Интеграция учетных систем и системы менеджмента качества

В последнее время многие крупные организации проявляют заинтересованность в создании учетных систем, объединяющих на базе современных информационных технологий оперативный, бухгалтерский, статистический, управленческий, налоговый, консолидированный и другие виды учета. В этом смысле, понятие учетной системы намного шире, чем привычное понятие системы бухгалтерского учета.

Тенденция организации на предприятиях подобных многоцелевых учетных систем обусловлена необходимостью обеспечить группы пользователей требуемой учетной информацией, поддерживая при этом высокий уровень эффективности и экономичности учетных процессов. Для достижения данных целей важно акцентировать внимание на вопросах обеспечения качества учета, проецируя данную категорию как на результирующую учетную информацию, так и на все структурные элементы учетной системы.

Для улучшения характеристик качества организуемой учетной системы некоторые специалисты предлагают привлекать подходы менеджмента качества. Известно, что финансовый учет – строго регламентированная система, поэтому элементы системы качества в том или ином виде встречаются в учете и безот- носительно применения методов и подходов менеджмента качества (например, учетные процедуры, документы, регламенты, рабочие инструкции).

Вопрос заключается в том, что организация системы качества в учете делает возможным упорядочить ключевые факторы, влияющие на создание и эффективное функционирование многоцелевой учетной системы, сделать учетные процессы управляемыми, положительно влиять на формирование качества результатной учетной информации в течение всего информационного цикла. Что в свою очередь позволяет успешно удовлетворить разнородные информационные потребности групп пользователей учетной информации с минимальными для предприятия затратами и рисками. Кроме того, подходы менеджмента качества могут стать ориентиром для создания систем оперативного и управленческого учета в организации.

Многоаспектность понятия качества, позволяет применять данную категорию к любому объекту, призванному удовлетворять требования потребителей. Так, в частности, в стандарте ИСО 8402:1994 «Управление качеством и обеспечение качества» дается следующее определение: «Качество – совокупность характеристик объекта, отно- сящихся к его способности удовлетворять установленные и предполагаемые потребности».

В рассматриваемом случае в роли объекта качества выступает учетная система, включающая учетные процессы и учетную информацию. Таким образом, под качеством учета следует понимать совокупность характеристик учетной системы, относящихся к ее способности удовлетворять установленные и предпо- лагаемые информационные потребности групп пользователей учетной информацией (собственников предприятия, акционеров, фискальные органы, руководство, органы статистики и т.д.).

После определения понятия качества в учете предлагается обозначить факторы, задающие и определяющие уровень качества учетной системы. Они представлены на рис.

принципы системы менеджмента качества

ориентация на                      вовлечение      процессный      системный роль руководства пользователя                       сотрудников        подход          подход

многоцелевая учетная система
процессы	методика	ресурсы	организационная структура
основные      1 вспомогательные

руководство по качеству	методологические инструкции	рабочие инструкции	нормативная документация
документация системы менеджмента качества

Рис. Факторы, определяющие качество учетной системы

В соответствии с подходами менеджмента качества составляющими учетной системы могут быть организационная структура, методика, ресурсы, процессы.

Организационная структура – обеспечивающая учетный процесс и регламентируемая внутренними документами предприятия совокупность полномочий, обязанностей, ответственности сотрудников предприятия, а также взаимоотношений между ними. К таким сотрудникам следует отнести как непосредственно учетный персонал, так и всех иных лиц предприятия, участвующих в организации и обеспечении функционирования учетной системы.

Методика – это установленный способ осуществления деятельности по обеспечению качества учетной системы. Методики документируются, и поэтому рекомендуется их называть «письменной» методикой или «документальной» методикой. Данное обстоятельство является крайне важным в теории и практике управления качеством, т.к. неописанная неформализованная методика не может являться объективным и надежным инструментом в учетном процессе.

Документальная методика обычно включает: цели и область деятельности, что должно быть сделано и кем, когда, где и как это должно быть сделано и т.д.

Ресурсы необходимы для внедрения и улучшения процессов системы качества учета, а также для достижения удовлетворенности потребителей учетной информации. Задача руководства предприятия – обеспечить ресурсами учетную систему в целом и систему качества в частности, в том числе: квалифи- цированным персоналом, инфраструктурой, финансовыми, информационными, производственными, материальными, временными.

Процесс – это совокупность взаимосвязанных ресурсов и деятельности, которая преобразует входящие элементы в выходящие (вход процесса в его выход). Применительно к учетной системе можно классифицировать все учетные процессы на основные и вспомогательные, отнеся к последним обеспечивающие процессы, процессы развития и процессы управления.

Принципы системы качества – это основные правила, определяющие построение и функционирование системы качества в учете. Предлагается взять пять ключевых принципов менеджмента качества: ориентация на потребителя; роль руководства; вовлечение сотрудников; подход как к процессу; системный подход к управлению. Данные принципы актуальны и в учетных процессах, что подчеркивает универсальность методов и инструментов качества.

