Электронная трудовая книжка: понятие, элементы, особенности документооборота

С 1 января 2020 года в рамках национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации» был осуществлен переход к электронному документообороту: наряду с документарной трудовой книжкой статус документа получила электронная трудовая книжка (далее – ЭТК). Ведение трудовой книжки предусмотрено не только для лиц, работающих по трудовому договору, но и для государственных служащих. В связи с этим выяснение особенностей циф-17 рового формата основного документа о трудовой (служебной) деятельности становятся актуальным не только для регламентации трудовых, но и административных правоотношений, отношений по пенсионному страхованию и социальному обеспечению. Изменения в федеральном законодательстве в связи с переходом на электронный документооборот на уровне нормативных актов (введение ст. 66.1 в Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ)1, издание Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой де- ятельности в электронном виде»2; Федерального закона от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее – Закон № 436)3; Федерального закона от 24.04.2020 № 136-ФЗ «О внесении изменений в статьи 2 и 11 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»)4; подзаконных нормативных актов (приказ 17 Минтруда России от 20.01.2020 № 23н (ред. от 17.09.2020) «Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации и порядка их заполнения»5; постановление Правления ПФР от 13.10.2022 № 217п «О внесении изменений в постановление Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 25.12.2019 № 730п» (Зарегистрировано в Минюсте России 28.10.2022 № 70739; вступает в силу 08.11.2022)1 в значительной степени определило содержание электронной трудовой книжки, основные ее элементы и порядок заполнения.

В течение 2019 – 2020 гг. было издано значительное количество научно-практических статей, которые содержали комментарии по изменениям законодательства, разъяснения о правах работников в отношении способа хранения сведений об основной трудовой деятельности, особенностях перехода от документарной к цифровой форме документа (О. Заболон-ковой [1], Л.В. Куревиной [2], Л. Ларцевой [3], А. Павловой [4], Д.Ю. Паниной [5] и т.д.). Статьи носили актуальный и своевременный характер, безусловно, имели значение для использования в практической деятельности сотрудников кадровых служб. Вместе с тем отметим, что не было уделено внимание особенно- 18 стям перехода к электронному виду документов отдельных категорий работников и государственных служащих, в частности сотрудников ОВД РФ.

Безусловно, переход к электронным трудовым книжкам сопровождается комплексом трудностей, возникающих при фиксации и передаче персональных данных работника (государственного служащего) в связи с осуществлением им трудовой (служебной) деятельности. Одна из главных сложностей при передаче данных о трудовой деятельности в ПФР2 – утеря, повреждение трудовой книжки, оформление дубликата. Цифровая форма трудовой книжки снижает возможные риски, связанные с хранением документарной трудовой книжки, обеспечивает сохранность данных, быстрое восстановление и оперативный доступ заинтересованных и управомоченных лиц к необходимой информации. В настоящее время разработана и вступает в силу с последними изменениями от 08.11.2022 новая цифровая форма хранения трудовой книжки – форма СЗВ-ТД, утвержденная постановлением ПФР № 730п (ред. от 13.10.2022) «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» (вместе с «Порядком заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», «Форматом сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) зарегистрированного лица» в электронном виде»).

Переход к электронной трудовой книжке осуществляется в контексте применения диспозитивного метода правового регулирования и метода саморегуляции как в отношении работников, так 18 и государственных служащих, при условии что они по состоянию на 31 декабря 2020 года имели документарную трудовую книжку. Работники, которые трудоустраиваются впервые, государственные служащие, впервые поступающие на службу и не состоявшие в трудовых правоотношениях прежде с 2021 года получают электронную трудовую книжку. За работником сохраняется право на ведение работодателем документарной трудовой книжки, если он был трудоустроен до 2020 года.

Электронные трудовые книжки содержат сведения о трудовой деятельности зарегистрированных лиц, которые формируются страхователями в электронном виде и хранятся в информационных ресурсах ПФР. Правление ПФР определило в качестве субъектов цифрового документооборота трудовых книжек главных лиц: страхователя, в качестве которого могут выступать собственно работодатель (организация или юридическое лицо, заключающее трудовые договоры с работниками; индивидуальный предприниматель; орган государственной исполнительной власти, выступающий в качестве наймодателя государственного служащего, физическое лицо; иные лица, например, церковная организация) и зарегистрированное лицо (работники, заключившие трудовой договор, «включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе», а также государственные и муниципальные служащие, военнослужащие, заключившие контракт о прохождении военной службы). Привычные для трудового права понятия «работодатель» и «работник» не используются, а за основу формирования све-19 дений о трудовой деятельности берется факт страхования зарегистрированного лица страхователем в ПФР.

Особое внимание уделено волеизъявлению работника: переход к новому формату являлся добровольным и осуществлялся только с его согласия, о чем имеется соответствующая запись в электронной трудовой книжке. Для поступивших на работу в 2021 году и позднее все сведения о периодах работы фиксируются в электронном виде. Если работник не воспользовался правом подачи заявления до 31 декабря 2020 года включительно, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в документарной форме, однако при последующем трудоустройстве у нового работодателя все данные работника будут фиксироваться только в электронном виде. Работнику, который дал согласие на получение сведений о трудовой деятельности в цифровом формате, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.

Законом № 436-ФЗ вносятся изменения в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее – Закон № 27-ФЗ)¹. В целях заполнения данного раздела в Законе № 27-ФЗ закреплена обязанность страхователей представлять в ПФР сведения: о страхователе; о работодателе, правопреемником которого является страхователь (является одним из положительных новшеств нового формата записей); сведения о зарегистрированном лице с указанием номера СНИЛС; сведения о наличии или отсутствии заявления о продолжении ведения трудовой книжки; заявление о согласии предоставлять сведения о трудовой деятельности; сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица. Обращает внимание в качестве обязательного ус- 19 ловия размещение в информационной системе ПФР согласия в письменной форме зарегистрированного лица вести, передавать и размещать персональные данные о своей трудовой деятельности. Иными словами, возникновению права на цифровой формат ведения трудовой книжки предшествует юридическое действие работника: подача заявления о переходе на ЭТК. Препятствиями к переходу на ЭТК могли быть: стойкая или временная нетрудоспособность; отпуск; отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными актами; другие основания, в частности, если заявитель имел стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но на 31.12.2020 не состоял в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подал письменное заявление) [2, с. 42].

Особого внимания заслуживает вопрос отражения в ЭТК доступа к государственной тайне. Согласно приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек», записи о прохождении военной службы делаются только по месту прохождения этой служ-бы1. В случае если работник или служащий имел доступ к государственной тайне, этот факт в ЭТК не фиксируется [1, с.33].

ПФР является органом, который реализует обязанности по сбору, хранению всей необходимой информации, а также ответственность за утерю сведений о трудовой деятельности и стаже работников.

Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования дополнился новым разделом «Сведения о трудовой деятельности». В этом разделе указываются:

место работы (включая наименование 20 страхователя и сведения об изменении наименования страхователя, если таковые имеются; регистрационный номер страхователя);

подробные сведения о выполняемой работе и периодах работы;

информация о подаче зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем бумажной трудовой книжки либо о предоставлении страхователем ему сведений о трудовой деятельности, формируемых в электронном виде.

Таким образом, ЭТК – новый, отличающийся от трудовой книжки, документ об основной трудовой деятельности работника, который приобретает новый правовой статус «зарегистрированное в ПФР лицо». Отличие ЭТК состоит не только в новой, цифровой, форме хранения в информационных ресурсах, но и в порядке ведения: требуется письменное согласие работника на ее ведение и содержание. Вместе с тем сами зарегистрированные лица и кадровые службы отмечают пробелы в порядке внесения записей, пре- 20 жде всего, записей о воинском стаже и службе лиц, допущенных к государственной тайне.