О некоторых особенностях английского делового письма

ны, заказы размещены, письма-рекламации следует рассматривать и посылать клиенту письма-ответы на жалобы и др.

Наши послания должны говорить за нас. У нас нет возможности стоять за спиной адресата и объяснять, что мы имеем в виду, используя то или иное выражение.

Известный автор ряда авторитетных изданий по деловым коммуникациям Ш. Тейлор считает, что важнейшими составляющими делового письма являются его презентация, структура, язык и тон [6, с. 1]. Какие же условия необходимо соблюдать, чтобы деловое письмо было составлено корректно, понятно и грамотно? Для этого существуют определенные правила. Приведем их.

ОСНОВОПОЛАГАЮЩЕЕ ПРАВИЛО ABC

Для достижения положительного результата необходимо точно объяснять в письме, что вы хотите, используя соответствующий тон. Теперь об аббревиатуре ABC. Что она означает?

– Accurate (точный). Все изложенные вами факты должны быть тщательно проверены. Все детали, относящиеся к делу и основной цели послания, должны быть включены и тщательно откорректированы.

– Brief (краткий, лаконичный). Придерживайтесь коротких предложений. Используйте простые выражения. Избегайте изобилия технических выражений и профессионализмов.

– Clear (ясный, отчетливый). Используйте простой и понятный английский язык. Пишите в легкодоступном, естественном стиле. Избегайте формальности и фамильярности в обращении к собеседнику.

УЧТИВОСТЬ И ЛЮБЕЗНОСТЬ – ЗАЛОГ УКРЕПЛЕНИЯ ХОРОШИХ ДЕЛОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

– Отвечайте незамедлительно на все сообщения, желательно в день получения письма.

– Если нет возможности послать ответ немедленно, отправьте краткую записку с объяснением, почему не можете ответить сразу. Это укрепит ваши деловые связи и создаст вам соответствующий имидж.

– Не отвечайте на оскорбительное письмо в таком же тоне.

– Относитесь с пониманием и уважением к мнению своего корреспондента.

– Воздержитесь от искушения напрямую ответить, что ваш собеседник неправ.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ СООТВЕТСТВУЮЩИЙ ДЕЛОВОМУ ПИСЬМУ ТОН

Тон можно охарактеризовать как отношения или связь, которые вы хотите установить с вашим адресатом. Тон может быть формальным, неформальным, научным или шутливым в зависимости от предмета письма или сложившейся ситуации [3, с. 41]. Любое деловое письмо преследует определенную цель. Если вы хотите, чтобы ваше письмо достигло поставленной цели, используйте соответствующий данному посланию тон. Помните о том, что тон вашего послания отражает ваше настроение и отношение к собеседнику. Даже если вы пишите жалобу или отвечаете на нее, ваше письмо не должно быть написано в грубом тоне и оскорбительным для получателя. Не следует забывать о том, что получатель вашего письма будет судить не столько о вас, сколько о компании или организации, которую вы представляете.

Instead of (вместо этого) Say (говорите)

We cannot do anything about your problem.

Мы ничем не можем помочь вам с вашей проблемой.

This problem would not have happened if you have connected the wires properly.

Данной проблемы не возникло бы, если бы вы соединили провода правильно.

—► Unfortunately we are unable to help you on this occasion.

К сожалению, мы не в состоянии помочь вам в данном случае.

—► The problem may be resolved by happened if you have connected connecting the wires as shown in the handbook.

Проблема может быть решена соединением проводов, как это указано в инструкции.

Your television’s    —► guarantee is up, so you will have to pay for it to be fixed.

Ваша гарантия на телевизор закончилась, поэтому вам придется платить за его ремонт.

Your television’s guarantee has ended, so unfortunately you must bear the cost of any repairs.

Ваша гарантия на телевизор подошла к концу, к сожалению, вы должны нести расходы за дальнейший ремонт.

I am writing to complain	—► I was most unhappy
because I was very	with the standard of
unhappy with the	service I received in
way I was treated in your store today.	your store today.

