Механизм совершенствования организационной структуры управления предприятием

Совершенствование организационной структуры управления предприятием (ОСУ) является непрерывным процессом, который диктуется как внутренними, так и внешними факторами, в частности условиями и расширением межотраслевых связей внутри страны и межгосударственных хозяйственных контактов, развитием специализации и кооперирования производства, развитием науки и техники. В случае неблагоприятного влияния этих факторов для их нейтрализации, а также реального обеспечения реализации всех элементов организационной структуры пользуются механизмом совершенствования организационной структуры, как определенным эффективным инструментом, сочетающим внутренние возможности формирования организационной структуры управления с внешними факторами. Итак, проблемным остается вопрос поиска такого механизма, который бы позволил эффективно использовать все преимущества организационной структуры управления предприятием в условиях переходных процессов и трансформации экономики.

Сейчас у довольно большого числа предприятий возникает потребность в проведении изменения своей организационной структуры управления. Такая потребность объясняется различными причинами, среди которых можно выделить: приобретение новых активов и бизнесов, выделение и продажа непрофильных активов, необходимость адекватного реагирования на все растущую конкурентную борьбу, необходимость в повышении управляемости большого количества бизнес-единиц и подразделений, и т. п. Целевая направленность механизма имеет решающее значение и является важной при совершенствовании организационной структуры, поскольку в ней заложены первопричины создания самого механизма, видение желаемого результата, и она является исходной точкой. Целевая направленность механизма совершенствования организационной структуры (цель) состоит в обеспечении оптимальности реформированной организационной    структуры управления    предприятием.    Она предусматривает: выбор принципов, которые позволяют механизм работать в реальном режиме; выбор технологии, на основе которой реформируется организационная структура; подбор инструментария, необходимого для включения механизма; определение критериев реорганизации ОСУ; разработка процесса совершенствования (преобразования) организационной структуры и оценка ее эффективности. [3]

Рассмотрим каждую из них более подробно.

Существенными характеристиками механизма совершенствования ОСУ, отвечающими за правильное ее функционирования, без которых она не выполняла бы своего назначения, прежде всего являются принципы. Их особенность проявляется в потенциальной способности обеспечить активную деятельность механизма в направлении достижения целей. К основным принципам формирования механизма совершенствования ОСУ отнесены следующие :

• –    принцип целеполагания предусматривает, что ОСУ должна соответствовать целевой ориентации предприятия;

• –    звенья ОСУ строятся для обеспечения достижения поставленных целей, то есть имеем принцип приоритета функций над структурой звеньев;

• –    соответствие субъекта и объекта управления;

• –    принцип адаптивности ОСУ к изменениям внешней и внутренней среды;

• –    принцип полной координации структурных подразделений различных уровней;

• –    принцип минимума сложности при построении ОСУ;

• –    принцип предела автономности, то есть обеспечение целостности и единства предприятия при относительной автономности каждого структурного элемента ОСУ;

• –    принцип сочетания централизации и децентрализации, что позволяет обеспечивать эффективное функционирование всего предприятия с определенным уровнем структурной гибкости и возможностью самостоятельного реагирования на уровне отдельных звеньев;

• –    принцип согласованности вертикальных и горизонтальных структурных единиц ОСУ;

• –    принцип единства распоряжения предусматривает персональную закрепленность полномочий распорядительства по всем вопросам на любом уровне управления;

• –    принцип диапазона контроля, который обеспечивает соответствующую      управляемость      и      скоординированность

функционирования организации, при относительной автономности подразделений;

• –    принцип сбалансированности обязанностей, прав и ответственности каждой структурной единицы ОСУ;

• –    принцип обеспечения квалифицированности управленческих кадров в соответствии с новыми функциями в ОСУ;

• –    принцип охвата контролем предусматривает обеспечение соответствующего уровня норм управляемости предприятием;

• –    комплексный подход позволяет разработать комплексный организационный проект, то есть организационные изменения необходимо проводить по всем звеньям управления предприятием в их взаимодействии;

• –    принцип учета негативных реакций персонала предусматривает разработку мер по устранению возможной негативной реакции коллектива

предприятия на организационные изменения;

• –    правовая регламентация предусматривает, что создание любого подразделения всегда детерминировано (обусловлено) и должно быть закреплено правом, с соблюдением всех решений и постановлений высших руководящих органов в части распределения обязанностей и ответственности;

• –    принцип экономичности заключается в достижении желаемого результата при минимальных затратах всех видов ресурсов.

