Экономия рабочего времени руководителей фирмы

В современных условиях эффективная деятельность организации во многом зависит от грамотного руководства. Если работа руководителя не организована должным образом, то это приведет к потерям рабочего времени, перенапряжению, и в итоге скажется на качестве управления организацией в целом.

Время работы руководителя можно охарактеризовать, как определенный промежуток времени, достаточный для выполнения трудовых обязанностей, устремленных на увеличение рентабельности организации, и как следствие, увеличение его благосостояния.

Проблема организации рабочего дня руководителя является довольно острой. Постоянная нехватка времени может приводить к нарушению планов руководителя, дезориентации подчинённых и снижению эффективности деятельности организации.

Перегруженность руководителя в большинстве случаев объясняется неправильной организацией рабочего дня, отсутствием упорядоченности в режиме работы. Поэтому существенное место в организации рабочего дня руководителя должна занимать разработка научно-обоснованного планирования рабочего времени, в основе которого будет лежать мобилизация всех возможных вариантов экономии рабочего времени.

Дефицит рабочего времени это проблема, с которой сталкивается большинство современных руководителей. Основными причинами возникновения такого дефицита могут быть следующие:

Неоправданная спешка. Руководители торопятся выполнить поставленные задачи и торопят своих подчиненных. В результате задачи выполняются некачественно, поверхностно.

Усталость. Работа в режиме постоянно аврала приводит к быстрому переутомлению, и как следствие, апатии, неспособности завершить работу.

Большое количество неоконченных дел. Многие руководители имеют привычку начинать сразу несколько дел. Это приводит к нагромождению работы, которую невозможно завершить в планируемые сроки. Основная причина - отсутствие четкого плана работы.

Суета. Данной чертой обладают излишне импульсивные и эмоциональные руководители, не способные рационально планировать и мыслить.

Отсутствие плана. Руководитель не представляет перспектив развития компании, не способен ставить цели. Как правило, это неорганизованные и недисциплинированные люди, по той или иной причине ставшие руководителями.

Демотивация. Свойственна руководителям, получающим низкую оплату труда.

Завершение работы дома. Является симптомом серьезной проблемы. Это говорит о том, что руководитель не в состоянии завершить свои дела в течение рабочего времени. Такому руководителю требуется оптимизации рабочего графика.

Организация рабочего времени руководителя является сложным процессом, который должен учесть одновременно много параметров. Результатом правильно организованного процесса станет экономия времени, а также появление свободных периодов в рабочем расписании, которые можно посвятить решению ранее отложенных задач.

Создание гармоничной системы управления временем позволит руководителям разделять приоритетные и второстепенные цели. Такое разделение позволит не только грамотно спланировать рабочий день, но и приведет к тому, что все усилия руководителя будут посвящены только важным задачам.

Таким образом, управление временем можно назвать одним из ключевых навыков, являющимся критически важным в перечне управленческих компетенций результативного руководителя.

Существует ряд методов и приемов по экономии рабочего времени руководителя, которые хорошо себя зарекомендовали и на протяжении долгого времени позволяют получать высокие результаты.

Важнейшим этапом в планировании рабочего дня является выяснение причин неэффективной организации рабочего дня. В. Парето выявил следующую закономерность: в повседневном рабочем процессе 20% усилий дают 80% результата. Таким образом, можно сделать вывод, что 80% дел можно вообще не делать или делегировать подчиненным.

Одним из способов определения тех дел, которые не обязательно выполнять самостоятельно, является Матрица Эйзенхауэра – наиболее популярный инструмент тайм-менеджмента.

Все дела, согласно матрице, следует делить на четыре группы: группа А - срочные, важные; группа В – несрочные, важные; группа С – срочные, неважные; группа Д – несрочные, неважные. Соответственно, дела, оказавшиеся в группе А, следует выполнять в первую очередь. Дела из группы Д можно игнорировать. Остальные задачи желательно делегировать своим подчиненным, оставляя за собой только те, которые нельзя решить без личного участия.

Для выявления причин неэффективной организации рабочего дня существует популярный метод «Фотография рабочего дня». Ежедневно, в течение определенного времени, руководитель записывает выполненные им задачи в специальную форму или таблицу.

Анализ записей позволяет определить, от каких видов деятельности можно было отказаться без вреда общему делу. Спустя некоторое время руководитель начинает чётко понимать, что ведет к потерям времени, и какими способами одну и ту же работу можно выполнить быстрее.

Представим наиболее часто встречающиеся поглотители времени.

В большинстве случаях причинами неэффективных временных трат является выполнение чужой или ненужной работы. Часто руководитель считает, что лучше сделать работу самому, чем объяснять задачу подчиненному. Такой подход ведет к тому, что выполняя рутинную задачу, руководитель делегирует важные дела, которые требуют его компетенций.

Трата чужого времени - включает отступления на совещаниях, не имеющие отношения к работе; неполное информирование сотрудника о деталях выполнения задачи; совещания без конкретной темы обсуждения и др.

В каждом имеющем место случае неэффективного распределения рабочего времени, есть способы его экономии.

Борьба с внеплановыми посетителями: принимать посетителей в четко обозначенное время; проводить деловые встречи в переговорной комнате; убирать лишние стулья от стола руководителя.

Оптимизация телефонных разговоров: неважные разговоры следует поручать подчиненным; по возможности, информацию отправлять по электронной почте; четко обозначать время для беседы; иметь под рукой необходимые для разговора документы; отключать телефон при решении срочных и важных задач.

Повышение эффективности совещаний: установление цели каждого совещания, доведение ее до участников; проведение совещания только в случае его необходимости; участие в совещании только определенного круга сотрудников; разработка повестки дня и ознакомление с ней участников до начала совещания.

Время ожидания (пробки, очереди и т.д.): подготовка черновиков документов; ознакомление с электронной почтой, СМИ; корректировка планов; договоренность о встречах; подготовка вопросы к ближайшему совещанию.

Решение проблем с неэффективным распределением рабочего времени опирается на умение делегировать полномочия. Руководитель не способен использовать рабочее время рационально, не используя практику делегирования.

Делегированию подлежать те задачи, которые конкретный сотрудник способен выполнить на высоком профессиональном уровне либо с меньшими затратами ресурсов. Уровень сложности делегированной задачи должен соответствовать уровню квалификации сотрудника.

Также подлежат делегированию те задачи, в процессе работы над которыми подчиненные смогут повысить свой профессиональный уровень и развить новые навыки.

В целом, действия руководителя по планированию своего рабочего времени будут включать следующие этапы:

• -    Разработка стандартной формы распорядка рабочего дня.

• -    Внесение в форму задач, совещаний, встреч, намеченных в планах на месяц, квартал, полугодие и год.

• -    Группировка мероприятий по степени важности и времени выполнения.

• -    Контроль за очередностью выполнения каждой задачи.

• -    Наличие пустых клеток в расписании для резерва.

• -    Включение в расписание времени для обеденных перерывов и отдыха.

Таким образом, умение грамотно распределять рабочее время приведет к росту производительности труда, улучшению качества деятельности, экономии финансов, росту эффективности организации в целом.