К вопросу о проблемах внедрения электронного документооборота

Современный этап системных преобразований в России связан с развитием процессов информатизации общества. Именно информационные технологии послужили высокому уровню информатизации общества.

Одним из основных направлений развития информационных технологий являются системы управления, которые применяются для автоматизации таких задач, как управление производством, учетом, кадрами, финансами и информационными ресурсами.

Актуальная    проблема это внедрение системы электронного документооборота. Многие сотрудники не готовы к внедрению новых технологий. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. Множество организаций давно внедряют электронный документооборот, тем самым облегчают работу.

Основная задача системы не в отказе от бумаги, а в ускорении процессов обмена документами между руководителями и исполнителями, в контроле исполнения заданий, в предоставлении актуальной информации о документах. Для улучшения качества работы с электронными документами разрабатываются различные программы. Внедрение электронного документооборота позволит: сократить время на поиск необходимых документов; перевести бумажный архивный фонд постоянного срока хранения в электронный вид; автоматизировать и унифицировать деятельность работников архива и других делопроизводственных структур.

Также, проводя ряд мероприятий, решается проблема внедрения. Внедрять новые технологии нужно постепенно, что бы сотрудники могли легко понимать всю систему электронного документооборота. Проводить семинары и презентации, обучать всем обновлениям, открыть курсы. Назначить заместителя по информационным технологиям, который будет заниматься внедрениями, обновлениями и мероприятиями, также помогать и поддерживать отстающим.

Переход полностью к электронному документообороту будет отличным решением организации. Система электронного документооборота – это всегда актуальные и своевременные данные. В результате информационные потоки внутри компании значительно ускоряются, и сокращается количество ошибок при принятии управленческих решений. Это становится возможным благодаря тому, что в отличие от других корпоративных систем электронный документооборот обычно касается практически всех сотрудников, так или иначе работающих с компьютером, что позволяет повысить общий уровень организации предприятия.

В завершение хочется отметить, что, несмотря на проблемы внедрения, система электронного документооборота находит все более широкое применение, так как повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов.