Экономические аспекты применения информационных систем в экспедировании грузов

Главное противоречие нашего времени: Хорошо работать мы еще не можем, а плохо зарабатывать уже не хотим.

(Стас Янковский)

Профессия экспедитора появилась еще во времена первых торговых походов. Экспедиторы сопровождали товары на торговые площади городов, а порой и в другие страны.

В мировой практике за экспедитором укрепилось звание «архитектор перевозки». В современной экономической действительности стабильного роста объемов перевозок складывается ситуация значительной нехватки профессиональных экспедиторов. Их мотивация – весьма актуальная проблема для любого предприятия, в интересы которого входит не просто осуществление перевозок груза, но и поддержание деловой репутации.

В данной работе мы попытаемся сделать краткий обзор наиболее распространенных особенностей оценки заработной платы экспедиторов, на примере Омской области и обозначить основные проблемы, с которыми сталкиваются руководители предприятий в области экспедирования.

На рынке труда Омской области в 2012 году была тенденция устойчивого сокращения количества резюме специалистов-экспедиторов. Доля анкет потенциальных работников в общем числе резюме из сферы логистики и транспорта составила лишь 3,71%, что показано на рисунке 1.

Соотношение количества резюме и вакансий в сфере логистики, складского хозяйства и внешнеэкономической деятельности (ВЭД) показано на рисунке 2, откуда видно, что дефицит специалистов наблюдается в летний период, когда традиционно возрастают перевозки в экономике страны из-за активизации строительной, сельскохозяйственной и других отраслей.

Согласно общеотраслевому обзору заработных плат и компенсаций Adecco Group Russia в 2012 году, среднерыночные показатели по зарплатам водителя-экспедитора составили 30 000-50 000 руб.

В соответствии с ГОСТ РФ 52298-2004 «Услуги транспортноэкспедиторские» транспортно-экспедиторская услуга это комплексное понятие, состоящее из трех основных элементов: транспортировки, экспедирования, погрузочно-разгрузочных операций. Исходя из физикохимических характеристик груза, все вышеперечисленное может выполняться как одним сотрудником, так и экипажем с четким распределением обязанностей.

Рисунок 1 - Структура количества резюме по направлениям деятельности в Омской области в 2012 году [1]

Рисунок 2 - Соотношение резюме и вакансий в сфере логистики, складского хозяйства и внешнеэкономической деятельности (ВЭД)

в Омской области в 2012 году [1]

Чаще всего функции экспедитора в РФ выполняются водителем. Это является, к сожалению, самой насущной проблемой в области перевозок и экспедирования. Например, в США перевозчик не может быть экспедитором по законодательству. И это правильно, ведь перевозчик должен обеспечивать качество перевозок. А экспедитор - комплексное качество транспортных услуг. Если один заменяет другого, в результате мы имеем плохого перевозчика и плохого экспедитора.

Следует отметить, что в последнее десятилетие в омском регионе произошло увеличение грузооборота (особенно в докризисный период) [2] и, соответственно, число заказов транспортных услуг возросло, что заставило многих перевозчиков заняться экспедированием, что в некоторых случаях негативно отразилось на качестве предоставляемых транспортных услуг, вследствие следующих основных проблем в области экспедирования:

• 1)    Нехватка квалифицированных кадров

• 2)    Недостаточная унификация перевозочных документов

• 3)    Нехватка контроля со стороны руководства

• 4)    Неэффективность используемой системы оплаты труда вследствие отсутствия методик оценки труда экспедитора

Некоторые омские компании утверждают, что не раз сталкивались с такой ситуацией, что при оплате труда водителей-экспедиторов за километраж последние придумывали различные способы обмана, например подкручивание спидометра.

Руководство компании не должно забывать, что мотивация работников является одним из ключевых факторов. Мотивационная схема должна быть не только справедливой, но и легко понятной. Водитель-экспедитор должен без труда оценивать то количество денег, которое он получит за результаты своего труда. Только в этом случае мы можем рассчитывать на полную отдачу с его стороны.

Так, например, в одной омской компании после внедрения новой системы мотивации половина водителей-экспедиторов уволилась. У тех, кто выполнял большой объем работы, заработные платы возросли, у остальных уменьшились.

Суть нововведения состояла в привязке зарплаты к объему перевозимого товара. При этом, если возврат продукции, произошел по вине водителя-экспедитора, последнему ничего не начислялось. Ввели стоимость доставки до одного адреса, на основе использования маршрутных листов, в которых может быть много развозимых товаров, но мало адресов, а есть маршруты с большим количеством адресов, но с малым количеством товара. Таким образом, появились дополнительные альтернативные пути выхода на желаемый уровень заработной платы.

