Информационная система планирования и отчетности о проведении научно-технических мероприятий как элемент стратегического управления образовательной организацией

DOI:

В настоящее время на государственном уровне России поставлена задача разработки механизма реализации стратегий путем создания системы стратегического управления. Действующие программы и стратегии охватывают сейчас уже около половины всей экономики. В условиях развития инновационной экономики сдвиг интереса в сторону системы стратегического планирования стал необходимостью и для органов управления образовательными учреждениями. Многие российские вузы внедряют в свою деятельность стратегическое управление, которое является одним из методов, определяющих конкурентоспособность и инвестиционную привлекательность организации в долгосрочном периоде [3, с. 297]. Необходимость повышения качества управления и использования стратегического менеджмента обусловлена не только возрастанием требований общества и государства к высшей школе. Важным фактором изменения внешней среды является нарастание конкуренции за ограниченные ресурсы между вузами [8, с. 19].

Широкое внедрение информационно-аналитических систем (далее – ИАС) в деятельность вузов начиналось в 2000-х гг. и характеризовалось в основном «лоскутной» автоматизацией – в первую очередь управления учебным процессом. Большинство из них представляли собой собственные разработки вузов, учитывающие специфику реализации бизнес-процессов. В конце 2000-х гг. стали появляться комплексные «коробочные» решения, охватывающие большинство сфер деятельности вуза, такие как «1С:Университет ПРОФ», Tandem University, «Галактика Управление вузом» и др.

Однако наличие уже внедренных учетных систем обусловливает необходимость построения индивидуального композитного решения для каждой конкретной образовательной организации. Одним из возможных решений этой задачи является использование онтологического подхода к разработке информационной системы стратегического управления образовательной организацией. Этот подход позволит описать семантику данных, обеспечит возможность повторного использования знаний, интеграции и со- вместного использования разнородных данных и знаний в рамках одной системы. Полученная онтология будет использована при проектировании и разработке информационной системы поддержки принятия решений [5, с. 264; 7, с. 116].

Управляемый онтологией подход к разработке информационно-технологического обеспечения использован для построения аналитического учета, предназначенного для информационной поддержки процесса управления научно-техническими мероприятиями (далее – НТМ), приводящимися в вузе. Под НТМ понимаются мероприятия, имеющие целью обсуждение и обмен опытом по проблемам научных изысканий участвующих в них лиц. Для построения онтологии предварительно необходимо осуществить формализацию бизнес-процессов, связанных с управлением научно-исследовательской работой (далее – НИР) вуза в целом, на примере Волгоградского государственного университета. Волгоградский государственный университет (далее – ВолГУ), являясь классическим университетом, выступает региональным центром науки, образования, культуры и социальной активности, предоставляющим универсальное, адаптивное, инновационное образование, формирующее общественный прогресс, проводит обширные фундаментальные и прикладные научные исследования в области создания и внедрения высоких наукоемких технологий и продуктов XXI в. [2, с. 11]. Под НИР понимается комплекс теоретических и/или экспериментальных исследований, проводимых с целью получения обоснованных исходных данных, изыскания принципов и путей создания (модернизации) продукции [1, с. 4]. В качестве методологии анализа использована нотация IDEF0 [10, с. 5], позволяющая описать логические отношения между подзадачами. В качестве точки зрения выбран сотрудник вуза, отвечающий за реализацию процесса в целом: в ВолГУ это проректор по научной работе. Управление НИР в ВолГУ регламентируется процедурой управления НИР. Исполнителями, участвующими в процессе управления НИР, являются сотрудники структурных подразделений (кафедр и институтов), представители заказчика, а так-

Рис. 1. Контекстная диаграмма модели бизнес-процессов «Управление НИР» «как есть (as is)» в нотации IDEF0

Примечание. Составлено автором.

же сотрудники профильного подразделения университета – Управления науки, инновация и подготовки научных кадров (далее – Управление науки). Контекстная диаграмма модели бизнес-процессов представлена на рисунке 1. Процесс управления НИР включает в себя планирование НИР, выполнение НИР, предъявление результатов НИР к сдаче и приемке заказчиком, а также анализ результатов НИР и удовлетворенности заказчика (см. рис. 2).

Процесс планирования НИР начинается в структурном подразделении. На основании исходных данных в режиме реального времени формируется план НИР подразделения, который передается на согласование в Управление науки. На основе планов НИР подразделений формируется годовой план НИР университета, тематический план НИР, план НТМ, а также план научно-исследовательской деятельности студентов в разрезе отраслей наук, номенклатуры научных специальностей, под-

Рис. 2. Диаграмма декомпозиции модели бизнес-процессов «Управление НИР» в нотации IDEF0

Примечание. Составлено автором.