Ориентация на пользователя. Учетная система организуется для потребителей учетной информации, зависит от них и, следовательно, должна быть ориентирована на их настоящие и будущие запросы, выполнять текущие требования потребителей. Для соблюдения данного принципа следует:

• •    идентифицировать пользователей учетной системы и классифицировать их по категориям;

• •    установить требования пользователей учетной информации, учесть выявленные запросы при организации учетной системы;

• •    реализовать и постоянно совершенствовать механизм обратной связи, позволяющий определять степень удовлетворенности пользователей;

• •    положить систему показателей удовлетворенности пользователей в основу системы мотивации учетных работников и системы управления

учетными процессами, как основной индикатор эффективности и результативности учетной системы.

Роль руководства. Руководители устанавливают единство целей, направленности и внутренней среды организации. Поддержка со стороны руководства имеет первостепенное значение и в процессе организации учетной системы, именно руководство несет ответственность за организацию учетной системы; принимает решение о выделении необходимых для организации качественной учетной системы ресурсов (финансовых, кадровых, материальных) и т.д. Руководство должно постоянно заботиться об обучении персонала, а также обеспечивать необходимыми ресурсами решение задач качества.

Вовлечение сотрудников. Как правило, первоочередным фактором, с которого надо начинать решение проблемы качества, является «человеческий фактор. Только интерес, подкрепленный хорошей материальной базой, способен стать тем фундаментом, на котором реально возможно повышение качества в учете. Система качества и ее механизмы должны побуждать сотрудников проявлять инициативу в постоянном улучшении качества учетных процессов, брать на себя ответственность в решении проблем качества, активно повышать свои знания, передавать знания и опыт коллегам.

Подход как к процессу. Одним из основных направлений создания эффективной учетной системы является применение процессного подхода при организации и обеспечении ее функционирования.

Под процессом в менеджменте качества понимают последовательность действий, которые создают дополнительные ценности путем преобразования с помощью ресурсов входящих элементов в требуемые выходящие.

Качество процесса характеризуется его результативностью, эффективность и гибкостью. Процессный подход к со- зданию учетной системы означает: четкое разграничение операций во времени и пространстве; фиксацию и регистрацию входных и выходных данных процессов; своевременное назначение руководителя процесса или процедуры с определением его полномочий и ответственности; организацию управления процессами и переходов между операциями процесса; нацеленность на конечный результат. Применяя категории процессного подхода и понятия, применяемые в менеджменте, учетные процессы следует разделить на основные и вспомогательные.

Основные учетные процессы непосредственно ориентированы на создание учетной информации, имеющей ценность для групп пользователей: регистрация, группировка и интерпретация фактов хозяйственной жизни.

Вспомогательные учетные процессы не участвуют непосредственно в обработке информационного потока, к ним относят обеспечивающие процессы, процессы развития и процессы управления.

К обеспечивающим процессам следует отнести техническое оснащение средствами труда, соблюдение условий научной организации труда на рабочих местах, обслуживание рабочих мест, снабжение средствами связи и средствами автоматизации, управление персоналом, предоставление нормативносправочной информацией и т.д. В общем виде они обеспечивают ресурсами все процессы учетной системы.

К процессам развития относятся процессы совершенствования производимой учетной информации, технологии, инфраструктуры, а также инновационные процессы.

Процессы управления охватывают весь комплекс функций управления на уровне каждого процесса и учетной системы в целом. В основу классификации процессов управления можно взять клас- сическое разделение на планирование, организацию, мотивацию и контроль.

Системный подход. Системный подход предполагает рассмотрение учета как системы взаимосвязанных элементов. Принцип системности реализуется в следующих действиях: определение системы путем установления структурных компонент, влияющих на заданные цели; структуризация системы для достижения цели оптимальным способом; понимание взаимосвязи между элементами в системе; непрерывное совершенствование системы на базе оценки и аттестации; установление в деятельности приоритета согласования ресурсов.

Применяя подходы менеджмента качества для определения структурного содержания системы учета можно выделить четыре основных элемента: вход, выход, управление и ресурсы.

Вход – информация о фактах хозяйственной жизни предприятия (первичная информация).

Выход – результат выполнения учетного процесса, предоставляемый «получателям» вне или внутри учетной системы. Выходом учетной системы в целом является результирующая учетная информация, призванная удовлетворить информационные потребности групп пользователей.

Управление – факторы, которые регулируют и определяют последовательность выполнения основных и вспомогательных процессов в учетной системе. За основу элементов управления учетной системой можно взять систему регулирования бухгалтерского учета в России, предусматривающую законодательный, нормативный, методический и организационный уровни. Ресурсы – то, с помощью чего осуществляется процесс. К основным ресурсам учетного процесса следует отнести: персонал, информационную систему и необходимую инфраструктуру, включающую, например, рабочие места учетных работников.