Методические аспекты цифровизации бизнес-процессов организаций в условиях перехода на цифровую экономику

Наступил цифровой век или век «Четвертой промышленной революции», как отмечает в своей книге «Четвертая промышленная революция» основатель и Президент всемирного экономического форума в Женеве Клаус Шваб. Массо- вый переход организаций в «диджитал» или цифровизацию бизнес-процессов в ближайшие несколько лет прогнозируют всем отраслям экономики и как следствие это приведет к изменению бизнес-модели, росту продуктивности труда, появлению новых ролей.

Так ожидания потребителей о скорости и качестве выполнения услуг стремительно растут, и высокий уровень сервиса становится требованием по умолчанию.

Чтобы удерживать лидирующие позиции на рынке и сохранить свои бизнес-показатели организации вынуждены внедрить «оцифровку» в свою структуру.

Актуальность темы исследования заключается в том, что всеобщая цифровизация охватывает практически все сферы жизни, в том числе и экономические процессы, так наличие обратной связи, онлайн-чаты с сотрудниками организации, удобный интерфейс и дизайн сайта, доступность 24/7 – это те блага которые уже имеются у многих, однако на этом нельзя останавливаться, а по стараться воспользоваться всеми благами используя весь возможный потенциал цифровых технологий.

Все мероприятия по цифровизации должны быть выполнены поэтапно, без спешки, но важно и не затянуть процесс, поэтому руководству предприятия необходимо тщательно проработать стратегию и сформировать алгоритм последовательных мероприятий.

Целью исследования выступает поиск, развитие способов и методов обработки информации и разработка алгоритма мероприятий по цифровизации бизнес-процессов организации, выявление аспектов положительного эффекта от внедрения и выявление сложно стей проведения процедур, с целью их локализации и устранения.

Материалы и методы исследования

В некоторых литературных источниках часто отождествляют термины «цифровизация» и «автоматизация», по нашему мнению эти дефиниции приравнивать не следует, отметим, что автоматизация лишь начальный этап цифровизации, по средствам которого происходит перенос биз-нес-процессов в электронные системы хранения и обмена данных в том виде как они работают в организации [3]. Дальнейшие действия по преобразованию бизнес-процессов будут осуществляться по средствам цифровизации, где будет происходить адап- тация к инструментарию и технологиям новой цифровой платформы. Такие преобразования позволят увеличить производительность труда, нивелировать влияние человеческого фактора, ускорят работу по подготовке документов и в принятии управленческих решений.

Следующий этап развития бизнеса – цифровая трансформация, которая предусматривает качественное изменение всей бизнес-модели, начиная от стратегии развития бизнеса, корпоративной культуры, системы продаж, управления командой и процессами в целом и заканчивая цифровизацией производственных процессов.

Результаты исследования и их обсуждение

На рисунке схематично отражено поэтапное выполнение мероприятий по цифровизации бизнес-процессов организации.

Этапы цифровизации бизнес-процессов :

• 1.    Этап изучения актуальных биз-нес-процессов и их преобразование (изменение). На этом этапе проводится работа с лидами¹, процессами, технологиями, которые по мнению руководства организации считаются актуальными для проведения их цифровизации. Далее изучаются слабые места в текущих решениях и формируется перечень недочетов и пути их устранения при проведении трансформации системы.

• 2.    Внедрение элементов цифровизации в деятельность организации. Прежде всего, должное внимание следует отдать повышению квалификации персонала в данном направлении, далее активизируются бизнес-процессы во всей структуре, формируются рабочие группы. Хорошим действием станет запустить пилотный проект в сильном подразделении или нанять опытного специалиста, после этого организация начинает более уверенно и активнее привлекать новые цифровые технологии и ресурсы. Такие действия позволят открыть новые перспективные направления развития, приобретаются новые клиенты и полезный опыт.

  1. Этап изучения актуальных бизнес-процессов и их преобразование (изменение)
  Выполняется работа по актуальным для цифровизации аспектам: с лидами, процессами, технологиями.	—	Выявление слабых мест в текущих решениях, прорабатываются пути их устранения

  2. Внедрение элементов цифровизации в деятельность организации
  Повышение квалификации кадров	Активизация бизнес-процессов по всей структуре и их тщательное исследование	Создание рабочих групп по цифровизации бизнес-процессов

  3. Стратегический этап цифровизации
  Формирование стратегических направлений цифровой трансформации	--\ --/	Оценка продуктивности работы рабочих групп	-А -V	Активное инвестирование цифровизации бизнес-процессов, определение сроков и ответственных за исполнение лиц

4. Этап цифровой конвергенции

Отработка стратегии и операционной модели цифровой трансформации

Утверждение приоритетных технологий и модели поведения в цифровом пространстве

5. Инновационно-адаптивный этап

• 3.    Стратегический этап цифровизации. На этом этапе формируются стратегические направления цифровой трансформации как отдельных бизнес-процессов, так и организации в целом. Оценивается эффективность и продуктивность работы рабочих групп. Выделяются и распределяются инвестиции на проведение цифровизации бизнес-процессов, назначаются ответственные за выполнение лица, определяются сроки исполнения и нормативный уровень планируемых результатов.

