Информационно-коммуникативные технологии в архивном деле: возможности и перспективы

В ХХI веке информационнокоммуникационные технологии стали одним из важнейших факторов, влияющих на развитие общества. Их воздействие касается государственных структур и институтов гражданского общества, экономической и социальной сфер, науки и образования, культуры и образа жизни современных людей. Мировое сообщество осознало те колоссальные преимущества, которые несет с собой развитие и распространение информационно-коммуникационных технологий.

Глобальность информатизации касается и такой сферы, как архивная. В решении современных вопросов информатизации важно понимание частных вопросов, методов и подходов в их решении. Если в качестве рассмотрения данного положения взять архивную сферу, то решить вопросы внедрения информационных технологий единовременно и централизованно в общеотраслевом масштабе представляется сложной задачей. Этому есть практическое объяснение – в разных архивах разные условия – разные материально-технические возможности, различные уровни кадровой подготовки и т.д. Главной задачей – архивов продолжает оставаться информирование исследователей и общественности о хранящихся документах, их научная разработка. Внедрение новых информационных технологий в работу архивохранилищ расширяет доступ к документной информации.

Информационное обеспечение процесса хранения документов с применением информационных технологий имеет опреде- ление «информатизации архивного дела». В настоящее время под информатизацией архивного дела принято понимать процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в теорию и практику архивного дела теоретических и прикладных разработок информатики, а также использования в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения [1, С. 1].

Внедрение информационных технологий в отечественных архивах началось еще со второй половины XX века. В 1996-1997 гг. была начата работа по созданию серии интегрированных типовых автоматизированных информационно-поисковых систем под общим названием «Архивный фонд», которые совмещали бы в себе функции всех справочников по учету документов (архивной статистике) и раскрытию содержания документов на разных уровнях:

– архивного фонда и описи фонда; единицы хранения (дела);

– документа.

В 1990-е годы сложная экономическая обстановка в стране не позволяла в большом количестве оснащать архивы компьютерами и другими техническими средствами. С начала 2000-х гг. процесс внедрения информационно-коммуникативных технологий (ИКТ) во все сферы деятельности российского общества, в том числе в архивную отрасль идет интенсивно. На рубеже XX - XXI веков создается электронный сайт Федерального архивного агентства, а также электронные сайты всех федеральных архивов, государственных архивов субъектов РФ, муниципальных архивов, федеральных и государственных библиотек, архивов Российской академии наук, ведомственных архивов [2]. В настоящее время общеотраслевая программа «Архивный фонд» внедрена в подавляющем большинстве государственных архивов. С помощью данной программы архивисты имеют возможность создавать в автоматизированном режиме основной документ централизованного государственного учета — Паспорт государственного архива, музея, библиотеки, а также множество других отчетов.

С 2014 года в России архивное дело развивается по принятой правительством документом «Стратегия развития отрасли информационных технологий в Российской Федерации на 2014 – 2020 годы и на перспективу до 2025 года» [3]. Архивы выполняют важную функцию по обеспечению вечного хранения и использования исторического наследия – документальной памяти государства и общества.

В настоящее время отечественные архивы отстают по степени компьютеризации от западных стран, но проделанная работа по внедрению ИКТ совершила прорыв в возможности широкого доступа и использования архивных документов обществом. За последние время сайт Федерального архивного агентства России и других архивов РФ качественно изменился. Организации неизменно обновляют информацию о различных выставках, online проектах, приуроченных к выдающимся событиям прошлого нашей страны. Кроме того, в январе 2013 года Росархив запустил новую программу – «Архивы -школам», целью которой стала визуальная демонстрация школьникам и учителям важнейших документов по отечественной истории. Это позволило привязать ключевые исторические события нашей истории к уникальным документам различных эпох. Вполне возможно, что через некоторое время электронные учебники и книги станут такими же массовыми по масшта- бам использования, как некогда были печатные издания, что свидетельствует об их актуальности и перспективности в будущем [4,С. 440-444].

С развитием IT технологий в обществе возрастают требования к качеству профессионального образования, предъявляются новые требования к осуществлению деятельности архивного работника, ее целям, содержанию и технологиями обучения. Приоритетным направлением модернизации современного российского образования является масштабное внедрение в образовательную деятельность высших учебных заведений компетентностного подхода, суть которого сводится к приобретению студентами в период обучения в вузе набора профессиональных компетенций, способствующих успешной адаптации к требованиям изменяющегося рынка труда [5, С. 183-188]. Профессиональная компетентность специалиста документационного обеспечения управления и архивоведения включает в себя развитие у студентов информационной работы по документам, с использованием оргтехники, программных средств учета, хранения и поиска документов и других специализированных баз данных, все это требует качественного, нового подхода к формированию профессиональных компетенций будущего специалиста. Для чего в образовательный процесс вводятся новые предметы с упором на IT-подготовку (информатизации архивного дела, информационная безопасность и защита информации, специализированные программы и базы данных, документационное обеспечение управления, организация государственных учреждений в России и др.). Именно обучение специальности с учетом новых компетенций у выпускника ощутимо компенсирует хронический дефицит архивных кадров на этом направлении.

Таким образом, применение информационных технологий позволяет в полной мере использовать ИКТ в процессе обработки и хранения архивных документов.