Концептуальные основы делопроизводства в таможенных органах Российской Федерации

Таможенные органы России представляют собой единую иерархическую централизованную систему структурных подразделений, деятельность которых строго регламентирована на законодательном уровне.

Делопроизводство в таможенной системе России можно охарактеризовать как процесс, включающий оформление и подготовку официальных организационно-распорядительных (приказов и распоряжений) и иных документов, механизм документооборота и организацию работы с документами, а также передачу отработанных документов в архив [2]. То есть, делопроизводство состоит из нескольких стадий: подготовки (оформления) документов, документооборота, сдачи (подготовки к сдаче) документов в архив.

Рассмотрим подробнее все составляющие элементы.

В подготовке и оформлении организационно-распорядительных и иных документов в таможенных органах участвуют руководители, должностные лица самостоятельных структурных подразделений (отделов, отделений, групп) и лица, находящиеся на отдельных должностях.

Непосредственный всесторонний контроль за подготовкой и оформлением документов в структурных подразделениях осуществляет его начальник (заместитель начальника) и ответственный (ответственные) за делопроизводство. Также, ответственные должностные лица в структурных подразделениях ежегодно составляют номенклатуру дел конкретного структурного подразделения на следующий год, которую предоставляют в структурное подразделение документационного обеспечения, которое систематизирует все номенклатуры и утверждает общую номенклатуру таможенного органа.

Общий контроль за подготовкой и оформлением документов в структурных подразделениях осуществляется структурным подразделением (отделом, отделением) документационного обеспечения регионального таможенного управления (РТУ), таможни, таможенного поста (ТП) (со статусом юридического лица).

Должностные лица структурных подразделений документационного обеспечения РТУ, таможни, ТП (со статусом юридического лица) осуществляют функциональные обязанности в соответствии с Типовым положением [3].

Личный состав (должностные лица и работники бюджетной сферы) таможенных органов обязаны соблюдать правила, установленные Инструкцией по делопроизводству и работе архива. Весь кадровый состав несет персональную ответственность за нарушение порядка работы с документами.

При подготовке документов в центральном аппарате Федеральной таможенной службы (ФТС России) и в подчиненных таможенных органах все должностные лица и работники неукоснительно руководствуются Инструкцией по ведению делопроизводства [2, 1].

Документооборот в таможенной службе России – это технологический процесс движения служебной документации с момента их оформления и регистрации до отправки и/или закрытия срока исполнения.

Документы таможенного органа России принято классифицировать на: входящие (поступающие), исходящие (отправляемые) и внутренние. Входящую корреспонденцию целесообразно подразделить на: направляемые руководителям в структурные подразделения или отдельным исполнителям, указанным во входящем документе.

Документы, используемые в функциональной деятельности таможенной системы, можно систематизировать на: приказы, распоряжения, письма, телеграммы, телетайпограммы, телефонограммы, акты, доверенности, регламенты, инструкции, протоколы, правила, записки (служебные, докладные и объяснительные) и др. В зависимости от вида документа к нему установлены соответствующие требования (состав реквизитов, порядок оформления и визирования, механизм подписания, регистрации и утверждения, процесс хранения или отправки) [2, 3].

Особое внимание уделяется подготовке приказов, которые могут быть по основной деятельности и по личному составу. Отличительными признаками является то, что приказ по основной деятельности готовит любое структурное подразделение таможенного органа, а регистрирует его подразделение документационного обеспечения, тогда как приказ по личному составу готовит только кадровая служба (подразделение государственной службы и кадров или инспектирования и профилактики правонарушений) и направляет их на регистрацию в подразделение документационного обеспечения. Рассылку всех приказов осуществляет подразделение документационного обеспечения с использованием системы электронного документооборота с помощь специального программного средства «УКИД (учет и контроль документов)» и «АРМ (автоматизированное рабочее место».

Отработанные документы, документы утратившие силу и (или) с истекшим сроком хранения подлежат сдаче в архив таможенного органа или в ФТС России.

ФТС России установлен особый порядок работы с документами с грифом «Для служебного пользования» и секретными (особо секретными) документами. Делопроизводство и документооборот таких документов осуществляется согласно установленным требованиям и не подлежит разглашению.

Внедрение в практическую деятельность таможенных органов электронного документооборота значительно упростило и сократило процессы делопроизводства, поскольку оно направлено «на совершенствование результативной обработки информации при принятии решений, обеспечивающих не только регистрацию, учет и контроль исполнения всех видов документов (входящих, исходящих, внутренних), но и подготовку, согласование проектов документов» [4].