Информационная система управления колледжем

Образовательное учреждение имеет особенности, определяющие специфику управления в нем. Главный процесс в образовательном учреждении - образовательный процесс. Проект Федерального закона «Об образовании в Российской Федерации» определяет образовательный процесс следующим образом: образовательный процесс - педагогически обоснованный процесс обучения, воспитания и развития в рамках реализации образовательных программ или программ отдельных учебных курсов, предметов, дисциплин (модулей), осуществляемый организацией, осуществляющей образовательную деятельность, или индивидуальным предпринимателем [8]. Образовательный процесс происходит путем учебно-педагогического взаимодействия преподавателей и студентов, причем они все вы- полняют определенные функции управления образовательным процессом.

Специфические особенности управления функционированием образовательного учреждения выявил Г.Н. Сериков, который указал следующие признаки: субъект-субъектность в управленческом взаимодействии партнеров, сочетание иерархичности и паритетности во взаимодействии субъектов, зависимость управления от государственно-общественных установок, дуализм источников финансового обеспечения, соподчиненность менеджмента управлению образованием учащихся, информационный дефицит, перманентное преодоление энтропии [6].

Выделяют две стадии управления в образовательном учреждении: поиск, оформление управленческих решений и исполнение управленческих решений. Первая стадия (поиск и оформление управленческих решений) включает в себя: обсуждение проблем, постановку задач поиска управленческих решений, организацию и стимулирование субъектов поиска вариантов управленческих решений, экспертизу предлагаемых вариантов решения проблемы, принятие управленческих решений, разработку концепции исполнения принимаемых управленческих решений, документирование управленческих решений.

Исполнение управленческих решений включает: организацию исполнения, стимулирование исполнителей, самоуправление исполнением управленческих решений, управленческое взаимодействие субъектов, компетенции субъектов в контроле качества исполнения управленческих решений, прогноз тенденций в функционировании образовательного учреждения, ревизию управленческих решений [6].

Элементами управления образовательным учреждением являются: целевые установки и информация, ресурсы и расходы, администрирование и самоуправление, проектирование и исполнение управленческих решений, организация и самоорганизация, стимулирование и мотивирование, контроль и самоконтроль [7].

В качестве внешних элементов иногда трактуют функции управления. К ним относятся организация (самоорганизация), стимулирование (мотивирование), контроль (самоконтроль). В скобках отражены функции внутреннего управления или самоуправления. Существуют другие подходы к функциям управления образовательным учреждением. Так, П.И. Третьяковым выявлены функции: мотивационно-целевая, информационно-аналитическая, планово-прогностическая, организационно-исполнительская, контрольно-диагностическая, регулятивно-коррекционная [5].

Иные элементы представляют собой классификации управления по разным основаниям. По составу, направлениям, аспектам и функциям управления образовательными учреждениями существует множество авторских позиций, помимо вышеперечисленных [1, 4].

При этом в современном обществе однозначно авторы приходят к мнению о значимости информационной составляющей в управлении в целом и в управлении образовательным учреждением в частности [2, 3]. В этой связи актуально использование информационной системы управления применительно к образовательным учреждениям. А.Ю. Конар- жевский и Г.Н. Сериков выделяют в системном анализе объекта четыре аспекта: морфологический, структурный, функциональный и генетический. В этих аспектах нами охарактеризована информационная система управления колледжем.

Морфология системы - это ее элементный или компонентный состав. В составе информационной системы управления в качестве морфологии обычно имеют в виду входящие в нее модули и подмодули или разделы. Для Курганского технологического колледжа на основе известных систем управления и складывающихся традиций управления предлагаем ввести следующие компоненты информационной системы управления: «Абитуриенты», «Студенты», «Преподаватели», «Образовательный процесс»), «Электронный УМК», «Администрация», «Внешние связи».

В модуль «Абитуриенты» входят:

• -    карточки абитуриентов и поиск;

• -    рейтинг по специальностям;

• -    комплексное тестирование;

• -    учет оплаты абитуриентов-контрактников;

• -    формирование и печать приказов на зачисление;

• -    регистрация приказов;

• -    статистика приема абитуриентов.

Модуль «Студенты» включает разделы:

• -    личные данные о студенте, собранные с учетом Закона РФ «Об охране личных данных»;

• -    расписание;

• -    расписание экзаменов;

• -    приказы о студентах;

• -    прохождение студентами практик;

• -    анализ результатов сдачи всех видов работ в семестре;

• -    текущая и итоговая успеваемости;

• -    материалы ГАК и ГЭК;

• -    движение студентов;

• -    учет занятых и свободных комнат;

• -    решение задач воинского учета.