Я обращаюсь с жалобой, так как был очень обижен отношением ко мне сегодня в вашем магазине.

Я остался крайне недовольным уровнем обслуживания, оказанным мне сегодня в вашем магазине

Мы часто меняем тон общения в зависимости от характера послания. Но существуют некоторые выражения, которых следует всегда избегать в деловых письмах, например:

We do not anticipate —► any increase in prices.

Мы не предчувствуем какого-либо увеличения цен.

I should be grateful    —► if you would be good enough to advise us.

Я был бы признателен, если бы вы оказали любезность известить нас.

Please favor us with   —► a prompt reply.

Пожалуйста, окажите любезность ответить быстро.

Please revert to       —► us soonest.

Пожалуйста, отправляйте нам письма как можно быстрее.

We do not expect prices to rise.

Мы не ожидаем роста цен.

Please let me know.

Пожалуйста, дайте мне знать.

I hope to receive a prompt reply.

Надеюсь на скорый ответ.

I hope to hear from you soon.

Надеюсь скоро услышать от вас ответ.

• •    Your failure to reply… •

• •    You did not see… •

• •    You have ignored… •

• •    This is not our fault… •

• •    We must insist… •

I can assure you…

You should not expect to…

You failed to…

Your refusal to co-operate… I have received your complaint…

СТИЛЬ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Существуют различные стили письменной речи: формальный (formal), неформальный (informal), нейтральный (neutral languages), употребляемые в соответствующих ситуациях общения. Знание стилей речи позволяет учитывать статус собеседника и использовать речевые обороты, адекватные ситуации общения [2, с. 113]. Всегда старайтесь показать искреннюю заинтересованность по отношению к вашему читателю и его/ее проблемам. Пишите естественно, как будто в данную минуту разговариваете со своим собеседником [6, с. 37]. Избегайте напыщенности и велеречивости. Излишне возвышенный и витиеватый тон лишь вызовет сомнение в вашей искренности. Секрет корректной деловой коммуникации заключается в использовании простого языка. В общепринятой деловой практике больше приветствуется неформальный стиль, нежели слишком формальный.

I nstead of

I have pleasuring in informing you.

С огромным удовольствием информирую вас.

Say

—► I am pleased to tell you.

Я рад сообщить вам.

КРАТКОСТЬ – СЕСТРА ТАЛАНТА

Деловые письма не должны быть чересчур длинными, скучными, чопорными и загруженными ненужными подробностями. Как известно, краткость – сестра таланта. Но мы часто используем многословные выражения, не задумываясь о ненужности многих написанных слов [3, с. 38]. Употребляя ненужные слова или фразы, мы надеемся придать письму величавую, чересчур вежливую или профессиональную тональность. Тем самым, желая придать деловому посланию особую важность, мы часто злоупотребляем совершенно излишними фразами, которые неинтересны и неважны реципиенту. Исключение лишних слов или выражений придаст посланию больше деловитости и ясности изложения, вызовет больше доверия к вам со стороны вашего партнера.

Избегайте пустых фраз, заменяя их конкретными и лаконичными:

The desks are blue in color. → The desks are blue. …thinking on a theoretical basis → …thinking theoretically. In about a week’s time… → In a week.

It is a matter of prime importance… → It is important… The reason I take the train is that… → I take the train because…

Вместо длинных фраз используйте, где это возможно, одно слово:

I should be glad if you would	→	please.
– in spite of the fact that	→	despite.
– with regard to	→	about.
– at the present moment in time	→	now.
– conduct an investigation	→	investigate.
– in view of the fact that	→	as. … because

– in the event that	→	if.
– in the very near future	→	soon.
– at a later date	→	later.
– we would like to ask you to	→	please

Вместо длинных и сложных слов корректнее пи- сать короткие слова:

Instead of		Say
– commence	→	start.
– regarding	→	about.
– purchase	→	buy.
– utilize	→	use.
– require	→	need.
– endeavor, attempt	→	try.
– terminate	→	end.
– state	→	say.
– expedite	→	hurry, speed up
– visualize	→	see.
– sufficient	→	enough.

