Использование новых информационных технологий в процессе автоматизации документооборота

В последнее десятилетия появились и получили распространение новые инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов. В том числе речь идет о программном обеспечении, предназначенном для обработки управленческих документов. В частности появились такие понятия как электронный документ, электронно-цифровая подпись, системы электронного документооборота. Электронный обмен данными - это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Он осуществляется через информационные системы, компьютерные сети, интернет, электронную почту и множество других средств.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом в наше время актуален как никогда. Все больше российских предприятий внедряют системы электронного документооборота (ЭДО) и рады новым возможностям технологий, которые позволяют не отстать от конкурентов.

Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Документ, представленный в электронном виде, или электронный документ (ЭД) -документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

С 2011 года Министерство финансов Российской Федерации разрешило использование счетов-фактур в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП; ранее - электронная цифровая подпись, ЭЦП). Это послужило толчком к активному развитию и внедрению электронного документооборота [1].

Аналогично тому, как бит является единицей информации в кибернетике, документ является единицей информации в системах документооборота. В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов - есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т.д. [2].

Большинство предприятий признают достоинства электронного документооборота, который имеет следующие преимущества:

• -    высвобождение пространства офиса, необходимого для хранения бумажных документов;

• -    уменьшения затрат на копирование -бумагу, копировальную технику, расходные материалы;

• -    сокращения затрат на доставку бумажных документов;

  – экономии рабочего времени сотрудников на операции с документами, как следствие – высвобождение времени на продуктивную деятельность [3].

В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности, данные позиции рассматриваются руководством объективно и в перспективе решаются в пользу ЭДО. Внедрение электронного документооборота требует для всех служащих, участвующих в работе с документами, все служащие, по тем или иным причинам не имеющие постоянного доступа к электронным документам при помощи используемых средств вычислительной техники, фактически перестают принимать какое-либо участие в работе. Все служащие, до которых документы будут доходить в неэлектронном виде, смогут с ними лишь ознакомиться, простое визирование или обсуждение, автоматически будет требовать наличия персонального средства вычислительной техники, имеющего доступ к системе ЭДД [4, С. 34].

Обмен электронными документами должен быть надлежащим образом защищен. Документы должны быть снабжены электронной подписью, гарантирующей авторство и неизменность содержания документа, а в отдельных случаях и закрыты криптографическими средствами от несанкционированного доступа [1].

Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании усло- вий, обеспечивающих хранение необходимой информации, ее быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Одна из основных задач ЦОД – синхронизация форматов документов между различными системами. Наиболее логичным подходом является разработка некоторого универсального расширяемого XML-представления типовых документов, используемого как промежуточный формат, и набора конверторов для этого формата для каждой из присоединяемых систем.

Если набор реквизитов документов у подключаемой системы оказывается шире, чем предусмотрено в универсальном формате, то возможно, либо расширение формата, либо отражение этих реквизитов с помощью механизма специфических для конкретных адресатов тегов. Преобразование форматов документов должно сохранять весь набор реквизитов входящих документов. Для исходящих документов в формате XML дополнительные реквизиты также должны сохраняться – особенности XML позволяют игнорировать «чужие» реквизиты. Для других форматов документов состав реквизитов может быть урезан. При этом может передаваться дополнительный файл согласованного с получателем формата с расширенным или полным реквизитным составом документа.

Кроме реквизитного состава документов, ЦОД должен обеспечивать передачу собственно файлов документов. В отдельных случаях может обеспечиваться преобразование форматов документов.

Таким образом, целью системы электронного документооборота является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления и функционирования организации.