• 4.    Этап цифровой конвергенции. В рамках данного этапа сформированные рабочие группы вырабатывают стратегии и операционные модели цифровой трансформации с учетом новой инфраструктуры с ее ролями, бизнес-процес-сами, знаниями и моделями. Избираются и утверждаются к применению приоритетные технологии, модель поведе-

• ния в цифровом пространстве с учетом специфики деятельности организации.

• 5.    Инновационно-адаптивный этап . Данный этап призван задать руководству предприятия цель значимости в непрерывном развитии потенциала организации с учетом появляющихся новых технологий, тестированию их на практике и регулярной модификации и моделированию бизнес-процессов.

Постановка цели о непрерывном мониторинге новых технологий в сфере цифровизации, их тестированию на практике и внедрению, с целью регулярного совершенствования бизнес-процессов организации.

Алгоритм цифровизации бизнес-процессов

При внедрении цифровизации бизнес-процессов выделим следующие положительные эффекты:

• 1)    появляются широкие возможности персонализации (становится легче отслеживать узкие места в воронке продаж и аккумулировать усилия в этом направлении);

• 2)    позволит обеспечить полную информативность о лидах, их поведении в закупках, заинтересованность в определенных товарах или неликвидах, а также заказах, которые были положены

в корзину, но не оформлены (формируются алгоритмы прогнозирования возможных объемов продаж);

• 3)    позволит реализовывать взаимодействие с клиентами и контролировать маркетинговые мероприятия (запускать масштабные акции, быстро обновлять наличие и ассортимент на сайте, онлайн-чат с клиентами и т. д.);

• 4)    происходит уменьшение издержек на традиционное оборудование и ресурсозатраты со стороны персонала и материалов.

Помимо благоприятных факторов, следует уделить должное внимание определению слабых сторон цифровизации.

Во-первых, это катастрофическая нехватка квалифицированных специалистов компетентных в данной сфере, решением данной проблемы станет глобальное и повсеместное повышение квалификации кадров по «Технологиям и инструментарию цифровой трансформации бизнеса».

Во-вторых, процесс реинжиниринга бизнес-процессов2 невозможно осуществить одномоментно, поэтому некоторых переходный период придется совмещать как традиционный (классический режим), так и инновационный (цифровой) параллельно, для этого придется понести дополнительные расходы на разработку стратегии планомерного перехода от одной формы ведения хозяйственной жизни организации в другую, чтобы трансформация прошла с минимальными рисками.

В-третьих, внедрение инновационных «диджитал» технологий влечет за собой дополнительные расходы как времени, глубокой занятости персонала, так и финансовой составляющей [1].

Решением вышеперечисленных аспектов станет грамотное обоснование необходимости в цифровой трансформации и ее неизбежности в эру всеобщей цифровизации, да еще и подкрепленной утвержденной на государственном уровне Распоряжением Правительства РФ и была утверждена Программе «Цифровая экономика РФ» от 28 июля 2017 г. № 1632-р [2]. Очень важно своевременно подобрать компетентный персонал, который будет готов на кардинальные прорывные шаги в сторону обоснованных перемен.

Выводы и заключение

Обобщив приведенные исследования, нами был сгруппирован алгоритм внедрения инновационных технологий в традиционный режим работы организации по средством цифровизации бизнес-про-цессов, обобщенный алгоритм включает как действия по определению «полезных» для дальнейших направлений деятельности организации бизнес-процес-сов, которые в дальнейшем планируется переработать в процессе цифровизации, далее по средствам формирования рабочих групп и формулированию стратегических направлений цифровой трансформации как отдельных бизнес-процес-сов, так и организации в целом разработать стратегии и операционные модели цифровой трансформации с учетом новой инфраструктуры с ее ролями, биз-нес-процессами, знаниями и моделями. Полученные модели необходимо апробировать на практике и важным моментом станет готовность руководства на такие действия и возможные последствия.

Таким образом, процесс цифровой трансформации- это сложный путь развития для организации и достаточно затратный, однако его эффект на производительность труда, рентабельности продаж и сокращении ресурсозатрат оправдывает готовность к такого рода переменам.