К вопросу об особенностях использования и адаптации информационных систем для решения практических задач

Как показывает практика управление производством – это сложный процесс, требующий специализированных знаний в различных областях. Методы управления предприятиями, которые основываются на ручных расчетах, использующих «бумажное производство», которые не связаны в автоматическом или полуавтоматическом режиме друг с другом, приводят к неэффективности использования бизнес-процессов. Поэтому современные предприятия среднего и крупного бизнеса используют информационные системы для упрощения контроля за выпуском и качеством продукции. Целью исследования является анализ существующих бизнес-процессов на предприятии с использованием модели AS IS («как есть») и попытка оптимизировать эти процессы при использовании оптимальной модели перехода TO BE (как будет) для ERP-системы 1С: ERPВ статье рассмотрен анализ части ключевых расчетов, используемых на производстве, таких как расчет себестоимости и создание ресурсных спецификаций. При этом для определенности, авторы рассмотрели вариант предприятия, которое использует один из пакетов складского программного обеспечения, а именно ПО «БУХта» [1]. При рассмотрении была использована модель AS IS (как есть) и TO BE (как будет) [2].

Материалы и методы исследования

AS IS (как есть) расчет себестоимости в большинстве компаний, может основывается на алгоритме расчета заработной платы. Этот алгоритм был разработан собственными силами в ПО «БУХта» и включает следующие расчеты:

• 1)    ЧТС_1 (максимальная часовая тарифная ставка должности сотрудника, выполняющего операцию) * норму времени на операцию;

• 2)    ЧТС_2 (максимальная часовая тарифная ставка должности сотрудника, выполняющего операцию) * норму времени * коэффициент расходных материалов;

• 3)    ЧТС_3 (максимальная часовая тарифная ставка должности сотрудника, выполняющего операцию) * норму времени * коэффициент цеха;

• 4)    Стоимость материала;

Все 4 строчки складываются между собой для каждой номенклатурной единицы, после этого значения суммируются по всей ресурсной спецификации и умножаются на коэффициент холдинга.

Сложность при такой системе расчета состоит в ручном вводе данных и коэффициентов. Для каждой номенклатуры прописана операция, с учтенными на нее временными трудозатратами. Нормы времени по операциям не используются нигде кроме расчета себестоимости, что затрудняет их проверку и перепроверку специалистами на местах.

Коэффициенты, рассчитываются вручную силами экономистов компании, собираются из различных отчетов по заработной плате вспомогательных рабочих и администрации, отчетам по расходным материалам в цехах, которые не входят в основной комплект изделий. Данный подход не является точным и не отражает действительные затраты компании, что, как показала практика, может повлечь некорректный расчет себестоимости. В основном это занижение себестоимости при использовании некорректных данных в программе, особенно если появится новая номенклатура, не включенная ранее в расходные материалы.

Для конкретики в качестве исследуемого предприятия было выбрано ООО «Кубатура». В базе данных «БУХта», представлены более 600 тысяч номенклатурных единиц, которые могут отличаться друг от друга характеристикой, цветом, размером или материалом. Связано такое большое количество номенклатурных единиц с различными формами нормальности хранения данных при изначальном проектировании системы. При проектировании базы данных, по разным причинам возможность масштабирования ресурсных спецификаций может быть не учтена. Например, в программу заведены не все ресурсные спецификации, а только заказанные в производство с определенной характеристикой цветом спецификации (цветом, размером или материалом). В некоторых случаях это может быть 5-6 тысяч ресурсных спецификаций.

При незначительном изменении данных, каждая ресурсная спецификация должна изменяться при малейшем изменении данных в операциях по ее производству, что представляет серьезные проблемы, т.к. одна номенклатурная единица изделия равна одной операции. В ПО «БУХта» существуют полуавтоматические варианты изменений ресурсных спецификаций, но они несут за собой сложность в их исполнении.

Сотрудники, занимающиеся изменениям в номенклатуре при изменении одной цепочки в технологическом процессе, могут заниматься этим более 1-2 недель. При этом на создание новой номенклатуры затрачивается приблизительно такое же время. В ПО «БУХта» создана доработка для копирования цветных изделий с изменением цвета в этих изделиях. На рисунке приведен пример ресурсной спецификации.

Нарушение нормальных форм хранения данных проявляется в избыточных ресурсных спецификациях под каждый цвет и другие небольшие конструктивные отличия, например такие как левый или правый нагреватель. Под единственную стадию в производстве по покраске изделия из примерно 30 стадий, создается собственная ресурсная спецификация с указанием нового цвета в артикуле и наименовании изделия [3].

Описанные выше проблемы серьезно усложняют своевременное обновление данных и увеличивают количество человеческих ошибок при составлении ресурсных спецификаций, все это влияет на планирование выпуска изделий и на процессы в производстве [4].

Часто возникают ситуации, когда из-за ожидания создания новых ресурсных спецификаций производство не может запустить в работу новые изделия, при этом ежемесячно компания несет издержки в размерах млн рублей. Причем практика показала, что такая ситуация может возникать до 2-х раз в год.

Часто возникают ситуации, когда из-за ожидания создания новых ресурсных спецификаций производство не может запустить в работу новые изделия, при этом ежемесячно компания несет издержки в размерах млн рублей. Причем практика показала, что такая ситуация может возникать до 2-х раз в год.

