Государственные закупки и электронное анкетирование: взгляд поставщика

Основной принцип бюджетной системы РФ – эффективное и экономное расходование бюджетных средств [1].

На сегодняшний день обеспечение государственных потребностей в различных товарно-материальных ценностях (оборудование, транспортные средства, материалы и т. д.), работах и услугах со стороны, на разных уровнях управления (местном, районном, областном, федеральном и т. д.) осуществляется через государственные закупки. Государственные закупки – это система мероприятий, используемая заказчиком в рамках федерального законодательства, направленная на удовлетворение государственных и муниципальных нужд [2]. Государственные закупки выполняют не только функцию обеспечения государственных и муниципальных нужд, но и способствуют формированию «здоровой» конкурентной среды; определяют рациональное распределение бюджетных средств; формируют прозрачность сделок между заказчиками и поставщиками и т. д. [3].

Государственные закупки в наше стране регулируются Федеральным законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (с последними изменениями и дополнениями от 14.07.2022) [4] и Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (с последними изменениями и дополнениями на 04.11.2022) [5]. В указанных Федеральных законах четко регламентируются все аспекты закупочной деятельности, которые постоянно дополняются и совершенствуются с целью улучшения процедуры проведения государственных закупок и повышения прозрачности сделок.

Одним немаловажным новшеством является осуществление электронного актирования. Электронное анкетирование – это электронный документооборот между заказчиком (государственными учреждениями и организациями) и поставщиком в Единой информационной системе (далее – ЕИС).

До 1 января 2022 года электронное актирование носило добровольный характер применения, но теперь закупки, опубликованные после указанной даты (01.01.2022), обязаны вестись с применением электронного документооборота в ЕИС (электронный документ – документ, созданный и подписанный в цифровой среде, а также имеющий юридическую значимость [6, с. 147]).

Цель исследования

Целью исследования является изучение такого новшества в государственных закупках как электронное анкетирование, а так же выявление проблем, с которыми сталкивается поставщик товаров, работ и услуг в его использовании и методы их устранения.

Для этого была проанализирована работа в ЕИС ООО «Новые медицинские технологии» (г. Сургут), которое является одним из основных поставщиков медицинского оборудования для государственных бюджетных медицинских учреждений в городе Сургут.

Материалы и методы исследования

Для формирования документа о приемке, который будет направлен заказчику на подписание, поставщику из своего личного кабинета в Единой информационной системе достаточно выполнить семь шагов (рис. 1).

Как видно из рис. 1, поставщику достаточно заполнить следующие разделы в электронном анкетировании:

• 1.    Общая информация . В этом разделе необходимо внести только номер документа о приемке, остальная информация о контракте (номер контракта, дата заключения контракта, идентификационный номер и прочее) подгружена автоматически из электронной версии контракта.

• 2.    Контрагенты. Информация о поставщике и заказчике вносится автоматически, за исключением банковских реквизитов, и места поставки товара. Поставщик самостоятельно заполняет эти поля из контракта.

• 3 .    Товары, работы, услуги. Из перечня позиций из контракта поставщик выбирает товары, указывает их количество, а так же заносит необходимую информацию (например, страна происхождения и номер ГТД для импортного товара).

• 4 .    Факт передачи товара, работ, услуг. Поставщик указывает дату поставки товара заказчику.

• 5.    Подписанты. Указывается ответственное лицо за подписание документа со стороны поставщика.

• 6 .    Дополнительные документы. В этом разделе можно прикрепить необходимые документы, которые являются обязательными по условиям контракта.

  

  Рис. 1. Последовательность заполнения документа о приемке

  
  

• 7.    Подписание. В этом разделе формируется полностью заполненный документ о приемке для проверки и происходит его подписание электронной цифровой подписью.

Анализируя, выше указанный алгоритм формирования документа в ЕИС, можно сделать вывод, что по ставщику достаточно упростили процедуру документооборота, но на самом деле это поспешный вывод.

Рассмотрим недостатки применения электронного актирования при осуществлении госзакупок со стороны поставщика.

• 1.    Недостаточное информационное обеспечение. Единая информационная система – это большой функциональный сайт, содержащий всю необходимую информацию и документацию о государственных закупках; открытая система, которой пользуется неограниченное количество заинтересованных лиц, соответственно в связи с этим возникают сбои и ошибки в работе сайта. В связи со сбоями в работе сайта, поставщик может несвоевременно разместить документ о приемке, что повлечет наложение на него штрафных санкций за нарушение сроков поставки по контракту.

• 2 .    Недо статочная автоматизация всех процессов. Поставщику при формировании каждого документа приходится вручную вводить такие данные как: бан-

• ковские реквизиты свои и заказчика, место поставки товара, хотя на протяжении всего исполнения контракта эта информация остается неизменной (за исключением, подписания дополнительного соглашения к контракту по изменению этой информации).

• 3 .    Неудобная статистика документов в личном кабинете поставщика. Заходя в личный кабинет во вкладку «Исполнение контрактов» поставщик видит статистику по документам, особый контроль сосредоточен на документах с отказами. Поставщику необходимо проанализировать и исправить документы, но для этого ему необходимо в списке отказанных документов найти необходимый и создать исправление. На протяжении действия контрактов этих документов может быть достаточно большое количество и поставщику приходится искать эти документы в списке, пролистывая те, по которым исправления уже были сделаны.

