Исследование и развитие подпроцесса управления поставками ресурсов организации

Актуальность выбранной темы заключается в том, что подпроцесс управления поставками ресурсов в организации является одним из основополагающих факторов для эффективной деятельности процесса управленияоперациями организации.

На сегодняшний день теме управления поставками в организации уделяется особое внимание [3]. В условиях постоянно изменяющихся внешних факторов необходимо уметь вовремя их учитывать и использовать все возможные методологические инструменты [1, 2, 4].

При этом необходимость оптимизации подпроцесса поставками ресурсоввозника-ет, как правило для того, чтобы организация оставаласьуспешно функционирующей и конкурентоспособной на рынке [6].

Для того, чтобы быть полноценным и корректным, подпроцесс управления по-ставкамиресурсов должен быть комплексным и достаточно гибким, объединяющей большое количество элементов [20].

Целью исследования является исследование и проектирование деятельно-сти,связанной с подпроцессом управлением поставками ресурсов в транспортнологистической группе ООО «Трансойл», которая специализируется на железнодорожных перевозках нефти и нефтепродуктов.

Команда «Трансойл» видит свою миссию в том, чтобы быть в авангарде транспортно-логистической деятельности в регионе на основе управленческой решений, максимально удовлетворяя потребности клиентов, способствовать развитию рынка транспортных услуг и участвовать при необходимости реформированию транспортной отрасли.

Основные направления стратегии «Трансойл» включают следующие атрибуты:

• -    поддержание и развитие транспортнологистической деятельности организации с собственным автопарком и обслуживающей инфраструктурой;

• -    повышение эффективности существующей модели бизнеса, сохранение и достижение лидирующих позиций на рынке грузовых железнодорожных перевозок в стране [16].

• -    стабильный рост объемов транспортных услуг, расширение номенклатуры и поддержание оптимальных сроков доставки перевозимых грузов [17].

Основная номенклатура услугорганиза-ции следующая:

• -    разработка, поддержание и реализация основных услуг транспортнологистических услуг;

• - услуги по нормированию, планированию и организации перевозок;

  – плановое и оперативное предоставление железнодорожного подвижного состава для доставки грузов;

  – транспортно-экспедиционное и информационное обслуживание.

Высшим органом управления ООО является общее собрание.Контролирующие функции за исполнением решений Общего собрания в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, а также деятельностью ООО и его управлением осуществляет Совет директоров; Единоличным исполнительным органом ООО является Генеральный директор.

Концептуальная характеристика организации представлена в таблице 1.

Таблица 1.Характеристика организации

Вид организации	Основной «вход»	Ресурсы	Основная преобразующая функция	Типичный ожидаемый выход
Транспортная организация	Нефтедобывающие организации,     же лающие организовать перевозку нефти и нефтепродуктов	Офис, сотрудники, железнодорожные вагоны и локомотивы, специализированные компьютерные программы, информационные ткзнологии	Транспортировка груза заказчика из пункта А в пунктВ	Удовлетворение заказчика своевременной  доставкой груза в целости и полной сохранности

Основными элементами подпроцесса-управления поставками ресурсов: информация, поставщики, финансовые ресурсы, специалисты, результаты, технические средства, документы, принятие решений, ресурсы [9].

Подпроцесс управления поставками ресурсов – это деятельность организации, направленная на приобретение, доставку и складирование необходимых сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий и других грузов потребителю [19].

Основными целями подпроцесса управления поставками ресурсов организации являются:

– обеспечение непрерывности входящего потока материалов и услуг;

– формирование эффективной структуры поставщиков и подрядчиков;

– формирование и минимизация совокупных логистических издержек на снабжение;

– обеспечение высокого качества поставляемых материалов и выполнения услуг.