Насколько длинным должно быть деловое письмо? Влияет ли количество слов в предложении на понимание и адекватное восприятие их человеком? Проведенное в Великобритании и США исследование об оптимальном количестве слов в предложении дало следующие результаты (табл.) [6, с. 39].

Таблица

Оптимальное количество слов в предложении

Количество слов в предложении	Процент людей, которые понимают написанное сразу, после первого прочтения
7–10 слов	95%
15–20 слов	75%
27 и более слов	4%

Исходя из этих цифр, наиболее оптимальными представляются предложения, содержащие 7–20 слов.

СТАРАЙТЕСЬ ИСПОЛЬЗОВАТЬ СОВРЕМЕННУЮ ТЕРМИНОЛОГИЮ

Старомодные выражения для деловой корреспонденции неуместны. Устаревшие, вышедшие из употребления и витиеватые фразы, скорее всего, произведут неблагоприятное впечатление на читателя, вызовут недоумение и замешательство. Деловое письмо должно содержать не больше слов, чем это требуется для того, чтобы донести до читателя точно и понятно сформулированную мысль. Хотя и не существует специального (особого) языка для написания деловых писем, но наиболее эффективным будет письмо сжатое, четкое и выразительное. Такое письмо не должно впустую тратить время читателя. Деловое письмо требует употребления активных глаголов и существительных и должно быть свободным от клише, жаргона и устаревших выражений [6, с. 39].

Instead of                Say

We are in receipt of   —► Thank you for your your letter 12 June.        letter of 12 June.

We have received your —► Thank you for your letter of 12 June.            letter of 12 June.

Enclosed herewith    —> I enclose… you will find…

Please find enclosed… —>- I enclose…

Please be good      —► Please let me know… enough to advise me…

Please be reminded… —> Please remember…

…the above-        —► …these goods.

mentioned goods.

Следующие выражения, например, для деловой переписки нежелательны:

– It has come to my attention that.

– I am writing to let you know that.

– I am pleased to inform you that.

– Please be advised that.

– Thanking you in anticipation.

– Thank you and regards.

– Kindest regards.

НИКОГДА НЕ ЗАБЫВАЙТЕ О КЛЮЧЕВЫХ ДЕТАЛЯХ

Если получатель вашего письма вынужден задавать вопросы из-за того, что ему что-либо непонятно, значит, вы упустили что-то существенное в своем письме. Не полагайтесь на случай. Письмо должно содержать всю необходимую для получателя информацию, все важнейшие и интересующие его подробности [4, с.168, 6, с.40].

Instead of

My flight arrives at 3.30 on On Wednesday.

Мой рейс прибывает в 3.30 в среду.

Our Sales Manager will contact you soon.

Наш менеджер по продажам скоро свяжется с вами.

Say

My flight BA 121 from London Heathrow should arrive at Singapore Changi Airport t 15.30 on Wednesday 12 June.

Мой рейс ВА 12 из аэропорта Хитроу (Лондон) прибывает в аэропорт Чанги (Сингапур) в 15.30 в среду 12 июня.

Mr. John Wood, our Sales Manager will contact you Мистер Джон Вуд, наш менеджер по продажам, скоро свяжется с вами.

БУДЬТЕ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНЫ И ЛОГИЧНЫ

Тщательно обдумывайте, четко и понятно излагайте информацию, которую собираетесь послать. Никогда не повторяйтесь, излагая какие-либо факты. Более того, никогда не сообщайте боль- 59

ше информации чем требуется получателю письма [4, с. 168].

Because my husband’s birthday is October 12, I would like to order the three-piece luggage ensemble in your fall catalog.

Безусловно, служащий, принимающий ваш заказ, предпочел бы знать тип заказанного багажа и его номер по каталогу, нежели дату рождения вашего мужа. Поэтому старайтесь исключать из своих писем излишние слова и фразы. Например: I have received your invitation inviting me to participate in your annual Career Conference.