разделений, кафедр, факультетов или институтов в зависимости от потребностей пользователя (см. рис. 3).

Формирование плана НТМ подробно рассмотрено в процессе А14. Ежегодно заместители директоров институтов по научной работе подают в Управление науки сведения о планируемых на следующий календарный год НТМ с использованием системы «ВолГУ:Университет» [4, с. 88; 5, с. 264]. Сведения о планируемом НТМ включают наименование мероприятия, сроки его проведения, количество участников, в том числе зарубежных, сведения о руководителе оргкомитета и ответственных исполнителях, наименования организаций-соорганизаторов, а также источник финансирования (см. рис. 4).

На основе построенной модели бизнес-процессов разработана онтология предметной области «Планирование НТМ». Для создания онтологии использовался подход SABO (Systematic Approach for Building Ontologies)

Рис. 3. Диаграмма декомпозиции модели бизнес-процессов «Планирование НИР» в нотации IDEF0

Примечание. Составлено автором.

Рис. 4. Диаграмма декомпозиции модели бизнес-процессов «Формирование плана НТМ» в нотации IDEF0

Примечание. Составлено по: [4; 5].

[9, с. 350], согласно которому реализованы следующие этапы:

• 1.    Идентификация цели: целями разрабатываемой онтологии являются интеграция информации, используемой разными приложениями, и улучшение коммуникаций между сотрудниками организации.

• 2.    Спецификация требований: онтология должна отражать структуру объектов предметной области, участвующих в процессе планирования НТМ, анализе его результатов и формировании требуемой отчетности.

• 3.    Идентификация и структурирование терминов. В качестве ключевых концепций предметной области были выделены: «Мероприятие», «Организация», «Сотрудник», «ЧленОрг-комитета», «Участник», «Соорганизатор», «Ис-точникФинансирования» (см. рис. 5).

• 4.    Формализация онтологии. Для формального описания онтологии использован язык дескриптивной логики OWL DL [12], в силу его свойств, наиболее существенными из которых в рамках данной задачи являются разрешимость (возможность в дальнейшем построения системы логического вывода), выразительная вариативность (возможность найти компромисс между выразительными потребностями и доступными вычислительными ресурсами) и автоматическая классификация понятий (для каждого понятия будет определено место в иерархии понятий, исходя из его описания). Для разработки формальной онтологии использовано инструментальное средство OWLGrEd [11, с. 22].

Разработанная онтология описывает конкретную предметную область «Планирование НТМ» с ее спецификой. При этом круг решаемых задач и вопросов, на которые онтология отвечает, ограничен выбранной областью.

С использованием созданной онтологии для решения задачи учета планируемых мероприятий автором разработан модуль «Научнотехнические мероприятия» подсистемы «Планы и отчеты» [5, с. 264] ИАС «ВолГУ:Универ-ситет» [4, с. 88] (см. рис. 6).

Модуль позволяет сотрудникам Управления науки осуществлять планирование и учет проведения НТМ, а также формировать отчетность в различных разрезах – кафедральном, институтском, по источникам финансирования, отраслям науки, уровням и видам мероприятий (см. рис. 7). Кроме того, сведения об НТМ автоматически попадают в планы и отчеты кафедр, формируемые при помощи подсистемы «Планы и отчеты» ИАС «ВолГУ:Университет».

Другой важной задачей, решаемой при помощи созданного модуля, является информирование потенциальных участников НТМ о планируемых мероприятиях. В современном вузе основным инструментом обеспечения коммуникаций с профессиональным и научным сообществом является интерактивный научнообразовательный портал вуза. Он выступает как ключевой инструмент информирования заинтересованных сторон об основных направлениях стратегической политики образовательной организации, как способ обеспечения необходимого уровня информационной открыто-

Рис. 5. Структура ключевых терминов онтологии «Планирование НТМ»

Примечание. Составлено по: [6].

Рис. 6. Модуль «Научно-технические мероприятия» подсистемы «Планы и отчеты» ИАС «ВолГУ:Университет»

Примечание. Составлено автором.

Рис. 7. Формирование отчетности по НТМ в ИАС «ВолГУ:Университет»

Примечание. Составлено автором.

