Моделирование бизнес-процессов учебного подразделения для разработки информационной системы

Современные вузы являются сложными по структуре и управлению организациями, которые с точки зрения внедрения информационных технологий, имеют ряд технических и организационных проблем [1]. Несмотря на имеющееся в современной теории и практике менеджмента многообразие подходов к управлению, та или иная концепция управления не всегда может быть напрямую применена учреждением высшего образования. Причина этого кроется в том, что степень самостоятельности принятия решений у ВУЗа ограничена в связи с множеством нормативных актов и управляющих документов. Тем не менее, в данной ситуации можно применять и проективный подход [2], и прикладной системный анализ [3,4], и реинжиниринг бизнес-процессов [5].

Существующие типовые решения по управлению биз-нес-процессами в основном ориентированы на коммерческие предприятия. Учреждения высшего образования и коммерческие организации имеют много общего с точки зрения эффективности принимаемых решений и формирования целевых показателей. Во многих отраслях применяются типовые модели бизнес-процессов такие, как управление цепочками поставок SCOR, управление цепочками проектирования DCOR, библиотека инфраструктуры информационных технологий ITIL, и др. [6]. Опыт создания типовых моделей, которые хорошо себя зарекомендовали с точки зрения эффективного использования при управлении различных технологических процессов, можно применить для отрасли образования, в том числе для удовлетворения потребностей автоматизации ВУЗа в частности. Исследование бизнес-процессов организации позволяет оптимизировать деятельность и взаимодействие подразделений с целью сокращения издержек и выявления процессов, влияющих на показатели эффективности [5-8].

Цель настоящей работы состоит в анализе передового опыта ведущих мировых университетов в управлении биз-нес-процессами и создания на этой основе элементов типовой модели учебного подразделения с точки зрения процессного подхода.

• 1.    Описание бизнес-процессов учебного подразделения

• 2.    Моделирование бизнес-процессов деятельности учебного подразделения в ARIS

Совокупность бизнес-процессов деятельности деканата можно разделить на три основные группы: первая группа связана с подготовкой к новому набору в рамках приёмной кампании (перед началом учебного года) и комплектацией новых учебных групп в соответствии с имеющимися местами; вторая группа описывает период обучения зачисленных студентов (с начала учебного года) и проведение промежуточного контроля (в течение учебного года); третья группа описывает процессы завершения обучения, выпуск студентов (в конце учебного года). На каждом временном этапе перед деканатом можно выделить ряд задач представленных в табл. 1, выполнение которых связано с глобальными биз-нес-процессами вуза.

Таблица 1.

Основные бизнес-процессы деканата по обеспечению учебной деятельности

Выполнение этих задач определяет формирование соответствующих бизнес-процессов, которые являются предметом автоматизации и оптимизации. Применение системного подхода к анализу системы управления подразделением дает возможность использовать метод декомпозиции, который позволяет выделить основные бизнес-процессы, подлежащие автоматизации и реинжинирингу. В настоящем исследовании предполагалось, что деканат обладает типовой структурой, которая включает в себя декана, заместителя декана и инженера. Декан является ответственным контролирующим лицом, зам. декана и инженер основными исполнителями бизнес-процессов.

Основу современных подходов к моделированию и совершенствованию бизнес-процессов составили три группы методологий: методология структурно-функционального моделирования SADT (IDEF0); методологии, основанные на объектно-ориентированном подходе; методологии процессного подхода (использующие нотации IDEF3, методы ARIS, DFD, моделирование потоков работ WFD, и т.д.). В качестве основного подхода к моделированию деятельности учебного подразделения была выбрана методология, ориентированная на потоки работ ARIS. Методология ARIS и соответствующий программный продукт ARIS (Architecture of Integrated

Information Systems) [9], представляет процесс, как поток связанных функций и событий, выполняющийся в определенной логической последовательности. В методологии ARIS организация рассматривается, как сложная система, для описания свойств которой используется четыре типа моделей: организационные модели (описывают структуру системы), функциональные модели (определяют иерархию целей), информационные модели (представляют структуру данных), модели бизнес-процессов (представляют логику управления бизнес-процессами). Построение адаптивной модели управления учебным подразделением на основе методологии ARIS, отражающей существенную часть бизнес-процессов, направленных на его образовательную деятельность осложнено тем, что в деятельность вовлечены другие подразделения.

