Механизм совершенствования системы управления бизнес-процессами на предприятии ТОО «Беккер и К»

Введение                                      Серьезная конкурентная борьба обусло- вила в странах с развитой рыночной экономикой разработку программ повышения качества.

В мировой практике крупные фирмы уже давно перешли к взаимоотношениям со своими поставщиками на основе систем качества. Для потребителя система качества предприятия является гарантией качества продукции. Для руководителей предприятия система качества — это их уверенность в том, что задачи, которые они ставят перед коллективом, будут выполнены. А это означает, что вопрос внедрения СМК и разработки бизнес-процессов СК предприятия является особо актуальным на сегодняшний день.

Системе менеджмента качества (СМК) соответствует концепция всеобщего управления качеством, т.к. эта система интегрирует организационные и функциональные структуры руководства качеством с тем, чтобы управлять бизнес-процессами на каждом организационном уровне. При создании системы определяются ответственности и полномочия по вопросам качества для удовлетворения всех заинтересованных сторон: потребителей, служащих, собственников предприятия, общества в целом [1-2].

Вопросам управления качеством и разработке бизнес-процессов посвящено много исследований ученых различных стран, накоплен значительный опыт в области менеджмента качества. Научный интерес к проблеме качества заставляет обратиться к анализу накопленного теоретического материала.

На сегодняшний день существует множество концепций управления – системы сбалансированных показателей, контроллинг, менеджмент качества и «Шесть сигм», проектное управление, стратегическое управление, реинжиниринг и многие другие, среди которых – и процессное управление. Все концепции объединяет одно – стремление повысить эффективность бизнеса.

Однако, по мнению авторов, недостаточное внимание уделялось проблемам внедрения систем качества на предприятиях, способам их адаптации.

Бизнес-процесс (процесс) — это совокупная последовательность действий по преобразованию ресурсов, полученных на входе, в конечный продукт, имеющий ценность для потребителя, на выходе [3].

Благодаря такому определению, становится понятно, что бизнес-процессы существуют внутри каждой организации, независимо от того, формализованы они или нет. В организации может быть принят функциональный подход к управлению, который рассматривает компанию как набор подразделений, каждое из которых исполняет определенные функции. В этом случае отдельные подразделения ориентированы на выполнение своих собственных показателей, но не всегда — на конечный результат компании, что может отрицательно сказываться на общей результативности бизнеса.

Технология описания бизнес-процесса делает все операции компании прозрачными и понятными, позволяет анализировать операции и находить в них проблемы, приводящие к сбоям.

Наличие проработанной системы биз-нес-процессов значительно упрощает приведение деятельности компании на соответствие требованиям стандартам качества ISO 9001:2008. В условиях предстоящего вступления Казахстана в ВТО, соответствие предприятия стандартам ISO 9001:2008 становится важным конкурентным преимуществом. Внедрение СМК на предприятии в обязательном порядке требует создания и описания бизнес-процессов.

Используется ряд инструментальных средств для моделирования, анализа и оценки бизнес-процессов, охватывающий все этапы создания систем качества. Успех проекта по созданию, поддержанию и развитию системы менеджмента качества на предприятии во многом зависит от выбора тех или иных инструментальных средств. Наиболее приемлемым способом описания процессов является их графическое представление [3] .

К таким комплексным средствам относится методология функционального моделирования IDEF0, предназначенная для проектирования и управления предприятием, моделирования, документирования, анализа и оценки бизнес-процессов, разработки, внедрения информационной системы.

Методология IDEF0 основана на подходе, разработанном Дугласом Т.Россом в начале 70-х годов и получившем название SADT (метод структурного анализа и проектирования) [4].

Цель данного исследования – обоснование целесообразности внедрения процессного управления на выбранном предприятии и разработка рекомендаций и механизма оптимизации основных бизнес-процессов как пути совершенствования системы управления на исследуемом предприятии.

Объекты и методы исследования

Объектом для исследований выбрано предприятие в форме товарищества с ограниченной ответственностью «Беккер и К» в его взаимодействии с другими хозяйствующими субъектами. Предметом исследования является система управления качеством и процесс управления качеством предприятия, ориентированный на повышение конкурентоспособности предприятия.

Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:

• -    рассмотреть теоретические и методологические основы управления качеством и разработки бизнес-процессов предприятия;

• -    провести анализ системы управления качеством на предприятии и разработать бизнес-процессы СМК по методологии IDEF0;

• -    разработать мероприятия по совершенствованию деятельности предприятия и улучшению СМК в ТОО «Беккер и К».

В рамках системного подхода в данной работе использовались методы сравнительного, субъектно-объектного, функциональноструктурного анализа, а также теоретического моделирования.

Результаты и их обсуждение

Основную идею процессного подхода можно свести к следующим положениям [4]:

• 1.    Деятельность организации необходимо представить в виде сети взаимодействующих между собой процессов;

• 2.    Менеджмент деятельности организации должен основываться на менеджменте сети процессов с целью повышения их эффективности.

Структура системы управления, включая и управление качеством, построенная на основе процессного подхода, состоит из двух уровней, а именно, управления в рамках каждого бизнес-процесса, а также управления группой бизнес-процессов на уровне всего предприятия.

Описание сети процессов, составляющих деятельность организации – это сложная организационно-техническая задача. Процессы могут быть классифицированы по различным признакам [4-5]:

Основные (ключевые) - процессы, непосредственным результатом которых является выпуск продукции или оказание услуг. Ключевые процессы оказывают наибольшее воздействие на достижение главных целей организации.

Вспомогательные (обеспечивающие) -процессы, результатом которых является создание необходимых условий для осуществления основных процессов.

Внедрение процессного управления проводят в несколько этапов.

• -    Входы Процесса - входные объекты (сырье, продукция, комплектация, информация или услуга), которые преобразуются в Выходы Процесса, в ходе выполнения Процесса. Часто Входы одного Процесса являются выходами другого;

• -    Выходы Процесса - продукция, информация или услуга ради которой существует Процесс;

• -    Сеть Процессов организации – объединение взаимосвязанных и взаимосогласованных Процессов организации в единую систему [6].

Каждый Процесс при декомпозиции может быть разбит на некоторое количество подпроцессов (бизнес-процессов, работ), выполнение которых приводит к получению на Выходе Процесса продукции с заданными параметрами. В зависимости от особенностей конкретной организации выбираются те Процессы, которые есть в этой организации.

Для улучшения управляемости Процесса целесообразно разбить его на сеть бизнес-процессов. Количество бизнес-про-цессов также должно подчиняться закону 7±2 (количество основных процессов) [6]. За выполнение каждого бизнес-процесса также должен быть назначен ответственный из сотрудников подразделения. Пример такого разбиения приведен на рис.1.

Рисунок 1 - Декомпозиция Процесса в сеть бизнес-процессов.

Предприятие в форме товарищества с ограниченной ответственностью «Беккер и

К» создано в начале 1991 года. В составе предприятия четыре производственных подразделения: мясоперерабатывающий цех, цех замороженных полуфабрикатов, пекарня и кулинария. Основным направлением деятельности ТОО «Беккер и К» является мясоперерабатывающее производство. Ассортимент выпускаемой продукции насчитывает более 130 наименований. Анализ внешних и внутренних рынков показал, что благодаря эффективной работе интегрированной системы менеджмента, продукция ТОО «Беккер и К» пользуется спросом не только на отечественном рынке, но и на зарубежных рынках. Качество продукции находится на достаточном уровне для конкурентной позиции на рынке.

ТОО «Беккер и К» в ноябре 2003 года успешно прошло сертификацию системы менеджмента качества (СМК) на соответствие международному стандарту ISO 9001:2000. Ежегодно при проведении инспекционных проверок внешними аудиторами проверялись все основные процессы СМК компании, их функционирование и улучшение. С января 2005 года компания приступила к разработке и внедрению интегрированной системы менеджмента (ИСМ) в соответствии со стандартами ISO 9001:2000, ISO 14001:2004 и ISO 22000:2005. В марте-апреле 2007 года аудиторами международно-признанного органа по сертификации BSI Management Systems (British Standards Institution – Британского института стандартов) были проведены предварительный и сертификационный аудиты ИСМ на соответствие требованиям МС ISO 9001:2000 и МС ISO 14001:2004. По окончании аудитов было представлено заключение, что ИСМ функционирует и соответствует всем требованиям стандартов. В январе 2008 года аудиторы BSI Management Systems при сертификационном аудите подтвердили соответствие системы управления безопасностью пищевой продукции на основе принципов НАССР компании «Беккер и К» требованиям МС ISO 22000:2005. В марте 2010 года компания успешно прошла ресертификацию интегрированной системы менеджмента компании на соответствие требованиям международных стандартов ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, ISO 22000:2005. В феврале 2011 года высшим руководством компании было принято решение о приостановлении действия регистрации интегрированной системы менеджмента в связи со значительными изменениями в структуре процессов до окончания реструктуризации компании.

