Методический инструментарий индексатора в научной отраслевой библиотеке

Введение. Среди технологических процессов, обеспечивающих библиотечно-информационную деятельность библиотеки, процесс индексирования является наиболее интеллектуальным, сложным и трудоемким, требующим высокой квалификации и разнообразных знаний от индексатора. Поэтому важно, чтобы у индексатора был набор регламентирующих этот процесс методических и нормативных документов, использование которых помогает ему принять правильное решение и обеспечивает унификацию индексирования однотипных документов.

Индексирование – это выражение содержания документа и/или смысла информационного запроса на информационно-поисковом языке (ГОСТ 7.7496). Выделяют классификационное индексирование – присвоение классификационных индексов в соответствии с правилами какого-либо классификационного языка и дескрипторное индексирование - индексирование, при котором ключевые слова текста заменяются дескрипторами, указанными в тезаурусе или дескрипторном словаре.

Выделяют три принципа индексирования документов: классификационное (систематизация), предметное (предметизация), координатное (координатное индексирование) [2]. Иными словами, и ндексирование – процесс выражения и описания содержания документа терминами индексирования ( ключевыми словами, дескрипторами) или систематизации (рубриками, индексами, кодами). Таким образом, в процессе индексирования происходит перевод содержания документов и запросов с естественного языка на информационно-поисковый язык (ИПЯ), в результате которого создается поисковый образ документа (ПОД) и поисковый образ запроса (ПОЗ). В процессе индексирования происходит «свертывание» информации, содержащейся в документе, и перевод ее на искусственный, специально разработанный для выражения содержания документов и последующего их поиска ИПЯ, в виде индекса, рубрики, кода (на классификационном языке) или дескриптора, ключевого слова (на дескрипторном языке).

Индексирование является основным средством раскрытия содержания документа, ежегодного входного документного потока, составляющего фонд библиотеки. От качества индексирования зависит не только эффективность тематического поиска в информационно-поисковой системе библиотеки, но и эффективность использования фондов библиотеки.

Индексирование на любом из ИПЯ включает следующие этапы работы: выделение в документе тем, подлежащих отражению в виде отдельных тематических фрагментов; выбор понятий, характеризующих темы документа; выбор терминов индексирования для обозначения понятий - формирование поискового образа документа из терминов индексирования. [2; 3].

Унификация и стандартизация индексирования. По работе индексатора (процессам, видам индексирования, терминологии, относящейся к этим процессам и описывающей их) разработано и издано ряд ГОСТов, которые индексатор использует в работе и на основе которых разрабатываются локальные (внутрибиблиотечные) нормативные акты, в т.ч.

методические пособия, инструкции, правила, направленные на унификацию индексирования. Прежде всего, индексатор должен знать и владеть терминологией, поэтому в его инструментарий входят ГОСТы [1-9].

Очевидно, что процесс индексирования включает большую долю субъективизма, поскольку, выбирая темы и понятия индексатор основывается на своих знаниях предмета, опыте, отношении к предмету и теме документа и т.д. В результате документы по одной теме, заиндексированные разными специалистами, могут получить разные индексы, попадут в разные места в информационно-поисковой системе (ИПС), что скажется на результатах тематического поиска. Поэтому роль индексатора крайне важна. Индексатор должен знать ИПС, в которую загружается созданная им информация, ее структуру, тематический диапазон, ее поисковые возможности, должен владеть стратегией поиска и знать поисковые запросы пользователей своей библиотеки. Поэтому в инструментарий индексатора входят: Устав, где прописаны основные задачи библиотеки; Положение о системе каталогов и картотек, поскольку при индексировании, отбирая темы и выбирая понятия, он постоянно должен задаваться вопросом будут ли темы, выбранные им как основные, полезны при поиске и будет ли возможен поиск по выбранным им лексическим единицам данного ИПЯ индексам, дескрипторам и т.п. Он должен хорошо знать ИПЯ, которые использует при индексировании: их структуру, лексические возможности, правила индексирования. Для этого необходимо знать ГОСТы, описывающие те ИПЯ, которые использует библиотека [1; 7; 8; 9]. Индексатор должен хорошо знать предмет, чтобы правильно проиндексировать документ. Это главное условие для индексатора в ЦНСХБ, где индексирование осуществляется специалистами сельского хозяйства в соответствии с их базовым образованием, т.е. документы по растениеводству обрабатывает агроном, а по животноводству - зоотехник и т.д. Это условие позволяет не только глубоко и полно раскрыть содержание документа, отобрать наиболее значимые актуальные и перспективные с точки зрения дальнейшего развития темы, но и предвосхитить запросы пользователей.

