Инструменты процессного управления в экономических системах

Для повышения эффективности управленческой деятельности необходимо провести исследование содержания её деятельности, выбор теоретических атрибутов, а затем на основании этих материалов произвести формирование её структуры, разработку методологических инструментов, определяющих основные компоненты управления на практике.

Методология управления ориентирована на построение нового предметного (дисциплинарного) пространства, где возникают новые понятия и конструкты, ведется поиск нужных или разработка новых инструментов, создание первых образцов нового предмета.

В соответствии с работой [7] к методологическим инструментам при исследовании и построении процессов и объектов относятся подходы, концепция, механизм, модель, структура, отношения, показатели и т.д.

В методологии управлении важнейшим атрибутом являются различные подходы, которые определяют основные методологические инструменты [12].

Системный подход – это методология исследования совокупности взаимосвязанных компонентов, обеспечивающих процесс воздействия субъекта управления на объект, также он осуществляет переработку входа в выход и достижение целей существования системы.

Процессный подход рассматривает непрерывность различных потоков: информационных, материальных, деятельностных в рамках серия непрерывных взаимосвязанных действий по формированию и содержательному продвижению состояния различных феноменов на основе функций управления, в т.ч. планированию, организации, учету, контролю, регулированию и т.д.

Применение функционального подхода позволяет абстрагироваться от существующих объектов, выполняющих типовые функциональные обязанности. Создатели новых объектов, удовлетворяющих требованиям потребителей, ищут совершенно новые решения для выполнения существующих или будущих (потенциальных) потребностей в управлении [5].

Конкретный выбор переменных в рамках того или иного подхода точно так же, как и в случае с функциями управления, находит разную интерпретацию у разных авторов, но большинство из них сходится во мнении, что существует не более десятка факторов, которые можно сгруппировать по двум основным классам внутренних и внешних переменных.

Механизм (от гр. mechane – орудие, машина) – 1. последовательность состояний, процессов, определяющиеся собой какое-либо действие, явление; 2. система, устройство, определяющее порядок какого-нибудь вида деятельности; 3 – внутреннее устройство (система звеньев) машины, прибора, аппарата, приводящего из в действие [3].

Модель (от лат. modulus – мера, образец) – копия или аналог изучаемого процесса, предмета или явления, отображающего существенные свойства моделируемого объекта, с точки зрения цели исследования [3].

Построение гибкой, результативной, хорошо управляемой системы управления процессом требует максимального использования всех имеющихся ресурсов – материальных и управленческих. Повышение управляемости сложных экономических систем типа «организация», отыскание наиболее эффективных путей их оптимизации реализуется посредством введения необходимых недостающих элементов, повышающих результативность и обоснованность научного исследования организации современными методологическими инструментами за счет увеличения технологичности и числа информационных связей в структуре проектируемого процесса или его какой-либо системной части.

Для выполнения данной работы необходимо провести осмысление основных параметров и их содержания в организации. Выберем по работе [13] четыре параметра, которые укрупненно характеризуют любую экономическую систему типа «организация»: основной вход, ресурсы, основная преобразующая функция, ожидаемый выход. Дадим краткое описание данных параметров для экономических систем типа «организация» по работе [6].

Основной вход – наименование различных феноменов (предметов, людей, информации), поступающих в систему из внешней среды в соответствии с потребностями, заказом или спросом.

Ресурсы – это различные виды средств, возможностей, запасов, обеспечивающих стабильную деятельность и/ или развитие экономической системы (организации) для достижения ее основных целей, миссии. Ресурсы могут быть материальные, энергетические, финансовые, трудовые, информационные, технологические, интеллектуальные и т.д. Финансы не указываются: они нужны везде.

Основная преобразующая функция предназначена для изменения о сновного входа в ожидаемый «выход» с помощью ресурсов и включает различные инструменты и технологии, состоящие из совокупности операций или процедур.

Ожидаемый выход – это результаты преобразования входа благодаря основной преобразующей функции с помощью ресурсов . Результаты деятельности: материальные (продукция, услуги), интеллектуальные, трудовые, финансовые, информационные, социальные. Состав параметров деятельности экономической системы типа «организация» представлен в таблице 1.

Таблица 1. Параметры деятельности организации

Основные «входы»	Ресурсы	Основные преобразующая функция	Типичные «выходы»
Фактор 1	Ресурс 1	Функция 1	Результат 1
Фактор 2	Ресурс 2	Функция 2	Результат 2
Фактор N	Ресурс N	Функция N	Результат N

Фрагмент содержания параметров деятельности экономических систем типа «организация» представлен в таблице 2.

Таблица 2. Параметры деятельности организации (фрагмент)

Вид организации	Основной «вход»	Ресурсы	Основная преобразующая функция	Типичный ожидаемый «выход»
Музей	Посетители, желающие отдохнуть в культурном пространства; люди, умеющие наслаждаться и понимать искусство	Галерея, оборудование (ограждения, таблички, звук, свет), экспонаты, картины, билеты, экскурсоводы, научный отдел, персонал	Собирание, изучение, хранение, охрана, экспонирование предметов истории и предоставление их посетителю в виде экскурсионного сопровождения	Посетители, получившие удовлетворение от увиденного и услышанного и обогащенные образцами культуры
Садовое хозяйство	Люди, объединяющиеся для удовлетворения потребностей в продукции сада и труде на садовом участке	Земельные участки и помещения, садовый инвентарь, семена, садовые технологии, участники садового хозяйства	Содержание земельных участков (индивидуальных и общих), ведение садоводства, огородничества, дачного хозяйства	Сельскохозяйственная продукция,  удовлетво рение трудом и его результатами
Ателье одежды	Заказчики одежды, люди, которым нужно перешить имеющуюся вещь	Ткани, нитки, каталоги, иголки, персонал, швейное, машинное оборудование	Пошив и ремонт одежды, реставрация	Новая уникальная одежда и отреставрированная одежда

Кроме того, для последующего выбора методологических инструментов и технологического оснащения необходимо представление других атрибутов выбранной организации, в т.ч. цель, миссия, стратегия, структура, в некоторых случаях и состав объектов, процессов, культура и менеджмент.

«Процесс – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы» [10]. Так как процессом напрямую управлять нельзя, то в рамках процесса его протекания выделяются некоторые его составные части: подпроцессы, задачи, процедуры.

При исследовании, проектировании и оценке эффективности функционирования, а затем и при реформировании любого существующего процесса или его части в выбранной организации выполняется выявление действующих подпроцессов, а также уровень их выполнения в данной организации.

Для исследования выбранного процесса необходимо выделить несколько подпро- цессов, составляющих ядро его деятельности (чаще всего, не менее 5-6). Для этого необходимо воспользоваться перечнем подпроцессов, которые представлены в работе [8] и систематизированы по соответствующим процессам. Выполняется описание каждого выделенного подпроцесса с точки зрения его основных характеристик. К основным характеристикам подпроцесса управления организацией относятся: сущность и назначение; виды и их характеристики; основные функции (или элементы).

Выделенные подпроцессы управления составляют некоторую систему и взаимосвязаны между собой в пространстве и времени прямыми и обратными связями. На основе описаний выполняется модель взаимодействия существующих подпроцессов управления в рамках процесса ООО «NNN» (рис. 1). Наименование существующих подпроцессов управления вписываются в блоки модели полностью без сокращений.

Рис. 1. Модель существующих подпроцессов управления в рамках процесса ООО «NNN»

Таким образом, выполняется важная работа по установлению состава и содержания и взаимосвязей существующих подпроцессов выбранного процесса управления организации. Это необходимо для дальнейшего поиска и выбора методологических и технологических инструментов по их решению.