После декомпозиции основных бизнес-процессов деканата были выделены низкоуровневые бизнес-процессы, для которых построены типовые представления с использованием методологии ARIS. На основе проведенного анализа литературных источников [6-9] были сформулированы требования к типовому элементу:

• 1)    обеспечение постоянного взаимодействия участников бизнес-процесса на различных уровнях (в нашем случае это реализуется благодаря использованию в подразделении основной поддерживающей информационной системы);

• 2)    гибкое управление бизнес-процессом, достигается за счет применения моделирования в ARIS и использования при проектировании типовых элементов с открытыми архитектурами;

• 3)    интеграция типового элемента в основную поддерживающую и внешние информационные сиcтемы предусматривается исходя из архитектурных решений, и типов используемых стандартов передачи данных и прочих соглашений;

• 4)    адаптация реализуемых бизнес процессов к изменениям, осуществляется за счет выполнения предыдущих пунктов.

При анализе и разработке моделей бизнес-процессов в ARIS используется нотация eEPC, которая обладает рядом преимуществ по сравнению с другими (IDEF0, IDEF3): нет ограничений по количеству используемых элементов, имеется широкий спектр настроек параметров модели, за счет использования логических элементов и т.д. [9].

В качестве примера в работе приводится разработка типового элемента реализующего бизнес-процесс «зачётно-экзаменационная сессия» (рис.1). Исполнение бизнес-процесса наступает по плановой дате и начинается с периода сбора информации о сдаче зачетов в течение одной недели. Зачеты отмечаются согласно учебному плану по спискам студентов, получаемых из основной информационной системы. После зачетной недели деканом принимается решение о допуске к сдаче экзаменов на основании информации о сданных зачётах, затем допущенные к экзаменам студенты сдают экзамены в установленный срок, а деканат осуществляет сбор показателей согласно учебному плану. После трех пересдач экзамена студенту назначается экзаменационная комиссия. Диаграмма, представляющая данный бизнес-процесс, создана с использованием программного обеспечения ARIS в нотации eEPC (рис. 1).

Таким образом, можно выделить два последовательных периода, ограниченных по времени: в течение первого осуществляется сбор информации о сдаче зачетов (не более одной недели); во втором происходит формирование показателей успеваемости (ограничен установленным сроком, зависящим от количества экзаменов).

Известно, что модель, представленная в виде нотации

Рис. 1. Пример низкоуровневого процесса «зачётно-экзаменационная сессия» в нотации eEPC

eEPC, не может быть напрямую преобразована в программное приложение в инструментальной системе ARIS, так как для этого необходимо преобразовать модель в диаграмму UML с использованием стандартных средств ARIS. Поэтому все дальнейшие необходимые преобразования были выполнены с использованием стандартных средств CASE-технологий (Oracle JDeveloper) и технологий Java, а затем интегрирована в информационную систему E-Decanat 2.0 [10].

Заключение

Современные требования к управлению учебным процессом в рамках учебного подразделения приводят к значительным затруднениям при использовании традиционных подходов, поэтому представленная модель процесса сбора показателей успеваемости имеет практическое значение, так как с одной стороны помогает осуществить предварительное моделирование контроля успеваемости, а с другой является одним из этапов создания типовой модели бизнес-процессов университета. Использование типовых моделей для автоматизации процессов, связанных с учебной деятельностью, позволит использовать мировой опыт управления бизнес-про-цессами, что заметно сократит расходы на исследования, проектирование и программную реализацию. Реализация исполнения единицы работы сбора показателей успеваемости может быть повторно использована при создании корпоративной информационной системы университета.