IT-технологии в управлении человеческими ресурсами организаций

Автор: Грозаву И.И., Шматко А.Д.

Журнал: Экономика и бизнес: теория и практика @economyandbusiness

Статья в выпуске: 11-1 (69), 2020 года.

Бесплатный доступ

В настоящее время организации стремятся не просто автоматизировать отдельные функции HR, а сформировать единую автоматизированную HR-систему, которая позволила бы осуществить цифровую трансформацию, предполагающую радикальное повышение эффективности HR-функции. Уже сегодня многие крупные коммерческие организации активно внедряют облачные платформы, которые обеспечивают комплексный подход к трансформации HR, при которой HR-процессы не просто автоматизируется, а становятся удобнее, быстрее и результативнее. В статье проведен анализ уровня автоматизации HR-процессов организаций, областей управления персоналом, в которых используется HR-аналитика, качества данных для HR-аналитики, а также определены ключевые задачи организаций в области автоматизации.

Еще

Hr-система, hr-процессы, управление персоналом, автоматизация, технологическое развитие

Короткий адрес: https://sciup.org/170182143

IDR: 170182143   |   DOI: 10.24411/2411-0450-2020-10904

Текст научной статьи IT-технологии в управлении человеческими ресурсами организаций

Управление персоналом можно рассматривать как «информационный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации. Процесс управления персоналом можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных, в конечном счете, на достижение главной цели функционирования организации» [1]. При этом работа «вручную» с большим количеством данных слишком трудоемка, чревата большим количеством ошибок и делает практически невозможным оперативное составление достоверной отчетности. В связи с этим организации автоматизируют свои HR-процессы за счет внедрения новых IT-технологий.

В результате автоматизации HR-процессов происходит оптимизация рабочего процесса, сотрудники HR-отделов освобождаются от рутинных задач, чтобы направить свои усилия на решение сложных, нетривиальных задач. Неоспоримым последствием автоматизации становится консолидация, систематизация данных, обеспечение их объективности и доступности. Автоматизированная HR-система выступает как хранилище данных о сотрудниках, их компетенциях, истории их взаимодействия с компанией. А анализ массива HR-данных помогает при принятии управленческих решений.

Также автоматизированная система обеспечивает простой и удобный способ получения нужной информации для сотрудников организации. Личные кабинеты или централизованные системы с информацией о планах развития, компенсациях, должностном функционале, графике отпусков помогают более эффективно доносить до персонала важную информацию. Также улучшаются коммуникации между сотрудниками, внутренние автоматизированные системы обеспечивают комфортное взаимодействие между сотрудниками разных подразделений.

Интересное исследование в области автоматизации HR-процессов было проведено российской рекрутинговой компанией Antal в 2018 году. В исследовании приняли участие 235 российских и международных компаний всех отраслей в формате глубинного интервью (50 компаний) и он-лайн-опроса (185 компаний). По результатам исследования «81% респондентов отметили, что HR-процессы в их компании автоматизированы на том или ином уровне» [2]. Однако, как видно из рисунка 1, в большинстве организаций лишь частичная автоматизация (48%), в то время как у 19% организаций HR-процессы в принципе не автоматизированы.

  •    Да, HR-процессы автоматизированы          Да, частично HR-процессы автоматизированы

  •    Нет, но мы планируем начать автоматизацию Нет, и не планируем ничего автоматизировать

Рис. 1. Уровень автоматизации HR-процессов организаций

Низкий уровень автоматизации организаций связан с рядом причин, которые были выявлены в ходе проведения исследования:

– Начальная стадия жизненного цикла компании. Молодая и небольшая компания не нуждается в существенной автоматизации. Управленческие процессы успешно работают в «ручном режиме». И только с ростом численности такие компании подходят к необходимости автоматизации. В качестве рубежа часто отмечался порог в 100 человек.

– Консервативность руководства, сотрудников, «привычка». В некоторых компаниях «исторически сложились» определенные процессы, команда привыкла работать по привычному «ручному» сценарию.

– Высокая стоимость программного обеспечения для HR-автоматизации или неявный экономический эффект от внедрения ПО. Если затраты на автоматизацию не получается экономически обосновать, изменения одобрены не будут.

– Необходимость адаптации программного продукта под задачи и потребности компании. Из-за специфики бизнеса некоторым компаниям необходимо больше ресурсов, чтобы настроить ПО под свои нужды, а без этого автоматизация для них теряет смысл.

– Отсутствие четкого представления о возможностях, которые дает автоматизация.

– Некоторые компании отказываются от автоматизации, так как не понимают, что именно можно автоматизировать и какую выгоду они от этого получат.

– Автоматизация представляется «бесконечным процессом». Некоторые предпочитают отказываться от проектов по автоматизации, так как опасаются, что это будет требовать дополнительных ресурсов снова и снова.

– Нежелание штаб-квартиры международной компании заниматься автоматизаций локальных процессов. Поскольку головной офис ориентирован на решение своих глобальных задач, то запросы из российского подразделения могут остаться без ответа.

