Моделирование бизнес-процессов и разработка программно-инструментальных средств подготовки и проведения рабочих совещаний

Рабочие совещания относятся к числу устойчивых организационных механизмов, применяемых при решении задач, требующих согласования позиций нескольких исполнителей, уточнения порядка действий и последующего закрепления принятых решений. Наиболее отчетливо эта функция проявляется в условиях проектной организации деятельности, когда достижение результата связано не только с выполнением набора отдельных работ, но и с постоянным согласованием интересов, ограничений, сроков и ресурсов между участниками проекта [1]. Подобная ситуация характерна для научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, производственных программ, а также для проектов, реализуемых в социальной и бюджетной сферах.

В рамках проектного подхода совещание выступает не как изолированное событие, а как элемент более широкого управленческого цикла, включающего выявление проблемной ситуации, формирование предмета обсуждения, подготовку материалов, рассмотрение альтернатив и доведение принятых решений до исполнителей [2]. Соответственно, результативность совещания определяется не только содержанием обсуждения, но и тем, насколько последовательно организованы предшествующие и последующие процедуры.

Вестник Российского нового университета

Серия «Сложные системы: модели, анализ и управление». 2026. № 2

При отсутствии формализованной подготовки даже содержательно обоснованные вопросы нередко рассматриваются фрагментарно, без необходимой проработки вариантов решения и без должной связи с текущим состоянием проекта.

По этой причине в исследовательской и прикладной плоскости представляет интерес задача моделирования бизнес-процессов подготовки и проведения рабочих совещаний как самостоятельного объекта автоматизации [3]. Ее решение позволяет перейти от разрозненного организационного взаимодействия к регламентированному процессу, в рамках которого определены роли участников, маршруты движения информации, порядок согласования позиций и правила фиксации результатов. Такой переход создает предпосылки для разработки специализированных программно-инструментальных средств, ориентированных не на абстрактное управление задачами, а на поддержку конкретной процедуры коллективного принятия решений в проектной среде.

Настоящая работа посвящена разработке модели бизнес-процессов подготовки и проведения рабочих совещаний и созданию на ее основе программно-инструментального комплекса информационной поддержки. Рассматриваемый подход ориентирован на формализацию взаимодействия инициатора совещания, рабочей группы по управлению проектом, руководителя проекта и соисполнителей, а также на обеспечение прослеживаемости управленческих решений от момента постановки вопроса до контроля исполнения принятых договоренностей.

Практика реализации проектов показывает, что наибольшие затруднения возникают не столько на стадии проведения самого совещания, сколько в процессе его подготовки и последующего сопровождения. Инициирование обсуждения, сбор исходных материалов, получение позиций соисполнителей, согласование итоговой формулировки вопроса, определение состава участников, рассылка материалов и фиксация решений во многих случаях выполняются с использованием несвязанных между собой средств – электронной почты, текстовых документов, электронных таблиц, мессенджеров и локальных файловых хранилищ [4]. Такая организация работы не обеспечивает целостности процесса и затрудняет восстановление логики принятия решения на последующих этапах проекта.

Дополнительная сложность связана с тем, что подготовка и проведение совещания предполагают участие нескольких субъектов с различными функциями. Инициатор формулирует проблематику и предложения, рабочая группа по управлению проектом организует предварительное рассмотрение и свод позиций, соисполнители представляют материалы по своим направлениям, руководитель проекта принимает решение о проведении совещания и определяет состав участников. При отсутствии формализованного описания такого взаимодействия часть действий дублируется, выполняется несвоевременно или зависит от неформальных договоренностей.

Используемые в организациях цифровые решения ориентированы главным образом на управление задачами, документооборот, обмен сообщениями и календарное планирование. Однако они, как правило, не поддерживают сквозной сценарий подготовки и проведения рабочего совещания, включающий рассмотрение заявки, согласование позиций, подготовку материалов, фиксацию решений и контроль их исполнения. В результате подготовка совещания остается вне единого контура автоматизации, а его результаты лишь частично отражаются в последующих действиях.