• 4 .    Отсутствие общей статистики по электронному актированию. В личном кабинете поставщика нет статистики по всем документам и для контроля подписания необходимо периодически искать контрагента, контракт и смотреть подписан ли конкретный документ.

• 5 .    Сопоставление наименования поставляемых товаров и услуг. Наименование

• 6.    Ведение двойного документооборота. Поскольку обязательное электронное актирование ввели только с 1 января 2022 года и идет адаптационный период, многие поставщики в рамках контракта указывают необходимым формирование и печатных документов, что соответственно делает процесс поставки товара трудоемким.

• 7.    Несоответствие временного периода. Формирование электронного документа в ЕИС происходит после поставки товара заказчику, отсюда возникает разрыв во времени. Если поставщик формирует печатные документы и отгружает товар заказчику к примеру текущей датой, то в ЕИС он оформит документ в течение 3 дней после поставки. И если расстояние между поставщиком и заказчиком большое, соответственно и временной период между печатными и электронными документами будет больше.

• 8.    Логистические трудности. Поскольку не все заказчики требуют обязательное наличие печатных документов при поставки товара, а просят формировать электронный документ после по ставки, то возникают сложно сти в транспортировке товара до поставщика, и товар фактически должен перемещаться от поставщика к заказчику без документов.

позиций по контракту заполнено автоматически из контракта, как правило, это поле с ограниченным количеством символов, поэтому не всегда может содержать отличительные характеристики товара и поставщику бывает проблематично ориентироваться в наименовании.

На рис. 2 нами представлены недостатки электронного актирования, с которыми сталкивается поставщик и предложены методы по их устранению.

По скольку электронное актирование стало обязательным только в 2022 году, то в разработку электронного документооборота необходимо задействовать больше дополнительных средств и специалистов, которые могли бы иметь «обратную связь» с участниками электронного актирования. Существенную роль здесь можно отвести разработке раздела, в который можно вносить свои идеи и предложения на рассмотрение по усовершенствованию процесса электронного актирования.

Недостатки электронного анкетирования

Методы устранения недостатков электронного анкетирования

Недостаточное информационное обеспечение

Привлечение дополнительных средств и кадров в расширение информационного обеспечения

Недостаточная автоматизация

всех процессов

Автоматизация заполнения полей в документе о приемке, которые являются постоянными (реквизиты, место поставки)

Неудобная статистика документов

Аннулирование документов об отказе после внесения исправлений поставщиком

Отсутствие общей статистики

Создание единого журнала событий для всех контрагентов и контрактов

Сопоставление наименования поставляемых товаров и услуг

Внесение в наименование позиций по контракту отличительных характеристик, их нумерация в соответствии с контрактом

Ведение двойного документооборота

Разработка программ, которые автоматически будут интегрироваться в ЕИС

Несоответствие временного периода

Формирование внутренних и электронных документов в один день

Рис. 2. Недостатки электронного актирования и методы их устранения

Существенно упростить процедуру заполнения электронного документооборота можно если реквизиты заказчика и поставщика будут автоматически подгружаться с контракта или же заполнятся в самом первом документе о приемке, а в последующие заносится из него.

Статистику документов на главной странице с пометкой «отказано» следует обнулять после создания исправления, это позволит оперативно отслеживать новые документы, появившиеся в этом разделе и поставщику не придется пересматривать все и искать нужный. Еще упростить этот процесс можно создав единый журнал событий, в котором можно отследить документы с «отказом», а так же контролировать подписание всех документов во временном периоде.

Что касается сопоставления наименований позиций, то при большом количестве товаров и услуг проблематично оперативно найти нужную, предлагаем размещать их согласно нумерации в контракте и с отличительными характеристиками.

Немаловажным становится учет внутри организации и размещения документов в ЕИС: целесообразно делать это в один день. Поставщик одновременно размещает эти документы в ЕИС и формирует документ в своей системе учета, а заказчик под- писывает в ЕИС документ после получения товара, даты этих действий фиксируется в системе автоматически. Следовательно, поставщику при проверке не нужно обосновывать разрыв во времени между документами о хозяйственных операциях и к примеру затратах на транспортные услуги. К тому же на сегодняшний день создается большое количество программного обеспечения, которое занимает промежуточное место между программным обеспечением организации и ЕИС и его актуальность становится обоснованной.

Заключение

Таким образом, электронное актирование, которое стало обязательным для закупок выпущенных после 1 января 2022 года, используется как заказчиками, поставщиками, а также контролирующими органами, постоянно совершенствуется. С одной стороны в будущем это заметно сократит трудоемкость процессов поставки товаров и услуг, процессы государственных закупок будут еще более «прозрачными», а с другой же стороны на этапе адаптации все же можно выделить ряд недостатков в его использовании. Однако все эти недочеты вполне решаемы и будут устранены, благодаря совместным усилиям заказчиков, поставщиков и государства.