Моделирование бизнес-процесса предоставления услуг конгресс-центра в гостиничных комплексах в нотации IDEF0

Чтобы приспособиться к новым условиям ведения бизнеса предприятия и организации вынуждены совершенствовать принципы своей деятельности и структуру.

К середине 10-х годов XXI века широкое прикладное использование получило развитие бизнес-систем на основе внедрения процессного подхода (на микроуровне) [1].

Появляются многочисленные публикации, посвященные реинжинирингу процессов в различных организациях производственной сферы и сферы услуг, направленного на повышение эффективности их деятельности. Любой процесс должен быть поставлен так, чтобы результаты процесса приводили к достижению целей бизнеса [2].

В российской консалтинговой компании iTeam, функционирующей на рынке с 2002 г., зародился и проводится в жизнь масштабный проект -система управления организациями «Русский менеджмент», ориентированный на управление процессами [3].

Процессный подход к управлению деятельностью предполагает, прежде всего, разработку модели тех деловых процессов, которые необходимо совершенствовать для повышения эффективности деятельности организации.

Формальное (графическое) описание бизнес-процессов позволяет: четко определить требования, предъявляемые к оказанию услуг; конкретизировать функции отдельных сотрудников, подразделений и их взаимодействие; выявить слабые места в организации работы и наметить пути ее оптимизации; систематизировать знания о компании и ее бизнес-процессах [4]. Особенно важно определить, что является результатом выполнения процесса.

Графическая модель бизнес-процесса может служить для обучения новых сотрудников их должностным обязанностям, согласованным действиям между структурными подразделениями компании.

Госстандарт России разработал и ввел с 1 июля 2002 г. в действие регламент на функциональное моделирование [5], поддерживаемый пакетом прикладных программ AllFusion Process Modeler 4.1.4. По мнению С.В. Маклакова [6], он является наиболее эффективным инструментом при разработке моделей бизнес–процесса в нотации IDEF0.

В рамках Концепции долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2020 года, утвержденной Правительством РФ, Министерством спорта, туризма и молодежной политики РФ и Федеральным агентством по туризму разработана Федеральная целевая программа «Развитие внутреннего и въездного туризма в РФ (2011–2018 гг.) [7].

Гостиничное хозяйство, как элемент инфраструктуры туризма, не может не учитывать как общие тенденции развития туристской сферы, так и научно-теоретические и практические разработки реальной экономики.

В течение последнего десятилетия в российском экономическом пространстве наблюдается стремительное развитие гостиничного бизнеса. Российский гостиничный рынок ежегодно расширяется на 15–20 % [8].

Неотъемлемой частью любого бизнес-отеля является конгресс-центр. Наибольшим спросом среди услуг конгесс-центра пользуется услуга предоставления помещения для проведения какого-либо мероприятия (например, семинар, совещание, конференция и т.п.) [9].

Цель данной работы – разработать средствами IDEF0 модель бизнес-процесса предоставления услуг конгресс-центра.

На контекстной диаграмме (рис. 1) бизнес-процесс «Предоставить услуги конгресс-центра» изображен одним блоком, стрелки отображают cвязь объекта моделирования с окружающей средой. Модель разработана с целью описания последовательности процессов с точки зрения коммерческого директора отеля.

USED AT:

AUTHOR: Топольник, Цыцора PROJECT: Предоставление услуг конгресс-центра

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

DATE: 20.04.2018■

REV:  31.07.2018

WORKING DRAFT

READER

DATE

RECOMMENDED PUBLICATION

CONTEXT:

TOP

Закон "О защите прав потребителей"

Правила предоставления гостиничных услуг

Потребность в услуге

Помещение конгресс-центра

Денежные средства

Предоставить услуги конгресс-центра

Проведенное мероприятие

Счет об оплате

0р.

