Эффективность затрат информационных систем в управлении образованием

Информационные технологии начали развиваться давно, поэтому с появлением компьютеров, ноутбуков, телефонов образовались такие новые термины как: «инновация», «информация», «технология» и т.д.

Информационная технология – заранее сформированная система для решения конкретных задач, поставленных методов и форм по сбору информации, на основе программных способов техники для предоставления информации клиентам.

Существует связь между информационными технологиями и системами.

Самой важной функцией является – управление. Оно включает в себя цели в определенной системе такие как: экономическая, социальная, организационная [4, c. 69]

Можно назвать ряд функций управления, реализующих систему информационных технологий: прогнозирование; планирование; учет и анализ; контроль и регулирование.

Информационные системы взаимосвязаны между собой и несут особый смысл присоединения к организации, чтобы оснастить клиентов информацией внутри организации, а она в свою очередь должна извлечь выгоду из инноваций (новых технологий) над влиянием информационных систем [4, c.63].

Эта взаимосвязь информационных систем и технологий подвергается влиянию ряда факторов, включающую в себя структуру организации, окружающую среду коллектива и сплоченность в определении решения в управлении. Организация и ее сотрудники, создавая информационные системы, делают предприятие эффективнее. Также информационные системы могут быть источником конкурентоспособного преимущества.

С одной стороны информационные технологии воздействуют на организацию как средство производства, которые могут заменять рабочую силу. Так как стоимость информационных технологий падает, они заменяют рабочую силу, которая исторически имеет возрастающую стоимость. С другой стороны, рассматривая информационные технологии с финансовой точки зрения, можно сказать о том, что они способствуют во внутренних затратах управления. Согласно теории организации фирмы зависят от затрат организаций, стоимости контролирующих и руководящих служащих.

Поскольку размеры растут, затраты организации повышаются, потому что владельцы должны расходовать все больше усилий на контроль за служащими. Информационные технологии, уменьшая затраты на приобретение и анализ информации, дают возможность организациям снижать затраты, потому что с их помощью менеджерам проще наблюдать за большим числом служащих.

Если рассматривать информационные технологии в различных отраслях, то можно сделать вывод о том, что организации, для которых информационные технологии являются основной частью их деятельности и организации, для которых эти технологии заключаются в совершенствовании управленческой деятельности, то они несут разный смысл. А именно, в первом случае фирмы не обязательно убеждать в том, что оценки эффективности упадут, без ИТ достижение цели не возможно. А во втором случае, осуществляется развитие информационных технологий при помощи инвестиционных затрат [2, c. 173].

В любом случае информационные технологии (ИТ) вещь затратная.

Инвестиции в ИТ-систему исходят из затрат на развитие и совершенствование.

Результативность и экономичность – очень разные характеристики по своей сути, в которые входят бизнес-процессы организаций и проектов их совершенствования. Можно провести анализ стратегии развития ИС, в котором последует повышение экономичности предприятия. Оценивается анализ по трем направлениям: результаты для основного бизнеса, взаимодействие бизнеса и информационной службы, результаты для информационной службы.

Также можно сказать о том, что эта стратегия экономичности рассматривается без ограничений и отступлений. Ее следует рассматривать как набор определенных правил для принятия правильных решений в организации или можно ответить на вопрос: «Что произойдет, если наши действия будут последованны?»

В конечном итоге, за счет повышения управляемости и приспособления к изменениям внутренней и внешней среды фирмы, компания становится конкурентоспособной и наиболее успешной. Внедрение информационной системы в любую организацию необходимо, так как это способствует получению прибыли, развития компании, качественного обслуживания клиентов, бесперебойной работы сотрудников организации и продвижения товара на рынке.

Руководителям образовательных учреждений, работающих над созданием информационного пространства, необходимо учитывать, что одной из самых больших трудностей, которая может встретиться в построении единой информационной базы, является ее большой объем. В реальной жизни образовательного учреждения совершенно невозможно представить себе, что руководитель сможет найти такого сотрудника, который готов один, аккуратно, разумно и осмысленно наполнить информационную базу содержанием. Практика внедрения информационных систем в работу образовательных учреждений подсказывает, что вряд ли кто-нибудь будет вводить огромное количество информации в компьютер без создания следующих условий [5]:

• •    Четкого и ясного разделения всего объема информации по исполнителям;

• •    Обеспечения мотивации использования информационных систем у каждого из исполнителей на своем участке.

Очевидно, что информатизация образования и развитие информационного общества, взаимосвязанные процессы. Становление информационного общества существенно влияет на процессы проникновения информационных технологий во все сферы образовательной деятельности. Очень часто под информатизацией образования подразумевается внедрение информационно-коммуникационных технологий только в учебный процесс. Это, действительно, важнейшее направление информатизации образования, оказывающее определенное влияние на повышение качества подготовки специалистов. Однако, изучая особенности применения средств ИКТ в образовании, важно понимать, что собственно учебный процесс является основной, но далеко не единственной областью деятельности учреждений образования, в которой в настоящее время происходит массовое внедрение различных информационнокоммуникационных технологий.

Информационные технологии и компьютерные коммуникации представляют большую важность для решения задач, стоящих перед современной школой, то есть информатизация выступает как фактор модернизации всей системы образования.

В заключение можно сказать, что применение информационнокоммуникационных технологий позволяет активизировать деятельность руководителей, дает возможность повысить качество образования и профессиональный уровень педагога, разнообразить формы межличностного общения всех участников образовательного процесса.

Информационно-коммуникационные технологии в образовательных учреждениях помогают руководителям оперативно и эффективно принимать управленческие решения, грамотно осуществлять анализ и планирование работы педагогического коллектива, без затруднений подготовить основные документы в процессе самоанализа при аттестации учебного заведения, решать вопросы по электронной почте, анализировать работу преподавателей, педагогам – красочно и иллюстративно представлять новый материал учащимся и многое другое.