Управление поставками ресурсов предполагает выполнение следующих основных функций:

– формирование потребности в ресурсах, в том числе идентификация содержания потребности, которая может быть типовой, инновационной или модифицированной;

– определение структуры и характеристик ресурсов, то есть формирование требований к качественным и количественным характеристикам приобретаемых товаров или услуг [18];

– поиск и анализ поставщиков, то есть формирование списка организаций - потенциальных поставщиков на основе информации о предлагаемых ресурсах, их транспортировки, условий поставки, надежности, своевременности, репутации этих организаций и других факторов;

– анализ предложений поставщиков, в том числе участие организаций в презентациях, демонстрациях, проведение предварительные встреч и переговоров с поставщиками. При выполнении этой функции наибольшая ответственность лежит на менеджеров по поставках ресурсов и лицах, принимающих решения о выборе поставщика;

– оценка и выбор поставщиков. критериями выбора поставщика чаще всего выступают цена продукции, качество товара, надежность выбора поставщика могут использоваться: метод попарных сравнений, метод рейтинговых оценок, затратный метод;

– принятие решений о структуре, объемах и условиях закупки. окончательны выбор поставщика и принятие решений об условиях взаимодействия с ним осуществляет лицо, принимающее решения;

– формирование заказов, заключение и оформление контрактов, а также вся прочая оперативная деятельность по закупкам находится под ответственностью коммерческих работников.

Определение проблем в любой сфере очень важно для деятельности организации. Важность этого процесса заключается в том, что при наличии даже небольшой проблемы процесс привычной деятельно- сти в организации нарушается [12]. В последствии такие нарушения приводят к сбою деятельности всейорганизации. Для исключения такого исхода нужно уделять внимание определению погрешностей и противоречий в работе организации [13, 15]. В процессе исследования организации были выявлены проблем в деятельности подпроцесса управления поставкой ресурсов организации (табл. 2).

Таблица 2. Проблемы подпроцесса управления поставками организации

Наименование элемента подпроцесса	Наименование проблемы	Причина возникновения	Ожидаемые последствия
1. Информация	Получена неправильная информация о потребности в определенных ресурсов	Неверный анализ потребности в закупках	Лишние затраты денежных средств. Ненужные закупки.
2. Поставщики	Несвоевременная  по ставка ресурсов	Неверный выбор поставщиков	Срыв сроков исполнения работ. Жалобы от заказчиков.
3.Финансовые ресурсы	Нехватка денежных средств на нужную закупку	Неправильно  экономическое  обоснова ние закупки ресурсов	Лишние затраты денежных средств. Отсутствие возможности совершить закупку
4. Специалисты	Неверное определение и подсчет объема за купки ресурсов	Недостаточно высокая квалификация специалистов	Потери организации в денежных средствах
5. Результаты	Ненадлежащее выполнение ремонта оборудования	Недостаточный контроль исполнения работ. Плохое качество ресурсов	Дополнительные затраты на новый ремонт. Возможность возникновения аварии.
6.Технические средства, документы	Потеряна отчетность по закупкам за определенный период	Сбой работы компь ютера	Дальнейшие проблемы с документацией проблемы с налоговой инспекцией
7.Принятие решений	Осуществление   фик тивной закупки	Слабый контроль деятельности сотрудников	Отсутствие  ресурсов  для производства Нарушение законодательства
8.Ресурсы	Поставка некачествен ных ресурсов	Неверный выбор поставщиков Плохой контроль работы поставщиков	Финансовые потери Неудачно выполненная работа

Подробное рассмотрение проблем в реализации подпроцесса управления поставкой ресурсов является важным фактором, благодаря которому можно понять основные точки их возникновения и приложить усилия к их преодолению на основе принятия адекватных управленческих решений [7].

Необходимо понять, что изучение, прогнозирование и планированиеподпроцесса поставки ресурсов является необходимым условием эффективного использования финансовых средств и обеспечения операционной деятельности организации.

На основе исследования трудностей реализации данного подпроцесса поставлена задачавыбора и формулирования конкретных предложений по решению выявленных проблем [8]. Кроме самих предложений для возможного решения проблем необходимо определить средства реализации и обозначить ожидаемые результаты.

Прямое назначение данной работы заключается в том, что она содержит в себе глубокий анализ проблем и их проработку, а также выявление возможных решений, которые помогут организации не нарушать свою работу.