Все перечисленные принципы являются элементами целостной системы механизма совершенствования ОСУ, которые с помощью синергетического эффекта усиливают друг друга, облегчая действие механизма, и направляют его движение в правильном направлении. [ 2 ]

Механизм формирования ОСУ имеет свою структуру, специфика которого заключается в том, что его элементы имеют одинаково важными и не находятся между собой в иерархическом подчинении. Все они находятся на одной линии, дополняя друг друга и обеспечивая стабильность функционирования механизма. Структура, как правило, предполагает наличие определенных уровней, в зависимости от масштабов необходимых преобразований. Однако мы рассматриваем единый уровень совершенствования ОСУ – это предприятие, которое диктует общий тип желаемой ОСУ, а отдельные функциональные звенья должны ее принять. [ 1 ]

Кроме того, при разработке механизма совершенствования ОСУ необходимо учитывать влияние внешней среды и особенности функционирования самого предприятия. К факторам непосредственного влияния внешней среды относятся потребители продукции, поставщики, акционеры, правительственные учреждения, местные власти, средства массовой информации, общественность и др. Так, например, поведение потребителей продукции должны анализировать маркетинговые подразделения; связи с поставщиками поддерживают подразделения материально-технической поставки; правительственные учреждения обязывают создавать подразделения для статистической отчетности, исполнения платежей в налоговые органы.

К факторам косвенного воздействия внешней среды относятся: технологическая среда, экономическая, политическая, правовая, экологическая, международная среда и др. Так, например, изменчивость экономической среды заставляет руководство предприятия создавать подразделения для изучения конкурентов, изменения курсов ценных бумаг и валют, прогнозирования кризиса; для реализации требований международного среды следует переориентироваться на международные стандарты ведения бизнеса. [ 1 ]

Определяющими среди внутренних факторов построения ОСУ являются производственные процессы, обусловленные горизонтальным разделением труда.

Современный механизм совершенствования ОСУ основывается на концепциях менеджмента качества, управления проектами, инновационного и стратегического менеджмента и включает составляющие элементы качества по показателям полноты распределения работ, адекватности горизонтальной и вертикальной составляющих, децентрализации работ, функциональной специализации автономности работников и подразделений, эффективной загруженности работами работников и подразделений, соблюдения норм управляемости.

Не менее важным моментом в разработке механизма совершенствования ОСУ является выбор инструментария, обусловленного спецификой ОСУ и тесно связанным с технологией, без которой процесс преобразования ОСУ невозможен. Технология совершенствования ОСУ представляет комплекс организационных мероприятий, операций и приемов, направленных на оптимизацию управленческих и производственных функций и рационализацию соответствующих процессов, что формирует основы ОСУ с номинальным качеством и оптимальными затратами, и обусловленных текущим уровнем развития науки, техники и общества в целом. Этот комплекс организационных мер, операций и приемов может быть разделен на этапы: организационная диагностика, разработка новой организационной структуры, осуществление организационных преобразований и экономическая оценка организационных преобразований.

Организационная диагностика состоит в выявлении и формализации существующих проблем в ОСУ предприятия, а также первичном анализе причин их возникновения и возможных путей устранения, изложенных в соответствующем документе. Она предполагает исследование рациональности существующей ОСУ, ее количественный и качественный состав; анализ распределения сфер ответственности функций по подразделениям и сотрудникам, изучение ключевых компетенций сотрудников и их соответствие требованиям предприятия.

На втором этапе разрабатывается модель ОСУ предприятия, которая была бы наиболее рациональной в новых условиях функционирования, используя методы организационного проектирования.

К составу методов организационного проектирования относятся:

• 1.    Метод аналогий состоит в применении организационных форм и механизмов управления, которые оправдали себя в организациях со сходными организационными характеристиками (целями, типом технологии, спецификой организационного окружения, размером и т. п.) по отношению к проектируемой организации. К методу аналогий относится выработка типовых структур управления производственно-хозяйственными организациями и определение границ и условий их применения..

• 2.    Экспертно-аналитический метод состоит в обследовании организации силами квалифицированных специалистов с привлечением ее руководителей и других работников, чтобы выработать рациональные рекомендации по формированию или перестройке ОСУ.

• 3.    Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей организации, включая их количественную и качественную формулировки.

• 4.    Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и иных отображений распределения полномочий и ответственности в организации, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных (математико-кибернетические модели, графоаналитические модели, натурные модели, математико-статистические модели зависимостей между исходными факторами организационных систем и характеристиками ОСУ).Процесс проектирования новой модели ОСУ предприятия должен быть основан на совместном использовании охарактеризованных выше методов, при этом из разработанных вариантов ОСУ выбирается оптимальная модель.

Результаты выполнения данного этапа находят свое отражение в следующих документах: проект ОСУ, проект штатного расписания, проект организационно-функциональной модели, перечень регламентирующих документов, которые необходимо разработать или изменить с учетом внедрения новой организационной структуры и проект плана проведения организационных изменений.

Следующий шаг предусматривает осуществление организационных преобразований и оценку эффективности предложенных изменений. Это наиболее критическая стадия всего о процесса, так как именно в грамотном внедрении новой организационной структуры заключается успех всего мероприятия. Кроме того такая довольно сложная процедура, как изменение организационной структуры, подлежит серьезному анализу с точки зрения оценки ее эффективности. Проведение оценки предусматривает определение прежде всего критериев и показателей оценки, а также выбор методики ее проведения. Чаще всего, при сравнении различных вариантов ОСУ, как результативный критерий эффективности используют наиболее полное и устойчивое достижение целей при минимизации затрат на организацию управления и функционирование структур. [ 3 ]