ЭДО как система управления бизнес процессами

В настоящие время наблюдается повышение интереса к электронному документообороту, особенно в условиях цифровизации и автоматизации процессов. Научные исследования в области системы управления бизнес процессами имеют хорошую степень разработанности, существуют множество работ и публикаций. Тема «ЭДО как система управления бизнес процессами» отражена в работах таких ученых как: Терещенко Р.Д, Башкова И.С, Чемоданова О.Н, Гриб Г.Ю, Ефремова Л.И, Колекина А.О, Воронова О.В, Харева В.А.

Документы являются информационной инфраструктурой организации и содержат около 80 % всей информации, обращающей внутри организации. Потоки документов оптимизируют обмен этой информацией между отдельными сотрудниками и различными отделами.

По данным Siemens Business Services:

• 1)    30% времени рабочих групп тратится на согласование и поиски различной информации и документов;

• 2)    6% документов теряются без возможности их дальнейшего восстановления;

3)подавляющее большинство внутренних документов организаций копируется в среднем до 20 раз

• 4)    внедрение системы электронного документооборота на 20-25 % повышает производительность труда сотрудников организации;

• 5)    стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с бумажным .

С 2022 года рынок ЭДО поднялся в стоимости на 10%, объем передачи документов на 22%, по количеству подключенных компаний на 26%. Уже в первом квартале 2023 года передано 35% документов, что больше, чем в 2022 году. Наибольший рост использования ЭДО наблюдался в следующих отраслях бизнеса (Рис.1):

Рис. 1. Рост ЭДО в отраслях бизнеса [3].

Некоторые сферы ЭДО обязательны, а с 2024 года все бюджетные организации обязаны полностью перейти на электронный документооборот. Так же, к концу 2024 года электронными должны стать 95% счетов-фактур и 70% товарных и транспортных накладных. ФНС разработал концепцию постепенного перехода на ЭДО, где каждый год обмен электронных документов в компаниях должен расти на 20%, и снижаются на 10% объем бумажной отчетности. На сегодняшний день, компании могут подключить электронный документооборот по своему усмотрению.

Благодаря внедрению электронного документооборота в процессы бизнеса, у персонала появляется возможность быстро обрабатывать большой объем документации, а руководство может легко контролировать процесс даже дистанционно. Анализ расчета экономии от внедрения электронного документооборота приведен в таблице 1.

Расчет на	1 сотрудник			100 сотрудников
	Мин.	Дней	Руб.	Дней	Руб.
1 день	15,00	0,03	20,85	3,12	2 085
1 месяц	315,00	0,66	437,85	65,60	43 785
1 год	3 780,00	7,88	5 254,2 0	787,50	525 420

Таблица 1. Расчет экономии от внедрения электронного документооборота [4].

Итак, внедрение электронного документооборота позволит сократить время работы сотрудников на 15 минут в день, что в сумме составит 788 часов в год для компании. Экономия фонда заработной платы благодаря этому достигнет 525,4 тыс. рублей в год. Годовой экономический эффект от перехода на электронный документооборот будет равен 352,2 тыс. рублей, который рассчитывается как разница между экономией фонда заработной платы и затратами на внедрение данной системы.

Годовой эффект = 525 420 - (73 732 + 99 500+ 99 500) = 352 188,2 РУБ.

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) в компанию имеет значительное значение для оптимизации бизнес-процессов и улучшения управления документами. С использованием СЭД автоматизируются следующие ключевые процессы:

• -    Регистрация документов: все документы, включая корреспонденцию, заносятся в систему, где им присваивается уникальный регистрационный номер, создаются контрольные карточки для мониторинга хода исполнения.

• -    Назначение поручений: система автоматически формирует проекты резолюций и направляет документы исполнителям, обеспечивая

возможность отслеживания выполнения заданий и обеспечивая руководству доступ к всей информации.

• -    Контроль исполнения: в рамках системы устанавливаются контрольные сроки выполнения задач и отправляются уведомления об исполнении, что помогает избежать просрочек, обеспечивает ведение отчетности о выполненных и ожидающих действий.

• -    Администрирование: СЭД фиксирует действия пользователей, обеспечивает управление правами доступа и настройками для каждого пользователя, обеспечивая безопасность и конфиденциальность документов.