В любой организации существуют проблемы, которые снижают качество и эффективность деятельности, в т.ч. и в рамках исследуемого процесса или его части в организации. Формулирование проблем по отдельным элементам в рамках процесса организации очень важно для понимания источников их возникновения и возможных последствий их существования, а также для дальнейшего обоснования необходимости определения новых подпроцессов для решения проблем, существующих в данном процессе организации. Представим содержание проблем в рамках процесса управления организацией в общем виде (табл. 3).

Таблица 3. Проблемы в рамках процесса управления организацией

Наименование проблемы	Причины возникновения	Ожидаемые последствия
Проблема 1	Причина 11 Причина 12	Последствия 11 Последствия 12
Проблема 2	Причина 21 Причина 21	Последствия 21 Последствия 22
Проблема N	Причина N1 Причина N2	Последствия N1 Последствия N2

Для решения каждой проблемы определяются новые подпроцессы управления, которые отсутствуют в организации в настоящее время.

Общее количество подпроцессов, определенных для решения проблем в рамках заданного процесса организации может быть 7-10. Для решения проблем надо выбрать такие подпроцессы, которые способны их устранить. При этом они могут быть, как из заданного процесса, так и из других процессов управления организации

[1]. Часто выбираются подпроцессы из процесса управления персоналом, когда необходимо повысить квалификацию специалистов, выполняющих деятельность в рамках любых подпроцессов, как существующих, так предлагаемых. Кроме того, определяются ожидаемые результаты от решения выявленных проблем. Оформление материалов исследования по определению подпроцессов, решающих проблемы в организации, составляется в общем виде (табл. 4).

Таблица 4. Определение подпроцессов, решающих проблемы в организации

Наименование проблемы	Наименование новых подпроцессов	Ожидаемые результаты
Проблема 1	Подпроцесс 11 Подпроцесс 12	Результаты 11 Результаты 21
Проблема 2	Подпроцесс 21 Подпроцесс 22	Результаты 21 Результаты 22
Проблема N	Подпроцесс N1 Подпроцесс N2	Результаты N1 Результаты N2

Дается краткая характеристика новых подпроцессов (2-3 предложения для каждого подпроцесса). На основе характеристик новых подпроцессов выполняется совместное графическое представление существующих и новых подпроцессов, предназначенных для решения проблем [9]. Графическое оформление существующих и новых подпроцессов управления ООО «NNN» представлено в общем виде (рис. 2).

Рис. 2. Модель структуры существующих и новых подпроцессов ООО «NNN»

Новые подпроцессы должны помочь решению выявленных проблем в рамках заданного процесса организации.

Выявление проблем очень важная часть выполненной работы по установлению проблем, причин их возникновения и ожидаемых последствий в рамках процесса организации и формулируется направленность разработки новой структуры с учетом новых процессов для решения проблем в заданном процессе организации. В настоящее время процесс управления опе- рациями в ООО «NNN» включает следующие подпроцессы: управление операционными мощностями; управление запасами; управлении операционными программами, графиками, заданиями; управление дефектами и браком; управлении готовой продукцией; управление продажами. После определения содержания и основных параметров все существующие подпроцессы управления операциями в ООО «NNN» находятся между собой во взаимосвязи (рис. 3).

Рис. 3. Структура существующего процесса управления операциями в ООО «NNN»

Так как в настоящее время в любой организации имеется ряд проблем, связанных, как оказалось, с подпроцессами управлением запасами, операционными программами, графиками, заданиями, наличием дефектов в готовой продукции, что, в свою очередь, отражается на продажах, экономических показателях и, как следствие, конкурентоспособности данной организации на рынке. Основными факторами процесса управления операциями являются персонал, оборудование, материалы и комплектующие изделия, а также методы управления [4]. Проведенное исследование показало, что ООО «NNN» имеет ряд проблем в процессе управления операциями, фрагмент характеристик которых представлен в таблице 5.

