Информационная сущность управленческих решений

Сущность управленческих решений отражает всю сложность механизма организации их разработки и выполнения и может быть описана с нескольких позиций (рисунок): социальной, организационной, экономической, правовой, технологической и, наконец, информационной [1].

Рисунок

Сущность управленческих решений

Социальная сущность управленческого решения заложена в механизме управления работниками организации, который включает рычаги воздействия на людей для согласования их деятельности в коллективе. К этим рычагам относятся меры мотивации и вознаграждения, включающие: потребности и интересы человека, мотивы и стимулы, установки и ценности, опасения и тревоги. Социальная сущность решения проявляется, прежде всего, в его целях, которые имеют разнообразные социальные составляющие, направленные на удовлетворение сотрудников организации.

Экономическая сущность управленческого решения проявляется в том, что на его разработку и реализацию требуются финансовые, материальные и информационные ресурсы. Поэтому каждое управленческое решение имеет реальную стоимость. Ошибочное решение или решение, неправильно понятое подчиненными, приводит к потерям.

Организационная сущность управленческого решения состоит в том, что к этой работе привлекаются специально подготовленные сотрудники организации, которые осуществляют процесс ее управления. Для эффективной работы необходимо сформировать работоспособный коллектив, разработать положения и инструкции, делегировать полномочия и права, обязанности и ответственность пер- сонала за результаты своей деятельности, ввести систему контроля, выделить необходимые ресурсы, в том числе информационные, обеспечить исполнителей необходимой техникой и технологией, постоянно координировать их работу.

Правовая сущность управленческого решения состоит в точном соблюдении законодательных актов РФ и ее международных обязательств, уставных и других положений самой организации. Пренебрежение законодательно–правовыми актами может привести к отмене решения, повышению ответственности за его разработку и реализацию. За незаконно реализованное решение может быть наложен штраф или возбуждено уголовное преследование кого-либо из инициаторов управленческого решения. Неосведомленность в законодательстве не освобождает нарушителя от ответственности, поэтому во многих организациях управляющее решение в необходимых случаях проходит правовую экспертизу.

Технологическая сущность управленческого решения проявляется в возможности обеспечения персонала необходимыми техническими, информационными средствами и ресурсами для разработки и реализации управляющих решений. Информационная сущность управленческого решения собственно и является предметом дальнейшего рассмотрения. Информация – это один из ос- новных видов ресурсов, используемых человеком в трудовой, профессиональной и иных видах деятельности. Информация является важнейшим объектом преобразования в системах управления, но сформулировать точное определение этого понятия чрезвычайно сложно, поскольку она может быть представлена в самых различных формах: цифровых, электрических и гравитационных полей; световых, радио- и звуковых волн; генетических и социальных связей и т. д.

Рассмотрение информационной сущности и ее влияния на характер управленческого труда основано на анализе содержания информации, базирующегося на том, что мы живем в материальном мире и все, что нас окружает, находится в состоянии непрерывного движения, которое сопровождается обменом энергией и ее переходом из одной формы в другую. Носителем информации может быть лишь динамический, изменяющийся во времени или пространстве объект.

Все виды энергообмена сопровождаются появлением сигналов. При взаимодействии сигналов с физическими телами в этих телах возникают определенные изменения свойств – это явление и называется регистрацией сигналов. Такие изменения можно наблюдать, измерять или фиксировать другими способами. При этом возникают другие сигналы, т. е. образуются данные.

В широком смысле информацию можно определить как совокупность знаний о фактических данных и зависимостях между ними [2]. Данные, рассматриваемые как признаки или записанные наблюдения, используемые для уменьшения неопределенности в чем-либо, превращаются в информацию.

Данные – это зарегистрированные сигналы, имеющие в своей основе материальную энергетическую природу. Данные несут в себе информацию о событиях, происходящих в материальном мире, поскольку они являются регистрацией сигналов, возникших в результате этих событий. Однако данные не тождественны информации и станут ли ею – зависит от многих обстоятельств.

Для успешного извлечения информации из данных обязательным условием является на- личие или успешный подбор метода восприятия данных. Например, прослушивая передачу радиостанции на незнакомом языке, мы получаем данные, но не получаем информации, поскольку не владеем методом преобразования данных в известные нам понятия. Поэтому информация – это продукт взаимодействия данных и адекватных им методов, так как она существует только в момент взаимодействия данных и методов.

