Концептуальные основы документооборота в таможенных органах Российской Федерации

Организация таможенного дела в России представляет собой сложный и многоуровневый процесс, который реализуется на каждом уровне управления (стратегическом, оперативном и тактическом) в единой системе. В нашем случае, это Федеральная таможенная служба (ФТС России), региональные таможенные управления (РТУ), таможни и таможенные посты (ТП).

Организации делопроизводства в таможенных органах отведена особая роль. Именно через организационно-распорядительные документы ФТС России основные направления развития таможенной системы доводятся до нижестоящих уровней – РТУ, таможен и ТП, которые непосредственно выполняют функциональные задачи, возложенные на них.

Ведение делопроизводства в таможенной системе аналогично общему порядку, который включает регламентированные стадии:

• •    создание, оформление, визирование, согласование, подписание проекта документов и регистрация подписанных документов/корреспонденции;

• •    организация и ведение документооборота, включая учет документов;

• •     хранение внутренней, входящей и исходящей (копии

отправленных документов) корреспонденции (архивное дело).

Ведение документооборота в системе таможенных органов непосредственно связано с организационно-контрольной деятельностью. Так, организационная деятельность включает координирование процесса движения документов от момента оформления/создания/получения. Тогда как контрольная деятельность связана с организационными мероприятиями по завершению процесса исполнения или отправки документов (корреспонденции) в вышестоящие органы или сторонние организации.

Принято классифицировать несколько видов таможенных документопотоков:

• •     входящие/поступающие;

• •     исходящие/отправляемые;

• •     внутренние/создаваемые.

Рассматривая процесс обработки поступающей корреспонденции, целесообразно выделить следующие этапы: начальная обработка, изучение и анализ, регистрация, направление руководству на рассмотрение, изучение/рассмотрение     руководителем     путем     проставления соответствующей визы, направление исполнителю (исполнителям) для дальнейшего исполнения.

Ответственность за качественное ведение документооборота, соблюдение установленных требований осуществляют руководители высшего и среднего звена (начальники таможенных органов, структурных подразделений и подразделений документационного обеспечения).

В каждом структурном функциональном подразделении таможенного органа назначаются согласно приказу таможенного органа ответственные    должностные    лица/работники/    за    ведение делопроизводства, которые обеспечивают за оформление и подготовку документов, осуществляют учет документов и ведут документооборот, контролируют сроки исполнения документов и информируют своего непосредственного начальника об исполнении документа и снятии его с контроля.

Структурное подразделение документационного обеспечения таможенного органа (РТУ, таможни, ТП) непосредственно отвечает за оформление распорядительных документов, организацию и ведение документооборота. В целях совершенствования делопроизводства таможенного органа данные подразделения систематически подготавливают методические документы и осуществляют контрольные мероприятия за соблюдением установленных правил [1].

Задачи, функции, права и порядок работы подразделения документационного обеспечения РТУ, таможни и ТП со статусом юридического лица установлены правовыми документами [2].

Так, среди задач подразделений документационного обеспечения особое место занимает общее ведение делопроизводства и обращений граждан в таможенные органы; разработка направлений совершенствования системы электронного документооборота (СЭД); систематизация и направление предложений по оптимизация СЭД; постоянная и всесторонняя организация контрольно-надзорных мероприятий за исполнением контрольных документов; организация и ведение обращений граждан; нормативно-методическое руководство процесса делопроизводства и документооборота; и др.

Кроме того, ключевыми функциями подразделений документационного обеспечения являются: оформление правовых документов в сфере документооборота (делопроизводства) и работе архива; всестороннее предварительное рассмотрение входящей корреспонденции; рассмотрение и проверка подготовленных документов для отправки в вышестоящие таможенные органы и сторонние организации; учет и снятие с контроля; мониторинг за соблюдением служебно-исполнительной дисциплины и требований исполнения документов; передача документов в архив; участие в составлении и ведение сводной номенклатуры дел; изготовление и заказ гербовых бланков и бланков организационно-распорядительных документов; надзор за ведением делопроизводства и документооборота в структурных подразделениях; методико-практическая консультация по вопросам делопроизводства/документооборота и архивного дела; др.

Таможенные органы организуют и ведут делопроизводство и работу архива на основе Типовой инструкций по делопроизводству и работе архива [3].

В последние годы во всех организациях перешли на систему электронного документооборота (СЭД) и таможенные органы не исключение. Сегодня СЭД в единой системе таможенных органов Российской Федерации активно используется. Она включает формирование, обработку, обмен и учет документов в электронной форме не только между структурными подразделениями, но и вышестоящими таможенными органами, а также сторонними организациями и участниками внешнеэкономической деятельности.

В настоящее время в единой системе таможенных органов Российской Федерации внедрена и активно используется Автоматизированная информационная система « Учет и контроль исполнения документов» (АИС УКИД).

Во всех органах государственной власти отдельными структурными подразделениями осуществляется ведение секретного документооборота. Следует отметить, что ведение секретного документооборота строго регламентировано. В таможенных органах России данным видом деятельности занимаются структурные подразделения (отделы, отделения, группы, отдельные должности) защиты государственной тайны. Должностные лица данных подразделений осуществляют свою профессионально-служебную деятельность в соответствии с утвержденным начальником таможенного органа (РТУ, таможни, ТП со статусом юридического лица) должностным регламентом и/или должностной инструкцией. Структурное подразделение по защите государственной тайны в таможенных органах России осуществляют ведение секретного делопроизводства и документооборот корреспонденции «для служебного пользования».