Важным аспектом исследования стало получение результатов, свидетельствующих о том, что разные функции в области управления персоналом автоматизированы в разной степени. Так, в ходе исследования чаще всего респонденты заявляли об автоматизации кадрового делопроизводства (90%), расчета вознаграждения (68%), рекрутмента (56%), обучения и развития (62%) и оценки персонала (52%). Реже в компаниях автоматизируют внутренние коммуникации (26%) и процесс адаптации сотрудников (21%) (рис. 2).

При рассмотрении автоматизации функций в области управления персоналом невозможно без более детального рассмотрения HR-аналитики и ее роли в развитии HR. Развитие технологического прогресса постоянно ускоряется вместе с экспоненциальным ростом объема данных. В настоящее время тенденции в области автоматизации обеспечили организации большим потенциалом для анализа и последующего прогнозирования во всех сферах, не исключая HR.

Рис. 2. Уровень автоматизации HR-процессов организаций

При этом технологическое развитие начинает рассматриваться в настоящее время как одно из движущих сил развития HR от административной функции в сторону стратегического партнера. HR-аналитика основывается на сборе, хранении и обработке различных данных о сотрудниках организации. Ее роль заключается в том, чтобы посредством анализа данных, преобразовать большие сложные массы данных в знания и, таким образом, способствовать организации в достижении ее стратегических целей посредством принятия грамотных решений в области HR. Более того, в настоящее время перед аналитикой ставят цель не просто помощь в принятии грамотного решения, основанного на анализе данных, а также составление прогноза о будущем. Это позволяет HR вести поистине активную кадровую политику в организации. Более того, некоторые исследователи отмечают, что HR остается позади в плане стратегического значения по сравнению с такими функциями как финансы и маркетинг, из-за отсутствия соответствующих показателей и аналитических инструментов для принятия решений. HR- аналитика воспринимается как возможный путь решения этой проблемы.

Рассмотрим несколько исследований в области HR-аналитики, которые были проведены Deloitte в 2017 и 2018 году. Исследования 2018 года показали, что ключевое различие в российских и международных тенденциях заключается в том, что в России более актуальны проблемы автоматизации HR и HR-аналитики. Эти два направления по итогам международных исследований находятся на 9-ом и 8-ом месте, т.е. в конце списка. Это различие объясняется тем, что до сих пор во многих российских компаниях качество HR-данных, их актуальность и полнота являются актуальной проблемой. Причиной этого являются несовершенства инстру-ментов/систем, недостаточный контроль. Также, причиной становится отсутствие культуры работы с данными в целом, а также отсутствие понимания того, для чего и как эти данные могут быть использованы [3]. Так, респонденты из России в 2017 году в два раза ниже оценили качество данных, используемых для HR-аналитики: 23% (из которых 17% - очень хорошее и 6% - хорошее) против 42% в других стра- нах. Важно отметить, что для итогов исследований 2018 года характерен значительный разрыв в оценке важности тенденций и готовности организаций к их реализации. При этом эти две тенденции относятся к числу тенденций с наибольшим разрывом, как по итогу российских исследований, так и мировых. HR-данным, а также их надежности уделяется все больше внимание при планировании и реализации стратегии.

По результатам российского исследования 2018 года, планирование численности и выплата компенсаций является основной областью применения HR-аналитики (рис. 3). В отличие от России в других странах HR-аналитика чаще используется и в других областях HR, в особенности в таких как набор персонала, оценка персонала.

Рис. 3. Области управления персоналом, в которых используется HR-аналитика в России в

2018 году

Результаты аналогичного исследования по России 2018 года показали снижение значимости автоматизации HR при росте значимости HR-аналитики. При этом существенно сократилась разница в оценке важности данных тенденций и внутренней готовности организаций к реализации этих тенденций.

По результатам исследования 2018 года в России улучшилось качество данных, которые используются в HR-аналитике

(рис. 4): 23% респондентов считают, что качество HR-данных в их организациях хорошее или очень хорошее, 55% считают, что качество данных в их организациях удовлетворительное [4]. Однако, не смотря на улучшение качества данных, лишь 25% опрошенных считают, что в их организации глубокое/достаточное понимание принципов HR-аналитики, что является серьезной методологической проблемой.

Низкое   Очень хорошее   Хорошее   Среднее

Рис. 4. Качество данных для HR-аналитики в России в 2018 году

Также, по результатам исследования 2018 года увеличилось количество областей применения HR-аналитики в управлении персоналом. При этом сократился процент ее использования в планировании численности сотрудников (с 22% в 2017 г. до 15% в 2018 г.), и незначительно возрос в таких областях как поиск и привлечение персонала, удержание персонала и предоставление льгот (рис. 5).

Рис. 5. Области применения HR-аналитики в российских компаниях в 2018 году

Выше были приведены исследования 2017 и 2018 годов. Наиболее интересно будет их сопоставить с результатами более свежих исследований, для выявления динамики в области автоматизации HR-функций.

Одно из последних исследований в данной области было проведено в 2019 году компаний SAP совместно с Deloitte. На какой стадии цифровой зрелости находится HR в России? - таков был ключевой вопрос исследования. Основу исследования составили ответы 496 сотрудников, пред- ставляющих 435 организаций из 14 отраслей.