сти. Для удовлетворения этих требований портал должен являться точкой интеграции различных информационных сервисов – интерактивных и информационных [6, с. 145], в противном случае выполнение указанных требований в условиях крупного вуза становится практически невыполнимой задачей.

В Волгоградском государственном университете в качестве платформы для построения портала используется система «1С-Битрикс Управление сайтом». Структура портала (упо- рядоченная иерархия разделов) – матричная, состоящая из классификации по направлениям деятельности и организационной структуре, а также по целевым группам пользователей – абитуриентов, студентов, аспирантов, сотрудников, партнеров. Контент портала представляет собой информационное наполнение разделов – новостные события, публикации и другие материалы. Сервисы портала – это совокупность интерактивных услуг, оказываемых университетом через сеть Интернет. Портал в данном слу- чае выступает как точка интеграции различных сервисов. Информационные сервисы портала реализуются путем публикации выборки данных из различных компонентов ИАС университета. В качестве подобной системы в Волгоградском государственном университете используется система собственной разработки «ВолГУ:Университет», построенная на платформе «1С:Предприятие 8.3». Основная задача информационных сервисов портала – поддержание актуальности опубликованных сведений об университете. Одним из таких сервисов является компонент «План научно-технических мероприятий ВолГУ», который с использовани- ем технологий веб-сервисов импортирует из системы «ВолГУ:Университет» данные в формате XML. Общая схема функционирования компонента приведена на рисунке 8.

Компонент формирует список мероприятий с указанием названия, сроков проведения, организатора и руководителя оргкомитета (см. рис. 9). Кроме того, для выбранного мероприятия разработанный компонент предоставляет возможность просмотреть детальную информацию о нем (см. рис. 10).

Управленческо-организационные достоинства системы учета научно-технических мероприятий обусловлены использованием

Управление науки

Сведения об НТМ

Кафедра

Директор института Ректорат Ученый совет

ВолГУ: Университет

Участники НТМ

План/отчет кафедры План/отчет кафедры

Рис. 8. Схема публикации на интерактивном портале ВолГУ сведений об НТМ Примечание. Составлено автором.

Структура >  Административный аппарат >  Управление науки, инноваций и подготовки научных кадров >  Мероприятия

План научно-технических мероприятий ВолГУ

За текущий месяц

Научно техническое мероприятие	С	По     Организатор		Руководитель оргкомитета
Молекулярные биотехнологии	01.10.13	31.07.14	Волгоградский государственный университет	Новочадов Валерий Валерьевич
в восстановительной медицине
"Молекулярная биология и биотехнология" в рамках недели науки НПК ИПТ	01.04.14	28.05.14	ФГАОУ ВПО "Волгоградский государственный университет"	Новочадов Валерий Валерьевич
Научно-практическая конференция "Приоритетные технологии ВолГУ"	01.04.14	30.04.14	ФГАОУВПО "Волгоградский государственный университет"	Запороцкова Ирина Владимировна

Рис. 9. Перечень планируемых мероприятий, опубликованных на портале ВолГУ, на основе данных ИАС «ВолГУ:Университет»

Примечание. Составлено автором.

Структура >  Административный аппарат >  Управление науки, инноваций и подготовки ; научных кадров >  Мероприятия

Научно-практическая конференция "Приоритетные технологии ВолГУ"

Уровень мероприятия	Всероссийский
Вид мероприятия	Конференция
Дата начала	2014-04-01
Дата окончания	2014-04-30
Количество участников	150
Количество зарубежных участников	5
Организатор	ФГАОУ ВПО "Волгоградский государственный университет"
Руководитель оргкомитета	Запороикова Ирина Владимировна , профессор
Источник финансирования	РФФИ
Отрасль науки	050000.69 - Технические науки
Списоксоорганизаторов
Список кафедр	Кафедра судебной экспертизы и физического материаловедения
Список исполнителей	Борознин Сергей Владимирович , старший преподаватель, к/н

Рис. 10. Публикация детальной информации о НТМ на портале ВолГУ на основе данных ИАС «ВолГУ:Университет»

Примечание. Составлено автором.

для ее построения платформы «1С:Предпри-ятие 8» и системы управления контентом «1С-Битрикс Управления сайтом» и заключаются в низкой суммарной стоимости владения, особенно для вузов, имеющих возможность заключения договора образовательного учреждения с фирмой «1С» и получения платформы по специальным ценам, а также готовящих специалистов по данной платформе. Еще одним достоинством является возможность интеграции с другими решениями, в том числе особенно простой – с решениями на платформе «1С:Предприятие», например «1С:Университет».