Одни и те же данные информации могут быть представлены для анализа в зависимости от источников поступления, степени адекватности и достоверности, а также применяемых методов их анализа. Но сами данные являются объективными, поскольку они – результат регистрации реально существовавших сигналов, вызванных изменениями в материальных полях или телах. В то же время методы, составленные и подготовленные людьми (субъектами), являются субъективными. Таким образом, информация возникает и существует в момент диалектического взаимодействия объективных данных и субъективных методов, т. е. в момент протекания информационного процесса. Все остальное время информация пребывает в состоянии данных.

Следует отметить, что данные – диалектическая составная часть информации, представляющая собой зарегистрированные сигналы. При этом физический метод регистрации может быть любым. В соответствии с методом регистрации данные могут храниться и транспортироваться на носителях различного вида.

Самым распространенным, хотя и не самым экономичным, носителем данных является бумага. На ней данные регистрируются путем изменения оптических характеристик ее поверхности. Регистрация данных путем изменения химического состава поверхностей веществ, используемых как носители, широко применяется в фотографии. На биохимическом уровне происходит накопление и передача данных в живой природе.

Свойства информации тесно связаны со свойствами носителей данных, от которых нередко зависят такие свойства информации, как полнота, доступность и достоверность.

Преобразование данных с целью смены носителя относится к одной из важнейших задач науки информатики. В структуре стоимости вычислительных систем устройства для ввода и вывода данных, работающих с носителями информации, составляют до половины стоимости аппаратных средств.

В ходе информационного процесса данные преобразуются из одного вида в другой с помощью методов и множества различных операций [3]. По мере развития научно-технического и технико-технологического прогресса, общего усложнения информационных связей в человеческом обществе трудозатраты на обработку данных неуклонно возрастают. Прежде всего, это связано с постоянным усложнением условий управления производством и обществом. Общее увеличение объемов обрабатываемых данных также связано с быстрыми темпами появления и внедрения новых носителей данных, средств их хранения и доставки.

В структуре возможных операций с информационными данными, поступающими в организацию, можно выделить следующие [3]:

• •    сбор данных – накопление информации с целью обеспечения достаточной полноты для принятия решений;

• •    формализация данных – приведение данных, поступающих из разных источников, к единой форме, чтобы сделать их доступными и сопоставимыми между собой;

• •    фильтрация данных – отделение данных, в которых нет необходимости для принятия решения, от полезных сигналов; при этом достоверность и адекватность данных должна возрастать, а уровень «информационного шума» – снижаться;

• •    сортировка данных – упорядочение объема и содержания данных по заданному признаку с целью удобства использования и повышения доступности данных;

• •    архивация данных – организация хранения данных в удобной и экономичной форме, повышающей общую надежность информационного процесса в целом;

• •    защита данных – комплекс организационных и технических мероприятий, на-

• правленных на предотвращение утраты, несанкционированного воспроизведения или искажения данных;

• •    транспортировка данных – прием и передача данных (обмен данными) между удаленными участниками информационного процесса; при этом источник данных в информатике принято называть сервером, а потребителя – клиентом;

• •    преобразование данных – перевод данных из одной формы в другую или из одной структуры в другую, часто связанный с изменением типа носителя или транспортировкой данных; например, для транспортировки цифровых потоков данных по каналам телефонных сетей необходимо преобразование цифровых данных в некое подобие звуковых сигналов, осуществляемое специальными устройствами – телефонными модемами.

Приведенный здесь список типовых операций с данными далеко не исчерпывает весь их перечень, необходимый для управления социальными, экономическими, научными, культурными и промышленными производственными и непроизводственными процессами. Но это нам и не нужно. Здесь важны следующие выводы:

• •    работа с информацией может иметь огромную трудоемкость;

• •    средства вычислительной техники обладают способностью обрабатывать данные автоматически, без участия человека, с применением тех или иных методов;

• •    операции с данными в информационном процессе управления необходимо автоматизировать на основе применения новых компьютерных технологий их выполнения.

