Локальные нормативно-правовые акты как методическая основа делопроизводства (на примере Волгоградского института управления - филиала РАНХиГС)

Общий отдел является подразделением, отвечающим за ведение делопроизводства в Волгоградском институте управления - филиале федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации». В своей работе он руководствуется не только выше перечисленными нормативноправовыми актами, но и методическими документами, непосредственно регламентирующими область документационного обеспечения управления.

Следует отметить, что в области документационного обеспечения управления в настоящее время нет документа, который бы закрепил на законодательном уровне требования к правилам работы с обозначенной управленческой документацией. Не секрет, что в стадии разработки находится закон «О документационном обеспечении управления». Но разрабатывается он слишком долгое время, поэтому, « Государственная система документационного обeспечения управления (ГСДОУ)» (одобрена 27апреля 1988 г. коллегией Главархива) в наши дни так и остаeтся наиболee полным документом, pегламeнтиpующим pаботу с докумeнтами.

Именно в ГСДОУ, утвержденным тридцать лет тому назад, устанавлены единые требования к правилам документирования управленческой деятельности. Также ГОСДОУ регламентирует правила организации работы с документами в различных организациях. Именно создание условий для эффективного применения современных технологий, упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, и совершенствование работы управленческого аппарата организации являлось основная целью для создания создания Государственная система документационного обeспечения упpавления.

Следует отметить, что ГСДОУ до сих пор не отменен, он является действующим стандартом. По нашему мнению, ГОСДОУ, как регламентирующий столь подвижную отрасль, как управление документами устарел. За тридцать лет накопились изменения в законодательстве, появилась практика стандартизации, родились новые понятия, требования, нормы, расширился спектр применения электронных технологий (электронного документа, электронной подписи и др.).

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - основной документ, устанавливающий требования к оформлению организационнораспорядительных документов . Р азработан ГОСТ Р 6.30-2003 Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Государственный стандарт Р 6.30-2003 сохранил многие привычные требования к оформлению документов, и ВНИИДАД сохранил его преемственность с ранее действовавшими государственными стандартами. При разработке этого стандарта была проведена огромная работа работники Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела учли не только изменения в законодательстве Российской Федерации, но и предложения организаций, обращая внимания на их критические замечания. В стороне не остался и опыт зарубежной практики стандартизации в области документации. Хотелось бы обратить внимание, что на сегодняшний день все современные стандарты, не только ГОСТ Р 6.30-2003, носят рекомендательный характер. Под рекомендательным характером стандарта необходимо понимать, что рекомендательный характер в данной ситуации не является синонимом необязательности.

Необходимо отметить, что несколько лет назад (в 2014 году) ВНИИДАД приступил к пересмотру ГОСТ Р 6.30-2003. За время, прошедшее с 2003 г., законодательная база Российской Федерации основательно изменилось как в сфере документации, так и информации: был принят целый ряд законов, регламентирующих документационную сферу управления в сфере использования информационных технологий. Например, можно обратиться к Федеральным законам от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» или от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», и ряду других. ГОСТ 6.30-2003 утрачивает силу с 01.07.2018 в связи с изданием Приказа Росстандарта от 08.12.2016 № 2004 - ст (ред. от 25.05.2017), утвердившего ГОСТ Р 7.0.972016 «Система стандартов по информатизации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Также одним из основных документов, регламентирующих область делопроизводства высших учебных заведения является Примерная инструкция по делопроизводству в высшем учебном заведении, утвержденная приказом Минобразования РФ от 24.07.2000 № 2286, которая была разработана в целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения в учреждениях высшего образования России, но которая, также не была переработано в соответствии с реалиями времени, поскольку в данную инструкцию за семнадцать лет ее существования не внесено ни одного изменения.

В своей работе общий отдел Волгоградского института управления – филиала РАНХиГС руководствуется внутренними локальными нормативными актами. Основными из которых являются: Устав, Положение о Волгоградском институте управления – филиале РАНХиГС, Положение об охране труда, Положение о внутреннем распорядке обучающихся, Положение о внутреннем трудовом распорядке работников Положение об оплате труда, и др. Также головным вузом – РАНХиГС – была переработана инструкция по организации и ведению делопроизводства в Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Р Ф. Приказом от 27 апреля 2016 г. № 02-226 «Об Инструкции по организации и ведению делопроизводства в Академии» в целях совершенствования организации и ведения делопроизводства была утверждена новая «Инструкция по организации и ведению делопроизводства Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации». Данная инструкция основополагающий документ, который регламентирует процесс работы с документами (устанавливает порядок работы и правила создания документов, приводит примеры документов (образцы), объясняет основополагающие критерии работы с докуемнтом). Инструкция регламентирует все процедуры по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов; закрепляет наиболее рациональную технологию делопроизводства; делает систему работы с документами стабильной; обеспечивает соответствие внутренних правил работы с документами требованиям законодательных и правовых нормативных актов и, что немаловажно, устанавливает ответственность за работу с документами.