Эти процессы внедрения и использования СЭД способствуют эффективному управлению документами, повышению производительности и прозрачности бизнес-процессов компании

В результате автоматизации бизнес-процессов с помощью СЭД компания может значительно повысить производительность, ускорить выполнение задач, снизить риски ошибок и оптимизировать работу с документами. Это помогает улучшить эффективность деятельности предприятия, сэкономить время и ресурсы, а также обеспечить конкурентное преимущество на рынке.

Что касается преимуществ внедрения электронного документооборота в организации, то можно сказать, что плюсов значительно больше, чем минусов.

К преимуществам могу отнести:

• 1.    Сокращается время на поиск документов на 30-50% после внедрения СЭД;

• 2.    Сокращение расходов на бумагу и печать, отправка документов выходит в 6-7 раз дешевле;

• 3.    Безопасность и конфиденциальность данных;

• 4.    Позволяет быстро находить и обмениваться документами;

• 5.    Стимулирует развитие цифровой экономики;

• 6.    Снижает время на выполнение задач. Некоторые исследования указывают на 30-50% снижения времени , другие организации могут достичь еще более высоких результатов.

Для более детального изучения и анализа электронного документооборота и конкретной СЭД были взяты реальные организации.

Группа компаний «ЛЭНД» — организация, предоставляющая широкий спектр услуг для торгового бизнеса, начиная с проектирования зданий и завершая обслуживанием оборудования. Однако из-за расположенности поставщиков документы часто задерживались, а процедура изменений занимала много времени. Для улучшения этой ситуации компания «ЛЭНД» приняла решение внедрить систему электронного документооборота Контур. Электронный документооборот существенно оптимизировал бизнес-процессы в компании «ЛЭНД», улучшив скорость обработки документов, сократив время передачи информации и уменьшив риски ошибок. Он также повысил контроль над процессами, улучшил коммуникацию и снизил издержки на бумажную документацию. Внедрение системы стало ключевой частью стратегии развития бизнеса и повышения его конкурентоспособности.

Kia Motors RUS - это официальное представительство компании KIA в России, которое три года подряд становилось лучшим дистрибьютором KIA в мире. Из-за большого объема сделок ежегодно компания обрабатывает около 3 миллионов бумажных документов. Для доставки документов дилерам использовалась обычная или экспресс-почта, что иногда требовало привлечения штатного курьера. Сбор документов от региональных дилеров занимал у дистрибьютора до квартала. Для решения данной проблемы в декабре 2011 года Kia Motors RUS внедрила систему электронного обмена документами Контур.Диадок.

Благодаря внедрению системы электронного обмена документами Контур.Диадок, компания достигла следующих результатов: 98-99% документов возвращаются от дилеров в течение одного дня. Не требуется нанимать дополнительных сотрудников для управления делопроизводством. Компания больше не тратит средства на поддержание бумажного документооборота. Электронные документы, визированные электронной подписью, полностью легитимны и не нуждаются в дублировании на бумаге. Автоматическая проверка корректности оформления документов упростила работу бухгалтерии. По оценкам специалистов, проект начал окупаться через шестой месяц благодаря сокращению расходов на покупку бумаги, канцтоваров и доставку почты.

Обе компании, «ЛЭНД» и Kia Motors RUS, успешно внедрили систему СЭД для оптимизации своих бизнес-процессов. Сравнивая эти две организации , можно сделать вывод , что обе компании успешно применили систему электронного документооборота для оптимизации своих бизнес-процессов. Внедрение СЭД стало ключевым элементом их успешной стратегии развития и конкурентоспособности. В компании «ЛЭНД»: СЭД Контур помог значительно ускорить процесс передачи информации и обработки документов, что сократило время на процедуру изменений и уменьшило риски ошибок. Внедрение СЭД стало ключевой частью стратегии развития бизнеса и повышения его конкурентоспособности. В Kia Motors RUS, благодаря системе Контур.Диадок 98-99% документов возвращаются от дилеров в течение одного дня, что значительно улучшило скорость обработки. Компания больше не тратит средства на поддержание бумажного документооборота, и не нужно привлекать дополнительных сотрудников для делопроизводства, а также автоматическая проверка правильности оформления документов упростила работу сотрудников бухгалтерии.

Проект окупился на шестой месяц благодаря сокращению The затрат, связанных с покупкой бумаги, канцтоваров и доставкой документов.

Данное исследование доказывает необходимость внедрения и использования ЭДО в деятельности организации. Использование системы электронного документооборота позволяет оптимизировать цепочку движений документов, которые оказывают значительное влияние на бизнес процессы. Современные электронные средства обработки и передачи информации должны повышать рабочий потенциал сотрудников организации и производительность их труда.