Поскольку все приглашения «приглашают», слова «пригласи меня» (inviting me) совершенно излишни. Приведу примеры распространенных выражений, которые нежелательны для хорошего делового письма.

Don’t use…	Use…
– and et cetera	→ et cetera.
– be of the opinion	→ believe.
– both together	→ together.
– cooperate together	→ cooperate.
– during the time that	→ while.
– each and every	→ each or every.
– free gift	→ gift.
– in this day and age	→ nowadays.
– in the process of being → being.
– new beginner	→ beginner.
– on account of the fact	that    → because.
– owing to the fact that	→ because, since
– repeat again	→ repeat.
– same identica	→ l identical.
– send and answer	→ reply.
– whether or not	→ whether.

ЧАЩЕ ИСПОЛЬЗУЙТЕ В ПИСЬМАХ ДЕЙСТВИТЕЛЬНЫЙ, А НЕ СТРАДАТЕЛЬНЫЙ ЗАЛОГ

Залог (voice) – это категория глагола, которая указывает на отношение сказуемого к подлежащему или дополнению. Если подлежащее предложения обозначает лицо или предмет, который сам совершает действие, то глагол-сказуемое стоит в действительном залоге (active voice). Если подлежащее предложения обозначает лицо или предмет, которое испытывает действие, совершаемое другим лицом или предметом, то глагол-сказуемое стоит в страдательном залоге (passive voice). Употребление действительного залога может значительно улучшить стиль вашего письма. Действительный залог сделает ваше письмо более интересным, живым и ярким, и наконец, более активным [6, с. 40].

Active voice: Tim played the violin.

В этом предложении подлежащим является актер Тим. Вы как будто видите его, играющего на скрипке и поглощенного своей музыкой. Предложение кажется живым и интересным.

Passive voice: The violin was played by Tim.

Здесь подлежащим является скрипка. Ударение перемещается от субъекта, совершающего действие, на субъект, принимающий действие. В этом случае не так легко представить себе, что происходит. Предложение кажется тусклым и скучным. Страдательный залог предпочитали употреблять наши предки. Возможно, им хотелось таким образом отстранить себя от ответственности за написанное. Страдательный залог как бы сохранял дистанцию между автором и читателем, придавал определенную обезличенность предложению. Сегодня нам следует чувствовать ответственность за то, что мы пишем. Наше письмо должно быть более естественным и менее обезличенным. Помните золотое правило: то, чего не стоит говорить, не стоит и писать.

Say

The use of hydraulics simplified the design of our new systems.

Использование гидравлики упростило дизайн нашей новой системы.

Our staff developed the new system.

Наши сотрудники разработали новую систему.

Our client has concluded the investigation and signed the paperwork.

Наш клиент закончил исследование и подписал документы.

The Prince of Wales presented the cheque to the charity.

Принц Уэльский подарил чек благотворительному обществу.

Instead of

The design of our new —► systems was simplified by the use of hydraulics.

Дизайн нашей новой системы был упрощен использованием гидравлики.

The new system was —► developed by our staff.

Новая система была разработана нашими сотрудниками.

The investigation has —> been concluded by our client, and the paperwork has been signed.

Исследование было завершено нашим клиентом, и документы были подписаны.

The cheque was     —► presented to the charity by the Prince of Wales.

Чек был подарен благотворительному обществу Принцем Уэльским.

Однако существуют случаи, когда употребление страдательного залога более уместно. Бывает, что целесообразнее сделать особенно важное существительное основным субъектом (подлежащим) предложения, придавая таким образом больше выразительности предложению. Например: Our restaurant has been recommended by all the leading hotels in Singapore ( Наш ресторан рекомендован всеми ведущими отелями Сингапура ).

А мнение, которое сложится о вас, будет сложно изменить впоследствии. Развитие международных контактов в политической сфере, экономике, культуре и других областях подталкивает к необходимости подготовки нового типа специалиста, обладающего не только предметным знанием, но и умением осуществлять межкультурную коммуникацию, то есть «языковой личности» [1, с. 196], что в полной мере относится и к сфере деловой корреспонденции.