В модуль «Преподаватели» входят:

• -    штатное расписание;

• -    личное дело сотрудника;

• -    приказы и представления;

• -    дополнительные соглашения;

• -    редактор отпусков;

• -    табель учета рабочего времени;

• -    награды и поощрения;

• -    сборник отчетов по составу сотрудников;

• -    данные о преподавателях (должность, ученые степени и звания, награды и пр.);

Теория и практика управления образованием

• -    дисциплины (общая и текущая информация);

• -    профессиональные достижения;

• -    должностные обязанности;

• -    внутренние системы стимулирования и оценки деятельности преподавателей.

Модуль «Образовательный процесс» включает составляющие:

• -    учебные планы, нагрузка, карта специальности, карта кафедры;

• -    расписание;

• -    студенческие группы;

• -    библиотечное обеспечение;

• -    аудиторный фонд;

• -    кадровое обеспечение;

• -    форум (по учебно-педагогическому взаимодействию).

«Электронный УМК» представляет собой электронный банк обновляемых УМК по всем специальностям.

Модуль «Администрация» включает:

• -    документы, регламентирующие деятельность колледжа;

• -    организационную структуру колледжа;

• -    регистрацию приказов, внутренний документооборот;

• -    штатное расписание;

• -    личное дело сотрудника;

• -    поиск по запросам;

• -    приказы и представления;

• -    приказы и представления по доплатам и надбавкам;

• -    дополнительные соглашения;

• -    редактор отпусков;

• -    табель учета рабочего времени;

• -    награды и поощрения;

• -    сборник отчетов по составу сотрудников.

Модуль «Внешние связи» включает:

• -    сведения о партнерах, связи;

• -    документы о сотрудничестве.

Модули взаимодействуют в соответствии с изложенным ниже регламентом.

Структура системы информационного обеспечения управления колледжем образуется за счет внутреннего течения информационных потоков внутри системы (см. рисунок), а также доступом к системе взаимодействующих субъектов, их информационно-управленческими компетенциями (см. таблицу).

В систему вносится: во-первых, относительно постоянная информация и фактическая (личные данные - с получением расписки на их использование, входной контроль, промежуточный контроль, графики работы, конспекты лекций, постоянные задания, места прохождения практики, результаты экзаменов, темы курсовых и выпускных работ и пр.); во-вторых, аналитическая информация. Педагоги в соответствии с требованиями собирают информацию и выражают свою позицию: методический замысел, план работы на семестр и информацию об учебно-педагогических отношениях, анализ ситуаций и пр.); заносится и индивидуальная образовательная траектория каждого студента; преподаватели свои аналитические записки, просьбы и рекомен-

Внутренние связи между модулями информационной системы

Пользователи и поставщики информации

Модуль Поставщики информации (в рамках своих компетенции) Пользователи информацией (в рамках разрешенного доступа) Абитуриенты Абитуриенты Администрация, студенты, преподаватели Студенты Студенты, абитуриенты, администрация Студенты, преподаватели, администрация, родители Преподаватели Преподаватели, администрация, студенты Преподаватели, администрация Образовательный процесс Администрация, учебный отдел, преподаватели, студенты Преподаватели, студенты Электронный УМК Учебный отдел, преподаватели, студенты Учебный отдел, преподаватели, студенты Внешние связи Администрация, преподаватели, студенты, внешние субъекты (партнеры) Администрация, преподаватели, студенты, внешние субъекты (партнеры) дации могут отправлять в адрес администрации. Студенты получают доступ к той информации, которая их касается; они имеют возможность высказать свои просьбы преподавателю относительно дополнительных занятий, учебной и дополнительной литературы; он может и «снять» удобную для него информацию.

Вся информация забивается и идет наверх, и администрация корректирует свои установки на основе этой информации.

Информационно-управленческие функции системы:

• -    накопительная (сбор информации);

• -    архивная (хранение информации в соответствии с регламентом);

• -    обменная (обеспечение обмена информацией);

• -    информационная (обеспечение субъектов управления и иных пользователей избирательной информацией);

• -    защитная (обеспечение ограниченного доступа к информации).

Использование информационной системы повышает эффективность управления, что мы определили по известным критериям [4], а также с учетом выполняемых системой функций.

Использование информационной системы позволило: аккумулировать, хранить, оперативно извлекать и предоставлять нужную информацию об образовательном процессе и его участниках; осуществлять информационный обмен в колледже; защищать информацию; осуществлять здравую оценку оправданности осуществляемой работы или существования какого-либо подразделения/отдела/вакансии и пр.; проводить проверку соответствия деятельности разработанному плану, а также процента выполнения этого плана; оценку значимости тех или иных действий, а также связанных с выполнением этих действий рисков; оценку качества выполняемых работ.