Тем самым возникает необходимость формализации бизнес-процессов подготовки и проведения рабочих совещаний с выделением ролей, состояний и маршрутов обработки

Моделирование бизнес-процессов и разработка программноинструментальных средств подготовки и проведения рабочих совещаний информации, а также разработки программного комплекса, обеспечивающего информационную поддержку всех этапов процесса.

Обзор существующих подходов

Анализ публикаций последних лет показывает, что исследования в области цифровой поддержки управленческой деятельности развиваются по нескольким направлениям.

Первое из них связано с проектным управлением как организационной рамкой, в пределах которой распределяются роли участников, устанавливаются процедуры согласования и формируются механизмы контроля исполнения [5]. В работах [6; 7] проектная деятельность рассматривается применительно к государственному управлению, образовательной среде, социальной сфере и корпоративным системам координации, что подтверждает применимость проектного подхода к задачам межфункционального взаимодействия. Вместе с тем основное внимание в таких исследованиях сосредоточено на вопросах общей организации проектной деятельности, тогда как процедуры подготовки и проведения рабочих совещаний обычно не получают самостоятельной формализации.

Второе направление связано с применением процессного подхода и систем управления бизнес-процессами. Такие системы рассматриваются как средства формализации маршрутов исполнения, регламентации действий участников и автоматизации операций. Для рассматриваемой темы данный класс работ представляет методологический интерес, поскольку процессное описание позволяет перейти от организационного регламента к исполнимой модели взаимодействия участников совещания. Однако значительная часть исследований ориентирована на производственные, сервисные и общеорганизационные процессы и не содержит детализированного сценария, в котором совещание выступало бы самостоятельным объектом моделирования, – от инициирования вопроса до контроля исполнения решений.

Третье направление образуют работы, посвященные процессной аналитике и интеграции средств анализа с системами исполнения бизнес-процессов. В публикациях [8; 9] process mining рассматривается как инструмент выявления фактического хода процессов, отклонений от нормативной модели и уточнения параметров автоматизируемых контуров. Для задач подготовки совещаний такие подходы представляют интерес прежде всего на этапе последующей оценки, позволяя анализировать длительность согласований, возвраты на доработку и иные характеристики процесса. В то же время средства процессной аналитики не заменяют инструменты операционного сопровождения совещаний, а лишь дополняют их.

Четвертое направление относится к документационному обеспечению управленческой деятельности, электронному документообороту и цифровым сервисам координации задач. Эти решения обеспечивают хранение документов, маршрутизацию согласований, регистрацию поручений, ведение переписки и контроль сроков исполнения [10]. Однако их прикладная логика строится либо вокруг документа, либо вокруг отдельной задачи, тогда как рабочее совещание включает более сложную последовательность действий: инициирование вопроса, сбор позиций, подтверждение необходимости обсуждения, определение состава участников, рассылку материалов, фиксацию решений и мониторинг исполнения.

Вестник Российского нового университета

Серия «Сложные системы: модели, анализ и управление». 2026. № 2

Таким образом, рассмотренные подходы создают методическую основу для решения поставленной задачи, однако не формируют единого механизма информационной поддержки рабочих совещаний. Это обусловливает необходимость разработки специализированной модели бизнес-процессов, в которой совещание рассматривается как формализуемый и автоматизируемый управленческий процесс со строго определенными ролями, состояниями и маршрутами обработки информации.

Моделирование бизнес-процессов подготовки и проведения рабочих совещаний

Первым этапом исследования явилась формализация бизнес-процессов подготовки, проведения рабочего совещания и последующего контроля исполнения принятых решений. Такая постановка обусловлена тем, что в организационной практике соответствующие процедуры распределены между несколькими участниками, выполняются в разнородных информационных средах и не образуют единого прослеживаемого контура. Моделирование позволило зафиксировать последовательность действий, выделить точки принятия решений, определить состав участников и установить правила движения информации между ними.

В работе рассматривается процесс подготовки и проведения рабочего совещания в проектной среде, применяемый в научно-исследовательской, производственной, образовательной и административной деятельности. С учетом этого были определены роли участников и логика маршрутизации информации. Обобщенная схема принятия решения о проведении рабочего совещания представлена на Рисунке 1.