Таблица 3. Предложения по развитию подпроцесса управления поставками ресурсов организации

Наименование элемента подпроцесса	Наименование предложения	Средства реализации	Ожидаемые результаты
1. Информация	Анализ необходимости будущейзакупки	Технология SWOT-анализа	Точное знание, нужна ли организации определенная закупка
2. Поставщики	Анализ всех вариантов поставщиков (их деятельности, добросовестности)	Анализ поставщиков других организаций, исключение поставщиков, с которыми уже были проблемы, четкое определение сроков поставки товаров от поставщиков	Отсутствие проблем со сроками реализации работ из-за несвоевременных поставок от поставщиков
3.Финансовые   ре сурсы	Анализ экономической ситуации в организации	Подсчет денежных средств, определение возможности экономии средств, анализ возможного пополнения бюджета организации с помощью дополнительных средств	Четкое понимание положения с финансовыми средствами Возможные дополнительные средства для организации
4. Специалисты	Тестирование специалистов организации Повышение квалификации сотрудников	Обучающие тренинги. Командировки на передовые для специалистов	Минимизация ошибок сотрудников
5. Результаты	Жесткий контроль исполнения работ, которые входят в ответственность подразделения	Постоянные звонки исполнителям, выезд на объекты, анализ поставщиков	Отсутствие лишних затрат на переделывание ремонта
6.Технические средства, документы	Анализ материальнотехнической базы организации	Дополнительная работа программистов. Замена сломанных компьютеров	Отсутствие проблем, свя занных с компьютерами Налаженная работа материально-технической базы
7.Принятие решений	Собрание с сотрудниками на тему запрета на проведение фиктивных закупок	Беседа. Проверка закупок. Введение в организации системы строгой отчетности	Отсутствие  дополнитель ных затрат
8.Ресурсы	Анализ потенциальных поставщиков, выбор уже проверенных поставщиков, проверка поставок	Проверка поставщиков по разным базам, чтение отзывов о поставщике, запрос к поставщику, доставившему бракованный товар о возврате средств	Качественные поставки, надлежащее выполнение работы

Разработанные предложения помогут решить появившиеся проблемы в органи- зации или подготовить план по их решению [10]. Такая деятельностьочень важна для организации еще и тем, что в дальнейшем сотрудники могут не допустить-повторного появления подобных проблем.

Подпроцесс управления поставками ресурсов в организации очень объемен, поэтому необходимо уделять ему должное внимание, для этого нужно вникнуть в со- держаниевсех атрибутов подпроцесса управления поставками ресурсов для орга- низации.

Для улучшения деятельности подпро- цесса управления поставками ресурсов необходимо разработать или обновить технологию её выполнения, поэтому необхо-димоопределение состава её атрибутов с распределением операций по основным этапам технологии и с установлением последовательности их реализации [11, 14].

Фрагмент графического изображения технологии подпроцесса управления поставкой

ресурсов организацииприведен на рисунке 1.

1. Подготовка

2. Проведение

Рис. 1.Технология подпроцесса управления поставкой ресурсов организации (фрагмент)

Данная технология поможет в будущем не допустить ошибок в подготовке, проведении и мониторинге проделанной деятельности подпроцесса управления поставками ресурсов организации [5].

Таким образом. как в любой организации, в работе ООО «Трансойл» существуют свои проблемы. Среди них: неверный подсчет нужного объема поставок, нарушение сроков поставки, неверный выбор поставщика и другие. Также были сфор- мулированы примерные причины и последствия данных проблем, для которых были сформулированы причины возник-

Далее выявленные проблемы были проанализированы. Так как проблемы мешают нормальной работе организации, были предложены варианты решения проблем. Каждое решение было описано, были определены средства для решения проблем и ожидаемые результаты.

Для того, чтобы подпроцесс управления поставками работал слаженно, нужно знать, как этот процесс работает и из чего он состоит. Для этого была разработана технология улучшения процесса управления поставками ресурсов рассматриваемой организации по этапам, элементам и опе- новения и последствия их существования.     рациям.