Цель: Рассмотреть последовательность процессов

Точка зрения:

Коммерческий директор

Персонал

Техничсекие средства

NODE:

A-0

^TITLE:      Предоставить услуги конгресс-центра

NUMBER:

Рис. 1. Контекстная диаграмма предоставления услуг конгресс-центра

Исходная информация, которая используется и преобразуется в процессе (вход в систему), представлена потребностью в услуге, помещением конгресс-центра и денежными средствами заинтересованных лиц в данной услуге. Управление процессом осуществляется на основании положений Закона «О защите прав потребителей» и Правил предоставления гостиничных услуг. Механизмы, поддерживающие выполнения функции – персонал и технические средства гостиницы. В результате деятельности (выход) формируется счет об оплате (доход гостиницы) и проведенное мероприятие (предоставленная услуга).

Блок контекстной диаграммы декомпозирован (рис. 2).

USED AT:

AUTHOR: Топольник, Цыцора      DATE: 20.04.201 PROJECT: Предоставление услуг    REV: 30.07.201 конгресс-центра NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

П

Потребность

' 1

Закон "О защите прав потребителей"

в услуге

Принять заявку 0р.         1

■■ -J

Составить договор 0р.        2

s

Денежные средства

7

Принятая

V4

tv

заявка

Получить оплату 0р.        3

Помещение конгресс-центра

По по 0р.

Админи стратор Персонал

офисная техника Админи стратор

офисная техника офисная техника Бух галтер

Техн чески работ Сис техн

I й ник темо ик

Техничсекие средства

NODE: A0

TITLE:     Предоставить усл

18

WORKING

READER    DATE

CONTEXT:

18

DRAFT

RECOMMENDED

PUBLICATION

A-0

равила предоставления гостиничных услуг

Составленный договор

Счет об оплате

Подготовл

енно

ованное ие Проведенное мероприятие

дготовить мещение 4

помещение

Использ помещен

kV

Провести мероприятие 0р.          5

средства

T^

уборки

SS

r/W

мульти медии Координатор 77 мероприятия

Убрать помещение 0р.          6

мульти

Убранное помещение

медии

Технический

орки

мебель                  работник         у

уги конгресс-центра

NUMBER:

1

Рис. 2. Декомпозированная (дочерняя) контекстная диаграмма

Как видно, процесс «Предоставить услуги конгресс-центра» включает в себя шесть блоков: 1 – «Принять заявку», 2 – «Составить договор». 3 – «Получить оплату», 4 – «подготовить помещение», 5 – «Провести мероприятие», 6 – «Убрать помещение».

Каждый блок имеет управление, механизмы и выход. Выход из блока 6 «Убрать помещение» имеет обратный вход в блок 4 «Подготовить помещение».

Блок 4 был декомпозирован (рис. 3) на три блока: 1 – «Провести уборку», 2 – «Расставить мебель», 3 – «Настроить оборудование».

Как видно, блок 2 «Расставить мебель» имеет два одноименных входа: один – выход из блока 1; второй – выход из блока 6 диаграммы А0. Это значит, для того, чтобы оказывать услугу конгресс-центра, должно быть помещение (вход, обозначенный граничной стрелкой), которое после проведения в нем заказанного и оформленного договором мероприятия, должно быть убрано (второй вход) и готово для проведения следующего мероприятия.

Рис. 3. Дочерняя диаграмма процесса «Подготовить помещение»

Процессы, выполняемые блоками 2 и 3 диаграммы А4, управляются конкретными положениями составленного договора, где указывается какая потребуется аппаратура для проведения мероприятия, от чего зависит вид мебели, необходимой для использования этой аппаратуры.

Таким образом, процесс предоставления услуг конгресс-центра относится к основным (деловым) процессам гостиницы, представляющим ценность для клиентов, приезжающих с деловыми целями, создающим добавленную стоимость, благодаря чему гостиница имеет доход. При моделировании бизнес-процесса «Предоставить услуги конгресс-центра» средствами IDEF0 разработаны три диаграммы: контекстная, ее дочерняя диаграмма (процессов верхнего уровня) и дочерняя диаграмма процесса

«Подготовить помещение» к проведению в нем мероприятия, оформленного договором.