К вопросу об организации работы электронного архива

В условиях тотальной автоматизации рабочих процессов на предприятии без внимания не остался и процесс хранения бухгалтерских документов. Автоматизация хранения финансовой документации предприятия подразумевает под собой внедрение электронного архива. Электронный архив документов (ЭА) — это централизованное хранилище всех документов организации. В условиях бумажного документооборота на некоторых этапах проблемы не возникают вообще или же это происходит очень редко. Например, любой квалифицированный специалист знает сроки хранения тех или иных видов документов. Но есть такие места в бизнес-процессах, где со сложностями сталкиваются многие предприятия.[5]

К часто встречаемым проблемам на этапе архивирования и работы с архивом бумажных документов можно отнести: потеря документа, такая проблема может возникнуть как до отправки документа в архив, так и после; медленный поиск по архиву, при наличии большого количества документов поиск нужного экземпляра может отнять по-настоящему много времени; отсутствие централизованного хранилища, проблема актуальна для территориально разделенной сети представительств и филиалов одной организации; неподготовленность архива к чрезвычайным ситуациям. В случае возникновения чрезвычайных ситуаций (пожар, кража, стихийное бедствие), бумажный архив финансовых документов предприятия оказывается крайне незащищенным.[3]

Для решения проблем, сопровождающих бумажное архивирование документов, существует ряд методов: реорганизация всего бумажного архива; наем дополнительных сотрудников; автоматизация учета финансовой документации.[4]

Количество электронных документов во всем мире, в том числе и в России, быстро растет. Первая запись о том, что электронные документы включаются в состав Государственного архивного фонда страны, была сделана в правительственном постановлении от апреля 1980 года: архивы этого постановления не оспаривали, но и не выполняли из-за отсутствия средств[2].

Во многих государственных и муниципальных архивах России в настоящее время хранятся электронные документы, проводятся работы по оцифровке архивных документов и научно-справочного аппарата архивов.

Все работы в электронном архиве соответствуют работам в архивах традиционных документов. Специфика работ определяется спецификой хранящихся в архиве документов[4].

Работу в электронных архивах, а также работу по сохранению, учету и использованию электронных документов регулируют в частности: Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. №754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»

Электронные архивные документы должны проверяться на наличие в них вредоносных компьютерных программ. Проверка проводится в следующих случаях: при приеме на хранилище в архив; через месяц после поступления в архив; через год после поступления в архив; при подготовке к выдаче единиц хранения электронных документов из хранилища перед началом использования или компьютерной обработки; после проведения работ по копированию, миграции и другой компьютерной обработки; при проверке технического состояния электронных документов.

В случае выявления «вирусов» осуществляется проверка на наличие «вирусов» всех программно-технических средств архива.

Доступ пользователей к электронным документам ограниченного доступа осуществляется с учетом требований, установленных действующим законодательством Российской Федерации и соответствующими нормативными правовыми актами[1].