Таблица 5. Проблемы процесса управления операциями в ООО «NNN» (фрагмент )

Наименование проблемы	Причины возникновения	Ожидаемые последствия
1. Наличие дефектов в готовой продукции	1.1.    Недостаточная квалификация сотрудников, занятых в операционной деятельности. 1.2.    Устаревшее операционное оборудование	1.1.    Снижение объемов продаж. 1.2.    Снижение прибыли организации 1.3.    Снижение конкурентоспособности 1.4.    Потеря постоянных клиентов
2. Недостаточное количество запасов на складе	2.1. Невыполнение поставщиками дого ворных обязательств. 2.2. Неэффективная работа технических служб и служб закупок	2.1.    Срывы операционного графика 2.2.    Невыполнение обязанностей перед клиентами 2.3.    Снижение прибыли организации

Для улучшения деятельности процесса управления операциями в ООО «NNN» предлагаются несколько подпроцессов управления, способных решить выявлен- ные в ней проблемы. Фрагмент состава новых подпроцессов и ожидаемые результаты от их внедрения в ООО «NNN», представлено в таблице 6.

Таблица 6. Определение подпроцессов, решающих проблемы в ООО «NNN» (фрагмент)

Наименование проблемы	Наименование новых подпроцессов	Ожидаемые результаты
1. Наличие дефектов и брака в готовой продукции	1.1.    Управление эффективностью операций 1.2.  Управление послепро дажным обслуживанием	1.1.    Повышение качества выпускаемой продукции 1.2.    Увеличение объема продаж 1.3.    Сокращение потерь от брака 1.4.    Увеличение прибыли 1.5.    Повышение конкурентоспособности продукции на рынке 1.6.    Увеличение клиентов
2. Недостаточное количество  запа сов на складе	2.1.    Управление запасами 2.2.    Управление исследованием поставщиков.	2.1.    Увеличение объемов продаж 2.2.    Увеличение прибыли 2.3.    Работа в соответствие с операционными графиками

Следует отметить, что с внедрением новых подпроцессов произойдет изменение структуры процесса управления операци- ями ООО «NNN», как это показано в гра фическом изображении на рисунке 4.

Рис. 4. Структура разрабатываемого процесса управления операциями в ООО «NNN»

Таким образом, управление исследованием поставщиков и управление запасами приведет к устранению проблем, связанных с запасами, и как следствие, позволит производить продукцию в соответствие с заданными программами и операционными графиками и эффективно управлять операционными мощностями. В свою очередь, управление послепродажным обслуживаем и эффективностью операций даст возможность выявлять операционные дефекты после отгрузки продукции покупателям.

Рассмотрим модель основных параметров подпроцесса управления организации на обобщенном уровне для понимания его роли, назначения и вклада в операционную деятельность процессов современной организации [11, 14].

Модель основных параметров подпроцессов управления структурируется по четырем важнейшим параметрам:

• -    ресурсы – входящая информация, необходимая для запуска подпроцесса;

• -    функционально-технологические процедуры – совокупность методов и инструментов    для    осуществления

подпроцесса;

• -    параметры – набор характеристик, определяющих результа-тивность решения функциональных задач реализации подпроцесса;

• -    результат – выходящая информация, являющаяся итогом исполнения текущего подпроцесса и одновременно входящей информацией     для     последующих

подпроцессов.

Модель параметров подпроцесса управления в рамках системы управления организацией (СУО) представлена в общем виде на рисунке 5.

Рис. 5. Модель основных параметров подпроцессов управления в рамках СУО

Любые процессы (подпроцессы), с одной стороны, обладают локальностью и независимостью, с другой, находятся в постоянном взаимодействии друг с другом, оказывая прямое воздействие на результативность процесса в целом.

Необходимость обоснования прямых и обратных связей между ними обуславливает потребность в четкой интерпретации параметров их функционирования. Недостаточное внимание к идентификации параметров и пересекающихся функций приводит к потере ответственности исполнителей и снижению управляемости процесса в целом.

Методология управления с акцентом на детализацию характеристик подпроцессов обеспечивает современного управленца инструментами, необходимыми для рационализации решения функциональных задач управления на основе функциональнотехнологических процедур, способствующих росту профессиональных компетенций работников. Модель содержания основных параметров подпроцесса управления операционными программами, заданиями, графиками ООО «NNN» представлена на рисунке 6.

Функционально-технологические процедуры

Технологии управления операционными программами, графиками, заданиями

Ресурсы Операционные ресурсы

Операционные мощности

^ Операционные рабочие

Портфель заказов

Параметры Количество единиц продукции Нормы времени Сменные задания

Результаты

Операционные программы Операционные графики Операционные задания

Рис. 6. Модель подпроцесса управления операционными программами, графиками, заданиями ООО «NNN»

Интеграция ключевых компетенций работников, появляющаяся при тщательной разработке функций и процедур и максимальном вовлечении их в процесс управления процессами, проявляется в долгосрочной перспективе ростом эффективности использования различных ресурсов организация, совершенствованием инструментов формирования уникальных компетенций в решении проблем управления процессами на современном уровне. Одним из факторов, играющих важную роль, является исследование, формулирование и обоснование системных параметров функционирования подпроцессов управления организацией представлены в общем виде в таблице 7.

Таблица 7. Системные параметры функционирования подпроцессов

управления о	ганизацией
Наименование подпроцесса	Вход		Выход		Преобразование входа в выход
	Что	Откуда	Что	Куда
Подпроцесс N…	Ресурсы Rо..	Выходная    информация   свя занного подпроцесса Vo…	Результат Rc..	Входная информация    связанного подпроцесса Vc…	Основной содержание процесса преобразование ресурсов в результаты

Адекватное описание подпроцессов управления возможно посредством моделирования. Целью моделирования является создание точного, лаконичного, удобного для восприятия и исследования описания организации как совокупности взаимодей- ствующих компонентов и взаимосвязей между ними. Фрагмент системных параметров функционирования подпроцесса управления маркетинговой политикой организации ООО «NNN» представлены в таблице 8.

Таблица 8. Системные параметры подпроцесса управления маркетинговой политикой

ООО «NNN» (фрагмент)

Вход		Выход		Преобразование входа в выход
Что, кто	Откуда	Что, кто	Куда
Стратегия организации Атрибуты организации	Управление стратегией	Рекламная   про дукция	Внешняя среда	Формирование рекламной продукции
		Сегменты рынка, позиционирование      продук- ции/услуг	Управление операциями	Формирование возможностей организации. исследование рынка и его частей, выявление информации, сегментирование рынка, позиционирования продукции/услуг на основе задач, технологий, менеджмента
Информация о потребителях, поставщиках, конкурентах, спросе, предпочтениях	Внешняя среда. Управление информацией
Специалисты	Управление персоналом	Потребность   в персонале	Управление персоналом	Формирование и обоснование по-требностив персонале
Финансовые средства	Управление  фи нансами	Потребность   в финансовых средствах	Управление  фи нансами	Формирование и обоснование потребности в финансовых средствах

На основании представленных системных параметров можно определить содержание любых процессов и их частей, протекающих в организациях. Для рассматриваемых моделей деятельности организации достаточно представить ресурсы, технологии и продукт/услуги [2].

Развитие организаций различного типа и уровня затрагивает многие аспекты их деятельности и включает совокупность средств и методов, которые широко используются для повышения качества и эффективности управленческой деятельности. Для поиска противоречий и трудностей необходимо использовать потенциал различных атрибутов организации и её менеджмента. «Потенциал - это совокупность возможностей развития основных элементов и подпроцессов организации. При этом эти элементы ранжируется».

Потенциал любого объекта или процесса или их части возможно представить в виде различного вида шкал. Формирование шкалы рассматриваются по отдельным элементам подпроцесса.