По результатам исследования средняя оценка цифровой зрелости, по мнению работодателей, в России составила 1,9 балла по четырех бальной шкале. Иными словами, процессы автоматизированы, но в разной степени и почти без связи друг с другом, многое в организациях продолжает делаться вручную. Как отмечается в исследовании, «международные компании, работающие в России, немного впереди -их средний балл 2,07, в то время как у отечественных - 1,83 (рис. 6). При этом раз- брос оценок у международных компаний меньше, чем у российских. В зарубежных организациях более ровный уровень автоматизации и ниже доля компаний с «бу- мажным» HR, тогда как в российском бизнесе есть очень продвинутые компании, но автоматизация началась еще не везде» [5].

МОДЕЛЬ ЗРЕЛОСТИ DIGITAL HR

на бумаге

2 балла

Фрагментарная автоматизация

3 балла

Зрелая автоматизация

• Процессы делаются вручную

• Процессы неструктурировны

• Процессы связаны, упрощены и стандартизированы

• Кастомизация путем настройки.а не доработки

• Мобильный доступ с любых устройств

• Разные системы для разных процессов

• Данные хранятся в разных местах

  • •    Кастомизация через доработку

  • •    Масштабирование затруднено

  • •    Единая точка входа

  • •    Единая платформа данных

    4 балла

    И нтеял ектуал ьн ы й

    HR


  • •    Машинное обучение

  • •    Интеллектуальные возможности

  • •    Предиктивная аналитика

  • •    Постоянная оптимизация

  • ■    VR/AR

  • •    Единый интерфейс при множестве дополнительных приложений

Рис. 6. Модель зрелости Digital HR

В зависимости от численности персонала самыми «цифровыми» оказались компании с численностью персонала более 10 тысяч человек. Это положение объясняется лучшим финансовым состоянием, а также большой потребностью таких организаций в автоматизации. В крупных организациях просто невозможно обойтись без автоматизации HR-процессов, в то время как многие компании до 100 человек живут, в принципе, без HR.

Самые продвинутые отрасли в области цифрового HR перешагнули порог в 2 балла и уже переходят от фрагментарной автоматизации к ее зрелой стадии (рис. 7). Такими секторами стал финансовый и IT-сектор, которые находятся в состоянии интенсивной войны за таланты и вынуждены применять самые современные техноло- гии. Но и присутствие металлургии на передовой цифровизации не случайность. В России в этой сфере традиционно внедряются передовые практики как в HR, так и в ИТ. В группе последователей с баллами чуть ниже 2 есть отрасли, где HR-процессы всегда были хорошо выстроены (например, FMCG (товары повседневного спроса)), также те, где HR-функция не так развита, но применяется много новых технологических инструментов (медиа и ecommerce). В третьей группе со средним баллом 1,7-1,9 многое зависит от конкретной компании, но в целом здесь гораздо медленнее внедряют новые HR-технологии. Четвертая группа - это отрасли, где средний балл колеблется от 1,5 до 1,7. Во многих из них о цифровизации HR-процессов еще только задумываются.

Рис. 7. Результаты исследования Digital HR

Любопытно, что респонденты, занимающие должности разных уровней, по-разному оценивают зрелость цифрового HR в своих компаниях: стажеры, специалисты и вице-президенты считают, что уровень цифровизации HR выше среднего, тогда как линейные руководители и менеджеры среднего звена полагают, что он ниже, чем считают все респонденты в среднем – вероятно, в связи с тем, что видят не только преимущества ИТ-систем, но и их проблемы.

На сегодняшний день кардинальных изменений в области автоматизации HR-функций не произошло, по-прежнему в большинстве организаций наблюдается частичная автоматизация, уровень которой также зависит от конкретно рассматриваемой функции. Одной из ключевых задач организаций в области автоматизации становится выработка комплексного подхода, предполагающего объединение разрозненные программ и наработок в единую автоматизированную HR-систему. Этот переход на более высокий уровень автоматизации не просто расширяет аналитические возможности компании, а позволяет говорить о настоящей цифровой трансформации HR. Главной задачей внедрения цифровых технологий является повышение конкурентоспособности и расширение возможностей организации для дальнейшего развития.

Список литературы IT-технологии в управлении человеческими ресурсами организаций

  • Алдашева А.А. Профессиональная компетентность: понятие и структура // Вестник Адыгейского государственного университета. Серия 3: Педагогика и психология. - 2012. - №4. - С. 121-128.
  • Алехина О.Ф. Управленческий потенциал и особенности его развития на современном этапе // Вестник Нижегородского университета им. Н.И. Лобачевского. Серия: Экономика и финансы. - 2004. - № 2. - С. 347-350.
  • Шматко А.Д. Использование интеллектуального капитала для инновационного развития компаний // Вестник экономической интеграции. - 2010. - №12. - С. 100-103.
  • Говядкин И.Е Информационные технологии в управлении персоналом // Управление персоналом. - 2008. - №1. - С. 60-62.
  • Новак Б.В. Поиск персонала на компьютере. - СПб.: Питер, 2007. - 128 с.
Статья научная