Некоторые организации идут по пути введения поощрительных бонусов для водителей-экспедиторов, например, за количество накладных развезенных за неделю. Водители-экспедиторы с энтузиазмом развозят товар и часто выступают с инициативой развезти товар другого маршрута, если тот перегружен.

К сожалению, несмотря на развитие информационных технологий, большинство омских организаций не переходят на современные автоматизированные системы расчета заработной платы работников, за исключением крупных организаций, располагающим соответствующими финансовыми ресурсами, что отчасти связано с высокой стоимостью программ (например, цена продукта 1С Логистика: Управление перевозками, многопользовательская лицензия на 10 рабочих мест составляет 175 тыс. руб).

Ряд      предприятий предпочитает использовать бесплатные программные продукты, доступные в сети Интернет:

• -    программа по расчету зарплаты от компании Правконс, где все первичные и отчетные документы выгружаются в Excel;

• -    программа Мини-Зарплата, которая является бесплатной для небольших фирм (до трех сотрудников).

На наш взгляд, данные программы не предусматривают всей специфики деятельности экспедиторов. Они не создают грамотный прозрачный механизм расчета заработной платы участников транспортноэкспедиторских услуг.

В связи с этим на кафедре «Экономика транспорта, логистика и управление качеством» ОмГУПСа была разработана программа «АРМ Экспедитор», предназначенная для расчета заработной платы экспедиторов [3] .

Программа учитывает целый ряд факторов: количество торговых точек, куда осуществляется развоз товаров, массогабаритные характеристики перевозимого груза, маршрут доставки, вид транспортных средств, ограничения на фонд оплаты труда.

Использование «АРМ Экспедитор» позволяет решить вопрос мотивации экспедиторов. При этом мотивационная схема построена по принципам справедливости, эффективности и материальной заинтересованности, что не может создавать внутри коллектива нездоровую конкуренцию в борьбе за легкие деньги и неблагоприятные стрессовые ситуации для персонала. В основе алгоритма расчетов лежит базовая ставка оплаты труда экспедитора за одну торговую точку с учетом системы гибких поправочных коэффициентов:

Данная система включает следующие показатели:

• 1)    Коэффициент, зависящий от типа используемых транспортных средств. Машины более высокой грузоподъемности имеют более высокие значения данного коэффициента.

• 2)    Коэффициент, зависящий от маршрута доставки. Представляет собой табулированные значения, в зависимости от сложности транспортной инфраструктуры. Например, для областных перевозок, данный коэффициент будет иметь более низкие значения, чем для городских.

• 3)    Коэффициент, связанный с массогабаритными характеристиками груза. Представляет собой набор табулированных значений в зависимости от коэффициента использования грузоподъемности транспортного средства,

причем используется набор линейных функций, для настройки более гибкой системы оплаты труда. Учитывается также перегрузка транспортного средства, как негативный фактор, снижающий оплату труда экспедитора.

• 4)    Ограничение на фонд оплаты труда. Применяется как опция, т.е. не обязательный элемент. Данное ограничение используется в том случае, если существует предельный дневной, недельный, месячный и т.д. бюджет на оплату труда экспедиторов. При превышении заданного предельного уровня суммарных затрат на оплату труда, зарплата каждого экспедитора автоматически перерассчитывается с использованием коэффициента приведения затрат к выделенному бюджету.

Структурно программа состоит из следующих элементов:

• 1)    Вкладка «Общие»

Исходные данные вводятся на вкладке «Параметры» основного окна программы (рисунок 3) . Здесь задаются два основных параметра:

• а)    Опция использования ограничения бюджета и непосредственно величина ограничения в руб. Данное ограничение используется в том случае, если существует предельный дневной, недельный, месячный и т.д. бюджет на оплату труда экспедиторов. При превышении заданного предельного уровня суммарных затрат на оплату труда, распределение затрат автоматически перерассчитывается с использованием коэффициента приведения затрат к выделенному бюджету.

• б)    Базовая ставка за одну торговую точку в руб.

• 2)    Вкладка «Экспедиторы»

На вкладке «Экспедиторы» (рисунок 4) вводится информация обо всех экспедиторах организации. Для добавления новых сотрудников перейдите в конец списка и просто введите в пустую ячейку данные о новом экспедиторе. Для удаления сведений об экспедиторе выделите всю строку, нажав на нее в левой части таблицы (в серой области, поз. 1 на рисунке 4) .

Рисунок 3 – Вкладка «Параметры» основного окна программы

Рисунок 4 – Вкладка «Экспедиторы»

• 3)    Вкладка «Виды транспорта»

На вкладке «Виды транспорта» (рисунок 5) вводится информация о названии вида транспорта, его грузоподъемности в кг., а также о поправочном коэффициенте к базовой ставке. Машины более высокой грузоподъемности имеют более высокие значения данного коэффициента

Рисунок 5 – Вкладка «Виды транспорта»

• 4)    Вкладка «Торговые точки»

На вкладке «Торговые точки» (рисунок 6) вводится информация о всех торговых точках по которым может выполняться развоз товара. Каждая точка характеризуется названием организации, адресом доставки, зоной разгрузки и высотой подъема товара.