При использовании TO BE (как будет) в рамках расчета себестоимости ожидается улучшения в автоматизации процессов расчета себестоимости, гибкости учета в системе и возможность интегрировать данные из всех подразделений. Для достижения такого результата компания должна использовать пакет 1С ERP. При этом появляется возможность вести автоматическую калькуляцию себестоимости, так как в 1С ERP реализован функционал автоматического расчета себестоимости на основании данных с ресурсных спецификаций. В этом случае предприятие может исключить использование общих коэффициентов для распределения расходов на расходную номенклатуру заменив ее реальными показателями [5].

Система позволяет учитывать прямые и косвенные затраты в разрезе аналитик, таких как материалы, затраты на оплату труда и косвенные расходы по амортизации, затратам электричества на станки и другие. Данные учитываются по методологиям бухгалтерского учета.

В исследуемой компании ранее была реализована только плановая себестоимость, где использовались утвержденные нормативы потребления материалов и труда. На базе ERP появится возможность учитывать фактическую себестоимость изделий учитывать реальные затраты и объемы производство, что может позволить компании отследить разницу между плановой себестоимостью и фактической [6].

Так же 1C ERP предоставляет возможность при расчете фактической себестоимости рассчитывать себестоимость в разрезе партий или отдельных изделий. Это может быть полезно для отслеживания стоимости изделий с индивидуальными характеристиками и затрат по ним.

Главная особенности ERP решений, в их возможностях планирования и отслеживания отчетности в программе. По блоку себестоимости должны появиться возможности вывести аналитику и отчеты, такие как состав себестоимости, отклонение от плановой себестоимости и рентабельность продукции, соответствие функционирование предприятий современным стандартам, прозрачность расчетов [7].

TO BE (как будет) в рамках ресурсных спецификаций. В 1С ERP для создания ресурсных спецификаций предусмотрены этапы и операции, а структуру производства полуфабрикатов и готовых изделий возможно построить именно с использованием этапов и операций. Вместо создания большого количества номенклатуры с небольшими отличиями возможно унифицировать похожие этапы для большинства изделий и использовать эти этапы при создании новых ресурсных спецификаций. Дополнительно хотелось бы выделить что 1С ERP дает использовать систему характеристик, вместо отдельных 213 ресурсных спецификаций по каждой характеристике. Можно, напри- мер, выделить характеристику цвет на готовой продукции и по прописанной логике выбора ресурсной спецификации с определенной характеристикой создать единую ресурсную спецификацию с подбором по цветам. Это позволит сократить избыточные данные и упростить изменения в ресурсных спецификациях [8].

Другие данные, например данные нагревательного элемента по примеру с цветами, тоже стоит вынести в характеристику, заложив логику подбора полуфабриката по характеристике номенклатуры, а не создавать различные ресурсные спецификации под каждую сторону изделия. Возможно следует вынести в характеристику размер изделия, заложив сложную логику подбора перемычек и коллекторов и других элементов для изделия. Но исследования показали, что сложность в составлении такой ресурсной спецификации потребует очень высокой квалификации сотрудников, и решение такой проблемы вызывает затруднения [9].

Результаты исследования и их обсуждение

Уход от ручного документооборота позволяет компаниям значительно уменьшить количество человеческих ошибок, автоматизировать обмен документов и создать основу для масштабирования бизнес-про-цессов. Предложенные изменения актуальны для малых и средних предприятий, которые сомневаются в эффективности перехода на современные IT-решения, такие как 1С ERP. Продемонстрированный пример позволяет увидеть, как устаревшее ПО «БУХта», становится убыточным для компании. Компания вынуждена, дорабатывать ПО своими силами – что приводит к постоянно растущим затратам. Компания теряет гибкость бизнес-процессов и возможность масштабирования информационных систем, которые уже существуют в 1С: ERP. Пример оптимизации процессов, представленный авторами, демонстрирует пользу в обновлении ИТ-инфраструктуры компаниям с схожими проблемами, при условии качественного подхода к оптимизации бизнес-процессов в моменте их переноса в новую систему. Выбор актуального и проверенного способа расчета себестоимости, по мнению авторов, принесет компании ООО «Кубатура», дополнительную выручку в размере 16.4 млн руб. в год. Кроме того, появится возможность уменьшить затраты на персонал по расчету себестоимости. Перенос ресурсных спецификаций в ERP систему позволит компании избавиться от издержек в размере 2 млн руб. ежегодно. Тогда общая сумма прибыли при оптимизации двух ключевых процессов составит приблизительно 18.4 млн руб. в год. Количество ресурсных спецификаций сократится с 76680 шт. до 360 шт. [10].

Заключение

Приведенные выше изменения по ресурсным спецификациям и расчету себестоимости позволят уменьшить сложность управления данными и сделать процессы более эффективными. Компания при этом сможет оперативно реагировать на изменения рынка, устранить субъективность распределения затрат в себестоимости и поддерживать ее расчет в соответствии с стандартами бухгалтерского учета. Рассматриваемые методы оптимизации процессов демонстрируют, как компании, при помощи современных информационных систем могут значительно повысить эффективность управленческого учета, что в свою очередь способствует укреплению их конкурентоспособности на рынке. Кроме того, следует отметить, что выборе программных средств для работы с информационными системами необходимо привлекать специалистов высокой квалификации, чтобы а процессе работы не пришлось покупать новый пакет