К вопросу необходимости оптимизации бизнес-процессов современного предприятия

There is no conflict of interests

Качественная трансформация рыночных условий хозяйствования современных предприятий обуславливает необходимость оптимизации биз-нес-процессов, способствующая повышению эффективности их деятельности. Как правило, в большинстве случаев с целью оптимизации выбираются наиболее важные для предприятия процессы.

Ключевую роль в оптимизации бизнес-про-цессов играет их анализ. Прежде чем приступить к улучшению бизнес-процессов, необходимо проанализировать каждый шаг. После проведенного анализа появляются идеи для дальнейшей оптимизации определенного процесса.

Выделяют следующие этапы оптимизации биз-нес-процессов.

Определение слабых и(или) неэффективных процессов.

Составление карты процесса.

Анализ бизнес-процесса.

Поиск оптимальных решений.

Оптимизация процесса путем его реструктуризации, автоматизации или использования какой-либо технологии, которая полностью изменит его работу (рис. 1).

Необходимость оптимизации бизнес-процес-сов зависит от уровня конкуренции в отрасли. Так, например, в финансовом секторе экономики приоритетными являются процессы цепочки создания стоимости обслуживания клиентов. Получать ак- туальную информацию, управлять финансовыми активами и приобретать финансовые продукты и услуги потребители могут, используя различные приложения, создаваемые предприятиями и организациями финансово-кредитной сферы.

Тогда как приоритеты производственных предприятий сосредоточены на программах цепочки поставок и потребностях клиентов в самообслуживании и доступе к информации.

На предприятии любой отрасли при оптимизации бизнес-процессов определяются цели, способы и методы управления этими процессами, их объем и границы [1]. Также необходимо выделение необходимых ресурсов с целью выявления сильных и слабых сторон, возможностей и угроз существующего процесса. После чего разрабатывается график, согласно которому бизнес– процессы будут оптимизированы.

Оптимизация бизнес-процессов способствует выявлению возможностей снижения затрат, продолжительности цикла при одновременном повышении качества обслуживания или качества продукции [2].

Существует много разных способов оптимизации бизнес-процессов. Для выявления основных этапов необходимо определить:

– цель и (или) желаемый результат;

– время начала и окончания бизнес-процесса;

– действия, продвигающие процесс;

Рисунок 1. Оптимизация бизнес-процессов

Рисунок 2. Подход к оптимизации бизнес-процессов

– отделы и (или) сотрудники отвечающих за бизнес-процесс;

– информацию, передаваемую между этапами процесса? (рис. 2).

Однако в большинстве случаев оптимизация выполняется одним из следующих способов.

Улучшение процесса или реструктуризация.

На основе анализа всех этапов процесса выявляются «лишние» (бесполезные) процессы, не создающие ценности [3].

Так, может быть гораздо больше шагов, чем необходимо. Если нужно запустить новый проект с нуля, потребуется одобрение высшего руководства компании, что определенно потребует времени.

Как только выявлены «лишние» (бесполезные) процессы или шаги, для повышения эффективности необходима их оптимизация. Это может быть сделано путем реструктуризации процесса (изменения этапов или порядка), устранения бесполезных процессов или выполнения нескольких этапов.

Автоматизация. Автоматизация бизнес-про-цессов способствует повышению производительности (сотрудники больше работают над тем, что имеет значение) и морального духа (никто не любит тяжелую работу) [4].

Рассмотрим автоматизацию на примере процесса управления социальными сетями. Многие компании регулярно предоставляют информацию о своей деятельности в социальных сетях. Это немаловажный процесс, который формирует визитную карточку любой организации. Как правило, для этого назначают сотрудника, который регулярно входит в систему и делает публикации несколько раз в день. В целях оптимизации процесса целесообразно приобрести готовые программы для плани- рования постов (автопостинг) в течение следующего месяца (рис. 3).

Рисунок 3. Автоматизация с помощью программы SMM Planner

Также существуют программы для поддержки клиентов, в случае, когда компания работает со своими клиентами в Интернете. Чтобы не тратить время на разбор электронной почты, крупные организации используют программное обеспечение, которое отправляет автоматические ответы на жалобы пользователей в зависимости от того, какие ключевые слова они упоминают в своем письме.

Используя программное обеспечение для управления задачами, компания мгновенно повышает эффективность своего бизнеса, даже не изменив ни одного из процессов [5]. Отслеживание рабочих процессов посредством электронной почты или чата необходимо заменить специализированной системой, позволяющей управлять всеми биз- нес-процессами, используя всего лишь одну панель мониторинга, что поможет автоматически устранить множество проблем, таких как:

– отсутствие стандартизации процесса. Программное обеспечение гарантирует, что все этапы бизнес-процесса выполняются в определенном порядке;

– более легкое отслеживание и анализ.

Каждая организация, независимо от вида деятельности, полагается на повторяющиеся задачи для достижения своих целей «общей картины». Управление контрактами, выставление счетов и наем – вот лишь несколько примеров процессов, которые способствуют развитию бизнеса [6]. Задачи, которые подпадают под каждый процесс, должны выполняться внимательно и последовательно, независимо от того, какими бы незначительными они ни казались.

Используя в целях оптимизации программное обеспечение, организации могут управлять процессами быстрее и с меньшим количеством ошибок. Инструменты автоматизации бизнес-процессов оптимизируют операции для организаций в широком спектре отраслей [7].

Принимая во внимание изложенное, оптимизация бизнес-процессов – это процесс более эффективного использования доступных ресурсов и предоставление более рационализированной платформы для сотрудников и выполнения их задач, способствующая экономии времени, минимизации издержек, а также позволяющая оставаться компании конкурентоспособной на рынке.