января 1981 года , гарантирующая каждому частному лицу соблюдение его права на личную жизнь. Законы о защите данных, отражающие положения Конвенции Совета Европы о защите данных (1981 год), и Директивы Евросоюза о защите данных (1995 год) сегодня приняты во всех странах-членах ЕС.

Так же в ряде стран действуют и разрабатываются государственные стандарты: США – DoD 5015.2 ; Евросоюз – MoReq1,2, 2010; Англия - PRO (TNA), 2002 (переходе на MoReq); Германия – DOMEA–Konzept 2.0, 2005 ; Швейцария – GEVER, 2004 .

Постоянное развитие информационных технологий и разработка новых стандартов позволит государственным органам и представителям бизнеса гарантировать долгосрочную подлинность электронной подписи, все чаще используемой в приложениях электронной коммерции и электронного правительства, без которой немыслимо сегодня развитие системы электронного документооборота.

Соответствие требованиям ISO 14533 также позволит обеспечить совместимость электронных подписей при проверке подлинности документов, передаваемых и обрабатываемых с помощью разных информационных систем. Новый стандарт состоит из двух частей:

ISO 14533-1:2012 «Процессы, элементы данных и документы в торговле, промышленности и управлении. Долгосрочные профили подписей. Часть 1. Долгосрочные профили подписей для усовершенствован- ных электронных подписей CMS (CAdES)»

ISO 14533-2:2012 «Процессы, элементы данных и документы в торговле, промышленности и управлении. Долгосрочные профили подписей. Часть 2. Долгосрочные профили подписей для усовершенствованных электронных подписей XML (XAdES)»

Благодаря гарантии подлинности, электронная подпись создает условия для использования электронных договоров и документов в коммерческих и государственных организациях. До сих пор проблема заключалась в том, что законодательно закрепленный период хранения подписанного с помощью электронной подписи документа может быть дольше, чем его реальный электронный срок жизни. ISO 14533 поможет решить эту проблему, обеспечивая основу для развития систем и услуг, которые могут гарантировать подлинность электронных документов в течение более длительного периода времени, чем это обеспечивают доступные сегодня технологии.

Стандартизация в различных организациях Евросоюза их регламентов и процедур управления всеми документами обеспечивает эффективный доступ к содержащейся в документах информации и защиту документов. Разработаны и эффективно применяются технические нормативные правовые акты, международные стандарты в сфере управления документацией, в том числе электронными документами. Это стандарт ISO 15489, который был принят как ISO 15489-1:2001 «Информация и документация. Оперативный учет. Часть 1: Общие принципы» и ISO 15489-2:2001 «Информация и документация. Оперативный учет. Часть 2: Отчет». Данные акты разработаны Международной организацией по стандартизации (ISO), соответствующими структурами Евросоюза, национальными комитетами по стандартизации и сертификации, другими государственными организациями, а также объединениями специалистов в этой области. Международные и зарубежные национальные технические нормативные правовые акты по управлению документацией существенно отличаются от отечественных стандартов и инструкций по организации дело-производства.

В Украине с 1 июля 2011 года некоторые из международных стандартов уже введены в действие. Однако работа над стандартами продолжается. При этом внедрение электронных цифровых подписей, без которых электронный документооборот Украины не может развиваться, возможно лишь при условии принятия Технического регламента в соответствии с Законом Украины от 1 декабря 2005 № 3164-IV «О стандартах, технических регламенты и процедурах оценки соответствия» . Следует отметить, что многие национальные стандарты Украины носят сугубо рекомендательный характер. Поэтому инициатива по внедрению изменений в Национальную систему электронного документооборота и электронной цифровой подписи должна брать начало от центральных органов власти Украины, формирующих политику в этой сфере.

Изменение Национальной системы электронной цифровой подписи состоит во внедрении международных электронных цифровых подписей согласно адаптированным в Украине международным стандартам. В свою очередь это должно обеспечить расширение границ использования украинских электронных цифровых подписей в международном информационном пространстве.

Хочется отметить, что сейчас отечественные электронные цифровые подписи нелегитимны вне Национальной системы электронной цифровой подписи из-за того, что указанная система базируется на Национальном стандарте ГСТУ 4145-2002 «Информационные технологии. Криптографическая защита информации. Цифровая подпись, основанная на эллиптических кривых. Формирование и проверка»; межгосударственных стандартах ГОСТ 34.310-95 «Информационная технология. Процедура выработки и проверки электронной цифровой подписи на базе асимметрично криптографического алгоритма», ГОСТ 34.311-95 «Информационная технология. Криптографическая защита информации.

Также необходимо признать, что старые стандарты, которые применяются в наше время, не отвечают современным между- народным требованиям, предъявляемым к информационным технологиям. До сих пор в странах СНГ не существует национальных требований к системам электронного документооборота, применяемых в государственных учреждениях, отсутствуют типовые правила построения делопроизводства. Потому внедрение и развитие электронного документооборота возможно лишь при условии адаптации законодательства к требованиям современных информационных технологий.

Таким образом, полноценное функционирование органов государственной власти сегодня уже невозможно без надлежащего информационного обеспечения, составной частью которого является стандартизация электронного документооборота. Основной задачей системы электронного документооборота является предоставление властным структурам наиболее необходимой информации для оптимизации принятия управленческих решений, облегчения диалога государственной власти с обществом, углубления демократических процессов, а также повышения эффективности деятельности структур. Последнее является одним из решающих шагов к построению демократического государства и информационного общества.