Характеристика зон разгрузки задается на подвкладке «Зоны разгрузки» (рисунок унок 7) . Каждая зона разгрузки характеризуется названием и поправочным коэффициентом к базовой ставке перевозки.

Пользователь может добавлять новые значения в список и удалять или редактировать существующие.

Логика применения поправочного коэффициента связана с увеличением трудоемкости работ при большей дальности разгрузки от места конечного назначения и, следовательно, оплата труда экспедитора, также должна увеличиваться.

Наименования категорий и поправочные коэффициенты могут быть изменены по желанию пользователя, в соответствии с принятой на предприятии системой оплаты труда экспедиторов.

Высота подъема товара задается на подвкладке «Высота подъема». Высота подъема характеризуется наименованием и поправочным коэффициентом.

Рисунок 6 – Вкладка «Торговые точки»

Рисунок 7 – Подвкладка «Зоны разгрузки»

Логика применения поправочного коэффициента связана с увеличением трудоемкости работ при большей высоте подъема до места конечного назначения и, следовательно, оплата труда экспедитора, также должна увеличиваться.

Наименования категорий и поправочные коэффициенты могут быть изменены по желанию пользователя, в соответствии с принятой на предприятии системой оплаты труда экспедиторов.

• 5)    Вкладка «Направления»

На вкладке «Направления» представлены категории направлений развозки, от которых также может зависеть оплата труда, т.к. например развозка по торговым точкам в пределах города связана с б о льшими трудностями, чем по области вследствие ограниченности скорости движения, возможностей маневрирования и парковки. Следовательно, оплата труда за работу в городе должны быть выше, чем в области.

Наименования категорий направлений и поправочные коэффициенты могут быть изменены по желанию пользователя, в соответствии с принятой на предприятии системой оплаты труда экспедиторов.

• 6)    Вкладка «Грузоподъемность»

На вкладке «Грузоподъемность» приводится зависимость приведенного (поправочного) коэффициента от коэффициента использования грузоподъемности транспортного средства.

Введение данной зависимости обуславливается тем, что, например, чем больше используется грузоподъемность транспортного средства, тем ниже удельные транспортные расходы на единицу товара и, соответственно, прибыль компании возрастает, однако с другой стороны, перегрузка транспортного средства, не должна быть нормальным явлением, так как это приводит к ускоренному физическом износу подвижного состава и увеличению затрат на ремонт.

Вследствие чего, поправочный коэффициент увеличивается с увеличением коэффициента использования грузоподъемности, но затем уменьшается, при «перегрузке» транспортного средства, стимулируя экспедиторов работать без перегрузки.

• 7)    Расчет стоимости развозки

Расчет стоимости развозки осуществляется на основе ввода исходных данных, перечисленных выше. Далее производится расчет стоимости развозки на вкладке «Расчет стоимости развозки» (рисунок 8) . Для расчета необходимо выполнить следующую последовательность действий:

• а)    Ввести дату расчета (поз. 1 на рисунке 8)

• б)    Выбрать из списка Ф.И.О. экспедитора (поз. 2). Для ввода новых сотрудников используйте вкладку «Параметры» – «Экспедиторы».

• в)    Ввести вид транспорта (поз. 3). Для ввода новых видов транспорта используйте вкладку «Параметры» – «Виды транспорта».

• г)    Ввести массу груза для перевозки (поз. 4) в кг.

• д)    Ввести направление развозки (поз. 5). Для ввода новых направлений используйте вкладку «Параметры» – «Направления».

• е)    Ввести последовательность торговых точек (поз. 6).

• ж)    Нажать на кнопку «Рассчитать», после чего заполнится колонка в поз. 8 в таблице на рисунке 8 и будет найдена общая сумма затрат.

Рисунок 8 – Вкладка «Расчет стоимости развозки»

Для сохранения введенных параметров и результатов расчета необходимо нажать на кнопку «Сохранить» (поз. 10).

Программа «АРМ Экспедитор» доступна, многофункциональна и при этом проста. Она может обеспечить фирме ряд стратегических преимуществ:

Во-первых, экспедиторы, непосредственно контактирующие с клиентами, получают полный комплекс стимулов качественно выполнять свои обязанности. Во-вторых, с течением времени методика расчета может корректироваться, тарифы меняться, добавляться новые критерии оценок результатов. В-третьих, процесс расчета заработной платы значительно снижает свою трудоемкость из-за автоматизации. Тем самым достигаются обоснованность решений в сфере управления товародвижением и высокие показатели качества работы отделов экспедирования.