Специализация индексаторов в определенной области АПК в соответствии с их базовым образованием позволяет сформировать у индексатора представление о документном потока по данной теме, определять тенденции в развитии науки и направлений в научных исследованиях и прогнозировать у пользователей информационные потребности. Поэтому в инструментарии индексатора должны быть специальные и справочные материалы по его специализации. В отделе АСОД ЦНСХБ - это ГОСТы из области сельского хозяйства, например ГОСТ Р 52001-2002 Пчеловодство. Термины и определения и др.

Независимо от типа ИПЯ основным требованием, которые предъявляются к процессу индексирования документа, являются: полнота и точность раскрытия документа; объективность раскрытия содержания; единообразное отображение средствами данного ИПЯ сходных по содержанию документов, т.е. все документы по одному вопросу должны получить одинаковые индексы, рубрики, дескрипторы и попасть в одно место в информационной системе. При этом обязательным является устранение избыточности при отражении содержания документа, т.е. каждое понятие должно быть отражено на конкретном уровне и один раз.

Это требование гарантируется соблюдением правил индексирования, отображенных в инструкциях, рекомендациях, разработанных в библиотеке.

В ЦНСХБ осуществляется аналитическая роспись периодических и продолжающихся изданий, и важнейшей задачей индексатора является отбор наиболее значимых и интересных с научной и практической точек зрения статей для включения в информационные продукты библиотеки: электронные каталоги, базы данных, текущие библиографические и реферативные издания. В соответствии с технологией одноразовой обработки, существующей в библиотеке, отбор документов и определение их места в информационных продуктах происходит на этапе аналитико-синтетической обработки документов индексатором/систематизатором. Поэтому в ЦНСХБ разработана система локальных нормативных актов (инструкций) по отбору документов: из отечественных и из иностранных сериальных изданий; по отдельным отраслям АПК, поскольку имеется существенная отраслевая специфика; по видам информационных продуктов (издания, база данных «АГРОС») и т.д. В процессе семантической обработки документов происходит свертывание информации до аннотации и реферата, поэтому индексатору необходимо знание ГОСТ Р 7.0.99-2018(6), определяющего основные требования к написанию реферата и аннотации. На основе ГОСТа созданы методические материалы, отражающие отраслевую специфику и особенности информационных ресурсов ЦНСХБ: Инструкция по составлению и оформлению аннотаций на иностранную литературу для референтов; Рабочая инструкция по редактированию аннотаций на иностранные продолжающиеся издания (многотомники).

Выводы. Таким образом, в методический инструментарий индексатора входят различного рода нормативные и регламентирующие документы разного уровня как общероссийские, так и локальные (внутрибиблиотечные), которые стандартизируют и унифицируют деятельность индексатора в процессе аналитико-синтетической обработки документов, снижая или минимизируя его субъективную составляющую. Методические указания, инструкции помогают индексатору действовать в соответствии с технологическими регламентами, принятыми в стране и отдельной библиотеке, снижая его интеллектуальную напряженность. Наличие этих документов гарантирует исключение ошибок из-за забывчивости, рассеянности индексатора; унификацию действий и решений в однообразных технологических ситуациях и с однотипными документами; преемственность методических и технологических подходов, процедур и решений в случае смены кадрового состава. Необходимым условием функционирования инструментария является его актуальность (замена устаревших ГОСТов, исключение инструкций на исключенные из технологии процессы) и наличие реестра документов, позволяющего, анализировать и отслеживать неактуальные инструкции, разрабатывать отсутствующие или на новые процессы, находить нужные в данный момент документы и т.д.