В настоящее время осуществляется подготовка к сертификационному аудиту интегрированной системы менеджмента компании на соответствие международных стандартов ISO 9001:2008, 22000:2005.

Система менеджмента качества в организации по модели стандарта ISO 9001 регламентируется руководством по качеству. Руководство по качеству, разрабатываемое в соответствии с требованиями международного стандарта ИСО 9001-2008, включает в себя:

Политику в области качества ТОО «Беккер и К»;

• -    описание системы менеджмента качества в области качества в соответствии с требованиями СТ РК ИСО 9001-2009;

• -    организационную структуру предприятия;

• -    структуру документации системы менеджмента качества;

• -    организационно-функциональную структуру управления системой менеджмента качества;

• -    схему взаимодействия процессов.

Деятельность любого подразделения ТОО «Беккер и К», посредством используемых ресурсов, преобразует входы в выходы, т. е. представляет собой процесс. Вся деятельность предприятия представляет собой взаимосвязанную цепочку этих процессов. Для того чтобы управлять многочисленными взаимосвязанными и взаимодействующими процессами, предлагается их идентификация, исходя из требований СТ РК ИСО 9001-2009; требований законодательных актов; целей и задач предприятия на текущий период; организационной структуры предприятия. В Компании используется линейно организационная структура (рис. 2) [8].

Рисунок 2 – Организационная структура ТОО «Беккер и К».

Для облегчения понимания требований самого стандарта ИСО 9001:2008 г., а также в качестве примера построения СМК предлагается модель деятельности организации, объекта исследования, осуществляющей производство продукции. Модель включает в себе все стандартные процессы, начиная от проектирования и заканчивая сервисным обслуживанием продукции. Она представляет собой совокупность бизнес-процессов организации с интегрированными в них требованиями ИСО 9001:2008 г.

Для описания бизнес-процесса используется нотация функционального моделирования IDEF0. Процессы верхнего уровня модели соответствуют ключевым разделам стандарта ИСО 9001:2008 г., далее они декомпозируются на подпроцессы нижнего уровня уже непосредственно в привязке к производственно-хозяйственной деятельности организации [7].

Цель построения модели на предприятии – совершенствование системы менеджмента качества. Анализ деятельности предприятия ТОО «Беккер и К», внешней и внутренней среды его функционирования, детальный анализ деятельности поставщиков и конкурентов позволили выделить основные тактические цели и направления, а также методы их достижения. В связи с этим был выделен один деловой бизнес-процесс – «Реализовать выпуск продукции» для наглядной демонстрации механизма совершенствования системы управления предприятия.

Входами этого процесса являются: а) внешняя информация, включая требования потребителей (магазинов и компаний); б) сырье и материалы; в) ресурсы. Выходами процесса являются: а) готовая продукция; б) информация для внешних потребителей (удовлетворение). Управление процессом осуществляется на основании нормативных документов, регламентирующих производственные процессы на предприятии. Учитывая, что нас интересует процесс с точки зрения менеджмента качества, то в качестве внешнего управления будем рассматривать нормативные документы, регламентирующие эту сферу. Декомпозиция делового процесса на предприятии ТОО «Беккер и К» представлена на рис. 3. Далее составлена карта процесса (табл.1).

Учитывая цели моделирования – соответствие делового процесса требованиям ИСО 9001 – декомпозиция делового процесса включает 4 блока процессов, представленных на рис. 4.

Внешняя информация

Сырье и материалы для производства продукции

Ресурсы для организации процессов предприятия

Документы, регламентирующие деловой процесс

Готовая продукция

ф Удовлетворение потребителей

Руководство предприятия

Рисунок 3 - Деловой процесс на предприятии.