Развитие экономической, технической и социальной сфер вызывает необходимость ускорения информационных процессов и соответственно компьютеризации управления на основе внедрения новых информационных технологий обеспечения принятия и выработки управленческих решений. Современные информационные технологии оказывают существенное влияние на процесс выработки и реализации управленческих решений:

• •    основным предметом и продуктом управленческого труда становится информация;

• •    внедрение информационных систем освобождает часть рабочего времени руководителя для более качественной проработки управленческих решений и методов их реализации;

• •    возрастает комфортность и эффективность управленческого труда в результате получения качественной информации и работы с программно-математическим обеспечением, имитирующим интеллектуальную деятельность специалиста;

• •    руководитель имеет возможность выбирать из набора альтернативных решений, по его мнению, лучшее;

• •    возрастает эффективность принятого решения, поскольку управленческая информация многократно увеличивает свою стоимость, материализуясь в материальновещественных элементах деятельности организации;

• •    изменяется направленность выполнения функций руководителя в сторону непосредственного процесса управления за счет эффективного использования компьютерных технологий, обеспечивающих вес удельных затрат времени на работу в качестве специалиста;

• •    существенно уменьшаются потери времени из-за недостаточного внедрения современных технологий, и все более прочные позиции занимает кабинетный стиль работы.

Обычно специалисты среднего и высшего звеньев управления испытывают потребность в информации (или квалифицированной помощи экспертов управления) по следующим направлениям:

• •    краткие сведения о базовых концепциях управленческой деятельности организаций с учетом зарубежного и отечественного опыта;

• •    набор типовых шаблонов эффективного управления;

• •    описание сведений о современных информационных системах документооборота и делопроизводства;

• •    справочные данные по основным вопросам практической деятельности;

• •    конкретный материал по практической педагогике для работы с персоналом;

• •    ключевые сведения о маркетинге (в широком смысле) и рекламе;

• •    краткие сведения о технологии реформирования и реструктуризации организации;

• •    материал о здоровом образе жизни (приемы снятия стресса, питание, уроки физкультуры, планирование рабочего дня, приемы адекватного поведения на презентациях и других мероприятиях).

Рассмотрим более подробно некоторые из приведенных направлений информационной поддержки.

• 1 . К базовым концепциям управленческой деятельности, которые необходимо знать руководителю, относятся:

• •    организационные составляющие деятельности предприятия (формальное и неформальное поведение в организации и вне ее; исторические и национальные традиции; ролевой диапазон человека; корпоративная культура; особенности организационного поведения при создании предприятия, в нормальном режиме функционирования и в кризисных ситуациях);

• •    особенности принятия управленческих решений (особенности разработки в технической, биологической и социальной сферах; формы разработки и реализации; управленческие технологии выработки; организационные методы реализации; качество и эффективность);

• •    аудит (контроль по стандартам) управленческой деятельности (контроллинг в организации; стандарты на элементы системы управления; интеграционные показатели деятельности организации для контроля руководителем; организация внутреннего аудита; организационный контроль: бланки учета, методика контроля, цели и задачи, функции, коммуникации, процесс и технологии, информационное обеспечение);

• •    организационный аудит механизма управления (структуры, профессионализм персонала, оргтехника, сети связи, системы документооборота);

• •    законы, принципы и типовая практика управления (законы синергии, самосохране-

• ния, единства анализа и синтеза, композиции и пропорциональности, информированности – компетентности, развития, принципы управления);

• •    методы и технологии управления персоналом (построения системы управления персоналом организации, документационного обеспечения кадровой работы, управления деловой карьерой, обучения, срабатывания (слаживания) и продвижения персонала и т. д.).

• 2.    Необходимость в наборе типовых шаблонов эффективного управления вызывается развитием организаций и усложнением управленческой деятельности. По этим шаблонам (приемам, правилам, стандартам) проще и дешевле управлять организацией, регламентировать выполнение функций управления по содержанию и времени, добиваться наилучших управленческих технологий, уменьшать дублирование, непроизводительные затраты, согласовывать цели, методы и средства их достижения, формировать критерии для оценки деятельности аппарата управления, контролировать подчиненных и выдвигать их на более ответственную работу.

• 3.    Упрощенная система отслеживания ключевых параметров деятельности организации необходима в связи с ограниченностью времени на фактическое управление организацией ее руководителем. Для этого руководителю должен выдаваться определенный набор информации, адекватно отражающей положение дел в организации, и набор возможных действий по устранению отрицательных явлений.

Шаблоны приводят к унификации, а затем и к стандартизации. Стандарты не сковывают руководителя, поскольку существуют большие возможности их изменения, отмены или введения новых. Существование стандартов имеет смысл при наличии форм отчетности о реальной подконтрольной деятельности и технологии проверки выполнения стандартов (аудит).

Таким образом, информационная система предприятия может предусматривать различные варианты выдачи результатов оценки параметров деятельности организации ее руководителю.

Полнота и качество оценки данных информационных параметров обеспечивают эффективность принятия управленческих решений руководителем предприятия.