Рассмотрим основные элементы подпроцесса управления организации:

• -    цели , задачи ;

• -    ресурсы (сырье, материалы и др.);

• -    результаты (экономические, социальные и др.);

• -    специалисты , документы;

• -    информация;

• -    методика (технология, модель);

• -    подразделение (комиссии, группы);

• -    технические средства;

• -    качество, эффективность;

• -    оценки выполнения;

• -    применение (другие подпроцессы, принятие решений, внешняя среда);

• -    сроки выполнения;

• -    способность к и зменениям.

Определение шкал состояний выбранных атрибутов управления необходимо для понимания возможностей их применения при оценке состояния этих атрибутов в конкретной организации. Необходимость представления отдельных элементов подпроцесса управления в виде шкалы связано с невозможностью измерения, описания, а, значит, и улучшения подпроцесса какими-либо инструментами в целом, а только в виде отдельных элементов подпроцесса.

Шкала потенциала - это совокупность описаний различных состояний различных атрибутов (или элементов) подпроцесса управления организации.

Для определения различных состояний атрибутов подпроцесса управления организацией была выбрана 3-балльная шкала их состояний: низкое, нормальное (среднее), высокое. Приводятся 2 формулировки для каждого из трех состояний всех атрибутов подпроцесса управления организации. Шкала состояний потенциала атрибутов подпроцесса управления организацией представлена в таблице 9.

Таблица 9. Шкала состояний потенциала атрибутов подпроцесса управления организацией

Наименование	Состояние
атрибута	низкое	нормальное	высокое
Элемент 1	Состояние 11А Состояние 12А	Состояние 11В Состояние 12В	Состояние 11С Состояние 12С
Элемент 2	Состояние 21А Состояние 22А	Состояние 21В Состояние 22В	Состояние 21С Состояние 22С
…	…	…	…
Элемент N	Состояние N1А Состояние N2А	Состояние N1В Состояние N2В	Состояние N1С Состояние N2С

Фрагмент выполнения работы для атрибутов подпроцесса управления качеством продукции организации для ООО «NNN» представлены в таблице 10.

Таблица 10. Шкала состояний потенциала атрибутов подпроцесса управления управления качеством продукции организации ООО «NNN» (фрагмент)

Наименование атрибута	Состояние
	низкое	нормальное	высокое
1. Ресурсы	1.1.      Некачественные 1.2.    Не вовремя доставленные 1.3.    Неоправданно высокая цена	1.1.      Удовлетворительное 1.2.  Относительно  своевре менные            поставки 1.3.    Цена, не в полной мере соответствующая качеству	1.1.    Хорошее    качество 1.2.    Поставки точно в срок 1.3.    Оптимальное соотношение цены и качества
2. Сроки выполнения	2.1.    Несоблюдение сроков 2.2.    Отсутствие контроля за    исполнением    за 2.3.    Соблюдение сроков исполнение только при невысоком качестве	2.1.   Соблюдение   сроков 2.2.    Периодический контроль за             исполнением 2.3.    Удовлетворительное качество, соответствующее срокам	7.1.    Выполнение точно в срок 7.2.    Непрерывный контроль за            исполнением 7.3.    Сроки соблюдаются при обеспечении хорошего качества
3. Информация	3.1.  Предоставляется  с задержками и искажениями 3.2.     Незаинтересован ность в сборе информации 3.3.    Недостоверность информации	3.1.    Предоставляется без искажений 3.2.    Заинтересованность в сборе             информации 3.3.    Информация не отражает всей сути событий, необходимой для принятия управленческих решений	3.1.    Достоверная информация 3.2.    Сбор и анализ полной информации для принятия любого решения

Важность выполненной работы и её применения для оценки состояния этих атрибутов в конкретной организации заключается в том, что благодаря наличию шкал потенциала на основе фактического состояния элементов подпроцессов управления возможна оценка состояния пара-

Таким образом, представленные методологические инструменты призваны формировать, поддерживать и перестраивать основные атрибуты процессов и объектов для повышения качеств и эффективности операционной и управленческой деятельности в экономических и социальных метров подпроцессов управления исследу- средах.

емых, проектируемых или реформируемых подпроцессов организаций.