Рисунок 1 . Обобщенная схема принятия решения о проведении рабочего совещания в проектной среде

Источник: здесь и далее рисунки выполнены авторами на основе детализированной модели подготовки и проведения рабочего совещания.

Как показано на Рисунке 1, процесс начинается с формирования инициатором заявки на совещание, включающей предмет обсуждения, перечень вопросов и предложения по существу рассматриваемой ситуации. Далее материалы поступают в рабочую группу по

Моделирование бизнес-процессов и разработка программноинструментальных средств подготовки и проведения рабочих совещаний управлению проектом, где выполняются рассмотрение заявки, подготовка предварительной позиции, сбор мнений соисполнителей и свод поступившей информации. После этого обобщенная позиция передается на согласование заместителю руководителя проекта, а затем руководителю проекта для принятия решения о целесообразности проведения совещания.

На следующем этапе рабочая группа направляет инициатору обобщенную позицию по поставленному вопросу, после чего инициатор либо снимает необходимость проведения совещания, либо подтверждает ее. При подтверждении руководитель проекта определяет состав участников, рабочая группа рассылает материалы, назначаются дата и время проведения совещания. По завершении обсуждения принятые решения фиксируются, доводятся до участников и переводятся в режим мониторинга исполнения.

Для более детального представления последовательности операций была построена межфункциональная модель процесса в нотации BPMN 2.0. Такая форма описания позволяет разделить действия по ролям, отразить события, операции, развилки принятия решения и документы, сопровождающие процесс. Детализированная модель подготовки и проведения рабочего совещания представлена на Рисунке 2.

Инициатор совещания

Начало

Формирование заявки на совещание

Направление заявки

Уведомление о рассмотрении заявки

Необходимость

Межфункциональная модель подготовки и проведения рабочего совещания

Рабочая группа по управлению проектом

Соисполнители

совещания подтверждена?

Да

Нет            (если требуется

Нет           дополнительное

(если позиция удовлетворяет)

обсуждение)

Уведомление об отказе

I _____

Регистрация поступившей заявки

Предварительное рассмотрение

Нужна ли позиция Да соисполни- Да телей?

Подготовка позиции по направлению

Нет

Подготовка позиции, запрос материалов и свод информации

Доработка материалов

Зам. руководителя проекта

Фиксация решений и мониторинг исполнения

Завершение

Руководитель проекта

Рисунок 2 . Межфункциональная модель бизнес-процесса подготовки и проведения рабочего совещания

В модели, приведенной на Рисунке 2, целесообразно выделить следующие функциональные дорожки: «Инициатор совещания», «Рабочая группа по управлению проектом», «Соисполнители», «Заместитель руководителя проекта», «Руководитель проек-

Вестник Российского нового университета

Серия «Сложные системы: модели, анализ и управление». 2026. № 2

та». В них отражены формирование и рассмотрение заявки, сбор и согласование позиций, определение состава участников, проведение совещания, оформление итогов и мониторинг исполнения решений.

Данная модель позволяет выделить несколько состояний для дальнейшей автоматизации: «заявка зарегистрирована», «позиция формируется», «позиция согласована», «совещание подтверждено», «материалы разосланы», «совещание проведено», «решения зафиксированы», «исполнение контролируется». Наличие указанных состояний создает основу для проектирования базы данных и разработки прикладных модулей системы информационной поддержки. Иначе говоря, модель выступает не только как средство описания организационного регламента, но и как основание для формирования структуры программного комплекса.

Разработка программно-инструментального комплекса

После построения процессной модели был реализован программно-инструментальный комплекс, предназначенный для сопровождения заявок на проведение рабочих совещаний, подготовки материалов, фиксации состава участников, ведения истории изменения статусов и рассылки сопроводительной информации. Логика программной реализации формировалась не как набор изолированных экранных форм, а как прикладное продолжение разработанной модели бизнес-процесса. По этой причине в основу системы был положен сценарий, при котором каждый этап движения заявки, каждый блок вопросов и каждое управленческое решение имеют собственное представление в структуре данных и в пользовательском интерфейсе.

В качестве технологической основы использован стек .NET 10 MVC, jQuery и MDBootstrap, основанный на программных компонентах с открытым исходным кодом. Серверная часть реализована по модели MVC. С прикладной точки зрения система была разделена на несколько функциональных контуров:

– первый связан с учетом и обработкой заявок на проведение совещаний;

– второй обслуживает уже назначенные совещания, включая состав участников и изменение статусов;

– третий относится к нормативно-справочной и административной информации: структура подразделений, учетные записи пользователей, роли, почтовые шаблоны и другие параметры, определяющие поведение системы;

– четвертый охватывает рассылку уведомлений и накопление служебных сообщений, сопровождающих прохождение заявки и проведение совещания.

Такое разбиение соответствует ранее разработанной процессной модели, представленной на Рисунках 1 и 2.

Структура базы данных проектировалась исходя из необходимости представить как статические сущности предметной области, так и динамику прохождения заявки и совещания по стадиям обработки. В состав модели данных включены сущности Department, SubDepartment, Role, User, описывающие организационную структуру и пользователей системы. Отдельную группу образуют сущности Org и Org Contact, предназначенные для хранения сведений о внешних организациях и контактных лицах. Несмотря на то, что в обобщенной модели статьи вводится фигура инициатора совещания, а не организации как таковой, наличие этой группы сущностей позволяет сохранять информацию о внеш-

Моделирование бизнес-процессов и разработка программноинструментальных средств подготовки и проведения рабочих совещаний нем контуре взаимодействия в тех случаях, когда вопрос инициируется вне непосредственной команды проекта.

Сущность Meeting Request описывает заявку на проведение совещания и содержит сведения о теме, формате, временном интервале планирования, инициаторе и сопутствующих атрибутах. Сущность Meeting отражает уже сформированное совещание как отдельный объект системы, связанный с составом участников, статусами и результатами рассмотрения. Для представления содержательной части заявки используется сущность Question Block, в которой агрегируются проблемная постановка, предложение по решению, связанный круг участников и иные материалы по конкретному вопросу. Такое разбиение позволяет хранить в рамках одной заявки несколько самостоятельных вопросов, что соответствует реальной практике рабочих совещаний, на которых обсуждение, как правило, не исчерпывается одной темой.

Для описания участия сотрудников и контактных лиц в рассмотрении конкретных вопросов введены сущности Question Block_User, Question Block_Org Contact и Question Block_User Status. Первая из них связывает блок вопроса с сотрудниками системы, вторая – с внешними контактами, третья фиксирует состояние участия сотрудника в обработке вопроса, например, факт согласования, направления замечаний или отсутствия ответа на момент формирования сводной позиции. Вложения к отдельным вопросам хранятся в сущности Question Block File, что дает возможность сопровождать заявку документами, аналитическими материалами и иными файлами, необходимыми для обсуждения.

Отдельный слой модели данных связан с фиксацией статусов и их историй. Для заявок используются сущности Meeting Request Status и Meeting Request-Meeting Request Status, для совещаний – Meeting Status и Meeting-Meeting Status. Такое разделение позволяет хранить не только текущее состояние объекта, но и журнал переходов между состояниями, необходимый для анализа прохождения процесса – от регистрации и рассмотрения заявки до проведения совещания, оформления решений и контроля исполнения.

Нормативно-справочная часть базы данных представлена сущностями Meeting Format, Priority Level и Meeting Status, а сервисный контур – сущностями Mail Template и Mailing Queue. Справочники используются в логике интерфейса и правилах уведомления, а выделение очереди рассылки позволяет отделить пользовательские действия от отправки сообщений.

Результаты программной реализации проявляются прежде всего в построении интерфейсов, непосредственно воспроизводящих разработанную процессную логику. На Рисунке 3 представлен интерфейс списка заявок. Он содержит табличное представление записей с отображением темы совещания, организации или инициирующей стороны, уровня приоритета, текущего статуса, ответственного куратора и даты последнего изменения. Наличие поискового механизма и фильтрации по статусам позволяет использовать этот экран не только как журнал учета, но и как средство оперативного контроля за состоянием потока заявок.

Как видно из Рисунка 3, система поддерживает одновременную работу с записями, находящимися на разных стадиях обработки. Список заявок выполняет функцию рабочей панели, из которой пользователи переходят к детальной обработке конкретной записи.

На Рисунке 4 приведен интерфейс создания и редактирования заявки. В нем отражены основные атрибуты предметной области: тема совещания, формат проведения, планируемый временной интервал, а также перечень текущих вопросов.

Вестник Российского нового университета

Серия «Сложные системы: модели, анализ и управление». 2026. № 2

Рисунок 3 . Интерфейс списка заявок на проведение совещаний

Подготовка и проведение рабочих совещаний

Записи Совещания Администрирование Отделы

Рисунок 4 . Интерфейс создания и редактирования заявки на проведение совещания

Перечень текущих вопросов

Проблема/задача

Моделирование бизнес-процессов и разработка программноинструментальных средств подготовки и проведения рабочих совещаний

Представленный на Рисунке 4 интерфейс показывает, что система ориентирована не на фиксацию одного текстового поля с темой встречи, а на детальную подготовку материалов, подлежащих дальнейшему рассмотрению. Именно этот элемент отличает разработанный комплекс от распространенных средств календарного планирования и простых task-менеджеров. В последних, как правило, объектом управления выступают задача, событие или запись календаря, тогда как в рассматриваемой системе объектом обработки является заявка, включающая совокупность взаимосвязанных вопросов, материалов, участников и состояний.

В ходе опытной эксплуатации через систему были проведены 33 записи, находившиеся на различных стадиях обработки – от формирования черновика заявки и заполнения перечня вопросов до направления на рассмотрение, подготовки материалов и перевода в последующие статусы. В процессе апробации была подтверждена возможность ведения заявок в едином информационном контуре с фиксацией темы совещания, временных параметров, приоритета, состава вопросов, ответственных лиц и текущего статуса. Практическое использование системы показало, что предложенная структура сущностей и связей обеспечивает прослеживаемость движения заявки по этапам рассмотрения, а разделение объектов «заявка на совещание» и «совещание» позволяет избежать смешения подготовительных и организационных процедур.

Заключение

В работе рассмотрена задача моделирования бизнес-процессов подготовки и проведения рабочих совещаний и разработки программно-инструментальных средств их информационной поддержки. Предложен обобщенный процессный подход, в рамках которого совещание трактуется как последовательность взаимосвязанных стадий:

• 1)    инициирование вопроса;

• 2)    формирование и рассмотрение заявки;

• 3)    согласование позиции;

• 4)    подтверждение необходимости обсуждения;

• 5)    проведение совещания;

• 6)    фиксация и сопровождение принятых решений.

На основе процессной модели реализован программно-инструментальный комплекс, использующий стек .NET 10 MVC, jQuery, MDBootstrap и предметно-ориентированную структуру базы данных, отражающую как статические сущности системы, так и динамику переходов между состояниями. Использование компонентов с открытым исходным кодом дополнительно создает условия для тиражирования и модификации разработанного решения без зависимости от закрытых программных платформ. Разработанные интерфейсы и логика обработки заявок ориентированы на практическое сопровождение реального организационного процесса, а не только на регистрацию событий или поручений.

Результаты апробации на массиве из 33 записей показали, что предложенные модели и программные решения могут применяться в реальной деятельности для сопровождения рабочих совещаний, обеспечивая упорядоченное хранение материалов, прозрачность статусов и прослеживаемость обработки заявок. Перспективы дальнейшего развития работы связаны с расширением аналитического контура системы, автоматизацией мониторинга исполнения решений и интеграцией разработанного комплекса с корпоративными информационными системами.

Вестник Российского нового университета

Серия «Сложные системы: модели, анализ и управление». 2026. № 2