Немаловажную роль при работе с документами играет Номенклатура дел. Номенклатура дел любой организации представляет собой перечень наименований дел с определенным уникальным индексом структурного подразделения и систематизированным комплектом документов, представленным именно в данном структурном подразделении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел Волгоградского института управления выступает частью сводной номенклатуры дел РАНХиГС. Без номенклатуры дел полноценно не существует ни одна организация, поскольку она выступает основным, классификатором всех документов, издаваемых в организации в целом. Благодаря номенклатуре дел происходит направление в дела исполненных документов; систематизации дел и их учет и т.д. Она является основным документом при составлении описей дел временного и постоянного хранения при подготовке документов к сдаче в архив (ЦДНИВО) для Волгоградского института управления – филиала РАНХиГС. При уничтожении документов с истекшим сроком хранения, не являющихся документами, передаваемыми на государственное хранение используют номенклатуру при подготовке акта на уничтожение данных документов.

Еще одним важным документом является комплекс документов по системе менеджмента качества и политика в области качества, которые являются обязательным для исполнения всеми структурными подразделениями Института.

Еще одним документом, регламентирующим деятельность в Институте является приказ РАНХиГС «О фирменном стиле Академии» от 18.06.203 № 02-273, которым было утверждено Руководство по применению фирменного стиля РАНХиГС. Фирменный стиль – это набор стандартов и электронных шаблонов оформления деловой документации, фирменной продукции, информационных, рекламных материалов, а также их носителей, обеспечивающих единство восприятия и узнаваемость РАНХиГС. Базовый принцип фирменного стиля – каждый слушатель, студент, партнер, клиент и др. должен получить от представителей Института, как и от всего РАНХиГС, максимальный объем интересующей его информации, оформленный в единой корпоративной форме, независимо от того, кто, когда и с какой целью данную информацию предоставляет. Целью внедрения фирменного стиля является обеспечение корпоративного единообразия во всех формах коммуникации с целью дифференциации деятельности и услуг РАНХиГС от аналогичной деятельности конкурирующих вузов, а также обеспечения имиджевого единства всех подразделений РАНХиГС. Достижения узнаваемого и понятного позиционирования РАНХиГС как вуза при Президенте Российской Федерации и лидера на рынке образования.

Также в своей работе работники общего отдела руководствуются Положением об общем отделе и своими должностными инструкциями. Положение об общем отделе — это основной документ, в котором установлен порядок создания структурного подразделения, его задачи, функции, права, ответственность и порядок взаимодействия самого подразделения с остальными структурными подразделениями Института.

Должностная инструкция представляет собой оформление трудовых отношений с работником Института. В ней установлены условия исполнения сторонами трудового договора и также нашли свое отражение в должностной инструкции работника Института основные функции, обязанности, ответственность, права работника.

Должностная инструкция призвана выполнять основную организационную и регулирующую задачу, помогает осуществлять рациональное разделению труда в Институте. Ею руководствуются при осуществлении правильного подбора и расстановке работников Института, содействует повышению профессиональной квалификации работников.

Данный документ помогает кадровой службе при проведении процедуры аттестации работника, его поощрении или наложении на него дисциплинарных взысканий.

Положения о структурных подразделениях, как и должностные инструкции важны не только для структурирования управления организацией. Являясь инструментом правовой защиты как работника, так и работодателя, они должны быть выверены с юридической точки зрения. Эти документы должны быть доступны пониманию работников и обладать определенной гибкостью. ГОСТ — это государственный стандарт, который формулирует требования государства к качеству продукции, работ и услуг, имеющих межотраслевое значение. ГОСТы устанавливаются на основе применения современных достижений науки, технологий и практического опыта с учетом последних редакций международных стандартов или их проектов. Необходимо не только знать основную нормативно-правовую базу, грамотно ее использовать, но и своевременно отслеживать и изменения нормативной базы, чтобы работа общего отдела соответствовала современным требованиям российского законодательства.