Рисунок 4 - Декомпозиция процесса «Выпуск продукции».

В соответствии с требованиями ИСО 9001 деловой процесс «Реализовать выпуск продукции» включает следующие процессы:

• -    реализовать ответственность высшего

руководства по менеджменту качества;

• -    осуществлять менеджмент ресурсов;

• -    реализовать процессы жизненного цикла;

• -    осуществлять измерения, анализ и улучшения СМК.

Рассмотрим взаимодействия между процессами, составляющими деловой процесс «Реализовать выпуск продукции» (рис. 5.).

Процесс «Реализовать ответственность высшего руководства по менеджменту качества» является управляющим процессом для всех остальных процессов. Соответственно, выход этого процесса – «Политика, цели, руководство по качеству, программы качества» является управляющим входом для всех остальных процессов.

Процесс «Осуществлять менеджмент ресурсов» имеет связь «выход – механизм» с процессами «Реализовать процессы жизненного цикла» и «Осуществлять измерения, анализ и улучшения СМК». На диаграмме представлен контур обратной связи: выход процесса «Осуществлять измерения, анализ и улучшения СМК» с входом процесса «Реализовать ответственность высшего руководства по менеджменту качества».

Количество уровней детализации процесса определяется целями моделирования и спецификой деятельности моделируемой организации.

В рамках настоящей методики основ-ной целью моделирования процессов явля-ется анализ соответствия процесса требова-ниям системы менеджмента качества.

Таблица 1 - Карта процесса А – 0

п. ИСО 9001	СТО СМК 7.0.0-007–2007
Определение процесса	Цель процесса
Реализовать выпуск продукции	Получение заданного чистого денежного потока при условии минимизации используемых ресурсов на долгосрочных горизонтах деятельности.
Входы процесса	Выходы процесса
Информация о внешнем окружении, информация об организации.	Готовый выпуск, удовлетворение потребителей.
Требования к входам	Требования к выходам
Достоверная информация о внешнем и внутреннем окружении, тщательный анализ данной информации.	Выпуск издания в срок и в соответствии со всеми утвержденными требованиями.
Поставщики процесса	Потребители процесса
Руководство предприятия	Все подразделения
Основные ресурсы:
Компетентный    персонал,    финансы, инфраструктура, предыдущий опыт.
Контролируемые параметры процесса	Методы измерения процесса
Сроки исполнения, оценка рисков, себестоимость, соответствие параметров опытного образца.	Аналитические, Регистрационные, статистические.
Показатели результативности процесса
Отсутствие задержек проектирования; Выполнение плана по продаже продукции; Количество привлеченных рекламодателей (старых и новых) не менее 105% Отсутствие сбоев в производстве; Снизить производство некачественной продукции до 1 %. Показатели результативности регистрируются в Сводном отчете по результативности СМК, 1 раз в полгода

Информация о внешнем

I Политика, цели руководства X по качеству

Информация по качеству

Рисунок 5 - Реализовать процессы жизненного цикла продукции.

Выводы

Процессный подход, составляющий основу новой версии МС ИСО 9000, требует применения специальных средств для описания и классификации процессов, составляющих деятельность организации. Качество становится более техничным. В общем, базовые методы сами по себе уже не могут обеспечить того уровня чувствительности и анализа, который необходим для изучения комплексных систем, для улучшений в таких сферах, где величина исследуемого эффекта очень мала. А поскольку большинство организаций – это сложные системы, применение новых технических методов будет иметь важное значение для достижения результативности и эффективности;

Одним из таких средств описания сети процессов может являться методология функционального моделирования IDEF0;

Методология IDEF0 поддерживается компьютерными программами. Применение компьютерных программ на стадии описания процессов позволяет не только повысить эф- фективность решения этой задачи, но также использовать эти модели на стадии менеджмента процессами, интегрируя их в корпоративную информационную систему организации;

Рассмотрены теоретические и методологические основы управления качеством и разработки бизнес-процессов предприятия;

Проведен анализ системы управления качеством в ТОО «Беккер и К» и разработаны бизнес-процессы СМК по методологии IDEF0;

На примере делового бизнес-процесса – «Реализовать выпуск продукции» разработаны мероприятия по совершенствованию механизма системы управления бизнес-процессами в ТОО «Беккер и К».